SENA - CHIA

INFORME
ADMINISTRATIVO
PROCESO DE ARCHIVO
LUISA FERNADA LOPEZ T. FICHA: 1828483
21/03/2019

Descripción breve de la realización del proceso de archivo de los los documentos vistos en clase.

LUISA FERNADA LOPEZ T. FICHA: 1828483

OBJETIVO GENERAL:

Tratamiento del informe: Demostrativo. La presentación del presente informe es dar cuanta del desarrollo de las
actividades realizadas en clase respecto al proceso de archivo, se hará una descripción específica clara y
concisa de toda la información recolectada.

En este proceso se analiza el sin número de herramientas con las que contamos a la hora de guardar (archivar)
un documento.

Contenido

Este informe se basa en los tipos de documentos, y la manera correcta en la que se debe diligenciar, tramitar y
generar un archivo. Como primer paso iniciamos con las exposiciones por grupos de cada uno de los
documentos en los cuales encontramos:

o Cartas: Documento que se elabora para dejar evidencia de los acontecimientos que están sucediendo
en la empresa o del trabajador, también se considera como un tipo de informe personal.
o Memorandos: Documento que sirve para informarle o recordarle al destinatario alguna actividad que
paso por alto.
o Circulares: Comunicaciones escritas de interés común, dirigidas a un grupo específico de personas
tanto interna como externamente.
o Actas: Expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren valor
administrativo, legal jurídico o histórico desde el momento de su creación
o Informes: Existen informes periódicos y esporádicos, de acuerdo con los requerimientos de la entidad.
o Certificados y constancias: El certificado es un documento de carácter probatorio, público o privado.
Las constancias también son documentos de carácter probatorio pero que no requieren solemnidad,
pero puede ser personal.
o Hoja de vida corporativa: Es la relación de los datos personales, la información laboral, académica y
las experiencias y competencia de una persona.
o Sobres comerciales: El sobre tiene el propósito de ser la cubierta de los documentos, para su entrega
o envió.
o Mensajes electrónicos: Es un sistema que permite intercambiar información con uno o más usuarios
de cualquier lugar del mundo
o Tarjetas protocolarias: Son todas aquellas que usamos comúnmente tanto las personas jurídicas
como las naturales para darnos a conocer a la sociedad entre otras especificaciones.

Al terminar las exposiciones, cada grupo tenía que realizar una actividad lúdica que representara
cada uno de los temas tratados, también se hizo una retroalimentación de cada documento para
aclarar dudas.
 Después de esa actividad tomamos nuestro receso y al regresar nos pidieron todos los
documentos que nos habían solicitado para empezar con el proceso de archivo cada grupo saco
sus cartas, hojas de vida, constancias, memorandos etc. Formamos grupos de 12 personas e
iniciamos con la 2da actividad que era organizar los documentos en orden: Cronológico,
Alfanumérico, y Alfabético.

Cada tipo de documento se archivó en cada una de las 3 carpetas que se elaboraron:

1. Carpeta de eliminación de documentos: En ella se generan y archivan todos los

documentos que no cuentan con el buen diligenciamiento, presentación o legibilidad y
para ello se realiza un acta que declara el porqué, de donde proviene el documento que
no será utilizado y firmas de los responsables.

2. Carpeta Hojas de vida, organizada alfabéticamente: Se basa en

seleccionar cada hoja de vida por nombres y apellidos en orden
ascendente.

3. Carpeta Archivo de constancias cartas, circulares

organizada alfanuméricamente: Cada uno de estos
documentos se organiza por números dependiendo el
código de verificación que cada uno tenga.

En conclusión con el desarrollo de esta actividad logramos conocer más a fondo la forma correcta
para la manipulación de estos documentos y así poder diferenciar las necesidades de cada uno,
puesto a que unos cuentan con más prioridad que otros así se puede hacer una gestión eficiente ante
el ente que lo solicite etc.

Hay infinidad de tratamientos, por eso debemos tener en cuenta el cuerpo de cada documento y
buscar el adecuado.
EVIDENCIAS