a.

MEMORANDO

Asunto: Reunión de apertura proceso de auditoría interna a la empresa

Crezcamos SA
Dirección: Cra. 24 16 13 Barrio Provenza - Bucaramanga
Correo: calidad@crezcamos.com
De: Equipo auditor/ Gerencia de calidad

Para: Marlon Alberto Torres

Departamento de compras
Fecha: 16 de abril 2020

OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el

programa de SGC en la gestión del departamento de compras y logística.

ALCANCE: Verificar los procesos, procedimientos y regulación de la gestión

realizada por el departamento de compras y logística.

AUDITORIA
 Norma ISO 9001:2015 Sistemas de gestión de la calidad.
 Manual de manejo de los productos químicos y corrosivos.
 Manual de formatos y Registros.
 Manual de Calidad.
 Tipo de Auditoria: pre-auditoria, otorgamiento, seguimiento, extraordinaria,
ampliación, renovación, otro.

Reunión de Apertura: 20 de abril 2020

Hora: 8:00 am

Reunión de Cierre: 20 de abril 2020

Hora: 5:00 pm
Con un cordial saludo me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
gerencia de calidad realizara la Auditoria Interna de seguimiento al proceso de
cual se hace mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y
evaluar que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la
gestión realizada por el departamento de compras consignados en cada uno de
los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita será realizada
por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en primera
instancia por el coordinador de compras y logística, el día 20 de abril del presente
año, con una duración de 7 horas, en las instalaciones de la empresa Crezcamos
S.A.
Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial para
el proceso de cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la
presente comunicación, por favor comunicarnos.
Cordialmente,

Gerente de Calidad Auditor líder

Luz Marina Vera Jesús Ernesto Pedraza

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las
personas que van a recibir la auditoria, al E-mail auditoria@crezcamos.com.
Cualquier duda comunicarse al celular 3165764539. Los elementos 4.2.3 (control
de documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (infraestructura), 6.4 (ambiente de
trabajo), 5.5.3 (comunicación interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y
preventivas), 8.4 (Análisis de datos), se auditarán en todas las áreas y procesos
aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la denominación dada
por la empresa. Durante la auditoria se cerrarán las acciones correctivas
planteadas para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que
están pendientes.

NOMBRES CARGO FIRMA

_____________________________ ______________ ____________

_____________________________ ______________ ____________
_____________________________ ______________ ____________
_____________________________ ______________ ____________

b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento

revisado Observaciones del documento.

No. Documento revisado Observaciones del documento

1 Manual de productos químicos C-M-PQ-002 Versión Junio 2019.
y corrosivos
2 Instructivos de logística C-I-IL-002 Carpetas de Protocolos
e Instructivos.
3 Manual de Documentos de C-M-RA-005 Libros de registros de
Retención y Archivo de entregas
Crezcamos.
4 Formatos de procesos C-M-FP-03 Versión junio 2019

5 Tarjeta de Datos y Resultados C-TDR-REG 01 Resultados

6 Manual de Calidad C-M-AM-001 Versión Junio de

2019

7 Libros de registros Seguimiento de compras vs.

(compras/ventas) ventas

c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.

 Observación del lenguaje oral y de la comunicación no verbal (gestual) del

auditado.
 Se realizará retroalimentación de la información que se transmita por
ambas partes.
 Comprobar que el auditado comprenda todas las preguntas que se le estén
formulando y sea acorde con la interpretación, para esto se maneja un
lenguaje sencillo dejando la tecnicidad a un lado.
 Analizar mediante la entrevista a cada uno de los auditados para descifrar
las fortalezas y debilidades del proceso y así realizar un análisis objetivo.
 Cuidar el tono de voz usado con el auditado para transmitir tranquilidad y
así el proceso sea más fluido.
d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de
recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).

LISTA DE CHEQUEO

LISTA DE VERIFICACION DOCUMENTOS DPTO. COMPRAS SI NO

Manual de calidad X
¿Se encuentran documentadas las responsabilidades de cada
puesto de trabajo?
Procedimientos operativos X
¿Existen manuales, instructivos, y procedimientos que unifican los
criterios en la realización de actividades?
Instrucciones de trabajo X
¿Están identificados los planes de trabajo de cada uno de los
miembros de área de control de calidad?
Formatos y registros X
- ¿Existen bitácora de análisis con sus respectivos registros?
- ¿Son los protocolos, manuales, instructivos y métodos vigentes y
actuales?
- ¿Existen registros de las verificaciones o calibraciones
realizadas?
¿Se emplean técnicas estadísticas? X

¿Se emprenden acciones para conocer y realizar un análisis de X

satisfacción del cliente?
e- Generación de hallazgos de auditor.
Fecha: 20 de agosto 2020 Auditor (es): Grupo Auditor Gerencia de
Calidad
Proceso Auditado: Auditado (s): Departamento de compras
Departamento de compras
Evidencias Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
de Auditoría Auditoría Auditoría
1 Manual de C-M-PQ- Existen varias
productos 002 Versión copias de
químicos y Junio 2019. manuales no se X
corrosivos conoce cuál es el
más reciente.
2 Instructivos C-I-IL-002 Se encuentra
de logística Carpetas completo y acorde
de a lo realizado en el X
Protocolos proceso físico.
e
Instructivos.
3 Manual de C-M-RA- No se usan siglas
Documentos 005 Libros internas
de de registros codificadas
Retención y de entregas X
Archivo de
Crezcamos.
4 Formatos de C-M-FP-03 Se omite
procesos Versión información de los
Junio 2019 procesos. X
5 Tarjeta de C-TDR- Dependiendo de la
Datos y REG 01 carga laboral se X
Resultados Resultados llena
completamente o
no.
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor
f. Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

 Se debe actualizar el procedimiento para el manejo de protocolos de

análisis y entregas de los productos.
 Se debe unificar el formato de productos químicos y corrosivos.
 Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro y análisis.
 Es indispensable actualizar los procedimientos de la logística fuera del área
metropolitana de Bucaramanga.
 Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de
mantenimiento las tarjetas de datos y resultados.
 Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el
departamento que permita generar actividades de seguimiento de las
entregas.
 Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer
indicadores que permita conocer el grado de satisfacción de los mismos.

g. Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar

la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).

h. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

 La auditoría interna organizacional es fundamental para encontrar falencias

o incumplimientos en el SGC de una compañía y en cada uno de los
procesos que la conforman y realizar una mejora continua que beneficie a
la empresa, sus proveedores y clientes.

 La auditoría interna es el pilar de mejoramiento y sostenimiento del SGC y

para obtener resultados exitosos en la implantación del SGC, se debe tener
un buen procedimiento para la realización de las mismas y contar con una
frecuencia adecuada durante el año para la revisión de todos sus procesos,
garantizando así la calidad de la labor que desempeña en su campo
económico.