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DESARROLLO
Cargos Diferidos: Son erogaciones por servicios ya recibidos, cuyos beneficios alcanzan a
varios ejercicios posteriores a aquél en el que se realizan (gastos por amortizar) o por
servicios pendientes de recibirse (pagos anticipados). Es decir son gastos pagados por
anticipado y que no son susceptibles de ser recuperados, por la empresa, en ningún
momento. Se deben amortizar durante el período en que se reciben los servicios o se causen
los costos o gastos
Gastos Prepagados o Pagados por Anticipado: son gastos que se registraron como un
activo y que deben ser usados dentro del término de un año o en un ciclo financiero a corto
plazo. Como su nombre lo indica, es una cuenta que abarcará todas las cuentas que se
paguen por anticipado a cuentas de futuros gastos, tales como: Seguros Pagados por
Anticipado, Intereses Pagados por Anticipado, Impuestos Pagados por Anticipado,
Alquileres Pagados por Anticipado, Publicidad Pagada por Anticipado, Suscripciones de
Periódicos y Revistas Pagadas por Anticipado.
Diferencia:
Un cargo diferido es un costo que se ha pagado en el presente, pero que se extenderá
durante un largo período y se contabilizará en una fecha futura. Los cargos diferidos pueden
incluir los honorarios y los gastos de amortización (pérdida de valor) de los activos
intangibles, tales como derechos de autor y la investigación y el desarrollo. Los gastos
pagados por anticipado, por otro lado, son costos que la empresa paga por adelantado antes
de que los costos realmente incurran. Los pagos anticipados pueden incluir artículos tales
como renta, interés, suministros y primas de seguros. Los cargos diferidos y gastos
anticipados difieren de varias maneras y estas diferencias se deben considerar siempre
cuando son contabilizados.
Características:
Entre los gastos por amortizar existen, como conceptos más frecuentes: Gastos de
Instalación, Gastos preoperatorios, Gastos de organización, Gastos y descuentos por
emisión y colocación de valores.
OBJETIVOS DEL AUDITOR EN EL EXAMEN DE LOS PREPAGADOS Y
CARGOS DIFERIDOS.
El auditor debe poner mucha atención en este componente del activo, ya que en él se
encuentran todos los gastos pagados por anticipado hechos por la empresa y que en un
momento pueden traerle a la misma un beneficio futuro. El objetivo que persigue el auditor
es cerciorarse de que el importe de los gastos pagados por anticipado y de los cargos
diferidos se determine de acuerdo a los principios contables aceptados y que su monto sea
razonable considerándolo en función de las ganancias futuras que han de obtenerse.
Objetivos Generales:
Obtener suficiente evidencia acerca de que los gastos pagados por anticipado
representan beneficios o servicios a ser recibidos o utilizados en los próximos ejercicios
(periodos), por los cuales se ha contraído una obligación o desembolsado de fondos y
que todas las transacciones o saldos de los gastos diferidos estén adecuada e
íntegramente contabilizados en los registros correspondientes así como también estén
registradas o atribuidas al periodo adecuado y que los montos de esta cuenta estén
debidamente calculados de acuerdo con la naturaleza y los términos de la transacción y
las normas contables que reflejan todos los hechos y circunstancias que afectan su
valuación de acuerdo a las normas contables.
Principio Fundamental.
La equidad es el principio fundamental que debe orientar la acción de los contadores en
todo momento y se enuncia así:
La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupación constante en
contabilidad puesto que los que se sirven de o utilizan los datos contables pueden
encontrarse ante el hecho de que sus intereses particulares se hallen en conflicto. De esto se
desprende que los estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen con
equidad, los distintos interese en juego en una hacienda o empresa dada.
Principios Generales.
Prudencia: Significa que cuando se deba elegir entre dos valores para un elemento
del activo, normalmente se debe optar por el más bajo, o bien que una operación se
contabilice de tal modo que la alícuota del propietario sea menor. Este principio
general se puede expresar también diciendo: "contabilizar todas las pérdidas cuando
se conocen y las ganancias solamente cuando se hayan realizado".
La exageración en la aplicación de este principio no es conveniente si resulta en
detrimento de la presentación razonable de la situación financiera y el resultados de
las operaciones.
Entidad. Parte del supuesto de que una empresa tiene una personalidad jurídica
distinta a la de los miembros que la integran. La empresa es un ente jurídico.
Las irregularidades en los estados financieros pueden ser el resultado de una mal
interpretación u omisión deliberadas de los efectos de hechos u operaciones u otros
cambios intencionados en los registros contables básicos.
Tipos de Errores:
Gastos de organización.
Gastos de desarrollo.
Gastos de investigación.
Gastos de explotación.
Y otras de naturaleza semejantes.
El auditor debe poner mucha atención en este componente del activo, ya que en él se
encuentran todos los gastos pagados por anticipado hechos por la empresa y que en un
momento pueden traerle a la misma un beneficio futuro.
El control internos para la cuenta cargos diferidos, se basa en la normativa que rige la
empresa, plasmada en los manuales de procedimientos. Por tal motivo, cuando vamos a
efectuar los manuales, tomamos en consideración:
• Debe existir una política definida, tanto para la acumulación de partidas en este
rubro, como para la amortización de las mismas.
• Deben existir registros auxiliares que muestren con claridad concepto, fecha de pago,
importe y periodo de amortización.
• Deben examinarse de forma periódica los conceptos que integren los cargos
diferidos para verificar si conservan su vigencia y subsiste el beneficio a los
ejercicios futuros, o si se decide su amortización anticipada.
• Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno y con
base en dicha evaluación.
• Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensión y oportunidad de los
procedimientos de auditoría aplicables de acuerdo a las circunstancias.
• Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados
financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.
• Verificar que la gerencia realiza revisión periódica del valor contable y el plazo de
amortización de los cargos diferidos.
• Verificar que los soportes de las cuentas registradas como diferidos, se encuentren en
orden y de acuerdo a las disposiciones legales.
• Revisar que exista un control sobre los suministros de oficina y que existan políticas
para la adecuada utilización de estos elementos, igualmente que prevengan hurtos
que afecten considerablemente a la empresa.
• La cuenta diferida está constituida por gastos pagados por anticipado los cuales
evitan erogaciones de fondos en ejercicios futuros.
• Un control interno apropiado sobre los gastos pagados por anticipado demanda que
cuando estos se extienden más allá del periodo actual se consideren como activos
circulantes. Deben revisarse los gastos pagados por anticipado para determinar que
todas sus partidas son vigentes y que no están sobreestimados ni subestimados. En
caso de que haya devoluciones, el control interno debe decidir que se depositen en
un banco.
• El control interno sobre los cargos diferidos tienen por objeto vigilar que puedan
establecerse únicamente con autoridad del consejo de directores, o del comité
ejecutivo, o alguna otra alta autoridad.
• El control interno debe ser periódicos para determinar si realmente están vigentes,
determinar si el saldo está correcto y las cantidades pendientes de amortización sean
clasificadas como gasto Prepagados o cargo diferido según sea el caso.
PROGRAMAS DE AUDITORIA.
Para validar la información que la empresa suministra, con respecto a los Gastos Diferidos,
se debe fijar el siguiente programa de auditoría desarrollando los puntos que describimos a
continuación:
INVENTARIOS DE SUMINISTRO:
Pruebas Sustantivas:
1. Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno y con
base en dicha evaluación:
Pruebas De Cumplimiento:
1. Verificar que la gerencia realiza revisión periódica del valor contable y el plazo
de amortización de los cargos diferidos.
3. Verificar que los soportes de las cuentas registradas como diferidos, se encuentren
en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.
5. Revisar que exista un control sobre los suministros de oficina y que existan
políticas para la adecuada utilización de estos elementos, igualmente que prevengan
hurtos que afecten considerablemente a la empresa.
La cuenta diferida está constituida por gastos pagados por anticipado los cuales
evitan erogaciones de fondos en ejercicios futuros.
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
4. Examinar los asientos del registro de seguros en el año comprobarlos contra las
facturas, comprobar la exactitud de las distribuciones.
5. Examinar las pólizas de seguros en vigor al fin de año; anotar quien, qué y por
cuanto está asegurado y la importancia de cualquier cláusula especial; comparar las
partidas pendientes con el registro.
6 Comprobar si se han registrado loa gastos pagados por anticipado usuales dentro
el desarrollo de la empresa para verificar posibles omisiones.
Razón social.
SCOMI OILTOOL DE VENEZUELA S.A.
RIF: J-30393713-6
Reseña histórica.
Oiltools fue fundada en 1962, cuando Bill Ridgeway incorpora a Oiltools Medio Oriente en
Beirut. Allí comienza su historia como Agentes / Distribuidores de Huqhes Tool Company
y Bowen para todos los países del Medio Oriente. Durante los siguientes años la compañía
crece y se instala en África del Norte.
En este tiempo, dos de las más grandes compañías, arraigadas de Oiltools junto con Chris
Bianca abordaron la agencia de Pool con una oferta para comprar todas las operaciones de
Oiltools. La oferta fue aceptada, permitiendo a Pool concentrarse en su principal negocio, el
de perforación y reacondicionamiento. En octubre de 1990 Oiltools resurgió como una
compañía totalmente independiente, desde entonces se ha expandido rápidamente en ambos
términos en su cobertura geográfica y más cadenas de productos.
De acuerdo con las leyes británicas y a través de un convenio establecido con Venezuela la
empresa OILTOOLS ENGINEERRING SERVICES LIMITED decidió constituir una
compañía llamada "SCOMI OILTOOLS DE VENEZUELA S.A." fundada el 18 de octubre
de 1996.
Ubicación geográfica.
La empresa SCOMI OILTOOLS DE VENEZUELA S.A. se encuentra ubicada en la
Avenida José Antonio Anzoátegui, Sector el Cinco, Anaco, Estado - Anzoátegui. Telf.:
0282. 4252970 - 0414.8380836/3949809.
Misión.
La misión de SCOMI Oiltools Internacional es realizar sus operaciones a escala global
enfocándose en el suministro de servicios especializados y manufactura de productos
propios para las empresas productoras de gas y petró1eo y contratistas de perforación.
Visión.
Incrementar el nivel de calidad de los productos y servicios ofrecidos, especialmente en el
mercado petrolero.
Objetivo de la empresa.
Ofrecer productos y servicios óptimos que satisfagan las expectativas de sus clientes en
las áreas de fluidos de perforación, control de sólidos y servicios ambientales.
Entorno Financiero.
Actividades de tipo servicios relacionadas con la extracción de petrolero y gas, incluyendo
las perforaciones de pruebas, desarrollo, venta, alquiler y servicio de equipos y otros rubros
utilizados para el control de só1idos y manejo de desechos, incluyendo sin que constituyan
limitación, Cribas vibratorias, centrífugas, hidrociclones, equipos limpiadores de lodo,
floculación, elaboración de techados, estabilización, solidificación, saneamiento biológico,
intercambio iónico, ósmosis invertida, evaporación en frío, precipitación, inyección de
cortes relleno/cultivo de tierras y otros equipos relacionados, manejo de fluidos, sistemas de
desechos y servicios ambientales relacionados.
Principales Clientes:
PDVSA Gas, S.A.
Petróleos de Venezuela, S.A. (PDVSA)
Smith International de Venezuela, C.A.
Servicios Halliburton de Venezuela, S.A.
Principales Proveedores.
Zado Services, C.A.
Pyramid Engineering Services, C.A.
Evergreen Services, C.A.
Schlumberger Venezuela, S.A.
Estructura Organizativa.
La empresa Scomi Oiltools de Venezuela S.A., cuenta con un grupo de profesionales y
técnicos altamente capacitados, orientados por una cultura basada en los lineamientos y
requerimientos. Obedece a una organización de tipo funcional representado por un
organigrama de estructura horizontal donde cada uno tiene establecido la línea de autoridad
y responsabilidad, las cuales tienen que ver con los objetivos y políticas de la empresa.
Gerente General
Este tiene la responsabilidad de comunicar al personal la importancia de satisfacer los
requisitos de los clientes, además coordinar, evaluar, planificar junto con cada uno de los
gerentes de los distintos departamentos las actividades a ser ejecutadas. Sus funciones y
responsabilidades son:
Contralor
Mantener un control de los gastos originados de su gestión. Dar un buen manejo a sus
asignaciones económicas que afecten el negocio. Mantener informado a sus supervisados
sobre la importancia del control de costos. Cuidado y debido uso de los recursos otorgados
para el desempeño de sus funciones. Tener una visión global del efecto de los gastos para la
organización y para su área de trabajo. El control de costos es su especialidad, elabora
presupuesto anual de acuerdo a los objetivos funcionales, crea normas e implanta
mecanismos que sirven a la Organización para optimizar los resultados en la gestión del
control de los gastos. Sus funciones y responsabilidades son:
Contador General
Su ocupación principal es revisar y aprobar las codificaciones contables de las
transacciones y registros diarios, así como verificar los libros y las piezas contables. Sus
funciones y responsabilidades son:
Asistente Contable
Elabora todas las funciones que ordene el contador, además de elaborar Análisis de los
gastos por Departamentos. Sus funciones y responsabilidades son:
Atención al proveedor.
Revisar la exactitud de las facturas en cuanto a cálculos.
Verificar el cumplimiento de las facturas contra regulaciones legales.
Procesar las facturas en SISCON, considerando como fecha de factura la fecha de
recepción del Dpto. de Compras
Procesar las facturas estrictamente en bolívares.
Realizar y chequear el listado de pagos, cheques generados, y registros contables
correspondientes.
Todo esto ayuda a que dichos procesos comience tengan un buen inicio, en el caso de
detectar una falla poderla corregir en el momento y así terminar con los objetivos
esperados.
Gerente
General
Asistente
Contralor Administrativo
Gerencia
Asistente Ingeniero
Recepcionista de Distrito Asistente
Gcia.
RRHH
Ambiental
Plan global.
Se presentó a la Junta Directiva de la Empresa, el Plan Operativo Anual donde se expone la
necesidad de hacer estudio al área de Administración y Finanzas en conjunto con la
Gerencia de Distrito para verificar los movimientos contables con los operativos de los
proyectos en determinado periodo.
Dicho Plan contempla doscientas (200) horas de auditoría y una posible extensión de
ochenta (80) horas máximo. El periodo de análisis seria del mes de abril 2012 hasta mayo
2012.
Por voto unánime fue aprobado por dicha Junta para la realización del la Auditoria
Financiera de la cuenta Cargos Diferidos del Proyecto xxxx.
Programa de auditoría.
Para validar la información que la empresa suministra, con respecto a los gastos diferidos,
se debe fijar el siguiente programa de auditoría desarrollando los puntos que describimos a
continuación:
Pruebas Sustantivas
Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno y con
base en dicha evaluación.
Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensión y oportunidad de
los procedimientos de auditoría aplicables de acuerdo a las circunstancias.
Preparar un memorando o informe con el resultado del trabajo, las conclusiones
alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control
interno, que requieren tomar una acción inmediata o pueden ser puntos apropiados
para nuestra carta de recomendaciones.
Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados
financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.
Pruebas de cumplimiento
Verificar que la gerencia realiza revisión periódica del valor contable y el plazo de
amortización de los cargos diferidos.
Determinar si se revisan las transacciones y saldos de la cuenta diferidos e
investiga aspectos dudosos, para comprobar así la veracidad de saldos y
transacciones.
Verificar que los soportes de las cuentas registradas como diferidos, se encuentren
en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.
Observar si se emplean procedimientos para revisar la correcta erogación de los
gastos pagados por anticipado, para comprobar así la valuación de este
componente.
Revisar que exista un control sobre los suministros de oficina y que existan
políticas para la adecuada utilización de estos elementos, igualmente que
prevengan hurtos que afecten considerablemente a la empresa.
Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado de los
cargos diferidos y de la salvaguarda de los suministros de oficina. Al igual que el
conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados. La cuenta
diferida está constituida por gastos pagados por anticipado los cuales evitan
erogaciones de fondos en ejercicios futuros.
Procedimientos de auditoría.
Basamentos legales.
Normas Internacionales de Información Financiera.
Normas Internacionales de Auditoría Interna.
Reglamento Interno de Scomi Oiltools de Venezuela, S.A., aprobado en Junta
Directiva Nro. JDO-04-10 de fecha 16/02/2010.
Manual de Normas y Procedimiento de la Gerencia de Distrito de Scomi
Oiltools de Venezuela, S.A., aprobado en Junta Directiva Nro. JDO-03-11 de
fecha 02/04/2011.
Manual de Normas y Procedimiento de la Gerencia de Administración y
Finanzas de Scomi Oiltools de Venezuela, S.A., aprobado en Junta Directiva
Nro. JDO-06-11 de fecha 24/08/2010.
ANEXOS
1. Cuestionario de auditoría aplicado a la Gerencia de Administración y
Finanzas.
Cedula Final.
Informe de auditoría.
Conclusiones.
La inexistencia de Manuales de Normas y Procedimientos que regulan las operaciones
inherentes al área proyectos, incide en el correcto manejo de las actividades
correspondientes a esa Gerencia. En consecuencia, no garantiza la efectiva orientación del
personal en la ejecución de los procesos que le son inherentes.
Así mismo, los expedientes que maneja y custodia esa Gerencia relativos a los proyectos en
ejecución, carecen de índice y soportes lo cual no permite su oportuna localización y el
respaldo de las transacciones efectuadas.
Recomendaciones.
BIBLIOGRAFÍA
Mendívil E., V., Elementos de Auditoría. Sexta edición, editorial cengage learning. México.
Instituto Mexicano de Contaduría Pública, Normas y Procedimientos de Auditoría, 1era.
Edición