Herramientas

para la Gestión
de Datos

Docentes del Curso

2018
Logro de la Unidad 4
Al término de la unidad, el alumno conoce los
elementos de una Tabla de Datos, ordena y filtra la
información, además, resume los datos por medio
subtotales, tablas y gráficos dinámicos aplicando
diferentes criterios.

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Temario
4.1. Tema 7: Herramientas para la Gestión
de Datos

4.1.1 Tabla de datos

4.1.2 Ordenar datos
4.1.3 Subtotales

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Introducción
¿Por qué utilizar Excel para manejar datos?

Como programa de hoja de

cálculo, Excel está optimizada
para el cálculo y el análisis de
los datos.

Puede usar este flexible programa para crear modelos para

analizar datos, escribir fórmulas sencillas y complejas para
realizar cálculos en esos datos, dinamizar los datos de la
manera que desee y presentarlos en una gran variedad de
gráficos de aspecto profesional.

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Utilice las herramientas de Excel cuando:
Ejecute de manera frecuente cálculos y comparaciones
estadísticas en los datos.

Desea usar informes de tabla dinámica para ver datos

jerárquicos en un diseño compacto y flexible.

Desea realizar sofisticadas operaciones de análisis de

hipótesis en los datos, como análisis estadísticos, de
ingeniería y de regresión.

Necesite una vista plana o no relacional de los datos en

lugar de una base de datos relacional que usa varias
tablas, y cuando los datos sean mayoritariamente
numéricos.
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4.1.1. Tabla de Datos
Definición

En Excel, una tabla de datos es una colección de datos

organizados y que guardan relación entre sí.

Por ejemplo, una tabla de datos con la información del

personal de una empresa, de los alumnos de una institución
educativa, de las ventas realizadas en una compañía, etc.

Con la información contenida en

una tabla de datos, podemos
realizar operaciones comunes,
como ordenar, filtrar, crear
subtotales o resumir con tablas
dinámicas.
6
Elementos

La intersección entre un campo y

un registro se denomina Dato.

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4.1.2. Ordenar Datos
Por uno o varios campos

En Excel, una herramienta esencial para organizar los datos

es el orden que se puede aplicar por uno o varios campos.

Por ejemplo:
✓ Ordenar por Apellidos una lista de alumnos o
clientes,
✓ Ordenar por Ventas una lista de productos
vendidos.
✓ Ordenar por íconos o por colores de celda
una lista de pedidos.

El ordenamiento permite ubicar fácilmente un registro o grupos de registros y presentar la

información de manera conveniente.

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Puede ordenar por:

Fechas y horas
Texto Icono de celda
Números
Color de fuente
Color de celda
Orden personalizado
9
Ejemplo:
Con la siguiente tabla de datos ordene por el campo Distrito de forma
ascendente:

Luego obtendrá el siguiente resultado.

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Orden personalizado

1. Ubique el puntero de
celda en la lista.
2. En la ficha Inicio, en el
grupo Modificar, haga
clic en Ordenar y filtrar
3. Clic en Orden
Personalizado.

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4. En la opción Columna,
seleccione el campo que
desea ordenar con una
lista personalizada.
5. En Ordenar, seleccione
Lista personalizada.
6. En el cuadro de diálogo
Listas personalizadas,
seleccione la lista que
desee o cree una nueva.
7. Haga clic en Aceptar.

12
Ejemplo:
Con la siguiente tabla de datos ordene por el campo Mes de Venta
con el orden Enero, Febrero, Marzo y Abril.

Luego obtendrá el siguiente resultado.

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Ordenar por color, fuente o ícono de celda
1. Ubique el puntero de celda
en alguna celda de la base
de datos.
2. En la ficha Inicio, en el grupo
Modificación, haga clic en
Ordenar y filtrar
3. Clic en Orden
Personalizado.
4. En la opción columna,
seleccione el campo con
formato condicional que
desea ordenar.

14
5. En la opción Ordenar según, elija el tipo de ordenación.
6. En la opción Criterio de ordenación, seleccione el orden

15
Ejemplo:
Con la siguiente tabla de datos ordene por el campo Sueldo de forma
que el color de los iconos sea: Verde, Rojo y Amarrillo.

Luego obtendrá el siguiente resultado.

16
4.1.3. Subtotales
• La herramienta de Subtotales permite resumir una tabla
de datos por uno o varios campos y para cada resumen
podemos realizar uno o más cálculos.
• Por ejemplo: En una tabla de datos, se necesita
obtener:
• El promedio del Sueldo de cada Cargo.

• La cantidad de empleados por Distritos.

17
Subtotales con un nivel de agrupamiento

Desarrollaremos el siguiente caso:

Se tiene la siguiente tabla de datos, usando la
herramienta Subtotal, calcule el promedio del Sueldo por
Cargo.

18
Desarrollo: Subtotal
• Paso 1: Ubique la celda activa al inicio de la tabla de
datos o en cualquier dato de la tabla.

• Paso 2: Ordene la tabla de datos por el campo Cargo.

19
• Paso 3: En la ficha Datos, grupo Esquema, elija la
herramienta Subtotal.

• Paso 4: En el cuadro Subtotales:

(1) Elija Cargo en el área

Para cada cambio en;
(2) Elija Promedio en el área
Usar función; y
(3) Solo marque la casilla del
Sueldo en el área
Agregar subtotal a.

20
• Paso 5: Haga clic en el botón Aceptar, elija el nivel de
esquema 2 y, luego, obtendrá el siguiente resultado:

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Subtotales con dos o más niveles de
agrupamiento
Con la tabla de datos anterior y la herramienta Subtotal,
calcule el número de registros y la suma del Sueldo por
Distrito. Para resolver este ejemplo, usaremos Subtotal
anidado, es decir, crearemos un Subtotal y luego
añadiremos otro.

22
Desarrollo: Subtotal anidado
• Paso 1: Quite el subtotal creado en el ejemplo anterior,
haga clic en el botón Quitar todos del cuadro
Subtotales.

23
• Paso 2: Ordene la tabla de datos por el campo Distrito.

• Paso 3: En la ficha Datos, grupo Esquema, elija la

herramienta Subtotal.

24
• Paso 4: Para el primer Subtotal,
en el cuadro Subtotales:
(1) Elija Distrito en el área Para
cada cambio en;
(2) Elija Cuenta en el área Usar
función; y

(3) Solo marque la casilla del

Distrito en el área Agregar
subtotal a. Finalmente,
(4) Desmarque la casilla
Reemplazar subtotales
actuales.
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• Paso 5: Ubicado en la tabla de datos, vuelva a elegir la
herramienta.
• Paso 6: Para el segundo subtotal, en el cuadro
Subtotales:
(1) Elija Distrito en el área
Para cada cambio en;

(2) Elija Suma en el área

Usar función; y
(3) Sólo marque la casilla del
Sueldo en el área
Agregar subtotal a.

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• Paso 7: Haga clic en el botón Aceptar, elija el nivel de
esquema 3 y, luego, obtendrá el siguiente resultado.

27
Ejercicio 1

Con la tabla de datos, ordene por el campo Área de forma

ascendente y, luego, por el campo Sueldo de forma
descendente.

28
Solución
Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en un
cualquier dato de la tabla.
En la ficha Datos, grupo Ordenar y filtrar, elija el comando
Ordenar.
En el cuadro Ordenar, defina los niveles de ordenamiento;
para ello, en la primera fila, elija el campo Área. Luego,
haga clic en el botón Agregar nivel y elija el campo Sueldo
cambiando el Criterio de ordenación a De mayor a menor.
Haga clic en el botón Aceptar y luego obtendrá el
resultado.

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Ejercicio 2

Con la tabla de datos mostrada, ordene por el campo Mes

de Venta con el orden Enero, Febrero, Marzo y Abril.

30
Solución:
Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en
cualquier dato de la tabla.
En la ficha Datos, grupo Ordenar y filtrar, elija el comando
Ordenar.
En el cuadro Ordenar, elija el campo Mes de Venta; y en
Criterio de ordenación, elija Lista personalizada.
En el cuadro Listas personalizas, elija la lista enero,
febrero, marzo,… y presione el botón Aceptar.
Al regresar el cuadro Ordenar se tendrá el orden
personalizado.
Haga clic en el botón Aceptar y, luego, obtendrá el
resultado.

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Ejercicio 3

Con la tabla de datos anterior, filtre al personal cuyo apellido

Paterno inicie con la letra “G”, use el comodín * (asterisco).

32
Solución
En la ficha Datos, grupo Ordenar y filtrar, elija el comando
Filtro.
En el botón del campo Paterno, elija Filtros de texto / Es
igual a…
En el cuadro Autofiltro personalizado, escriba “G*” en el
primer criterio (es igual a).
Haga clic en el botón Aceptar y, luego, obtendrá el
resultado.

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Ejercicios con subtotales
Escriba la siguiente
tabla de datos, luego
copie el contenido en
otras dos hojas para
crear cada caso
propuesto usando
Subtotal.

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Ejercicio 4
En la primera hoja, muestre el promedio de edad por cargo.

35
Solución:
Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos.
Ordene la tabla por el campo Cargo de forma ascendente.
Active el cuadro de Subtotales y elija: En cada cambio en:
Cargo; Usar función: Promedio; y Agregar subtotal a:
Edad. Presione el botón Aceptar.
Elija el nivel 2 del esquema y obtendrá el siguiente
resultado:

36
Ejercicio 5
En la segunda hoja, muestre el máximo y mínimo sueldo
por distrito.

37
Solución:
Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos.
Ordene la tabla por el campo Distrito de forma
ascendente.
Active el cuadro de Subtotales y elija: En cada cambio en:
Distrito; Usar función: Max; y Agregar subtotal a: Sueldo.
Desactivar la casilla: Reemplazar subtotales actuales y
presione el botón Aceptar.
Nuevamente active el cuadro de Subtotales y elija: En
cada cambio en: Distrito; Usar función: Min; y Agregar
subtotal a: Sueldo y presione el botón Aceptar.

38
Solución:
Elija el nivel 3 del esquema y obtendrá el siguiente
resultado:

39
Ejercicio 6
En la tercera hoja, muestre la cantidad de registros por
distrito y el promedio de sueldo por cargo.

40
Solución:
Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos.
Ordene la tabla por el campo Distrito de forma
ascendente y luego por Cargo de forma ascendente.
Active el cuadro de Subtotales y elija: En cada cambio en:
Distrito; Usar función: Cuenta; y Agregar subtotal a:
Distrito.
Desactivar la casilla: Reemplazar subtotales actuales y
presione el botón Aceptar.
Nuevamente active el cuadro de Subtotales y elija: En
cada cambio en: Cargo; Usar función: Promerio; y Agregar
subtotal a: Sueldo y presione el botón Aceptar.

41
Solución:
Elija el nivel 3 del esquema y obtendrá el siguiente
resultado:

42
 Conclusiones

▪ Ordenar una tabla de datos permite presentar, de diversas

formas, la información según nuestra necesidad.

▪ Podemos ordenar según el tipo de datos del campo. Por

Texto, de forma alfabética A-Z o viceversa; por Número, de
Menor a mayor o viceversa; y por Fecha, de Más antiguos
a Más recientes o viceversa.

▪ Adicionalmente, se puede ordenar por Ícono y color de

celda.

▪ También, se dispone del uso de listas personalizadas, ya

sea predefinida o creada según la necesidad.

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 Conclusiones
▪ Los Subtotales permiten resumir una tabla de datos y
realizar un cálculo para uno o varios campos.

▪ Antes de iniciar con los subtotales, es necesario ordenar la

tabla de datos de acuerdo a la necesidad planteada. Sin
este primer paso, no aparecerán los resultados esperados.

▪ Al utilizar subtotales, se crea un esquema con diferentes

niveles los cuales permiten mostrar y ocultar la
información.

▪ Es importante seguir una secuencia ordenada al momento

de crear los subtotales, si erramos en un nivel, será
necesario quitar todos los subtotales creados e iniciar de
nuevo. 44
Bibliografía

• Centro de Información

CHARTE OJEDA, FRANCISCO

2016 Excel 2016. Madrid: Anaya Multimedia.
(005.54E CHAR/E 2016)

PASCUAL GONZÁLEZ, FRANCISCO

2014 Excel 2013: Manual básico. Bogotá: Ediciones de la U.
(005.54E PASC 2014)

45
Bibliografía

• Centro de Información

FRYE, CURTIS D.
2013 Excel 2013: Paso a paso. Madrid: Anaya Multimedia.
(005.54E FRYE 2013)

MENCHÉN PEÑUELA, ANTONIO

2014 Tablas dinámicas en Excel 2013. México, D. F.: Alfaomega.
(005.54E MENC 2014)

46
Bibliografía

▪ Página Web

https://www.aulaclic.es/excel-2016/
https://exceltotal.com/funciones/
https://www.youtube.com/watch?v=AKfY0DVhqpo

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