Archivo de Bogotá

TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
ELEMENTOS PARA SU REALIZACIÓN
DEFINICIÓN

Cualidad inmediata que adquieren los

documentos desde que se producen o se
reciben hasta que cumplen sus fines
administrativo, fiscales, legales y/o
contables.
Se establece el tiempo de retención
dentro de los archivos tanto de gestión
como central.

ASPECTOS GENERALES

 Apoyo del área jurídica de la entidad.

 Utilidad para la entidad en defensa
de cualquier acción en contra
o favor de ella.
 Valor Administrativo: el que contiene un documento, una serie de
documentos o un grupo documental, para la entidad productora,
relacionado con el trámite o asunto que motivó su creación. Este valor
se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en
cualquier institución u organismo para responder a una necesidad
administrativa mientras dure su trámite y son importantes por su
utilidad referencial para la toma de decisiones y la planeación.
 Valor Jurídico: aquel del que se derivan derechos u obligaciones
legales regulados por el derecho común.
 Valor Legal: aquel que tienen los documentos que sirven de
testimonio ante la ley.
 Valor Fiscal: es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para
el Tesoro o Hacienda Pública.
 Valor Contable: es la utilidad o aptitud de los documentos que
soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y
de los movimientos económicos de una entidad pública.
 Una vez se haya presentado el cuadro de clasificación documental, se realiza una
propuesta de valoración primaria para cada serie o subseries, con base en las leyes o
normativas que se aplican a los documentos se las series.

Aspectos de Análisis

 Se debe analizar uno a uno los tipos documentales que conforman las series y
subseries, posteriormente se estudia y se proponen los tiempos de retención de
conformidad con los diferentes valores que contengan los documentos.

• Estudiar para qué sirven los documentos que

conforman las respectivas series, teniendo en
cuenta el valor probatorio en una eventual
demanda en contra o cuando la entidad
pretenda iniciar una acción prejudicial o
judicial.
Análisis documental • Establecer los términos de prescripción y
caducidad de las acciones, para una eventual
en el ámbito jurídico defensa de los intereses de la Entidad
• Están dados por las Leyes, Decretos,
Acuerdos, Resoluciones o Actos
Administrativos, considerándolos en los
distintos ámbitos del derecho civil, penal,
disciplinario, administrativo, laboral, etc.
 Efectuar la Propuesta de Valoración
Primaria: Una vez establecidos los
diferentes valores, se establecen los años
que deben permanecer las series y
subseries en el archivo de gestión de la
entidad y el archivo central.

 Incluir los Tiempos de Retención en la

TRD: Debe incluirse en la Tabla de
Retención Documental en la columna de
tiempo de retención, los tiempos en años
para el archivo de gestión y el archivo
central.
Se debe convocar una reunión con el fin de
discutir, en última instancia lo relacionado con
los tiempos de retención fruto de la valoración
primaria, citando:

 Los dueños o líderes del proceso

 El líder del SIGA o Gestión Documental
 Representante del Área Jurídica

Se debe levantar un acta en la cual se

recogen todas las observaciones efectuadas.
Si se efectúan cambios o modificaciones a los
tiempos de retención, estos se deberán
justificar indicando la base legal o
administrativa para ello.
 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD
PRODUCTORA: SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ
DEPENDENCIA
PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN DE INFORMATICA Y SISTEMAS

SISTEM A DE GESTIÓN DE LA RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN

CÓDIGO
CALIDAD AÑOS FINAL
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUM ENTALES OBSERVACIONES LEGALES
Dependenci Serie - Archivo Archivo
PROCESO PROCEDIMIENTO CT E M S
a Subserie Gestión Central

PLANES
Plane s Es traté gico de Sis te m as de
Inform ación Valor Legal: Ocho (8) años con
Plan estratégico de sistemas de inf ormación base en el Art 413 del Código
Comunicación of icial interna convocando a 4 4 X X Penal por prevaricato por proferir
reunión
resolución, dictamen o concepto
Acta de reunión
Cronograma de trabajo
manifiestamente contrario a la
Listado de asistencia ley.

POLÍTICAS
Adm inis tración de Políticas e n TIC´s e n las
Valor Técnico: Seis (6) años ya
Entidade s Dis tritale s
Acto administrativo
que son la base para crear otras
Comunicación of icial externa remitiendo
políticas en cada Plan de
documento de f ormulación a los miembros de la desarrollo.
Comisión Distrital de sistemas Valor Legal: Doce (12) años con
Comunicación of icial interna remitiendo proyecto base en el artículo 48 y 55 de la
2213100-
de acto administrativo a Dirección Jurídica 2213200-PR-121 4 8 X X Ley 734 del 2002, en relación con
PO-011
Inf orme de políticas que se aplican y la
el término de prescripción de las
identif icación de las que se carecen acciones disciplinarias por faltas
Inf orme de políticas que deben ser revisadas y graves.
que deben ser f ormuladas
Valor Técnico: Seis (6) años ya
Cuadro de indicadores de gestión para el
seguimiento de las políticas emitidas por CDS que son la base para crear otras
Divulgación de politicas políticas en cada Plan de
Proyecto de política desarrollo.

INFORM ES
Inform e s de ge s tión
comunicación of icial interna solicitando el
inf orme de gestión
Valor Legal: 5 años con base en
Inf orme de gestión el artículo 30 de la Ley 734 del
2210111-
Inform e s a Organis m os de Control 2002, sobre prescripción por
PO-002
Comunicación of icial externa solicitando el faltas graves; igualmente con
inf orme
2212200- 2210111-PR-183
2 3 X base en el artículo 4 de la Ley
Inf orme
PO-008
2212200- 791 de 2002, sobre prescripción
Comunicación of icial remitiendo el inf orme
PO-008 de la acción civil, sobre bienes
Inform e s a Otras Entidade s muebles.
Comunicación of icial externa de solicitud del
inf orme
Inf orme
La valoración secundaria
es un proceso intelectual
por medio del cual
participamos en la
construcción del
Patrimonio Documental
de Bogotá D.C.
 LEY 397 DE 1997
Artículo 4º.- Definición de patrimonio
cultural de la Nación.
El patrimonio cultural de la Nación está
constituido por todos los bienes y valores
culturales que son expresión de la
nacionalidad colombiana, tales como la
tradición, las costumbres y los hábitos, así
como el conjunto de bienes inmateriales y
materiales, muebles e inmuebles, que
poseen un especial interés histórico,
artístico, estético, plástico, arquitectónico,
urbano, arqueológico, ambiental, ecológico,
lingüístico, sonoro, musical, audiovisual,
fílmico, científico, testimonial,
documental, literario, bibliográfico,
museológico, antropológico y las
manifestaciones, los productos y las
representaciones de la cultura popular.
Ley General de Archivos,
Ley 594 de 2000, en su
artículo 3, definió el
patrimonio documental
como el conjunto de
documentos
conservados por su valor
histórico y cultural.
DECRETO 331 DE 2003. "Por el cual se adopta la
estructura interna de la Secretaría General de la
Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y se dictan otras
disposiciones".
CAPÍTULO VI. DIRECCIÓN ARCHIVO DE BOGOTÁ
Artículo 30. Como ente rector del Sistema Distrital
de Archivos son funciones de la Dirección Archivo
de Bogotá, las siguientes:
•Formular las políticas, planes y programas
necesarios para garantizar la conservación de la
memoria institucional del Distrito Capital y facilitar
el acceso a su consulta, en concordancia con lo
establecido por el Archivo General de la Nación y la
Comisión Distrital de Archivos;
•Formular y ejecutar las políticas sobre acopio,
adquisición, organización, custodia y servicio de
los fondos documentales históricos producidos
por las entidades distritales y otros de interés
patrimonial para la ciudad.
 DECRETO 173 DE 2004.
(Junio 4)
"Por el cual se establecen normas para la protección de la memoria
institucional, el patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental en
el Distrito Capital"

ARTÍCULO TERCERO.- Igualmente, las entidades señaladas en el artículo

primero (Las entidades que conforman la administración Distrital, esto es,
el sector central, el sector descentralizado, el sector de las localidades, las
empresas de servicios públicos domiciliarios públicas o mixtas, así como
las personas de derecho privado que cumplen funciones públicas en el
territorio del Distrito Capital), están obligadas a transferir al Archivo de
Bogotá los documentos que hayan cumplido su valor administrativo y
sobre los cuales se haya determinado su condición de conservación
permanente de acuerdo con las Tablas de Retención Documental.
•Normatividad existente, vigente y
relacionada con la serie y subserie
•Relación con los procesos
misionales de la entidad
•La historia institucional
•La historia de la función
•El Cuadro de Caracterización
Documental
•El Cuadro de Clasificación
Documental
•La valoración primaria
•El conocimiento que se tenga
sobre la entidad
•Los tipos documentales que
conforman las series y subseries
•El apoyo del grupo encargado de
la gestión documental
•La ficha de valoración
documental
 • Es el instrumento creado por la Dirección Archivo de Bogotá para
realizar la valoración secundaria de las series y subseries documentales
existentes e las entidades de la administración distritales

• Es el respaldo y soporte de las decisiones tomadas sobre la disposición

final de los documentos dentro de las Tablas de Retención Documental
(TRD).

•Garantiza que la documentación transferida al Archivo de Bogotá

cumple con los criterios de documentación de tipo patrimonial y cultural

•Garantiza el porqué de la eliminación de documentos dentro de las

entidades.

•Facilita la gestión documental en las entidades al mediano y largo plazo.

•Evita la aparición de Fondos Documentales Acumulados (FDA).

•Es una evidencia de la gestión administrativa sobre la responsabilidad

que tienen las entidades sobre el manejo de información.
Valores intrínsecos de la documentación. Son aquellos que fueron incorporados al
documento de manera directa o indirecta en el momento de su producción. Estos
valores resultan inmodificables a menos que el soporte físico del documento hayan
sufrido un deterioro o una mutilación.

Criterio 1: Productor.

Criterio 2: Nivel orgánico.

Criterio 3: Carácter de la información.

Criterio 4: Época de producción.

Criterio 5: Alcance geográfico.

Criterio 6: Alcance social.

Criterio 7: Alcance temático.

Criterio 8: Valor técnico.

Valores extrínsecos de la documentación. Son aquellos que resultan modificables
desde el momento mismo en que se produce el documento y, por lo tanto, son los
agentes que permiten incorporar valor o depreciar, según sea el caso, el
documento, la colección o el conjunto documental.

Criterio 9: Integridad.

Criterio 10: Duplicación.

Criterio 11: Organización.

Criterio 12: Propiedad.

Criterio 13: Estado físico.

 LA FICHA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL SE
DIVIDE EN DOS PARTES:

•Información general de la serie o subserie valorada

•Elementos para la valoración secundaria
 Nombre de la serie
 Nombre de la subserie
 Entidad y áreas productoras
 Nombre del proceso y
procedimiento
 Características del proceso
 Unidades documentales
 Tipos documentales de la
serie o subserie
 Tradición documental
 Origen
 Copias en otro soportes
 Información consolidada en
otros documentos
 Publicada total o parcial
Elementos para la valoración secundaria

CAMPOS QUE CONTIENE

•Historia de la función
•Información contenida en el documento
•Posibilidades investigativas
•Otros valores
•Propuesta de disposición final

 Conservación
 Selección
 Eliminación

CAMPOS COMPLEMENTARIOS DE LA
FICHA
•Cuadro de resumen
•Observaciones
•Referencias bibliográficas
Se consolidan las agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-
funcional de la entidad productora (fondo, sección y series). Con los actos
administrativos que regulan la función.
Este instrumento que reúne toda la producción documental de una
Entidad, organizada por dependencias, series, subseries y tipos
documentales, y que establece el tiempo en que los documentos se
debe conservar en cada fase de archivo (gestión, central e histórico) y
su disposición final.

SECRETARÌA GENERAL
Para las TRD con enfoque en procesos transversales, anexar:
 Acta de validación con el productor documental o jefe o líder de la
dependencia.

En caso de identificar nuevas series o subseries no contempladas en las

guías de gestión documental, anexar:
 El cuadro de caracterización documental.
 Acta de valoración primaria.
 Ficha de valoración secundaria.

Para las TRD de tipo misional, anexar:

 Los cuadros de caracterización documental.
 El acta de valoración primaria.
 Las fichas de valoración documental secundaria.

Todo lo anterior se debe presentar en

estricto orden jerárquico descendente.
Mención de que en las TRD se utilizaron las guías para la gestión normalizada de los
documentos generados por los procesos estratégicos, apoyo o evaluación, que se
constituyen en series comunes para todas las entidades del Distrito, las cuales fueron
emitidas por la Dirección Archivo de Bogotá. La sustentación de la omisión o inclusión de
series o subseries de las consignadas en los Cuadros de Clasificación y Valoración

Dependencia: Subdirección de Talento Humano

SERIE Y SUBSERIE OBSERVACIONES

DOCUMENTALES OMITIDAS
ACTAS En la entidad no se produce
porque no esta conformado por
Actas de la Comisión de
administrativo este comité por
Personal ser empresa de economía mixta.