CASO AA2

1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el

procedimiento de control de la información documentada o montar los
procedimientos operativos?

Primero diseñaría el procedimiento de control de la información documentada, ya

que el diseño se basa en cómo debe ser la documentación, orden, formato,
codificación, clasificación, nomenclatura, siendo indispensable para estandarizar
los procesos. Pero también es cierto, que hasta que no se tienen redactados todos
los procedimientos, no se sabe exactamente qué información documentada se
genera, por lo tanto, no se puede completar los registros de control de
documentos.
En conclusión, lo más recomendable es hacerlo al mismo tiempo e ir corrigiendo a
medida que se van redactando todos los procedimientos.

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la

Información Documentada y justifique su respuesta.

Corresponde al proceso estratégico, en la gestión de calidad ya que la NTC ISO

9001 requiere que después de crear, actualizar y/o revisar la información
documentada, se debe tener un control de la información documentada para
asegurarse que esté disponible y sea idónea para su uso garantizando su
protección adecuada.

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información

documentada de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los
requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la identificación y formato,
y a su vez que incluya la descripción de las siguientes actividades:

a. Creación

b. Revisión y aprobación

c. Identificación

d. Divulgación

e. Control de cambios
Procedimiento:

Creacion: Para la anulación y creación de documentos nuevos, se deberán cumplir 
los siguientes lineamientos:

•Proceso: deberá ser adoptado y/o anulado mediante resolución elaborada por la
Oficina Asesora de Planeación. Previo a la adopción, la solicitud debe ser
aprobada mediante memorando por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

•Procedimientos, manuales, guías e instructivos, formatos, deberán ser aprobados

mediante memorando, adjuntando los procedimientos, manuales o guías, donde
se relacione el ajuste de las actividades que describa el qué, cómo y quién utiliza
el formato.

Revisión y aprobación: La responsabilidad de revisar y aprobar técnicamente

los documentos estará a cargo del líder del proceso.

Identificación: Los documentos del Sistema Integrado de Gestión se identificarán

de acuerdo con lo establecido en el presente procedimiento. La estructura
documental del Sistema Integrado de Gestión, estará jerarquizada en 4 niveles.
SISTE
MA
INTE
GRAD
O DE
GESTI
ON
PROCEDIMIENTOS

FORMATOS

REGISTRO
Divulgación: Todos los documentos del Sistema de gestión de calidad serán
divulgados por el encargado del sistema de gestión, y así debe hacerse cada vez
que se realice una actualización del mismo.

Control de cambios: Los cambios o modificaciones menores realizados a los

documentos no generan cambio de versión debido a que no afectan el buen
funcionamiento del Sistema de Gestión, sin embargo, el registro de la fecha, el
responsable de su aprobación y el detalle de la mejora realizada, siempre deberán
registrarse en el control de cambios del documento.

o Cambios en ortografía.
o Adecuación de contenido que facilite la visualización y uso.
o Mejoramiento en la redacción de párrafos.
o Re direccionamiento de Hipervínculos.
o Cambio en el nombre de un cargo.
Utilice gráficos, tablas o ilustraciones que permitan brindar mayor claridad al
procedimiento mencionado en el punto anterior.