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HOJA ELECTRÓNICA DE CÁLCULO EXCEL

Con el objetivo de facilitar la tarea del tutor en línea de CONALEP hemos


elaborado el siguiente documento que describe las principales características de la
hoja electrónica de cálculo de Microsoft Excel.

Al final se incluye una hoja a manera de plantilla que se podrá bajar al disco duro
de la computadora en la que está trabajando. Con ella, el tutor únicamente tendrá
que alimentar los datos de sus alumnos y conocer algunos de los procesos más
comunes para manejo de información. Además, se presentan dos ejercicios
prácticos con el fin de que durante su desarrollo se apliquen las características
que se describen en este documento.

¿Qué es una hoja electrónica de cálculo?

Una hoja electrónica de cálculo (spreadsheet) facilita la tarea de realizar


operaciones numéricas. La hoja electrónica de cálculo es un modelo numérico o la
representación de una situación real que hace uso de la computadora para
efectuar operaciones numéricas de una manera rápida y exacta. Esta herramienta
es ideal para realizar análisis financieros, construir modelos matemáticos y de
negocios, eficientizar el proceso de toma de decisiones y resolver problemas.

En términos sencillos, podríamos decir que el uso de una hoja electrónica se


reduce a introducir la información que será utilizada y luego indicar a la
computadora cómo se desea manipular esa información. En este punto, parecería
que con una calculadora de bolsillo podríamos hacer lo mismo, sin embargo, en la
medida que aumentemos la cantidad de información y los cálculos que realicemos
con ellos, este herramienta se volverá difícil de usar. La principal desventaja de la
mayoría de las calculadoras es que se pueden almacenar los números que se
introducen, pero no es fácil verlos juntos y esto dificulta el proceso de verificar con
exactitud. Además, es difícil modificar los números una vez que fueron
introducidos. En contraste, el diseño tipo matriz (renglones y columnas) de una
hoja electrónica permite por un lado tener la información visible en pantalla, y por
otro, ubicar individualmente los datos en cada casilla (celda). Adicionalmente se
les pueden aplicar diferentes criterios de evaluación (operaciones, fórmulas, ciclos,
etc.) para evaluar "automáticamente" la serie de instrucciones predefinidas y
aplicar algún formato visual que se adecúe a las necesidades de cada usuario.
Otra ventaja de las hojas electrónicas es que agiliza el trabajo ya que se obtienen
resultados después de efectuar cálculos a los datos originales, se puede modificar
ya sea el proceso o los datos originales para obtener un resultado final diferente.

Proceso de creación de una hoja electrónica de cálculo

La planeación de una hoja electrónica de cálculo requiere de conocer la


información que se manejará y de los procesos de cálculo para finalmente contar
con una hoja bien organizada y confiable.
Al crear una hoja electrónica de cálculo, se recomienda seguir los siguientes
pasos:

1. Determinar el objetivo final de la hoja electrónica de cálculo, es decir, cuál


es el resultado que se espera obtener al utilizar la herramienta. Este paso
justificará o no el uso de la hoja electrónica de cálculo. Por ejemplo, un
objetivo podría ser determinar el costo total de realizar un viaje para tomar
la decisión de llevarlo acabo o no.
2. Realizar una lista de información necesaria para poder resolver el
problema. Este paso contempla todos los datos básicos (constantes y
variables) que deben ser considerados para llegar a la respuesta del
problema. Por ejemplo: para el caso del viaje, se necesitará costo del
transporte, la estancia en el hotel, comida, diversiones, propinas, etc.
3. Listar los cálculos y fórmulas esenciales para llegar a la solución del
problema. Por el ejemplo del viaje, las operaciones se refieren a la suma de
los costos de transporte, hotel, comida, etc.
4. Introducir los números y etiquetas (o títulos para identificar los datos que
se incluyen). Además es recomendable colocar un título al principio de la
hoja electrónica, por ejemplo: Viaje a Cancún.
5. Introducir las fórmulas en la hoja electrónica de cálculo.
6. Interpretación de los resultados obtenidos. Una forma sencilla de realizar
este paso es contestarse la siguiente pregunta: ¿La información resultante
tiene sentido? Hay una frase que se utiliza en inglés, que dice: "Garbage In,
Garbage Out" y se refiere al hecho de que si la información que se
introduce no es correcta, entonces por ende, los resultados tampoco, no
importa que el proceso que se le aplique sea el correcto. Si tradujéramos
literalmente la frase diría: "Si entra basura, entonces sale basura".
7. Modificar la presentación de la información para mejorar su aspecto
dependiendo del uso que se le vaya a dar.

La aplicación de las hojas electrónicas de cálculo en los diferentes medios o


ambientes de trabajo es muy extensa. Podríamos mencionar algunas aplicaciones
como: en educación, se utiliza para llevar el registro de las calificaciones,
evaluaciones de los alumnos; en el hogar, se emplea para registrar los gastos
(entradas y salidas) de dinero; en la industria, para registrar las muestras de los
productos para posteriormente generar estadísticas.

Las hojas electrónicas de cálculo han evolucionado trascendentalmente


integrando diferentes herramientas de apoyo para facilitar la comprensión de la
información generada como gráficas, tablas dinámicas, y ligas a Internet por
mencionar algunas, pero la parte más importante de las hojas electrónicas es la
aplicación que USTED le dará relacionada a su área laboral.
INICIANDO CON MICROSOFT EXCEL

Abrir la aplicación 

Antes de comenzar a procesar información en una hoja electrónica de cálculo lo


primero es abrir la aplicación diseñada para esto, a continuación se presentan los
pasos para ejecutar la aplicación Microsoft Excel.

1. Dar un clic en el botón Inicio (Start) de su computadora, localizado en la


barra de tareas, para desplegar el contenido del menú Inicio (Start).
2. Desplazar el puntero del ratón sobre la opción Programas (Programs).
3. Localizar en el nuevo submenú que aparece, la opción Microsoft Excel (
) y dar un clic sobre ésta.

Área de trabajo de Microsoft Excel

Una hoja de cálculo de Excel tiene un diseño de matríz con los siguientes
elementos (ver figura #1):
 

Figura # 1

1. Barra de Título. Incluye en nombre de la aplicación y el nombre del archivo


activo.
2. Barra de Fórmulas. Recuadro que presenta el valor constante o fórmula de
la celda activa.
3. Barra de Desplazamiento Vertical. Permite ver la información de la hoja
de cálculo a lo largo, lo que permite visualizar el contenido en forma
vertical.
4. Barra de Desplazamiento Horizontal. Realiza la misma función que la
barra de desplazamiento vertical, sólo que la información la desplaza
horizontalmente.
5. Hojas de Trabajo. Si un libro de trabajo contiene varias hojas de cálculo la
ubicación de las mismas será en la parte inferior.
6. Encabezado de Filas. Ubicación de los identificadores de cada fila. En una
hoja de cálculo una fila está definida como un espacio horizontal que cruza
la ventana. Los números se utilizan para identificar cada una de las filas de
una hoja de trabajo. Una hoja de Excel está compuesta por 65,536 filas.
7. Cuadro de Nombres. Recuadro que muestra la ubicación de la celda
seleccionada y/o rango de celdas.
8. Encabezado de Columnas. Ubicación de los identificadores de cada
columna. En una hoja de cálculo una columna está definida como un
espacio vertical que abarca de arriba hacia abajo la ventana. Las letras se
utilizan para identificar cada una de las columnas de una hoja de trabajo.
Una hoja de Excel está compuesta por 256 columnas.
9. Barra de Herramientas. Botones de comandos, opciones de menú, que al
seleccionarlos realizan diferentes acciones.
10. Barra de Menús. Nombre de los menús disponibles en la aplicación para
realizar acciones; cada uno de los menús incluye opciones específicas que
pueden ser aplicadas al documento.

*Celda activa (seleccionada). Tiene un borde ancho que la rodea, el título en el


encabezado de la columna y fila a la que corresponde se resalta. En la celda
activa se puede introducir nuevos datos o editar los datos que contiene.

La referencia (posición) de la celda activa se identifica por la intersección de la


columna y la fila como en una matriz. En la figura 1, la referencia de la celda activa
es B3, es decir, la intersección de la columna B y la fila 3.

Opciones más utilizadas de los principales menús en Microsoft Excel

Las funciones que se pueden realizar en Microsoft Excel se encuentran agrupadas


de acuerdo a sus características en categorías denominadas menú. La barra de
menús se localiza en la parte superior de la ventana de trabajo de Microsoft Excel
(ver figura 1).

Para accesar la información de cada menú, es necesario colocar el apuntador del


ratón sobre el nombre del menú que se desee consultar y dar un clic sobre el
nombre. La acción anterior desplegará una lista con diferentes opciones o
comandos.

Si observa en los menús algunas opciones tienen la siguiente leyenda: CTRL +


<LETRA>. La leyenda anterior señala al usuario que al presionar simultáneamente
las dos teclas, se ejecuta el comando sin necesidad de accesarlo desde el menú.

Otro punto importante cuando se está trabajando con opciones de menú tiene que
ver con su aspecto, si éstos aparecen deshabilitados (en gris), significa que por el
momento no se pueden utilizar. Esto puede ser debido a que hay que seleccionar
primero algo o simplemente porque esa opción no se aplica por el momento.

A continuación se presentan los menús principales de Microsoft Excel, señalando


las opciones de mayor uso, con la respectiva descripción de los comandos:
Menú Archivo

1. Crea un libro de trabajo.


2. Abre un libro de trabajo que fue
previamente creado en Microsoft
Excel.
3. Guarda el libro de trabajo activo o
sobre el cual se esta trabajando.
4. Permite guardar los cambios del libro
de trabajo con diferentes
características, por ejemplo: con otro
nombre.
5. Configura las propiedades del libro de
trabajo: márgenes, orientación, escala
de impresión, etc.
6. Delimita la área de impresión, en caso
de querer imprimir sólo una rango de
celdas de la hoja de Excel.
7. Muestra en pantalla como se vera el
documento en papel.
8. Imprime el documento en la impresora
que esta dada de alta en la
computadora, además permite definir:
el número de copias, sección de hojas
a imprimir, etc.
9. Cierra la aplicación Microsoft Excel.

Menú Edición

1. Deshace la última operación o comando


aplicado al libro de trabajo.
2. Repite la última operación o comando
aplicado al libro de trabajo.
3. Corta la información u objeto seleccionado
en el libro de trabajo.
4. Copia la información u objeto seleccionado
en el libro de trabajo.
5. Pega la información u objeto seleccionado en
el libro de trabajo activo o en otra aplicación,
en la posición donde se encuentre la celda
activa.
6. Rellena las celdas seleccionadas con el
contenido de la primera celda.
7. Borra la información u objeto seleccionado
en el libro de trabajo actual.
8. Busca en el contenido de las celdas del libro
de trabajo la información definida en la
búsqueda.
9. Reemplaza el contenido de las celdas en el
libro de trabajo con la información que se
desea reemplazar.

Menú Ver

1. Presentación de la información contenida en la


hoja de Excel en forma de matriz (filas y
columnas). Vista predefinida para trabajar.
2. Presentación de la información contenida en la
hoja de Excel por tamaño de página.
3. Comando utilizado para definir el encabezado y
pie de página del libro de trabajo.