FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS Y FINANCIERAS.

PREGRADO ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

GRUPO DE TRABAJO:

ADRIANA PATRICIA GRACIA

JORGE ARMANDO JIMÉNEZ SABRICA

ERIK JOHAN CARLOS CHACON GOMEZ

MAIRA KATHERINE ACOSTA CERQUERA

DOCENTE:

OSCAR DANIEL CARVAJAL CLAVIJO

BOGOTÁ D.C., 2019

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 TABLA DE CONTENIDO

Introducción…...……………………………………………………………………………….3

Objetivos……………………………………………………………………………………....4

Gestión global.............................................................................................................................5

Comercial……………………………………………………………………………………...8

Producción……………………………………………………………………………………..9

Talento humano........................................................................................................................11

Gestión administrativa……………………………………………………………………......11

Equipo a cargo de su implementación………………………………………………………..15

Bibliografía…………………………………………………………………………………...23

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 INTRODUCCIÓN

Identificar los aspectos relacionados con la contextualización y comprensión del contenido

realizando de manera atenta y responsable la auditoría de la empresa, UNIMINUTO con el

fin de verificar si la empresa cumple con las normas.

La empresa debe demostrar el manejo adecuado de sus recursos y hacer frente legal a los

pagos de sus obligaciones y en todos los aspectos financieros, concentrándose en la

corrección de los registros contables y en manejo adecuado de cada proceso de la empresa

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 OBJETIVOS

● desarrollar el esquema general de planeación

● Verificar si la empresa cumple con los recursos de forma eficiente

● Conocer los problemas que la empresa está teniendo en el momento

● Verificar si existe un sistema que proporcione datos comprobables y fiables para la

planeación y el control

● Determinar sugerencias que permitan mejorar el control interno de la empresa

● Comprobar y promover la eficiencia de los distintos procesos que se lleven a cabo en

la empresa

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1. Gestión global

● Posición:

La empresa UNIMINUTO cuenta con personal altamente capacitado, está en más de 20

departamentos de Colombia y ha logrado un posicionamiento en tan poco tiempo, ha sido

catalogada a nivel nacional como una de las mejores universidades porque contribuye en la

parte económica de los estudiantes de bajos recursos, además contribuye en la parte

espiritual, ética y transformación social del desarrollo sostenible es por ello que está entre las

mejores diez universidades de Colombia.

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Balance social: Uniminuto periódicamente realiza encuentros de semilleros para llevar a

cabo socializaciones y actividades lucrativas entre su comunidad, realizan seguimiento a

planes de gestión y visibilidad de resultados.

Cargos directivos: Uniminuto cuenta con una coordinación para cada programa y área

administrativa

Coordinación financiera: Desde la perspectiva financiera, uniminuto centra sus esfuerzos en

lograr que la competencia de gestión de los recursos financieros, en procura del

fortalecimiento patrimonial en beneficio de la organización, sus fundadores, socios y

accionistas.

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Coordinación salud ocupacional: Uniminuto contribuye en la investigación, planeación,

organización, control y evaluación de actividades que promuevan, protejan y mantengan el

equilibrio bio-sicosocial del trabajador y su ambiente de trabajo.

Coordinación salud psicología: Uniminuto crea un conjunto de políticas, planes y acciones

orientados a brindar apoyo académico, psicológico, financiero y complementario a nuestros

estudiantes con miras a garantizar su ingreso, permanencia, éxito académico, graduación e

inserción al mercado laboral.

Coordinación de contaduría pública: desarrolla competencias para apoyar eficientemente

los procesos contables y las competencias cognitivas, socio afectivas y comunicativas para

asegurar la transparencia, la utilidad y confiabilidad de la información financiera a través de

procesos relacionados con medición del desempeño contable y financiero de la organización,

su interpretación y posible implicación.

Coordinación de bienestar institucional: Proporcionamos, en el contexto de la cultura,

espacios presenciales y virtuales para la formación integral y calidad de vida de nuestra

comunidad universitaria, contamos con apoyo económico estudiantil.

Coordinación de admisiones y registros: Es el ente encargado de llevar el registro de la

información personal y académica de todos los estudiantes de UNIMINUTO, funcionando

como oficina de apoyo brindando soluciones y asesoría en temas académicos: Contrato de

matrícula para estudiantes nuevos | Certificaciones | Actualización de información personal |

Facturación de documentos solicitados al área | Registro de solicitudes Académicas.

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2. COMERCIAL

El crecimiento sostenible en ventas es uno de los objetivos principales de cada empresa, para

lograrlo, las organizaciones están obligadas a adaptar sus estrategias de marketing,

comercialización y fidelización de clientes para mantener un nivel competitivo en el

mercado.

En la diplomatura de Dirección de Marketing desarrollarás las competencias para conocer y

comprender el comportamiento de tus clientes y de esta forma satisfacer sus necesidades y

requerimientos, buscando crear experiencias inolvidables a través de tus productos y

servicios, generando un posicionamiento y una diferenciación de tu empresa frente a sus

competidores.

Metodología a distancia

Fecha de inicio 20/08/2019

Inversión 1.400.000

Horarios No aplica

distancia

Modalidad virtual

Fecha de

finalización 27/10/2010

Intensidad horaria 120 horas

● Dirigido a:

Profesionales, directivos, administradores, consultores, ejecutivos y empresarios a cargo de la

planeación, ejecución y control de estrategias de marketing y programas de gestión comercial

dentro de las organizaciones.

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3. PRODUCCIÓN

La Unidad de Producción de Materiales Educativos diseña contenidos digitales utilizando

diversas tecnologías para construir recursos educativos que integran texto, imagen, audio,

animación, video y voz en off. El diseño de estos recursos responde a favorecer el desarrollo

de una determinada competencia y evaluar conocimientos.

Con ello se aporta a que los estudiantes alcancen objetivos de aprendizaje durante el

desarrollo de su proceso académico, ofreciéndoles una experiencia distinta en términos

formativos, que les permita elevar sus habilidades en el marco de desarrollo de los programas

en la metodología a distancia.

● Programación:

Cursos Virtuales

Objetos Virtuales de aprendizaje

Realidad Virtual

Realidad Aumentada

Cursos masivos en línea - MOOCS

Se basan en un modelo instruccional creado por los expertos de micro currículo y que siguen

una línea de creación, producción y virtualización. En UNIMINUTO el proyecto Innovame

busca virtualizar todos los cursos de los diferentes programas ofertados.

● control de calidad:

Es una herramienta gerencial, basada en la gestión por procesos y en la gestión de la calidad.

Busca que las organizaciones conozcan las necesidades y expectativas de los clientes para

aumentar la satisfacción de los mismos y lograr el mejoramiento continuo.

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Los requisitos para los Sistemas de Gestión de la Calidad se especifican en la Norma ISO

9001 - 2008. Son genéricos y aplicables a organizaciones de cualquier sector económico,

industrial y académico con independencia de la categoría del producto o servicio ofrecido.

Lograr acreditaciones de programas e institucional

● Seguimiento a las fases de autoevaluación periódica de programas.

Lograr reconocimiento de los grupos de investigación

● Lograr que X grupos de investigación sean reconocidos por Colciencias.

Impactar a comunidades - (Proyección Social)

● Número de CERES, Centros Regionales y Centros Tutoriales creados a nivel

nacional.

● Cumplimiento de la meta establecida en el plan de desarrollo de fondos.

● Cumplimiento de proyectos establecidos.

Mejorar permanentemente los procesos

● Cantidad de acciones de mejoramiento implementadas cumpliendo el tiempo

acordado para su implementación.

Modernizar y mantener la infraestructura y los sistemas de información

● Mantenimiento de los sistemas de información de UNIMINUTO.

● Adecuaciones de infraestructura física.

● Títulos de materiales bibliográficos adquiridos.

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4. TALENTO HUMANO

Objetivo General:

Brindar herramientas administrativas para la mejora de la gestión del talento humano en la

organización, que faciliten el desarrollo de procesos eficaces, eficientes y efectivos, que

optimicen tiempos y costos en la empresa, con el impacto y reconocimiento deseado en la

misma

Objetivos Específicos:

1. Socializar las técnicas efectivas de vinculación y su impacto en la rotación del personal

2. Socializar técnicas para el adecuado desarrollo de los procesos de integración a la

institución y su importancia en la construcción del sentido de pertenencia y compromiso

organizacional

3. Trabajar en la importancia del salario emocional en la retención del personal, desde la

motivación y el acompañamiento.

5. GESTIÓN ADMINISTRATIVO

● Proyectos y programas: uniminuto tiene como proyectos cumplir las metas y por

realizar grandes aportes éticos y sociales en al comunidad, implementando estrategias

que ayuden a cumplir metas estudiantiles para cada uno de los programas.

● Procesamiento de información: Uniminuto Atendiendo requerimientos legales según

la ley 1581 de 2012 sobre la autorización para tratamientos de datos, se solicita que la

entidad utilice el manejo de los datos personales únicamente para la empresa.

● Procedimientos de liderazgo y administración, así como esquemas del control interno:

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Términos de referencia

El objetivo de la auditoría administrativa: es que uniminuto cumpla con las operaciones de

manera eficiente, de esa manera podremos localizar si la empresa presenta problemas

operativos que perjudiquen el desarrollo eficaz y oportuno del mismo.

Realizaremos por medio de la auditoría un control para garantizar las metas de la institución,

medimos la productividad miramos si uniminuto arroja mejores resultados en las inversiones,

validamos si cada uno realiza sus funciones y que no se realicen sin un responsable a cargo.

Conocimiento del cliente

● Actividad económica: la educación

https://www.google.com/search?rlz=1C1RLNS_esCO838CO838&tbm=isch&sa=1&ei=CVp

sXb_oKunA5gKKkrjwDA&q=EDUCACION+UNIMINUTO&oq=EDUCACION+UNIMIN

UTO&gs_l=img.3...136.475..675...0.0..0.323.627.3-2......0....1..gws-wiz-img.8cMfX-

KR3Rw&ved=0ahUKEwj_kPqG6bDkAhVpoFkKHQoJDs4Q4dUDCAY&uact=5#imgrc=E

m7jXZ7yMbZfdM:

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● Órganos de dirección:

● Planta física: uniminuto actualmente cuenta con tres plantas físicas a su disposición

la cual tiene divididas por facultades académicas como lo son ciencias humanas,

ciencias empresariales la sede principal es la de la calle 87 No 20-98 en el vergel

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 donde se encuentra las áreas administrativas , oficina de financiera, bienestar

institucional vicerrectoría entre otras.

Procesos: en ella se enmarcan los procesos claves para el cumplimiento de la estrategia. La

eficiencia y la calidad de los procesos determinan el nivel de cumplimiento de los retos en las

perspectivas de grupos de interés y misional. Los siete retos específicos de UNIMINUTO en

esta perspectiva están directamente relacionados con el cumplimiento de las funciones

sustantivas de la Institución universitaria: docencia, enseñanza y aprendizaje; investigación

orientada a la innovación social, proyección social, egresados, bienestar y pastoral; educación

virtual y a distancia, y alianzas e internacionalización.

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Mapa de procesos

El Mapa de Procesos o cadena de valor contiene los procesos que se desarrollan en la

institución, agrupados en Macro procesos interrelacionados que permite identificar, ordenar,

agrupar y analizar los procesos de acuerdo a la misión y mega establecida. En UNIMINUTO

se utiliza el término “macro procesos” para los procesos de primer nivel. Estos a su vez, se

desagregan en procesos de segundo nivel “procesos” y de tercer nivel “procedimientos”.

6. EQUIPO A CARGO DE SU IMPLEMENTACIÓN

Los responsables en realizar la implementación del auditorio administrativo deben ser

personas con un alto grado de responsabilidad en su puesto de trabajo, conocer los principios

de la organización y mantener el funcionamiento de la empresa de forma organizada, este

representante debe tener en cuenta que la planeación, control y financiación pueden verse

afectadas si la implementación se realiza de forma equivocada.

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Área auditada:

● Grupo: Área financiera

● Persona cargo: coordinador financiera carlos Rodríguez.

● Auxiliar: Alejandra espejo

Estas características para ejecutar esta actividad deben estar en manos de una persona en la

cual la tenga unos planes de acción con su respectiva organización, mantenimiento constante

de las técnicas a evaluar.

Funciones de la persona a cargo

Las personas a cargo deben ser neutrales frente a las políticas impuestas en la organización y

su cargo para lograr observar procesos que podrían ser de gran riesgo para la compañía, la

toma de decisiones para divulgar la información correspondiente al personal debe ser avalada

por la persona a cargo y así mantener una subordinación dentro del grupo auditor.

● Velar por que en uniminuto las metas económicas se cumplan semestralmente

● gestionar la contabilidad

● Elaborar los presupuestos del proyecto y verificar, validar, editar y comunicar los

seguimientos presupuestarios mensuales al equipo de vicerrectoría.

Funciones de la auxiliar financiera

La auxiliar financiera debe Asistir en el análisis de estados financieros, recopilando,

registrando y llevando el control de la información, a fin de apoyar la correcta elaboración de

los informes financieros de la Institución. Mantener y priorizar los principios de la

organización en un nivel donde los colaboradores se les faciliten conocer los procesos,

principios y normas,

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 ● Elabora cálculos para la obtener índices financieros

● elabora comprobantes de pago por cualquier concepto

● revisa traspaso y certificaciones de partidas

● elabora informes periódicos de las actividades realizadas

● hace seguimientos a las obligaciones financieras de la empresa

Estas funciones recaen sobre el grupo auditor que al realizar de forma grupal la

implementación a las áreas, logran crear procesos uniformes que se dejan manejar de forma

conjunta con la información recolectada y así mantener independencia con sus cargos. Es

necesario capacitarse de forma continua y evaluar los procesos de forma periódica para

cumplir un cronograma de procesos y no afectar el desempeño.

Programa de trabajo de la auditoría

Responsables

Equipo a Cargo

Adriana Patricia García

Jorge Armando Jiménez Sabrica

Erik Johan Carlos Chacon Gomez

Maira Katherine Acosta Cequera

Alcance de la auditoría

Evaluar cada uno de sus procesos con el fin de verificar el cumplimiento de lo establecido

dentro de los procedimientos, la legislación vigente y los manuales internos de la universidad,

evidenciando la eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos para el logro de cada uno

de los objetivos.

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Procedimiento propuesto para la auditoría

Procedimiento Responsable

1 Conocimiento de aspectos básicos de la Universidad; Adriana García

Misión, Visión, Objetivos Y Políticas.

1.1 Programar Reunión en cabeza del Representante de la Alta Adriana García

Dirección y los Líderes de cada uno de los procesos que

serán objeto de la Auditoría, para comunicarles sobre la

requisición de la documentación y los aspectos relevantes

de la ejecución de la Auditoría.

1.2 Solicitar Normatividad Aplicable al desarrollo de la Adriana García

actividad de la universidad exigida por los entes

reguladores y la universidad.

1.3 Realizar reconocimiento de documentos como Reglamento Adriana García

Interno, Manuales de Funciones, Manuales Operativos,

Plan Estratégico.

1.4 Reconocer la Estructura Organizacional de la Adriana García

Universidad; Organigrama y ubicación física de los

departamentos y áreas operativas, Funcionarios por área,

Planta física y Restricciones de funcionamiento si llegaran

a existir.

1.5 Evaluación de presupuesto para ver que se ajuste y no este Jorge Jiménez

sobre estimado

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1.6 Solicitar niveles de cumplimiento en los planes operativos Jorge Jiménez

y direccionales anuales

1.7 Verificar sistemas de medición de la universidad como; Jorge Jiménez

Evaluaciones de Desempeño, Encuestas de Satisfacción de

los Estudiantes y Proveedores, Indicadores.

1.8 Si no existen indicadores preparar informe de los factores Jorge Jiménez

que se consideran importantes para el desarrollo de la

universidad

1.9 Obtener y revisar los informes que existan de auditorías Jorge Jiménez

anteriores y el seguimiento de los hallazgos encontrados.

1.10 Analizar las acciones tomadas para la corrección de Jorge Jiménez

hallazgos y oportunidades de mejora, verificando la

evidencia

1.11 Hacer una lista de apoyo de preguntas clave por cada una Jorge Jiménez

de las áreas a Auditar teniendo en cuenta los

procedimientos establecidos con el fin de comprobar su

cumplimiento la existencia de evidencias que lo soporten.

1.12 Aplicar el cuestionario anterior relacionándolo con los Jorge Jiménez

componentes de Control Interno.

2 Visita de las instalaciones y a cada una de las áreas Erik Chacón

2.1 Identificar las actividades principales en cada una de las Erik Chacón

áreas de los diferentes procesos examinados.

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2.2 Identificar si existen cambios o nuevos componentes Erik Chacón

dentro de las áreas como; Nuevo Personal o Nuevos

Servicios

2.3 Identificar si existen incertidumbres por parte de los Erik Chacón

integrantes de los procesos en el desarrollo de sus

actividades y la correcta ejecución de los procedimientos.

2.4 Anotar el funcionamiento de los diferentes mecanismos de Erik Chacón

ejecución, análisis, registro y control de actividades e

información.

2.5 Solicitar los últimos reportes presentados al área de control Erik Chacón

interno evidenciando el cumplimiento en el avance del

logro de los objetivos

2.6 Resumir el Resultado de la entrevista a cada una de las Erik Chacón

áreas y el resultado presentado.

2.7 Determinar los nuevos riesgos potenciales y la efectiva Maira Acosta

eliminación de los riesgos anteriores.

2.8 Identificar las principales características de los servicios Maira Acosta

prestados por la universidad y las de los alumnos y cuáles

son las razones por las que han preferido a Uniminuto.

2.9 Identificar que las políticas y prácticas que se llevan a Maira Acosta

cabo en los procesos se ajusten al cumplimiento de las

metas y objetivos

20
2.10 Identificar qué factores afectan el normal desarrollo del Maira Acosta

cumplimiento de lo establecido en los procedimientos de

cada área

2.11 Fluctuaciones que afecten la asignación de recursos para el Maira Acosta

cumplimiento de los objetivos.

3 Determinación del apropiado cumplimiento de lo Maira Acosta

establecido en la Misión Visión Objetivos Planes y

Direccionamiento Estratégico.

3.1 Revisar la calidad de la información realizando la Maira Acosta

identificación de los funcionarios responsables

determinando la responsabilidad de la información de cada

una de las áreas, Cambios frecuentes en la Administración

en el personal o en la definición de responsabilidades

3.2 Revisar la confiabilidad de los sistemas utilizados para el Maira Acosta

procesamiento digitalizado de los datos, sistemas

informáticos y en general todo cuanto soporte

computarizado se posee.

3.3 La revisión de los avances y cumplimento de las planes de Maira Acosta

acción derivados del informe final de la auditoría tendrá

una revisión periódica mensual hasta la eliminación de los

factores que dieron origen al hallazgo.

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Flujo grama de procesos de auditoría

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BIBLIOGRAFÍAS

- Gráfica 3 fuente:http://www.uniminuto.edu/web/llanos/macroprocesos-estrategicos

- imagenes de las instalaciones de uniminuto -

https://www.google.com/search?q=uniminuto+ibague&rlz=1C1RLNS_esCO838CO8

38&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUKEwjX_ayX4bDkAhULtlkKHaDoCt

0Q_AUIESgB&biw=1280&bih=821#imgrc=d3gvevuOW-H5bM:

- control de calidad http://www.uniminuto.edu/web/llanos/macroprocesos-estrategicos

- comercial http://www.uniminuto.edu/web/uvd/marketing-y-ventas

- estructura organizacional Gráfica 2

fuente:http://www.uniminuto.edu/web/cts/nuestras-areas-de-accion

- posicion de uniminuto https://www.uniminutoradio.com.co/uniminuto-entre-las-20-

mejores-universidades-del-colombia/

- https://repository.unimilitar.edu.co/bitstream/handle/10654/16563/LopezCortesJuanC

arlos2017.pdf?sequence=5

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