Presentado por

Angela María Osorio Fuentes

Angie Carolina Blanco Tenjo
Adriana Rincón Leal
Andrés Felipe Ortiz Restrepo

Presentado a Samir Raduam Mendoza

Diagnóstico y presentación de la auditoria administrativa, de acuerdo con el análisis

factorial

FUNDACION UNIVERSITARIA DEL AREA ANDINA

2020

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 Contenido

Capacidad óptima para el logro de objetivos...............................................3

Ejecución del proceso de acuerdo a lo planeado…………………………..4
Factores que no permiten lograr el objetivo……………………………….4
Factores que debemos poner más atención…………………………….…..5
Documentos para realizar el diagnostico…………………………………..8
Problemática y factores que se generan……………………………………9
Personas involucradas………………………………………………………11

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 A. ¿Cuál es la capacidad óptima para el logro de objetivos?

Para analizar la capacidad óptima que tiene Bavaria como compañía, se deben tener claros
los objetivos de ella, teniendo esto claro procedemos a realizar el análisis de todas sus
capacidades para lograr dicho objetivo.
La compañía tiene como objetivo crecer en el mercado a un consumo anual de 60 litros
asegurando el liderazgo del portafolio de marcas nacionales e internacionales en cada una
de las categorías de bebidas y todos los segmentos del mercado.
Para analizar su capacidad óptima se deben tener en cuenta:

● Materia prima e insumos.

● Producción, se analizarán todos los profesionales, técnicos y tecnólogos,

obreros y operarios encargados de la producción.

● Recursos físicos y operativos, Se analiza todo el proceso de elaboración de

mosto, fermentación y maduración y finalmente el envasado y la
distribución de todos los productos. 

● Sistema logístico, como se realizan todos los procesos dentro de cada planta
de producción. 

● Tiempo, se debe tener en cuenta el tiempo en que tarda la materia prima en

ser el producto final.

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B. ¿Cómo se está ejecutando el proceso de acuerdo con lo planeado?

 Analizar todas las actividades de producción, esto permite que todos los insumos que
ingresan a la empresa tengan la calidad solicitada y se maneje lo más eficientemente
posible para su traslado a la producción:

-Control de bajo nivel de inventarios, teniendo una buena comunicación con sus principales
proveedores de productos y servicios.

-Transporte de materias mediante bandas, la cual permite rapidez, eficiencia y seguridad en

el transporte.

-Buenas conservación y ubicación de los inventarios en los almacenes, la cual permite

mantener la calidad y la mejor distribución.

No está de más resaltar que los principales puntos de venta son las bodegas, quienes
representan el 50% de las ventas, otros puntos de venta son los bares, restaurantes y
licorerías, que representan un 34% de las ventas y el 16% restante lo representan los
particulares y supermercados. 

C. ¿Qué factores no permiten que se logren los objetivos con claridad?

El incumplimiento de la planeación de la logística de distribución se ve afectada por:

● Las demoras por parte del cliente para recibir y realizar el pago del producto.
● La desorganización de los clientes con los productos puestos ya que ellos mezclan
los envases de un producto con los de otro por lo que los tripulantes a la hora de
realizar el cargue del envase de estos tienen que verificar que no se presenten en las
canastas diferentes tipos de envases lo que genera pérdida innecesaria de tiempo.

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      d. ¿A qué factores debemos poner mayor atención?

El factor a cual hay que poner mayor atención es a la demora por parte del cliente para
recibir y realizar el pago del producto debido a que cuando se llega al establecimiento la
persona encargada de esta labor no se encuentra o está ocupada y por solicitud del mismo
ya sea porque dejó dicho con alguien o por vía telefónica toca esperar o volver para poder
vender el producto y no ingresarlo como devolución al centro de distribución, sumado a
ello se tiene que tener en cuenta el mal estado de las vías lo que genera congestión en el
tráfico afectado directamente la operación logística.

El factor anterior expuesto genera un gran impacto negativo sobre la gestión de ventas y
rechazos del Centro de Distribución, lo que acarrea pérdidas económicas muy grandes para
la entidad, como se puede ver en el siguiente gráfico:

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      e. ¿Cuáles objetivos pueden alcanzarse en estas condiciones y cuáles no?

En la siguiente ilustración se evidencia que los tiempos de distribución han estado

mayormente cerca de la meta, en algunos casos sin superarla esto da a entender que, si se
puede cumplir el objetivo de distribución a pesar de las condiciones negativas actuales,
pues así como se puede interpretar que las ejecuciones se están realizando excelentes
también se puede decir que la planeación está teniendo falencias a la hora de realizarse
descartando algunos actores.

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2. Presentation del Diagnóstico

a. preparar los documentos para hacer el diagnóstico

Formato 1.  Evaluación de Distribuidores

Este formato se usa inicialmente en el estudio previo de posibles distribuidores de la

compañía. Es importante hacer auditoria a este proceso de selección, porque un distribuidor
mal escogido puede ser una falla inminente en la cadena de reparto de la compañía, esta
falla se vería reflejada en los resultados al finalizar el periodo.

Item Excelente Bien Regular No Aplica

Tamaño y/o capacidad

Localización Geográfica

Cantidad de Clientes

Cantidad de vehículos 

Cantidad de empleados
Formato 1-Evaluación de Distribuidores

Formato 2. Auditoria Interna

Formato usado para evaluar la adherencia al protocolo de almacenamiento y distribución de

la Bodega Central Bavaria

AUDITORÍA BODEGA CENTRAL CUMPLE NO

CUMPLE

El producto se dispone según Manual de Almacenamiento, se x

apila en cantidad de 30 cajas.

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Se tiene programación de distribución diaria, semanal y x
quincenal.

Se cuenta con listado de vehículos distribuidores, con x

documentos al día.

El producto almacenado cuenta con sello verificador de x

Calidad que garantiza su distribución.

Se garantiza la rotación adecuada del producto, manteniendo x

los topes mínimos y máximos en la bodega.

El mapa de distribución permanece actualizado x

Cada jefe de ruta tiene su plan de distribución al día x

Se cuenta con un plan de contingencia de distribución x

Los vehículos distribuidores cuentan con sistema GPS para x

garantizar ruta, tiempos, seguridad y entrega.

Se cuenta con un control de plagas adecuado para la bodega x

central

Se tiene un plan de mantenimiento de vehiculos asistentes de x

almacenamiento y montacargas.

El personal operario cumple con las normas de seguridad y x

salud en el trabajo.

Se cumplen con los horarios establecidos de cargue de x

vehículos distribuidores

Los vehículos de cargan según manual, validando su tamaño x

y capacidad
Formato 2-Auditoría Bodega central

b. Indicar con claridad la problemática y los factores que la generan

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Hallazgos:

1. Subsanables:

● No se tiene programación de distribución diaria, semanal y quincenal.

● El producto almacenado No cuenta con sello verificador de Calidad que garantiza su
distribución
● El mapa de distribución No permanece actualizado
● No se cuenta con un plan de contingencia de distribución
● Se cumplen con los horarios establecidos de cargue de vehículos distribuidores
● Demora al recibir el pago de los clientes

1. No subsanables

● Se cuenta con un control de plagas adecuado para la bodega central

Luego de revisar los hallazgos, tanto los subsanables como el no subsanable, se puede
evidenciar que existen problemas que no permiten que la distribución cumpla con el
objetivo de la compañía.
En los hallazgos subsanables encontramos falta de comunicación con los transportadores y
distribuidores, falta de atención a detalles de tiempos de entrega y no tener claro un plan de
contingencia por si algún equipo fallara, pero el hallazgo más predominante será la falta del
sello verificador de calidad que le dan el aval al producto para que se almacene y acto
seguido se enrute para su destino final.

Con respecto al hallazgo no subsanable, este exige un control y atención diferente, puesto
que todo el producto que haya sido expuesto a una plaga, sea de roedores o de algún otro
insecto infeccioso, debe regresar al laboratorio para la desinfección del empaque.

c. Expone a las personas involucradas

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Las personas involucradas son:
 
- Presidencia
- Dirección General
- Jefe Departamento de Administración
- Jefe Departamento de Logística
- Jefe Departamento de Calidad
- Jefe de control de calidad
-Jefe Servicios de distribución
- Jefe de transportadores
- Transportadores
- Clientes
 
d. Sugerir las decisiones para mejorar e impulsar que se hagan
 
Las decisiones tomadas para mejorar el proceso de distribución son:
 

-La entrega tarde del producto se evitará estableciendo tiempos de entrega máximos para
cada municipio del país, teniendo en cuenta la ubicación geográfica, estado de la carretera,
las fallas mecánicas que se puedan presentar, clima, y demás factores que puedan influir en
las demoras de las entregas, dichos tiempos serán informados a clientes y transportadores
solicitando que se cumplan a cabalidad.
 
- Con el fin de disminuir al máximo las demoras por parte del cliente para realizar el
respectivo pago del producto, se establecerá un plazo máximo para realizarlo, el mismo
empezará a correr desde el momento de radicación de la factura, si cumplido dicho plazo el
cliente no a cancelado el total de su deuda correrán intereses de acuerdo al monto y tiempo
de mora.
 
-Para prevenir la desorganización de los clientes con los productos puestos y que no se
realice la respectiva mezcla de los envases de un producto con los de otro debemos realizar

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la respectiva anotación o incluirlo como un Anexo al contrato que se firma con los clientes
y /o distribuidores más grandes la manera y el proceso en que se deben presentar las
canastas y envases de producto a la hora de recogerlos, evitando así que los tripulantes a la
hora de realizar el cargue del envase tengan que verificar que no se presenten en las
canastas diferentes tipos de envases ya que si no se cumple este punto se estará incurriendo
en una falta al contrato suscrito, para los clientes que no cuentan con un contrato se debe
recalcar desde el momento de la venta la importancia de la correcta acomodación del
empaque para optimizar el tiempo de recolección.
 
  - Establecer la programación de distribución diaria, semanal y quincenal, con el fin de
controlar de manera más efectiva el proceso, además es muy necesario que el producto
almacenado desde ahora cuente con sello verificador de Calidad que garantice su adecuada
distribución y comercialización, para lo cual el área de calidad deberá trabajar de manera
inmediata.

- Se elegirá una persona de manera semanal, que será la encargada de verificar que el mapa
de distribución se encuentre de acuerdo a los establecido en el momento de la verificación,
en caso de encontrarse desactualizado, la persona elegida y su supervisor serán los
encargados de actualizarlo.

 -La administración de la compañía establecerá un plan de contingencia de Distribución en

el cual se contemplen todos los procesos ya previstos y que se acomode a las necesidades
de la compañía, este será verificado posteriormente por los auditores con el fin de encontrar
falencias o aciertos.

-Considerando la falta y problema de comunicación encontrados entre la compañía y los

transportadores y distribuidores, se recomienda realizar una reunión trimestral con el
personal de estas áreas funcionales con el fin de capacitar, informar y verificar que se está
cumpliendo con lo propuesto en la auditoría realizada, en estas reuniones se establecerá un
espacio para el diligenciamiento de los formatos establecidos, de estas reuniones se
tomarán los indicadores de cumplimiento del área.

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