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UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES, ECONÓMICAS Y DE NEGOCIOS


Gestión de Calidad
Grupo 301104_23

GESTIÓN DE CALIDAD 301104


Diseñada por Ing. ANA MILENA CASTRO
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Grupo 301104_23

INSTRUCTIVOS DE LAS ACTIVIDADES CRÍTICAS

Para cada uno de cinco (5) procedimientos misionales que se


documentaron en cumplimiento de la actividad anterior, seleccione la
actividad de mayor riesgo (operativo o laboral)o aquella más difícil de
realizar; en fin, la actividad más crítica que tiene cada procedimiento,
y usando el formato “10- Fase 4 -Plantilla para instructivos”
alojado en la caja de herramienta del curso, ubicada en el entorno de
aprendizaje colaborativo, construya cinco (5) instructivos: uno para
cada actividad crítica identificada.

ENCABEZADO

CÓDIGO:
EMPOOBANDO
004
INSTRUCTIVO DE GESTION DE COMPRAS VERSIÓN.
25-10-2016
PÁGINAS:
Página 2 de 23

Firma: Firma: Firma:

Elaboró: NATALIA Revisó: RAMIRO Aprobó: OMAR APRAEZ


FAJARDO BASTIDAS
Cargo: ASESOR
Cargo: JEFE DE Cargo: JEFE DE COMERCIAL
DESPACHOS VENTAS
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1. PROCEDIMIENTO RELACIONADO

GESTION DE COMPRAS

2. PROPÓSITO Y ALCANCE
GESTION DE COMPRAS:
PROPOSITO: es aplicar una forma correcta y segura en cuanto a las compras
realizadas por la empresa garantizando contar con los mejores proveedores y
abastecer los mejores equipos, servicios y al mejor precio.
ALCANCE: compras y vinculación de nuevos proveedores, manteniendo siempre la
calidad de nuestro servicio y conservando los mejores precios

3. DEFINICIONES

PROVEEDORES: son los encargados de proveer y abastecer

COMPRAS: es el medio por el cual se adquieren los productos

GESTION: es la forma en la que se realiza el trámite de la compra

PRODUCTOS: equipos de aseo


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4. PASO A PASO

Escriba el paso a paso de la actividad crítica logrando la mayor claridad y


sencillez posible

Con qué
i Qué se Quién lo Cómo se Cuándo Dónde Documento/Re
(máquinas/eq
d hace hace hace se hace se hace gistro
uipos)

1 NEGOCIA Especiali Se encarga Cada que En las Equipo de Base de datos


CION sta en de el instalacio computo de proveedores
negocios conseguir inventario nes del
o el los mejores se ve que área
administr productos está administr
ador de de aseo a disminuy ativa
empresas los mejores endo
precios

2 PROPUES Los Se les Cuando Se Equipo de Propuestas y


TAS proveedo notifica a se ve la realiza computo cotizaciones
res los necesida desde por parte de los
proveedores
proveedore d de cada
s para que aumentar empresa
hagan el proveedo
llegar sus inventario ra
cotizacione de algún
s con los producto
precios

3 EL Los Se verifican En el Dentro Equipo de Basados en las


PRECIO proveedo y comparan momento del área computo cotizaciones
res todas las de la de costos
propuestas revisión
de los de todas
proveedore las
s y se cotizacion
escoge la es
de menor
costo

4 ANALISIS Administr Se verifica Luego de En el Equipo de Ofertas por


DE LA ador de que el haber área computo parte de los
OFERTA empresas producto escogido administr proveedores
seleccionad algún ativa de
o sea de proveedo la
buena r en empresa
calidad y a especifico
un muy
buen precio
y que
cumpla con
todas las
expectativa
s

5 CIERRE El Se realiza Todas las En el Equipo de Contrato de


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DE LA administr la partes comité de computo compras


NEGOCIA ador de legalización interesad compras
CION empresas de la as y que de la
negociación interviene empresa
por parte de n dentro
la empresa de la
y los negociaci
proveedore ón están
s de
acuerdo

(Inserte más filas si es necesario)

5. GRÁFICOS/IMÁGENES/PLANOS/VIDEOS/URL

Ayuda
Actividad (Id) visual/audio/video/Plano/Guía/Especificación(em
beba el documento o coloque la URL)
1 NEGOCIACION

2 PROPUESTA

3 PRECIO
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4 ANALISIS DE LA
OFERTA

5 CIERRE DE LA
NEGOCIACION

6. CONTROL DE CAMBIOS

En esta sección se deben detallar la información correspondiente a los cambios subsecuentes


que se hagan a este documento con el fin de rastrear y controlar las modificaciones que se han
realizado

Versión Fecha Cambio realizado

V- 100518 10-Mayo-2018 Instructivo de Gestión de Compras

Firma: Firma: Firma:

Elaboró: NATALIA Revisó: RAMIRO Aprobó: OMAR APRAEZ


FAJARDO BASTIDAS
Cargo: ASESOR
Cargo: JEFE DE Cargo: JEFE DE COMERCIAL
DESPACHOS VENTAS

ENCABEZADO

CÓDIGO:
INSTRUCTIVO DE RECEPCION E EMPOOBAND
INSPECCION DE MATERIAS PRIMAS O 005
VERSIÓN.
25-10-2016
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PÁGINAS:
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6. PROCEDIMIENTO RELACIONADO

Recepción e inspección de materias primas


PROPÓSITO Y ALCANCE
Recepción e inspección de materias primas:
PROPOSITO: es aplicar una forma correcta y segura en cuanto a la recepción e
inspección de materias primas buscando obtener y mantener la mejor calidad de
nuestros productos de aseo.
ALCANCE: mantener siempre la calidad de nuestros productos y servicios,
respetando los debidos procesos de verificación en el momento de la recepción e
inspección de la Materia prima.

7. DEFINICIONES

RECEPCION: acción de recibir


INSPECCION: verificar las características físicas
MATERIA PRIMA: materia que se transforma en un producto
REVISION: análisis de la mercancía
HIGIENE: limpieza o aseo para conservar la salud o prevenir accidentes
8. PASO A PASO

Escriba el paso a paso de la actividad crítica logrando la mayor claridad y


sencillez posible

Dónd Con qué


i Qué se Quién Cómo se Cuándo se Documento/R
e se (máquinas/eq
d hace lo hace hace hace egistro
hace uipos)

1 HIGIENE Funcion Con los Siempre que En el Utensilios de Registro de


DEL ario de implementos se requiera el área aseo limpieza del
AREA servicios proporcionad ingreso de de lugar
generale os para mercancía cargu
s realizar la ey
limpieza desca
rgue
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2 DESCAR Área de De forma En el En el Mano de obra Remisión del


GUE DE oficios ordenada y momento que área y maquinaria y viaje, la factura
LA varios coordinada llegan los de equipo de y el manifiesto
MATERI se evacua la pedidos cargu cargue y de la carga
A PRIMA MP de e y descargue
vehículo que desca
la transporto rgue

3 REVISIO Respons Supervisando En el En el Maquinas factura


N DEL able del que lo que se momento de área verificadoras y
MATERI control solicito es lo la verificación de pesas
AL de que se está del pedido recep
calidad recibiendo y ción
en buenas de MP
condiciones o
en malas
condiciones

4 MATERI Personal Se verifica Luego de la Área Equipo de Formato de


AL de todo el separación de de computo inventario
ACEPTA compras pedido y l la MP se almac
DO que este en acepta y enami
óptimas contabiliza el ento
condiciones material
es el material aceptado
aceptado

5 MATERI Área de Se verifica Luego de la Área Equipo de Formato de


AL Gestión todo el separación de de computo devolución
RECHAZ de pedido y lo la MP se almac
ADO calidad que no este rechaza y se enami
en óptimas devuelve el ento
condiciones material
es el material rechazado
rechazado

9. GRÁFICOS/IMÁGENES/PLANOS/VIDEOS/URL

Ayuda visual/audio/video/Plano/Guía/Especificación(embeba el
Actividad (Id)
documento o coloque la URL)

1 HIGIENE DEL
AREA
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2 DESCARGUE DE
LA MATERIA
PRIMA

3 REVISION DEL
MATERIAL

4 MATERIAL
ACEPTADO

5 MATERIAL
RECHAZADO

7. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Cambio realizado

10_Mayo- Recepción e inspección de materias primas


V- 100518
2018

Firma: Firma: Firma:


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Elaboró: NATALIA Revisó: RAMIRO Aprobó: OMAR APRAEZ


FAJARDO BASTIDAS
Cargo: ASESOR
Cargo: JEFE DE Cargo: JEFE DE COMERCIAL
DESPACHOS VENTAS

CÓDIGO:
EMPOOBANDO
006
1. INSTRUCTIVO ALMACENAMIENTO
VERSIÓN.
25-10-2016
PÁGINAS:
Página 10 de 23

10. PROCEDIMIENTO RELACIONADO

Almacenamiento

11. PROPÓSITO Y ALCANCE

ALMACENAMIENTO
PROPOSITO: Mantener toda la mercancía previamente seleccionada y clasificada
por áreas para una mejor organización y distribución
ALCANCE: garantizar mantener siempre existencia de todos los productos por
medio del manejo de inventario y almacenamiento

12. DEFINICIONES

ALMACENAMIENTO: Guardas de forma ordenada


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DISTRIBUCION: Repartir o llevar la mercancía a distintos lugares, especialmente un


producto a los distintos puntos de venta
INVENTARIO: lista cuantitativa de los productos existentes

13. PASO A PASO

Con qué
i Qué se Cómo se Cuándo se Dónde se Documento/Regi
Quién lo hace (máquinas/equi
d hace hace hace hace stro
pos)

1 RECIBIR SUPERVISOR VERIFICA Luego de la Bodega Equipo de Factura de


DE COMPRAS QUE mercancía principal computo compra
TODOS haya
LOS pasado por
PRODUCT el proceso
OS ESTEN de
EN recepción
OPTIMAS
CONDICI
ONES Y
COMPLET
OS

2 DISTRIBUI JEFE DE Separa En el Bodega montacargas Lista de chequeo


R ALMACENAMI por momento principal
ENTO categoría de separar
s la la
mercancí mercancía
a por
categorías

3 INVENTA AREA Pasan un Cuando Área Equipo de inventario


RIAR CONTABLE reporte al está administr computo
área de plenament ativa
contabilid e contada y
ad para verificada la
ingresar mercancía
todos los
producto
s en el
sistema

4 ALMACEN ALMACENISTA Se En el Almacén montacargas Lista de


AR almacena momento general almacenamiento
teniendo de ubicar la por areas
en cuenta mercancía
como se en su punto
encuentr de
a almacenam
distribuid iento
o el
almacén
y en qué
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lugar
debe de
ir cada
producto

Escriba el paso a paso de la actividad crítica logrando la mayor claridad y sencillez posible
(Inserte más filas si es necesario)

14. GRÁFICOS/IMÁGENES/PLANOS/VIDEOS/URL

Inserte aquí la ayuda visual que considere necesario para alguna actividad de las
descritas en el punto anterior, con el fin de complementarla. Puede insertar una
imagen, un enlace de un archivo de audio, video, para un plano, un documento
compartido, etc., que esté controlado y permita la ilustración de la actividad

Ayuda visual/audio/video/Plano/Guía/Especificación(embeba el
Actividad (Id)
documento o coloque la URL)

1. RECIBIR

2. DISTRIBUIR

3. INVENTARIA
R
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4. ALMACENA
R

8. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Cambio realizado

V-200518 20-MAYO-2018 ALMACENAMIENTO

ENCABEZADO

CÓDIGO:
EMPOOBANDO
007
1. INSTRUCTIVO PREPARACION DEL PEDIDO
VERSIÓN.
25-10-2016
PÁGINAS:
Página 13 de 23

Firma: Firma: Firma:

Elaboró: NATALIA Revisó: RAMIRO Aprobó: OMAR APRAEZ


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Cargo: ASESOR
Cargo: JEFE DE Cargo: JEFE DE COMERCIAL
DESPACHOS VENTAS

15. PROCEDIMIENTO RELACIONADO

Preparación del pedido


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PROPÓSITO Y ALCANCE
PREPARACION DEL PEDIDO
PROPOSITO: Estar preparados con suficiente tiempo para la entrega de los
pedidos ultimando todos los detalles
ALCANCE: preparar el pedido, verificar el pedido preparado posteriormente y
distribuir el pedido

16. DEFINICIONES

Las definiciones son los términos o glosario donde se da significado a los términos o
conceptos claves que se presentaran dentro de este instructivo.
PREPARACION: tener todo el pedido organizado con antelación
PEDIDO: encargo realizado por el cliente
DISTRIBUCION: repartir los pedidos realizados por los clientes.

17. PASO A PASO

Escriba el paso a paso de la actividad crítica logrando la mayor claridad y


sencillez posible

Cuándo Con qué


i Qué se Quién lo Cómo se Dónde Documento/Re
se (máquinas/equ
d hace hace hace se hace gistro
hace ipos)

PREPARA ALMACENI Separa Cuando Almacén Equipo de pedido


CION DEL STA según la los General cómputo y
PEDIDO lista cada clientes montacargas
artículo solicitan
solicitado pedidos

EMPAQUE AREA DE Empaca Luego Área de manual Lista de


DEL DESPACH todo el de despach chequeo
PEDIDO OS pedido recibir os
de tal la orden
forma del
que pedido
llegue en con los
optimas artículo
condicion s por
es parte
del
almacé
n

VERIFICAC SUPERVIS Según la Luego Área de manual Lista de


ION DEL OR DE lista se de despach
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PEDIDO DESPACH chequea recibir os chequeo


OS por el
segunda pedido
vez para empaca
evitar do pero
faltantes, sin
sobrante sellar
s o fallas
en los
producto
s

DISTRIBUC AREA DE Se recibe Cuando Área de motocicleta manifiesto


ION DEL MENSAJE un la mensaje
PEDIDO RIA manifiest mercan ría
o con el cía ya
pedido está
en el lista
cual para ser
contiene entrega
una da al
dirección cliente
donde
debe
llegar el
pedido

18. GRÁFICOS/IMÁGENES/PLANOS/VIDEOS/URL

Inserte aquí la ayuda visual que considere necesario para alguna actividad de las
descritas en el punto anterior, con el fin de complementarla. Puede insertar una
imagen, un enlace de un archivo de audio, video, para un plano, un documento
compartido, etc., que esté controlado y permita la ilustración de la actividad

Ayuda
Actividad (Id) visual/audio/video/Plano/Guía/Especificación(embeb
a el documento o coloque la URL)

1.PREPARACION DEL
PEDIDO

2.EMPAQUE DEL PEDIDO


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3.VERIFICACION DEL
PEDIDO

4.DISTRIBUCION DEL
PEDIDO

9. CONTROL DE CAMBIOS

En esta sección se deben detallar la información correspondiente a los cambios


subsecuentes que se hagan a este documento con el fin de rastrear y controlar las
modificaciones que se han realizado

Versión Fecha Cambio realizado

V-220518 22- MAYO-2018 PREPARACION DEL PEDIDO

ENCABEZADO

CÓDIGO:
EMPOOBANDO
008
INSTRUCTIVO DE ATENCION AL CLIENTE Y
VERSIÓN.
VENTAS
25-10-2016
PÁGINAS:
Página 16 de 23

Firma: Firma: Firma:

Elaboró: NATALIA Revisó: RAMIRO Aprobó: OMAR APRAEZ


FAJARDO BASTIDAS
Cargo: ASESOR
Cargo: JEFE DE Cargo: JEFE DE COMERCIAL
DESPACHOS VENTAS
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19. PROCEDIMIENTO RELACIONADO

ATENCION AL CLIENTE

20. PROPÓSITO Y ALCANCE

ATENCION AL CLIENTE Y VENTAS


PROPOSITO: Brindar atención personalizada y de excelente calidad a todos los
clientes ya que de esta manera se obtendrán más referidos de su parte y se lograra
el incremento de las ventas
ALCANCE: mantener productos de aseo de excelente calidad y a muy buenos
precios
21. DEFINICIONES

CLIENTE: personal que compra la mercancía y se le presta un servicio


VENTAS: comercialización de productos

ATENCION: acto por medio del cual se presta un mejor servicio

CALIDAD: Quién
productos
lo enCómo
muy buen
se estado
Cuándoy se
precioDónde se Con qué
Documento/
ID Qué se hace (máquinas/e
hace hace hace hace Registro
quipos)
En el En las
Reciben por
22. PASO A PASO parte del momento instalacione
que el s de la
RECEPCION VENDEDOR cliente el
cliente lo empresa o tablet registro
Escriba
DEL PEDIDO ES el paso a paso de la actividad
pedido crítica logrando
solicite sea en el
la mayor claridad y
sencillez posible solicitado y telefónico o domicilio
toman nota
presencial del cliente
Cuando ya
se tiene el
Reciben el En el área
PREPARACI pedido Montacarga
ALMACENIS pedido y lo de Registro del
ON DEL completo s o personal
TA alistan y almacenami pedido
PEDIDO por parte del almacén
despachan ento
del cliente y
lo alistan
Reciben por En las
parte del Luego de instalacione
Motocicleta Firma del
almacenista tenerlo s de la
ENTREGA VENDEDOR o original y
el pedido y completam empresa o
DEL PEDIDO ES personalme copia de la
se lo ente listo y en el
nte factura
entregan al verificado domicilio
cliente del cliente
Este es el
ultimo
proceso en
el que el
Califica por cliente En las
Formato
medio de antes de ser instalacione
CALIFICACI destinado
un formato totalmente s de la
ON DEL CLIENTE Tablet para la
dispuesto el despachado empresa o
SERVICIO calificación
servicio que manifiesta en el
del servicio
le prestaron por escrito domicilio
como le
pareció el
servicio que
le prestaron
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(Inserte más filas si es necesario)


23. GRÁFICOS/IMÁGENES/PLANOS/VIDEOS/URL

Ayuda visual/audio/video/Plano/Guía/Especificación(embeba el
Actividad (Id)
documento o coloque la URL)

1.VENDEDORES

RECEPCION DEL
PEDIDO

PREPARACION
DEL PEDIDO

ENTREGA DEL
PEDIDO
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CALIFICACION
DEL SERVICIO

10. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Cambio realizado

24-Mayo- ATENCION AL CLIENTE Y VENTAS


V-24052018
2018

Actividad 6: Para cada uno de los cinco (5) instructivos desarrollados en el punto
anterior, deben identificar las variables o atributos más importante de la actividad
crítica y para cada una de estas, elabore un formato, en el que se registrará la
información de control de la actividad. El formato debe tener datos, los cuales debe
suponer. Deben entregar cinco (5) formatos diligenciados (registros)

VARIABLE O ATRIBUTO DE LA ACTIVIDAD CRITICA


PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD VARIABLE O CONTROL DE LA
CRITICA ATRIBUTOS ACTIVIDAD
Gestión de La negociación Variable: Negociar buenos precios a
Compras Precios y la complejidad del
Análisis de la mercado actual, para
oferta obtener posterior ganancia
a cada una de las
solicitudes, trazabilidad de
los productos y legalidad
de los mismos, mantener
los archivos históricos de
cada una de las
transacciones y
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negociaciones cerradas
con los proveedores u
otros.

VARIABLE O ATRIBUTO DE LA ACTIVIDAD CRITICA


PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD VARIABLE O CONTROL DE LA
CRITICA ATRIBUTOS ACTIVIDAD
Recepción e Estado del Atributo: la La materia prima con
Inspección de producto escogencia de ciertas características de
materia prima la materia durabilidad, utilidad,
prima optima resistencia y
perdurabilidad con
garantías y un filtro para el
cumplimiento de todas las
variables, la solicitud de la
hoja de datos y hojas de
seguridad sí es posible
para su verificación y
aceptación, ya que
afectaría una mal
escogencia para las
ventas y negociaciones
posteriores.

VARIABLE O ATRIBUTO DE LA ACTIVIDAD CRITICA


PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD VARIABLE O CONTROL DE LA ACTIVIDAD
CRITICA ATRIBUTOS
Almacenamiento Mantener los Variable: La El lugar destinado al
productos de temperatura, almacenamiento con un control de
aseo en humedad, ambiente que garantice el buen
buenas condiciones de estado de los productos que
condiciones los casilleros de queden en cuarentena, archivados
almacenamiento o a la espera de entrega a los
clientes, protección a los estantes
para evitar caídas accidentales,
estantes adecuados en dimensión
y funcionalidad, para que éstos
conserven su estado original y se
cumpla en calidad del producto,
empaquetamiento, seguridad y
conservación adecuada.
Diligenciar un formato de valores
mínimos y máximos del ambiente
para el monitoreo, partiendo de los
datos suministrados por cada uno
de los productos que se manejan y
un estándar de esas mediciones,
así garantizar un registro del
cumplimiento de las condiciones
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ante el control de calidad.

VARIABLE O ATRIBUTO DE LA ACTIVIDAD CRITICA


PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD VARIABLE O CONTROL DE LA
CRITICA ATRIBUTOS ACTIVIDAD
Preparación del Entregar Atributo: Desde el
pedido pedidos Personal empaquetamiento hasta la
equivocados idóneo entrega, se cumplan con
los estándares de calidad
que involucren a cada uno
de los productos en
específico, el buen estado
del embalaje y el personal
capacitado para el
cumplimiento de sus
funciones, la
transportación adecuada y
entrega segura.

VARIABLE O ATRIBUTO DE LA ACTIVIDA CRITICA


PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD VARIABLE O CONTROL DE LA
CRITICA ATRIBUTOS ACTIVIDAD
PENDIENTE POR
ACTIVIDAD 5

REGISTROS: Formatos diligenciados con el registro de datos de control


de las actividades críticas y con datos supuestos
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CONCLUSIONES

A cerca del manual de procedimientos, su utilidad e importancia para el cumplimiento


de una serie de ítems que interactúan entre sí, ya que es una forma especificada de
llevar a cabo una actividad o un proceso y así asegurar un estándar apropiado para
operar o desarrollar dicha actividad o proceso.

- Cuando una actividad tiene un nivel de complejidad varía en función de los riesgos
que se asocian a ella, dentro de la gama de riesgos pueden ser de diferentes tipos;
tales como laborales, salud, seguridad, riesgo de tipo operativo. Cualquiera que sea el
caso, la organización debe determinar, proporcionar y mantener el ambiente necesario
para la operación de sus procesos, entre otros ítems de cumplimiento establecidos por
la norma ISO 9001:2015.
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REFERENCIAS

López, F. (2004).  ISO 9000  y la planificación de la calidad. Bogotá, Colombia:


ICONTEC

www.google.com.co

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