ALCALDIA DE POPAYAN P-DPE-PD-01

FORMULACION Y APROBACION DEL PLAN DE Versión:02

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1. OBJETIVO.

Determinar las directrices para la formulación, elaboración y aprobación del Plan de Desarrollo del
Municipio de Popayán.

2. RESPONSABLE.

Es responsabilidad del jefe de la oficina asesora de Planeación, la adecuada aplicación de este

procedimiento, con la participación de todas las unidades administrativas y entes descentralizados.

3. ALCANCE.

Inicia desde el diagnóstico para la formulación del Plan de Desarrollo procesamiento, consolidación
y divulgación de la información municipal hasta la Divulgación y socialización del Plan de Desarrollo
entre los responsables de la ejecución, seguimiento y evaluación, como de los actores públicos,
privados y comunidad en general.

4. DEFINICIONES Y TÉRMINOS:

Plan de Desarrollo: Es un instrumento de planificación y gestión que promueve el desarrollo

integral del territorio, para atender las necesidades insatisfechas de la población y para mejorar la
calidad de vida de todos los ciudadanos. Los planes de desarrollo de las entidades territoriales
estarán conformados por una parte estratégica (programas, proyectos, metas) y un plan de
inversiones a mediano y corto plazo, en los términos y condiciones que de manera general
reglamenten las Asambleas Departamentales y los Concejos Municipales según la Ley 152 de
1994

BPIN: Banco de proyectos de inversión nacional

Diagnóstico: Evaluación de las situación real de la sociedad en la que se desarrollaran

las actividades propias de este Plan de desarrollo, con lo que se busca establecer cuáles serán
las acciones a tomar en torno a cada una de éstas.

Plan Plurianual de Inversiones: Es el instrumento base de la inversión anual en el cual se

relacionan los proyectos de inversión clasificados por sectores, unidades administrativas y
programas.

Programa: Conjunto organizado de proyectos orientados a la consecución de un objetivo común,

apuntando a la solución de un problema o la satisfacción de una necesidad de la población.

Proyecto: Es un propósito planificado consistente en un conjunto de actividades interrelacionadas

y coordinadas con el fin de alcanzar un objetivo específico y concreto dentro de los límites de un
presupuesto y un tiempo determinado. Su formulación está orientada a la ejecución de actividades.
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Plan indicativo: Es un instrumento que permite establecer los compromisos de la administración

municipal, a nivel de programas, subprogramas y proyectos, aportándoles las metas específicas
tanto de producto como de resultado, y así lograr estimar los avances y resultados de eficacia en
la gestión.

5. ASPECTOS GENERALES:

Los principios generales que rigen las actuaciones de las autoridades territoriales en
materia de planeación son:

a) Autonomía. La Nación y las entidades territoriales ejercerán libremente sus

funciones en materia de planificación con estricta sujeción a las atribuciones que a cada
una de ellas se les haya específicamente asignado en la Constitución y la ley, así como
a las disposiciones y principios contenidos en la presente Ley orgánica;
b) ordenación de competencias. En el contenido de los planes de desarrollo se
tendrán en cuenta, para efectos del ejercicio de las respectivas competencias, la
observancia de los criterios de concurrencia, complementariedad y subsidiariedad.
c) Coordinación. Las autoridades de planeación del orden nacional, regional y de las
entidades territoriales, deberán garantizar que exista la debida armonía y coherencia
entre las actividades que realicen a su interior y en relación con las demás instancias
territoriales, para efectos de la formulación, ejecución y evaluación de sus planes de
desarrollo.
d) Consistencia. Con el fin de asegurar la estabilidad macroeconómica y financiera, los
planes de gasto derivados de los planes de desarrollo deberán ser consistentes con las
proyecciones de ingresos y de financiación, de acuerdo con las restricciones del
programa financiero del sector público y de la programación financiera para toda la
economía que sea congruente con dicha estabilidad;
e) Prioridad del gasto público social. Para asegurar la consolidación progresiva del
bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la población, en la
elaboración, aprobación y ejecución de los planes de desarrollo de la Nación y de las
entidades territoriales se deberá tener como criterio especial en la distribución territorial
del gasto público el número de personas con necesidades básicas insatisfechas, la
población y la eficiencia fiscal y administrativa, y que el gasto público social tenga
prioridad sobre cualquier otra asignación;
t) Continuidad. Con el fin de asegurar la real ejecución de los planes, programas y
proyectos que se incluyan en los planes de desarrollo nacionales y de las entidades
territoriales, las respectivas autoridades de planeación propenderán porque aquéllos
tengan cabal culminación.
g) Participación. Durante el proceso de discusión de los planes de desarrollo, las
autoridades de planeación velarán porque se hagan efectivos los procedimientos de
participación ciudadana previstos en la presente Ley.
h) Sustentabilidad Ambiental. Para posibilitar un desarrollo socio-económico en
armonía con el medio natural, los planes de desarrollo deberán considerar en sus
estrategias, programas y proyectos, criterios que les permitan estimar los costos y
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beneficios ambientales para definir las acciones que garanticen a las actuales y futuras
generaciones una adecuada oferta ambiental.
i) Desarrollo armónico de las regiones. Los planes de desarrollo propenderán por la
distribución equitativa de las oportunidades y beneficios como factores básicos de
desarrollo de las regiones.
j) Proceso de planeación. El plan de desarrollo establecerá los elementos básicos que
comprendan la planificación como una actividad continua, teniendo en cuenta la
formulación, aprobación, ejecución, seguimiento y evaluación.
k) Eficiencia. Para el desarrollo de los lineamientos del plan y en cumplimiento de los
planes de acción se deberá optimizar el uso de los recursos financieros, humanos y
técnicos necesarios, teniendo en cuenta que la relación entre los beneficios y costos
que genere sea positiva.
l) Viabilidad. Las estrategias programas y proyectos del plan de desarrollo deben ser
factibles de realizar, según, las metas propuestas y el tiempo disponible para
alcanzarlas, teniendo en cuenta la capacidad de administración, ejecución y los recursos
financieros a los que es posible acceder.
m) Coherencia. Los programas y proyectos del plan de desarrollo deben tener una
relación efectiva con las estrategias y objetivos establecidos en éste.
n) Conformación de los planes de desarrollo. De conformidad con lo dispuesto en el
artículo 339 de la Constitución Nacional, los planes de desarrollo de los niveles nacional
y territorial estarán conformado por una parte general de carácter estratégico y por un
plan de inversiones de carácter operativo. Para efectos de la elaboración de los planes
de inversión y con el propósito de garantizar coherencia y complementariedad en su
elaboración, la Nación y las entidades territoriales deberán en mantener actualizados
bancos de programas y de proyectos.

ELABORACIÓN REVISION APROBACION

_______________________________ ______________________________ ______________________________

Carlos Andrés Muñoz Henry Mesa Verónica Torres Gallego
PROFESIONAL UNIVERSITARIO PROFESIONAL CONTRATISTA OFINA JEFE OFICINA ASESORA DE
S.I.G.M.C DE PLANEACION PLANEACION
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6. DESCRIPCIÓN.

No Actividad DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

Una vez elegido el Alcalde, todas las unidades administrativas

de la alcaldía municipal y en particular la oficina asesora de
Elaborar los diagnósticos Planeación, le prestarán a él y al equipo de trabajo que él Secretarios y Jefes de
Diagnóstico o
1 para la Formulación del designe para el efecto, el apoyo administrativo, técnico y de Oficinas Asesoras del
Informes.
Plan de Desarrollo. información que sea necesario para que adelante las gestiones Municipio de Popayán.
indispensables para definir la metodología de trabajo e iniciar el
proceso de formulación del plan de desarrollo antes del 31 de
diciembre del último año del período de Gobierno.
Conformar un Equipo
interdisciplinario de la
Oficina Asesora de Asignar servidores públicos de nivel profesional para coordinar Oficio o Circular
Planeación para liderar y la elaboración del Plan de Desarrollo, en enero del primer año Jefe Oficina Asesora de para conformar el
2
Coordinar la formulación de gobierno. Planeación. Equipo de trabajo.
del Plan de Desarrollo
Municipal.

Con las directrices emitidas por el Alcalde, el jefe de la oficina

Definir la Metodología Metodología y
asesora de Planeación Municipal establece la metodología y el Jefe Oficina Asesora de
acorde a las directrices del Cronograma para
3 cronograma para la elaboración del Plan de Desarrollo y la Planeación y Equipo de
D.N.P. y el cronograma. la Formulación del
presenta al Consejo de Gobierno a más tardar la primera Trabajo.
Plan de Desarrollo.
semana del mes de febrero del primer año de gobierno.

De acuerdo con la metodología definida y por solicitud del jefe

de la oficina asesora de planeación, los secretarios de despacho Oficio Designando
Conformar Equipos de Secretarios de
y jefes de oficinas asesoras, designan los servidores públicos de Profesionales de
4 Trabajo y asignar las Despacho y Jefes de
cada unidad Administrativa encargados de participar como Cada Unidad
responsabilidades. Oficinas Asesoras.
enlaces con el equipo de trabajo líder de la oficina asesora Administrativa.
Planeación, para elaborar el plan de desarrollo en el partir del
mes de enero del primer año de gobierno.

Socializar con los Equipos En febrero del primer año de gobierno, el equipo líder de la F-GTH-ATH -03
Jefe oficina Asesora y
de trabajo la Metodología oficina de Planeación socializa la metodología para nivelar Listado de
5 Equipo líder de la Oficina
definida para la formulación conceptualmente a todos los integrantes del grupo de trabajo Asistencia a
Asesora de Planeación.
del Plan de Desarrollo. para la formulación del Plan de Desarrollo. Reunión.

Publicación en
En enero del primer año de gobierno se realiza la convocatoria
Medios de
Renovar el Consejo a través de medios masivos de comunicación, para la Alcalde y Jefe Oficina
6 Comunicación
Territorial de Planeación. presentación de ternas antes del 8 de febrero, por parte de los Asesora de Planeación.
locales - Acto
diferentes gremios, organizaciones y entidades. La elección se
administrativo.
realiza mediante acto administrativo antes del 28 de febrero.
Analizan el informe de empalme, los diagnósticos e información
sectorial y poblacional, los programas de gobierno del alcalde, el
Plan Nacional de Desarrollo, las políticas públicas, las políticas
sectoriales, los planes estratégicos, los indicadores, Jefe de la Oficina
municipales, el Sistema Integrado de Gestión S.I.G. de la Asesora de Planeación y
Definir y Priorizar los
entidad, el inventario de proyectos, la evaluación del plan de Equipo de trabajo líder y Informe Problemas
7 problemas a intervenir en el
desarrollo municipal anterior, etc., para priorizar y concertar con el Equipo trabajo de las Priorizados.
Plan de Desarrollo.
los diferentes actores los problemas a intervenir, sus causas y Demás Unidades
manifestaciones, los cuales serán analizados y validados con el Administrativas.
equipo líder de la oficina asesora de Planeación, antes de ser
presentados y aprobados por el Consejo de Gobierno.

Se presenta el informe para aprobación ante el Consejo de

Gobierno, los problemas priorizados a intervenir en el Plan de Acta del Consejo
Aprobar los problemas Jefe Oficina asesora De
8 Desarrollo. Si se aprueban, se continúa con el proceso, en caso de Gobierno.
priorizados. Planeación.
contrario se devuelve al paso 7 para corrección.

Con base en el Marco Fiscal de Mediano y Largo Plazo y la
Definir Techos proyección de los recursos financieros a cuatro años, se definen Especializado de la
9 presupuestales para el Plan los techos presupuestales por fuente de financiación y por Secretaría de Hacienda -
de Desarrollo secretaria o unidad administrativa, para la programación de los Jefe Oficina Asesora de
recursos del Plan de Desarrollo.
Definir el componente
10 estratégico del Plan de
Desarrollo.
Consolidar el componente
11 estratégico del Plan de
Desarrollo.
Estimar costos del Plan de
12
Desarrollo.
Consolidar la Matriz del
Plan Plurianual o de
13 Inversiones y plan
indicativo del Plan de
Desarrollo.
Presentar el proyecto del
Plan de Desarrollo al
14
Consejo de Gobierno.
Enviar el proyecto del Plan
de Desarrollo a las
Corporaciones Autónomas
Regionales o de desarrollo
15
sostenible o Autoridades
Ambientales con
jurisdicción en el Municipio.
Presentar el proyecto del
Plan de Desarrollo al
16 Consejo territorial de
Planeación.
Apoyar al Consejo
17
Territorial de Planeación.
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Secretario, Profesional
Informe de Techos
Presupuestales.
Planeación
De acuerdo con la metodología, los problemas priorizados, el
Jefe y Equipo líder
análisis de la información y los techos presupuestales, los Documentos
Oficina Asesora de
equipos de trabajo definen los programas, las metas de preliminares del
Planeación y Grupos de
producto, concretan las metas de resultado y elaboran los componente
trabajo de cada Unidad
documentos preliminares del componente estratégico del Plan estratégico del Plan
Administrativa y entes
de Desarrollo para enviar al grupo líder de la Oficina Asesora de de Desarrollo.
descentralizados
Planeación
Jefe y Equipo líder
Borrador
Oficina Asesora de
Analizan y validan los informes preliminares de los grupos de consolidado del
Planeación y grupos de
trabajo y consolida el componente estratégico del Plan de componente
trabajo de las Unidades
Desarrollo. estratégico del Plan
Administrativas y entes
de Desarrollo
descentralizados.
Con base en la propuesta de techos presupuestales según las
diferentes fuentes de financiación, en la estimación de los Jefe Planeación, Equipo
Documento
recursos de gestión y en el componente estratégico del Plan, Se de trabajo líder y Grupos
preliminar del Plan
realiza el presupuesto de los recursos necesarios para la de trabajo de cada
Plurianual de
ejecución del Plan en los 4 años y elaboran documentos Unidad Administrativa y
Inversiones.
preliminares del Plan Plurianual de Inversiones para enviar al entes Descentralizados.
grupo líder de la Oficina Asesora de Planeación.
Borrador
Analiza y valida los informes preliminares del Plan Plurianual de consolidado de la
Jefe y equipo líder de la
Inversiones presentados por los grupos de trabajo, y consolida Matriz del Plan
oficina Asesora de
la Matriz del Plan Plurianual de Inversiones del Plan de Plurianual de
Planeación.
Desarrollo. Inversiones del
Plan de Desarrollo.
Presenta antes del 20 de febrero el borrador del Plan de
Jefe Oficina Asesora de Proyecto Plan de
Desarrollo al Consejo de Gobierno para su análisis y ajustes. Si
Planeación. Desarrollo.
se presentan observaciones, la oficina asesora de planeación les
remite a los respectivos equipos de trabajo para que realicen las
modificaciones necesarias.
Envía antes del 01 de marzo el proyecto del Plan de Desarrollo Oficio.
Jefe Oficina asesora de
a las corporaciones autónomas regionales o de desarrollo
planeación.
sostenible o Autoridades Ambientales con jurisdicción en el
municipio para que emitan el concepto sobre la armonización del
Plan con la gestión ambiental.
Presentar en el mes de marzo del primer año de Gobierno al
Consejo Territorial de Planeación, el proyecto para su concepto. Alcalde y Jefe Oficina
Oficio Remisorio.
Copia del documento, se envía Al consejo Municipal de Asesora de Planeación.
Popayán.
Suministrar apoyo técnico, logístico y administrativo al Consejo Jefe Oficina asesora de
No aplica
Territorial de Planeación para el cumplimiento de sus funciones. Planeación.

Analizar el proyecto del
Plan de Desarrollo con el
18
Consejo territorial de
Planeación-CTP.
Socializar con la
19 Comunidad el Proyecto de
Plan desarrollo.
Ajustar el proyecto del
Plan de Desarrollo con el
20
consejo territorial de
planeación.
Elaborar y Presentar
21 proyecto de Acuerdo del
P.D. al consejo municipal.
Ajustar y analizar el
proyecto del Plan de
22 Desarrollo bajo las
recomendaciones del
Consejo Municipal
Aprobar el Plan de
23 Desarrollo.
Publicar el Plan de
24
Desarrollo
Divulgar y socializar el Plan
de Desarrollo entre los
25 responsables de la
ejecución, seguimiento y
evaluación
26 Modificar el Plan de
Desarrollo
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Se analizan con el CTP el proyecto del Plan de desarrollo y se Alcalde, Jefes de
define el proceso de participación ciudadana a realizar por el Oficinas, Secretarios y Acta o Informe
Consejo Territorial de Planeación, durante el mes de marzo del Gerentes Entidades (Concepto)
primer año de Gobierno. Descentralizadas. CTP.
Se realiza una convocatoria a la ciudadanía para la socialización Jefe Oficina Asesora de
del Plan de Desarrollo con los diferentes actores de la Planeación Equipo de Oficio o
comunidad que intervienen en la ejecución y desarrollo del Trabajo y el Consejo Convocatoria.
mismo. Territorial de Planeación.
Analizan el concepto y las recomendaciones del Consejo
Territorial de Planeación, la comunidad y de las Corporaciones Jefe oficina Asesora de
Documento del
Autónomas Regionales o de Desarrollo Sostenible o Autoridades planeación y Grupo Líder
Plan de Desarrollo
Ambientales, que deben ser entregadas antes del 30 de marzo, y equipos de trabajo.
ajustado
y en lo pertinente y posible, se ajusta el proyecto del plan de
desarrollo, Durante el mes de abril del primer año de Gobierno.
Se elabora el proyecto de Acuerdo y se remite al Jefe de la
Jefe Oficina asesora de
Oficina Asesora jurídica para su revisión, legalización y posterior Proyecto de
Planeación, Jefe Oficina
radicación en el consejo municipal de Popayán, antes del 1º de Acuerdo.
Jurídica.
mayo del primer año de Gobierno.
De acuerdo a las instrucciones del Alcalde respecto a las
recomendaciones de la Comisión del Plan de desarrollo del Jefe Oficina Asesora de
Proyecto de
Consejo Municipal de Popayán, Se ajusta el proyecto de planeación Y Grupo de
Acuerdo Ajustado.
Acuerdo del Plan desarrollo y se remite nuevamente al consejo trabajo líder.
municipal para su debate y aprobación.
Corresponde al consejo Municipal la aprobación del Plan de
Consejo Municipal o Acuerdo o
Desarrollo antes del 31 de mayo. En caso contrario, el Alcalde lo
Alcalde Decreto
adopta mediante Decreto.
Una vez aprobado el Plan de Desarrollo mediante Acuerdo o por
Jefe Oficina Asesora de Documento del
Decreto, el jefe de la oficina asesora de planeación coordina su
Planeación. Plan de Desarrollo
publicación con la oficina de Prensa de la Entidad.
Se socializa y divulga el Plan de Desarrollo en consejo de
gobierno con los secretarios y jefes de unidades Administrativas Jefe Oficina Asesora y
Acta consejo de
así como con gerentes de entes descentralizados del municipio Grupo Líder de
Gobierno.
y actores del desarrollo, organizaciones y comunidad Planeación.
involucrados en su ejecución.
Por circunstancias muy especiales y suficientemente Concepto de la
justificadas, los organismos pueden solicitar al jefe de la oficina comisión del plan
asesora de planeación modificaciones al plan de desarrollo. Si el de desarrollo del
Jefe Oficina Asesora de
jefe oficina asesora de planeación emite concepto favorable, se consejo municipal
Planeación
envía la solicitud a la comisión del plan de desarrollo del consejo sobre cambios en
municipal de Popayán, solicitud que debe seguir lo establecido el plan de
en la actividad 21 y siguientes de este procedimiento. desarrollo
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7. FLUJOGRAMA.
9. Definir Techos presupuestales 18. Analizar el proyecto del
INICIO para el Plan de Desarrollo Plan de Desarrollo con el
1. Elaborar diagnósticos para Consejo territorial de
la formulación del Plan de Planeación (CTP)
Desarrollo.
10. Definir el componente
estratégico del Plan de 19. Socializar con la
Desarrollo Comunidad el Proyecto de Plan
2. Conformar un grupo desarrollo.
interdisciplinario liderado por
Oficina Asesora de Planeación 20. Ajustar el proyecto del Plan
11. Consolidar el Componente
para coordinar la formulación de Desarrollo con el consejo
estratégico del Plan de
del Plan de Desarrollo territorial de planeación.
Desarrollo.
Municipal.

12. Estimar costos del Plan de

3. Definir la metodología y el 21. Elaborar y Presentar
Desarrollo.
cronograma según directrices proyecto de Acuerdo del Plan
del DNP. de Desarrollo al concejo
municipal.
13. Consolidar la Matriz del Plan
Plurianual o de Inversiones y
plan indicativo del Plan de 22. Ajustar y analizar el
4. Definir los equipos de Desarrollo. proyecto del Plan de
trabajo y asignar las Desarrollo bajo las
responsabilidades. recomendaciones del Consejo
Municipal.
14. Presentar el proyecto del
Plan de Desarrollo al Consejo de
Gobierno. 23. Aprobar el Plan de
5 Socializar con los equipos de
Desarrollo.
trabajo la metodología definida
para la formulación del Plan de
Desarrollo.
15. Enviar el proyecto del Plan de
Desarrollo a las Corporaciones
Autónomas Regionales o de 24. Publicar el Plan de
desarrollo sostenible o Desarrollo
Autoridades ambientales con
6. Renovar el Consejo
jurisdicción en el Municipio.
Territorial de Planeación.

25. Divulgar y Socializar el

16. Presentar el proyecto del Plan de Desarrollo entre los
7. Definir y priorizar los Plan de Desarrollo al Consejo responsables de la ejecución,
problemas a intervenir en el territorial de Planeación seguimiento y evaluación.
Plan de Desarrollo.

FIN
8. Aprobar los problemas 17. Apoyar al Consejo Territorial
priorizados. de Planeación. 26. Modificar el Plan de
Desarrollo.
8. ANEXOS.
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8. ANEXOS

 Constitución Nacional (Artículos 300, 313, 318, 325, 330, Capítulo II a partir
del Artículo 339).

 Ley 152 de 1994 "por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de
Desarrollo."

 Plan Nacional de Desarrollo del período vigente.

 Plan Municipal de Desarrollo del periodo vigente.

 Decreto 1865 de 1994."Por el cual se regulan los planes regionales

ambientales de las Corporaciones"

 Programa de gobierno del alcalde electo.

 Decreto 1200 del 20 de abril de 2004 "Por el cual se determinan los

instrumentos de Planificación Ambiental y se adoptan otras disposiciones"

9. CONTROL DE CAMBIOS.

Versión Fecha de Descripción del cambio

aprobación

00 04 / 05 / 2009 Se crean los procedimientos formulación del plan de

desarrollo y preparación del proyecto plan de desarrollo.

01 04 / 05 / 2009 Se crean los procedimientos elaboración del plan de

desarrollo

02 09 / 10 / 2015 Se actualiza el procedimiento conforme a la nueva

codificación del S.I.G.M.C., y a la realidad operacional de la
entidad. Se incorpora en el procedimiento (P-DPE-PD-01),
los tres procedimientos que existían anteriormente
(P-DPE-190-1, P-DPE-190-02 y P-DPE-190-04),
formulación, preparación y elaboración del plan de desarrollo
respectivamente. Se establece el responsable de la
ejecución del procedimiento.