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CÓDIGO:
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PROCEDIMIENTO: VENTAS DE CONTADO CLIENTES PUNTO DE VENTA

DEFINICION

Se refiere al procedimiento a seguir en el proceso de Ventas de Contado a clientes en el Punto de Venta.

CEDI: CENTRO DISTRIBUCION AGROCAMPO – SEDE PORTOS 80

OBJETIVO
Establecer los responsable y actividades para llevar a cabo el proceso de Ventas de Contado para garantizar a los
clientes un excelente servicio.

NORMAS

1. Es responsabilidad de los Asesores Comerciales Senior y Junior del Punto de Venta atender y brindar la
información requerida por el cliente sobre los productos que necesite, con sus respectivos precios.
2. Es responsabilidad de los Asesores Comerciales Senior y Junior del Punto de Venta CONFIRMAR las órdenes de
venta elaboradas TIPO 05 y dejarlas en estado 45.
3. Es responsabilidad de los Asesores Comerciales Senior y Junior del Punto de Venta ELABORAR las órdenes de
venta TIPO 01 o FD (Ordenes de Venta Contado) y coordinar la forma de pago con el cliente.

a. Este tipo de órdenes quedarán retenidas automáticamente por el sistema en estado 10,
hasta su verificación de pago por parte de la Auxiliar de Devoluciones.

4. Es responsabilidad de la Auxiliar de Devoluciones pasar a estado 20 y 30 las órdenes de venta de contado,

previa verificación del pago por parte del cliente.
5. Es responsabilidad de los Asesores Comerciales Senior y Junior del Punto de Venta que las órdenes de venta
Tipo 01 que se encuentren en estado 30 no se les adicionen ítems, ni se modifiquen ya que en este estado las
órdenes ya se encontrarán en proceso de alistamiento en Bodega3.

6. La venta de vacunas se hace únicamente por cuenta y riesgo del cliente ya que NO se admiten devoluciones
de biológicos (vacunas), por lo cual se debe tener en cuenta las siguientes normas:

a. El valor del material de empaque (NEVERA + GEL) será cobrado al cliente.

b. No se aceptará el retorno de las mismas por parte del cliente para ser cruzadas con
nota crédito, simplemente se vende.

c. No se debe despachar vacunas después del miércoles de cada semana.

d. Solo se despacharán vacunas cuando el asesor comercial se hace responsable del envió de esta y
del recibo por parte del cliente y anexe el formato de AUTORIZACIÓN correspondiente al
despacho de vacunas, de lo contrario no se dará tramite al despacho del pedido.

e. Las vacunas vendidas durante la semana de martes de locura o eventos especiales, serán
despachadas la semana inmediatamente después del evento.

f. Cada orden de venta de vacunas debe ir con su respectivo ítem de despacho (NEVERA + GEL), si
la orden no tiene el ítem despacho facturado, no será enviado.

g. Si en el pedido solicitado por el cliente contiene vacunas, están deben ir relacionadas en una
orden aparte, las vacunas son un pedido independiente, no deben ir en una orden de venta
que contenga medicamentos.

h. Para todas las órdenes de vacuna el flete será cobrado al cliente, la única forma para que un
despacho de vacuna sea exento del cobro del flete es que la orden complete el valor mínimo
asignado de acuerdo a la zona para que aplique el no cobro del flete.

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7. Se establece que la vigencia de las órdenes de venta de contado Tipo 05 es diaria y su proceso de borrado
estará bajo la responsabilidad del Dpto. de Sistemas.
8. La Vigencia de las órdenes de venta Tipo 01 es de 08 días (incluye órdenes retenidas) y su control de borrado
estará bajo la responsabilidad del Dpto. de Sistemas. Los días de vigencia se cuentan a partir de la fecha de
montaje de la misma en el sistema.
9. Es responsabilidad del Administrador General y Jefes de Sección atender las inquietudes de los clientes con
respecto al servicio prestado por los vendedores y mediar en la solución de los mismos.
10. Es responsabilidad del Administrador General y Jefes de Sección informar al área de Organización y Métodos
sobre los cambios que se generen en los procesos de su área para realizar la actualización respectiva en el
Manual de Procedimientos.
11. Es responsabilidad del Administrador General y Jefes de Sección cumplir y hacer cumplir el procedimiento
descrito a continuación.
12. Es responsabilidad de los vendedores Senior y Junior cumplir el procedimiento descrito a continuación sin
excepción.
PROGRAMAS QUE INTERVIENEN (SISTEMA IBS)

1. PROCESO CADENA DE SUMINISTRO

2. VENTAS
3. TRABAJAR CON ORDENES DE VENTA
4. CONSULTAS PRECIOS DE VENTA

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN

DOCUMENTO DESCRIPCION
TIPO 05 VENTA CONTADO ALMACEN
TIPO 01 VENTA CONTADO CON ALISTAMIENTO EN PUNTO DE VENTA
TIPO FD VENTA CONTADO CON ALISTAMIENTO EN CEDI
ORDEN ELABORACION RECIBO DE CAJA
PLANILLA DE REPORTE DE OMISIONES

CARGOS QUE INTERVIENEN

ASESORES COMERCIALES SENIOR Y JUNIOR

ADMINISTRADOR GENERAL
JEFES DE SECCION
AUXILIAR DE TRASLADOS
CAJERAS
GUARDAS DE SEGURIDAD
AUDITORIA

LISTA DE PROCESOS

VENTA CONTADO 05
VENTA CONTADO FD CON ALISTAMIENTO EN CEDI
ALISTAMIENTO DE PEDIDO FD
VENTA CONTADO 01 CON ALISTAMIENTO EN PUNTO DE VENTA
FORMAS DE PAGO

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VENTAS DE CONTADO
PROCESO RESPONSABLE ACTIVIDADES
1. Atender y brindar información al cliente que llegue al Punto de Venta sobre los
productos que necesite, con sus respectivos precios.
2. Revisar y alistar los productos que necesite el cliente, verificando que se encuentren
físicamente, para evitar la generación de notas crédito.
3. En caso que la mercancía se encuentre físicamente y no esté cargada en el sistema,
debe informar al Administrador ó Jefe de Sección de la inconsistencia y solicitar al Dpto.
de Auditoría el ajuste correspondiente. (Si aplica).
4. Solicitar al Administrador General la elaboración de los traslados de mercancía
necesarios para el cumplimiento de la venta.
5. Ingresar al programa TRAB CON ORDENES DE VENTA y proceder con el proceso de
elaboración de la Orden de Venta:

a. Utilizar el Tipo de documento 05 y Bodega 005.

b. Solicitar al cliente el número del documento de identificación, verificar si
aparece en la base de datos y revisar que la información registrada sea
VENTA Asesores correcta.
CONTADO Comerciales c. Registrar los clientes que no aparecen en la base de datos de acuerdo a
TIPO 05 los siguientes pasos:

 Solicitar apellidos y nombres al cliente, registrarlos en el campo

NOMBRE, teniendo en cuenta que primero van los apellidos luego
nombres.
 Solicitar la dirección que se registrara en el campo DIRECCION 1,
en caso de que el espacio no sea suficiente, pasar al campo
CONTINUA DIRECCION para completar la información de la
dirección del cliente.
 Solicitar al cliente la ciudad a la que pertenece la dirección ya
registrada, e introducirla al sistema en el campo CIUDAD.
 Solicitar el teléfono teniendo en cuenta si es local o larga
distancia para registrar los indicativos respectivos, y registrarlo
en el campo TELEFONO, el número de celular debe ser
diligenciado en el campo definido como ALIAS.

d. Digitar los ítems y cantidades que el cliente solicita, teniendo en cuenta

las promociones y planes vigentes.
e. Informar al cliente el valor de la Orden de Venta

6. Indicar al cliente el área de cajas para que realice la cancelación de la orden de venta y
le emitan la factura respectiva.
7. Empacar los productos debidamente, en cajas o bolsas selladas. En caso que los
pedidos vayan en caja se debe solicitar revisión al Administrador General ó Jefes de
Sección antes de sellar la caja.
8. Revisar la factura que trae el cliente, verificar que esté CANCELADA, colocar el sello
personal de ENTREGADO al dorso de la misma y hacer entrega de los productos al
cliente.
9. Ayudar al cliente a llevar al vehículo los productos cuando así sea requerido.
1. Efectuar revisión de los pedidos que vayan en cajas, verificando las unidades facturadas
Administrador contra las empacadas.
General y/o 2. Firmar y colocar sello a la factura (al dorso) y cajas como constancia de revisión.
3. Atender las inquietudes de los clientes con respecto a la venta efectuada si se llegaren
Jefes de
a presentar.
Sección
1. Verificar las solicitudes de ajuste de los vendedores y realizar los ajustes
Auditoría correspondientes solamente por cantidades inferiores a 5 unidades, por cantidades

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superiores siempre requerirá de autorización de la Subgerencia y/o Gerencia General.

1. Recibir la solicitud de Traslado de productos (si aplica).
Administrador 2. Realizar en el sistema la solicitud de traslado inmediatamente se presente dicha
y/o Jefes de novedad.
3. Recibir y verificar los productos que fueron solicitados y firmar de recibido la LISTA DE
Sección
EMPAQUE.

1. Verificar en el sistema las solicitudes de Traslado y generar el documento

Auxiliar de correspondiente.
Traslados 2. Buscar los productos solicitados y entregar de forma personal al Auxiliar de Traslados
del Punto de Venta que realizó el requerimiento.
Bodega3
3. Hacer firmar el documento de recibido (LISTA DE EMPAQUE) por parte del responsable
del Punto de Venta
Esta modalidad de venta se utiliza cuando clientes del área del Punto de Venta, solicitan el
despacho del pedido bajo modalidad de contado, se encuentra condicionado a la previa
cancelación total de la factura antes de realizar el despacho correspondiente. El cliente
puede utilizar los diferentes medios de pago que se encuentran disponibles en la compañía,
efectivo, tarjeta débito o crédito, cheque al día, consignación nacional, transacción bancaria,
pagos en puntos Efecty, Baloto, de lo contrario se efectuará la nota crédito correspondiente
y se aplicarán las sanciones internas establecidas.

Normas

Este tipo de pedido se determina bajo las siguientes circunstancias:

 Que el cliente se encuentre presencialmente en el Punto de Venta.

 Que el pedido requiera de un alistamiento que tome demasiado tiempo.
VENTA  Que el cliente haya aceptado que le sea despachado posteriormente y realice un
CONTADO Asesores pago anticipado o que se tenga como soporte copia de la consignación
TIPO FD CON Comerciales correspondiente.
ALISTAMIENTO  Este tipo de órdenes de venta quedarán retenidas automáticamente por el sistema
EN CEDI IBS en estado 10, hasta que se cumpla el pago por parte del cliente en el plazo
establecido (5 días cliente regular 10 días cliente institucional).
 Es responsabilidad de la Auxiliar de Devoluciones pasar a estado 20 y 30 este tipo
de órdenes previa verificación del pago.
 Los pedidos elaborados bajo este tipo de orden de venta que correspondan a “pago
contra entrega” deben ser avalados por el Director de Operaciones y/o
Administrador General del Punto de Venta, para lo cual el asesor comercial debe
realizar gestión de autorización mediante tarea asignada en sistema WRIKE como
soporte para liberación y despacho del pedido.

 En caso que el cliente no realice el pago contra entrega “NO SE DEJARA

LA MERCANCIA” al cliente.

VENTA CLIENTE REGULAR

 La fecha límite de pago será de 5 días hábiles antes de realizar el despacho de la

mercancía.

VENTA INSTITUCIONALES y/o GUBERNAMENTALES

 La fecha límite de pago será de 10 días hábiles antes de realizar el despacho de la

mercancía y la factura debe contar con los documentos soportes correspondientes
(Presupuestos, Pólizas, etc.)
 Es responsabilidad del Director de Call Center, informar vía correo electrónico al
Dpto. de Auditoria y a la Dirección Administrativa Sede Calle 73, la relación de las
facturas que correspondan a ventas institucionales y/o gubernamentales.

 Los días hábiles para el pago de cada factura, se contarán a partir del día siguiente
a la elaboración de la misma y se consideran los comprendidos entre lunes y

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El procedimiento a seguir será el siguiente:
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viernes de cada semana, exceptuando los días festivos.
 La omisión a la cancelación de la factura dentro del plazo establecido y si el pedido
fue despachado con aval del administrador o Director de Operaciones, acarreará
las sanciones establecidas.
 Es responsabilidad del Dpto. de Auditoría enviar al Director de Área responsable,
previamente a la aplicación de la sanción, el informe de las facturas que presenten
inconsistencia y que serán motivo de la aplicación de la misma, para su verificación
y corroboración.
 Ingresar por el programa TRABAJAR CON ORDENES DE VENTA y elaborar orden de
venta con Tipo de documento FD y Bodega 008.
 En caso de haber realizado previamente una orden de venta Tipo 05 debe convertir
esta Orden de Venta a Tipo FD siguiendo los siguientes puntos:
 Ingresar por el programa TRABAJAR CON ORDENES DE VENTA
 Ubicar la orden de venta a convertir y sobre esta dar click derecho opción
COPIAR.
 Seleccionar en el campo TIPO DE ORDEN la orden Tipo FD y en el campo
ALMACEN seleccionar Bodega 008, el sistema cargará automáticamente el
nuevo número de la orden y botón OK.
 Verificar la bodega, los productos y cantidades que se han cargado
automáticamente.
 Seleccionar el botón “CERRAR ORDEN”.
 Solicitar al cliente el número del documento de identificación, verificar si aparece
en la base de datos y revisar que la información registrada sea correcta.
 Ingresar los ítems y cantidades que el cliente solicita, teniendo en cuenta las
promociones y planes vigentes.
 Tener en cuenta que, si el pedido incluye vacunas, se deberá incluir en la factura el
ítem y precio de la nevera y/o cava que se utilizará para el embalaje.
NOTA: NO se aceptará DEVOLUCION de la nevera y/o cava para realizar
cruce con Nota Crédito.
 Informar al cliente el valor de la Orden de Venta y entregarle el formato ORDEN
ELABORACION RECIBO DE CAJA totalmente diligenciado si el pago es anticipado.
 Si el pago es contra entrega el pedido debe ser avalado por el Director de
Operaciones y/o Administrador General, para lo cual el asesor comercial
debe gestionar la autorización correspondiente mediante tarea asignada
en sistema WRIKE.
Nota: La Orden de Venta quedará retenida automáticamente en estado 10
y debe ser liberada por la Auxiliar de Devoluciones previa autorización o
previa confirmación del pago.
 Indicar al cliente que puede realizar su pago anticipado en el área de cajas y que
allí le entregaran una copia del Recibo de Caja como soporte del pago.
 Solicitar al cliente la copia del Recibo de Caja y verificar la realización del pago.
 Confirmar la Orden de Venta dando click derecho sobre esta y seleccionar la opción
CONFIRMACION ORDEN. (La orden quedará en estado 20).
 Generar e Imprimir la LISTA DE EMPAQUE ubicándose sobre la orden y
seleccionando la opción L EMPAQUE, (La orden quedará en estado 30) y la
impresión debe ser enviada directamente a la impresora del CENTRO DE
DISTRIBUCION.
Nota: Estando la orden de Venta en estado 30 NO SE PODRAN REALIZAR
CORRECCIONES O ADICIONES DE ITEMS, pues en este estado la orden ya
se encuentra en proceso de alistamiento. (La omisión a esta norma
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generará las sanciones establecidas según la norma). En CEDI continuarán

el proceso de Separación, empaque, facturación y despacho del pedido al
cliente.

 Realizar seguimiento al pago y al despacho del pedido hasta que el cliente lo haya
recibido a satisfacción.

1. Gestionar el alistamiento del pedido siguiendo el mismo procedimiento establecido para

los pedidos de Venta Externa.
2. Verificar las LISTAS DE EMPAQUE que han sido enviadas a imprimir desde el Punto de
Venta para Alistamiento en Bodega8.
3. Coordinar la separación del pedido con la correspondiente LISTA DE EMPAQUE.
4. Informar al Asesor Comercial del Punto de Venta sobre las inconsistencias que se
ALISTAMIENTO Jefe Bodega presenten en cuanto a faltantes físicos de mercancía para que este lo informe al cliente
DE PEDIDO CEDI y y se coordine la aprobación del despacho por parte del cliente.
TIPO FD Auxiliares 5. Coordinar el empaque del pedido verificando que se cumplan las condiciones óptimas
de este proceso.
6. Generar la factura correspondiente y enviar dentro de la caja la copia que se encuentra
marcada como “CLIENTE”.
7. Generar el rotulado y despacho de las cajas verificando que los datos allí relacionados
estén correctos de acuerdo a la factura
8. Organizar las facturas que se encuentran marcadas como “ORIGINAL” y
“CONTABILIDAD” y entregar al área de Archivo.
1. Aplican las normas y procedimiento de Ventas Contado Tipo FD, exceptuando que el
VENTA alistamiento del pedido se realiza en el Punto de Venta y se despacha al cliente por el
CONTADO área de Domicilios, y/o transportadora, ya sea por ruta o como entrega personal al
cliente en esta área.
TIPO 01 CON Asesores
ALISTAMIENTO Comerciales Nota: Las ventas generadas como tipo 01 o FD con entrega personal en el
EN PUNTO DE punto de venta (área Domicilios) deben ser agendadas por el vendedor o
VENTA asesor comercial en el siguiente link:

https://agrocampo.acuityscheduling.com/schedule.php?calendarID=1005121

1. Recibir al cliente.
2. Solicitar al cliente el número de cédula.
3. Informar al cliente el valor de la orden de venta.
4. Preguntar al cliente la forma en que va a cancelar y proceder según el caso: (Para
FORMAS DE Cajeras
detalle ver INSTRUCTIVO CANCELACION ORDENES DE VENTA DE CONTADO)
PAGO 5. Verificar el pago de la factura recibiendo el efectivo, tarjeta débito o crédito, cheque al
día o consignación.
6. Comunicarse con el Administrador del Punto de Venta, en caso de no contar con
soporte del pago, el cual tendrá un plazo máximo de 5 días hábiles para cliente regular
y 10 días hábiles para clientes institucionales o gubernamentales.
7. Si el documento tiene retención debe solicitar a la Asistente de Venta Externa el
Certificado de Retención en la Fuente.
8. Aplicar el pago correspondiente en la propuesta de pago, inmediatamente es recibido el
soporte de la cancelación de la factura o pago en efectivo, caso contrario se aplicará la
sanción interna establecida.
9. Enviar diariamente al área de Tesorería y Contabilidad los documentos soportes del
cuadre de caja y el informe soporte de la propuesta de pago realizada, por este tipo de
facturas.

Si el pago es en Efectivo:

 Ingresar por el programa TRABAJAR CON ORDENES DE VENTA y con click

derecho escoger la opción LIQUIDACION y verificar el valor a pagar.
 Recibir el dinero verificando que los billetes no sean falsos y que la suma
recibida corresponda al valor de la orden de venta.

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Si el pago es con Cheque al día:
 Verificar que el titulo valor cumpla los siguientes requisitos:
 Debe estar girado a nombre de AGROCAMPO S.A.S.
 El valor debe corresponder al de la orden de venta.
 No puede presentar ningún tipo de alteración y debe estar correctamente
diligenciado.
 Revisar que la fecha del cheque sea la del día.
 Confirmar el cheque con la compañía de Afianzamiento Comercial-Aval de
Cheques (Activa-cheque), de acuerdo al instructivo para tal efecto.
 En caso de que el cheque este avalado por la Administración del Almacén, es
decir que el titulo valor tenga al respaldo la firma y sello de alguno de los
Administradores, no se deberá proceder a la confirmación.
 Colocar el sello de “Páguese Únicamente al Primer Beneficiario” a los cheques
que no sean confirmados por Activa-cheque.
 Anotar al respaldo del cheque el nombre del cliente, la factura que cancela y el
código del vendedor responsable.
 Ingresar al programa TRABAJAR CON ORDENES DE VENTA y con click derecho
escoger la opción LIQUIDACION y registrar el cheque recibido, digitando los
datos del titulo valor: Estado de Pago (2), Secuencia (20), Tipo de Pago
(CHQ), Número de cheque y Valor.
Si el pago es con Tarjeta Debito o Crédito:
 Ingresar por el programa TRABAJAR CON ORDENES DE VENTA y con click
derecho seleccionar la opción LIQUIDACION y registrar los datos de la forma
de pago TARJETA.
 Solicitar la tarjeta al cliente para realizar el proceso a través del datafono,
exigiendo el documento de identidad para las Tarjetas de Crédito y realizar la
verificación de los datos del cliente.
 Realizar la transacción correspondiente por el valor de la Orden de Venta
ingresando los siguientes datos: Tipo de Tarjeta, Número de Tarjeta, Fecha
Expiración, Número autorización, Fecha y Valor de la Transacción.
 Los campos no mencionados se dejan en blanco en cualquiera de las formas
de pago y botón OK.
Si el pago es con Cheque Posfechado a días:
Esta forma de pago aplica para aquellos clientes de contado que tienen una
trayectoria de compra en la compañía y que por volumen y monto del pedido
solicitan un plazo corto para el pago del pedido.
Esta modalidad de pago NO APLICA para ventas de contado tipo 01 o FD, en caso
de requerirse debe venir con firma de aval por parte del Administrador General del
Punto de Venta.
 Verificar que el titulo valor cumpla los siguientes requisitos:
 Debe estar girado a nombre de AGROCAMPO S.A.S.
 El valor debe corresponder al de la orden de venta.
 No puede presentar ningún tipo de alteración y debe estar correctamente
diligenciado.
 Revisar que la fecha de giro del cheque corresponda a la acordada (máximo 15
días).
 Confirmar el cheque con la compañía de Afianzamiento Comercial-Aval de
Cheques (Activa-cheque), de acuerdo al instructivo para tal efecto.
 En caso de que el cheque este avalado por la Administración del Almacén, es
decir que el titulo valor tenga al respaldo la firma y sello de alguno de los
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Administradores, no se deberá proceder a la confirmación.

 Colocar el sello de “Páguese Únicamente al Primer Beneficiario” a los cheques
que no sean confirmados por Activa-cheque.
 Anotar al respaldo del cheque el nombre del cliente, la factura que cancela y el
código del vendedor responsable.
 Ingresar al programa TRABAJAR CON ORDENES DE VENTA y con click derecho
escoger la opción LIQUIDACION y registrar el cheque recibido, digitando los
datos del titulo valor: Estado de Pago (1), Secuencia (10), Tipo de Pago
(CHQ), Número de cheque.
 Ingresar al programa ENTRADA TRANSACCIONES FINANCIERAS y utilizando la
plantilla CAJERAS elaborar el Recibo de Caja Tipo 46 teniendo en cuenta de
diligenciar todos los campos exigidos (Ver Instructivo CANCELACION ORDENES
DE VENTA CONTADO.)

Si el pago es Anticipado a la Generación de la Factura:

Esta forma de pago aplica únicamente para aquellas Ordenes de Venta que hayan
sido emitidas por TIPO 01 o FD (Contado) y que tienen alistamiento en CEDI ó
para las Ordenes de Venta TIPO D3 (Contado-Domicilios), para lo cual se deben
seguir los siguientes pasos:

 Ingresar por el programa ENTRADA DE TRANSACCIONES FINANCIERAS y

elaborar el Recibo de Caja Tipo 36, 37 ó 38 dependiendo de la forma de pago
que realizará el cliente; teniendo en cuenta de diligenciar los campos exigidos
y realizando el proceso de acuerdo al Instructivo CANCELACION ORDENES DE
VENTA DE CONTADO.

 Entregar copia del Recibo de Caja al cliente.

Nota: Para este proceso tener en cuenta que la factura es emitida en la

BODEGA8 (ORDEN DE VENTA TIPO FD) donde continuará el proceso de
separación, empaque y emisión de la Factura y para las TIPO D3 la
separación, empaque y emisión de la factura se realizará en el área de
DOMICILIOS, en el área Cajas solamente se elabora el Recibo de Caja soporte.

 No podrá recibir pagos parciales de las facturas emitidas por TIPO 01 o FD (el
soporte del pago debe estar por la totalidad del valor de la factura).

 De existir saldos por fletes (Clientes exentos) se debe realizar en el sistema el

ajuste correspondiente y si es por Retenciones se debe informar al Dpto. de
Cartera para que realice la marcación correspondiente en la base de datos del
cliente y no se generen saldos por este último concepto.

 La cajera del área de Devoluciones debe informar al Administrador del Punto

de Venta, Director Call Center y Directora de Venta Externa de los saldos que
se encuentren pendientes sin justificación de las facturas Tipo 01 o FD para
que realicen la gestión inmediata de la aclaración de estos saldos.

1. Revisar que las facturas tengan sello de CANCELADO y ENTREGADO y realizar proceso
de ESCANEO de la factura correspondiente.
2. Verificar que la mercancía que salga en bolsas corresponda a la registrada en la
factura.
Seguridad
3. Verificar que la mercancía que salga en cajas tenga firma y sello del Administrador
General y/o Jefes de Sección.
4. Certificar la revisión efectuada colocando sello «Revisado Portería» en la factura del
cliente en la parte superior derecha.
5. Registrar las inconsistencias encontradas en la Planilla de Reporte de Omisiones.

Administrador
y/o Jefes de 1. Solicitar mensualmente la Planilla de Reporte de Omisiones y revisar cada caso.
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Sección 2. Autorizar la aplicación de la sanción según la norma.

CONTROL Y
VERIFICACION
1. Recibir diariamente de la Cajera-Auxiliar Devoluciones los documentos soporte para la
realización del Cuadre de Caja y el informe de la propuesta de pago correspondiente.
2. Verificar diariamente el Cuadre de la Caja e informar al Dpto. de Auditoría de aquellas
facturas Tipo FD que no hayan cumplido con el procedimiento de pago dentro del plazo
máximo establecido
Contabilidad 3. Realizar la revisión dentro del cuadre de Caja del área de Devoluciones de las facturas
que han sido generadas como Tipo 01 o FD (Ventas de Contado con Alistamiento en
Bodega CEDI).
4. Informar al Dpto. de Auditoría de aquellas facturas Tipo 01 o FD que no hayan cumplido
con el procedimiento de pago dentro del plazo máximo establecido.
1. Verificar el informe enviado por el Dpto. de Contabilidad de las facturas tipo FD o 01
que después de pasado el plazo establecido, no haya cumplido con el pago y aplicar la
nota crédito correspondiente y la sanción interna establecida a los responsables.
2. Enviar informe de las inconsistencias y sanciones internas que se aplicaran, a la
Auditoría
Dirección de Call Center y Administrador Punto de Venta para su verificación y
corroboración.
3. Enviar al área de Organización y Métodos el informe de las sanciones internas
establecidas a aplicar en la fecha fijada para el informe de novedades.

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA PROCESO OBSERVACIONES
Mayo 12/2016 CONFIRMACION DE PAGOS Se actualiza por cambio de aplicación para el manejo del
proceso, cambia de SGA a WRIKE
De acuerdo a directrices de la Gerencia General se modifica la
NORMAS (Vigencia en IBS vigencia de las órdenes de venta de 15 días a 8 días, se informa
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de las órdenes de venta) a todas las áreas mediante correo electrónico emitido por el
Dpto. de Sistemas.
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VENTA CONTADO TIPO 01 Se incluye Nota con respecto a la entrega de pedidos tipo 01 o
CON ALISTAMIENTO EN FD PERSONALES, link para el agendamiento de cita al cliente
PUNTO DE VENTA para reclamar el pedido.

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