Introdução ao Excel Versão 7.

Módulo 1 - Excel Introdutório

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Introdução ao Excel Versão 7.0

Direitos desta edição reservados

A Voitto Treinamento e Desenvolvimento

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Supervisão editorial: Thiago Coutinho de Oliveira

Versão 7.0

É PROIBIDA A REPRODUÇÃO

Nenhuma parte desta obra poderá ser reproduzida, copiada, transcrita ou

mesmo transmitida por meios eletrônicos ou gravações sem a permissão,
por escrito, do editor. Os infratores serão punidos pela Lei n° 9.610/98.

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“Sorte é o que acontece quando a preparação encontra a

oportunidade.”

Elmer Letterman

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Apresentação

A planilha eletrônica é uma poderosa ferramenta de apoio à gestão e ao processo de tomada de

decisão, no contexto empresarial ou na vida particular. Normalmente, é utilizada para
elaboração de tabelas, planilhas em geral, bem como atribuição de fórmulas em busca de
resultados rápidos e precisos.

Uma planilha eletrônica substitui o processo manual ou mecânico de escrituração e cálculos,

permitindo tratar um variado número de informações de forma fácil e rápida. Caso haja
alterações em seus dados, as fórmulas as quais estes dados estão vinculados serão
automaticamente atualizadas.

Neste treinamento, iremos trabalhar desde planilhas mais simples a mais complexas, através da
aplicação de ferramentas e recursos do software, a fim de tornar possível sua compreensão e
uso prático.

O presente treinamento baseia-se na versão 2016 do Excel, podendo, no entanto, ser

acompanhado em demais versões.

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Por que Excel?

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Curso Excel - Introdutório

1.1 Introdução aos elementos do Excel

O Excel é um software do pacote Microsoft Office. Dessa forma, sua interface é a mesma dos
demais programas do pacote, como o MS Word e MS PowerPoint. A imagem abaixo mostra a
interface inicial do programa.

A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, localizada no canto superior esquerdo, apresenta

atalhos aos comandos, e os mesmos podem ser acionados com apenas um clique. Essa barra é
personalizável, podendo o usuário configurá-la da maneira que achar conveniente.

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Mais abaixo estão as Guias de Navegação. Elas agrupam uma série de funcionalidades em sua
estrutura, tal como outros aplicativos do MS Office.

O Excel trabalha por meio de linhas e colunas para realizar suas operações, sendo sua
arquitetura muito semelhante à de uma matriz. A essa estrutura dá-se o nome de planilha. A
planilha é uma estrutura bidimensional que possui suas referências em suas linhas e colunas.
Em sua totalidade, são 1.048.576 linhas e 16.384 colunas.

Denomina-se célula a interseção de uma linha e uma coluna. No exemplo acima, a célula
identificada é caracterizada pela marcação de sua linha e coluna, no caso, a célula C5.

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1.2 Formatação de células (CTRL + 1)

Primeiramente vamos aprender alguns recursos utilizados para formatar uma planilha. A
formatação é fundamental, pois através dela que organizamos visualmente as informações de
modo a facilitar a interpretação das mesmas por parte do receptor.

Ao clicar com o botão direito sobre uma célula, encontramos a opção “Formatar células...”:

Neste menu existem 6 recursos de formatação:

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 Número: Refere-se ao tipo de informação contido na célula. Ao selecionar a Categoria

Moeda, por exemplo, todo número digitado ali sairá no seguinte formato:

Pode ser acessado de forma mais rápida no menu Início, no topo da tela:

 Alinhamento: Formatação da disposição do texto. Fica ao lado do recurso anterior:

 Fonte: Formatação do texto no que diz respeito à fonte, cor e tamanho das letras ou
números. Também são feitas formatações de borda e preenchimento (coloração do
fundo da célula).

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 Borda: permite escolher o estilo de borda da célula, e opções como linha e cor.

 Preenchimento: Permite alterar a cor de fundo da célula e inserir efeitos de

preenchimento.

 Proteção: permite o bloqueio de células (conteúdo abordado adiante).

1.3 Linhas de Grade

Dependendo do tipo de trabalho, o Excel pode não parecer um software “bonito” devido às suas
linhas e colunas, chamados de linhas de grade.

As linhas de grade servem para auxiliar o usuário a visualizar o limite de cada célula, bem como
quais estão mescladas, no entanto, não aparecem numa impressão. Serão impressas apenas as
bordas aplicadas às células específicas, conforme demonstrado abaixo.

Visualização no Excel Impressão

Dica Voitto:
As linhas de grade servem para auxiliar o usuário a visualizar o limite de cada célula, bem
como quais estão mescladas, e não aparecem numa impressão. Podemos eliminar a
aparição destas para poder melhorar visualmente o Excel. Clique na Guia Exibição >
Desmarque Linhas de Grade e veja como ficou!

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1.4 Inserir Imagens

Inserir uma imagem no Excel é muito simples. Basta copiá-la de outra fonte qualquer e colar na
sua planilha, ou acessar o menu Inserir, e selecionar Imagem para buscar dentro do seu
computador.

1.5 Configurar Impressão (CTRL + P)

Em diversos momentos precisamos imprimir nossas planilhas, e alguns recursos nos auxiliam a
obter o resultado desejado. Vamos acessar Arquivo > Imprimir > Visualização de Impressão
conforme mostra a figura:

Assim podemos visualizar como nossos arquivos serão divididos entre as páginas quando
impressos.

Também podemos alterar algumas configurações como a orientação (retrato ou paisagem),

ajustar o tamanho das margens, ou incluir algum cabeçalho ou rodapé, por exemplo, em
Configurações.

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1.6 Localizar (CTRL + L) e Substituir (CTRL + U)

Por muitas vezes é necessário realizar uma busca de algum caractere específico em toda a
planilha, ou mesmo substituí-lo. O comando Localizar e Substituir resolve essa questão. Basta
clicar em Página Inicial > Localizar e Selecionar > Localizar ou Substituir no canto direito da tela.

Essa ferramenta é muito útil, pois ao baixar dados de sistemas (principalmente estrangeiros), é
muito comum ocorrerem problemas de formatação. A troca do ponto “.” por vírgula “, ” , pode
ser muito útil, dado que alguns sistemas utilizam o sistema numérico americano.

Outra aplicação notória são os softwares comumente utilizados com o Excel, como o Minitab
(análises estatísticas) e Arena (simulação de eventos). Esses programas utilizam o sistema
americano, por isso, ao exportar dados do Excel é necessário fazer essa substituição.

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Exemplo 1 – Localizar e Substituir (Aba 1)

Uma empresa que realiza fretes calcula seus custos com base no peso transportado. A fim de
fazer uma análise dos dados, o analista fez o download do sistema de informação. Ele se deparou
com um problema: a coluna “Total” estava com um erro. Após análises, foi constatado que esse
ocorreu devido à algum tipo de problema na realização do download, uma vez que os valores
de Peso vieram com ponto “.” no lugar da vírgula “, ”. Utilizando o recurso apresentado, veja
como é simples solucionar esse problema.

Caminhão Peso (em kg) Preço por kg Total

Caminhão 1 4605.87 R$ 12,00 #VALOR!
Caminhão 2 4856.84 R$12,00 #VALOR!
Caminhão 3 5453.39 R$ 12,00 #VALOR!

Basta localizar todos os pontos e substituí-los por vírgulas. Vamos utilizar o atalho Ctrl + U >
realizar o devido preenchimento > Substituir Tudo. Veja o resultado!

O caso apresentado acima realiza a substituição de todos os caracteres presentes na planilha,

de acordo com o especificado no campo “Localizar”. No entanto, se houve apenas um
determinado intervalo que se deseja realizar a substituição, deve-se selecionar apenas esse
intervalo e depois utilizar este recurso (CTRL + U).

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Principais Erros:

O principal erro que pode acontecer é quando deixamos um intervalo de células

selecionado de forma não intencional antes de aplicar o recurso. Logo, o Excel entende
que é para aplicar o recurso apenas naquele intervalo e não na planilha inteira.

1.7 Colar Especial

Muitas vezes se faz necessário colar uma célula de uma maneira específica. Para isso, selecione
e copie a célula clicando em CRTL + C. Em seguida, vá à guia Página Inicial, clique na primeira
opção Colar.

Será aberta uma janela com algumas opções pré-definidas. Clique na última opção Colar
Especial.

Após essa operação, aparecerá a janela abaixo:

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Essa opção permite colar células de diversas formas especiais. A opção colar Valores, por
exemplo, cola o valor que está na célula de origem, independente da forma como ele foi gerado.
Por exemplo, a célula de origem possui uma fórmula com o resultado de uma soma. Quando
copiamos e colamos Valor em outra célula, cola-se apenas o valor nominal do resultado.

1.8 Colar Vinculado

Você se lembrará com certeza, ao aprendermos esse recurso, das inúmeras vezes em que
trabalhou com planilhas de Excel no Word e que, por causa de algumas pequenas modificações
na planilha original, teve que fazer todo o trabalho novamente.

Dica Voitto:

Este recurso é muito utilizado para relatórios de desempenho de projeto que são
elaborados ao decorrer deste, ou seja, os dados são atualizados frequentemente. Para
os estudantes existe uma grande aplicabilidade para o caso de trabalhos de disciplinas,
principalmente o trabalho de conclusão de curso.
Esse recurso é válido para todas as ferramentas da Microsoft!

Exemplo 1 – Empresa ABC (Aba 2)

A rede de supermercados ABC realiza operações em quatro regiões do país e pretende realizar
o levantamento de suas vendas por tipos de produtos.

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Com a planilha da “Empresa ABC” aberta, selecione as células B3 até G10 > Utilize o atalho CTRL
+ C.

Abra um arquivo novo no Microsoft Word para colarmos a tabela selecionada. Vá à Guia Página
Inicial e escolha: Colar > Colar Especial > Colar Vínculo. Selecione as opções da caixa de diálogo
como na figura a seguir:

Selecione OK e volte para nossa planilha do Excel sem fechar o Word. Para saber se o recurso
realmente funcionou, vamos alterar o valor da célula D8 para 50.000 e conferir se esse valor
também se alterou no documento em Word.

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Veja também:

Conforme explicado anteriormente, esse recurso é válido para todas as ferramentas do

Office. No mesmo exemplo nós temos um gráfico (maiores detalhes no módulo 8),
gerado a partir da tabela. Vamos realizar o mesmo procedimento para o gráfico, porém
Colar Vínculo no PowerPoint.

Optamos por trabalhar com o gráfico no PowerPoint, pois recursos mais visuais
apresentam maior aceitação pelos ouvintes em uma apresentação. Já uma tabela,
visualmente, não tem tanta aceitação, sendo mais utilizadas em relatórios.

Principais Erros:

Quando trabalhamos com documentos copiados para relatórios ou apresentações, eles

podem vir com algum tipo de vínculo indesejável com suas fontes, principalmente
gráficos. Para que isso não ocorra, pode ser selecionado: Colar Especial > Valores.
Quando for realizada a alteração na tabela e o valor não se alterar diretamente no
arquivo o qual esta foi colada, você pode ter se esquecido de marcar a opção Colar
Vínculo ou Colar Link. Caso tenha feito o procedimento correto, basta: Clicar com o
botão direito no arquivo colado > atualizar vínculo.

1.9 Fórmulas

O Excel realiza várias operações por meio de fórmulas. As Fórmulas são equações que realizam
cálculos matemáticos na planilha. Os dados a serem usados nas contas podem ser fornecidos
pelo usuário ou referências de outras células. Para caracterizar uma operação matemática na
célula, sempre devemos iniciar com “=”.

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Dica Voitto:

Conforme citado acima, os valores envolvidos em uma operação matemática podem ser
inseridos por você ou referenciando uma célula. A segunda opção é a mais indicada, pois
valores sempre estão sendo atualizados, por exemplo, taxa de inflação, taxa de juros e
outros. Logo, ter que alterar sempre esses valores na planilha gera enorme retrabalho.
Por isso, priorize a referência de células.a planilha inteira.

Abaixo teremos um exemplo simples apenas para entendermos o conceito de operações

matemáticas no Excel. Essa regra de sempre iniciar com o “=” também é válida para funções,
conforme detalhado no módulo 4.

Exemplo 1 – Fórmulas (Aba 3)

Sylvio Andrade trabalha em uma loja de cosméticos e realizou a venda de dois produtos em
quantidades diferentes. No entanto, ele deseja saber o valor total de unidades vendidas. Como
ele deve proceder?

Conforme mencionado, o primeiro argumento inserido é o “=” > selecionamos a célula B4 >
inserimos o “+” > selecionamos a célula C4 > aperte a tecla ENTER.

Para realizar operações de multiplicação utilizamos o “*” e para operações de divisão utilizamos
o “/”. Logo, vamos ver o caso anterior, porém realizando a multiplicação das quantidades dos
produtos. O resultado foi 150?

Veja também:

Para quem já conhece as regras matemáticas, o Excel leva em consideração o mesmo

padrão, ou seja, as multiplicações e divisões ocorrem antes das somas e subtrações.
Caso deseje alterar essa ordem, é utilizado o parêntese. Por exemplo: =(B4+C4)*D4.

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1.10 Funções

São operações pré-definidas que operam sobre os valores das planilhas. Elas se estendem desde
funções simples até funções complexas, como estatísticas, financeiras, lógicas e outras.

Exemplo 1 – Quantidade Vendida (Aba 4)

A empresa varejista de materiais de construção Voitto Acabamentos fez o registro da venda

unitária de sacos de cimento ocorrida em junho de 2015. Deve ser encontrada a quantidade
total vendida para que seja conferida a quantidade em estoque.

Acabamos de aprender as operações matemáticas, no entanto, podemos perceber que seria

demorado realizar o somatório de cada célula individualmente.

Nesse caso, podemos recorrer às funções. Portanto, vamos digitar na célula G3 “=” > selecionar
a função SOMA > selecionar o intervalo C4:C33 > apertar ENTER.

Dica Voitto:

A seleção de células pode ser feita com o mouse ou segurando a tecla SHIFT e setas do
teclado.
No entanto, caso deseje realizar a seleção de um intervalo de forma rápida, podemos
utilizar o atalho CTRL + SHIFT + SETA. Neste caso, o Excel irá selecionar o intervalo todo
até achar uma célula vazia. Tome cuidado para não ter uma célula vazia no meio do
intervalo. Isso pode provocar erros em seus cálculos.

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Principais Erros:

Um erro comum é a utilização do ponto e vírgula “;” ao invés dos dois pontos “:” para
criar um intervalo de seleção. Perceba a diferença:
=SOMA(C4;C7) > Retorna a soma do valores C4 e C7 (180)
=SOMA(C4:C7) > Retorna a soma dos valores de C4 a C7 (291)

enas naquele intervalo e não na planilha inteira.

Desafio Voitto:

Stella é responsável por uma escola e deseja fazer as compras mensais. Como esse é um
dos seus muitos afazeres, ela resolveu computar as compras e fazer uma estimativa dos
gastos para maior controle.

O objetivo é encontrar o valor total das compras e, em seguida, Colar Vinculado essa
tabela no Microsoft Word, simulando um relatório de vendas.

Exercício Extra 1 - Compras Mercado (Aba 1)

1.11 Resumo do Introdutório

No Desafio Voitto foi possível trabalhar boa parte dos recursos ensinados no módulo. No
entanto, para consolidarmos o conhecimento aprendido, segue um resumo dos principais
tópicos abordados no módulo 1.

 Introdução às principais Guias utilizadas no Excel;

 Recursos e opções de formatação;
 Recurso Localizar e/ou Substituir (CTRL + L e CTRL + U);
 Recurso Colar Vínculo (CTRL + C > Colar > Colar Vínculo). Se após alteração o valor não
modificar, utilizar o “Atualizar Vínculo” acionado com o botão direito do mouse;
 Operações matemáticas: soma (+), subtração (-), multiplicação (*) e divisão (/);
 Função SOMA.

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