METODOLOGÍAS DE GESTIÓN DE PROYECTOS

Fase 3 – Construir la Caja de Herramientas para la Gestión de Proyectos.

Trabajo Individual

PRESENTADO POR
FRANCISCO JAVIER REYES GONZALEZ CÓDIGO 93404336

GRUPO:
212056_21

TUTOR:
SANDRA MILENA BONILLA

ABRIL 2020

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA (UNAD)

ESCUELA DE CIENCIAS BÁSICAS, TECNOLOGÍA E INGENIERÍA (ECBTI)
PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
 Tabla de Contenido

Introducción ........................................................................................................................................ 3

Objetivos ............................................................................................................................................. 4

¿Qué son las Herramientas de Gestión de Proyectos? ........................................................................ 5

1. Análisis de Viabilidad. ............................................................................................................ 5

2. Diagramas Causa – Efecto. ..................................................................................................... 7

3. Diagramas de Programación GANTT ..................................................................................... 9

4. Análisis de Riesgos. .............................................................................................................. 10

5. Análisis de Stakeholders o Interesados ................................................................................. 11

6. Estructura Desglosada del Trabajo (EDT). ........................................................................... 14

7. Evaluación de Lecciones Aprendidas.................................................................................... 15

8. Gestión de Roles y Responsabilidades. ................................................................................. 17

9. Control, Seguimiento y Monitoreo........................................................................................ 18

10. Plan de Comunicaciones e Informes. .................................................................................... 19

11. Plan de Hitos. ........................................................................................................................ 20

12. Programación, Ajustes y Optimización del Calendario ........................................................ 20

¿Cuál es la utilidad de cada una de las 12 Herramientas, en función de la Gestión de Proyectos? .. 21

Conclusión......................................................................................................................................... 24

Referencias Bibliográficas: ............................................................................................................... 25

Introducción

En el siguiente trabajo realiza una presentación de 12 hermanitas de trabajo, las cuales son
empleadas en como instrumentos de apoyo en la aplicación t desarrollo de los proyectos,
cada proyecto tiene una serie de condiciones y características que van asociadas a los
objetos que está diseñado el proyecto.

Las prácticas más tradicionales se basan en el desarrollo de metodologías y herramientas de

gestión de proyectos predictivas, en donde el proyecto se divide en varias fases hasta llegar
a un objetivo determinado desde la primera etapa hasta la última etapa, en este conjunto de
métodos se determinan técnicas muy estáticas, formadas por cinco pilares fundamentales:
definición inicial del proyecto, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre.
Objetivos

Comprender la contextualización de un proceso y las herramientas empleadas en la

Gestión de Proyectos.

Específicos:

• Identificar cada una de las herramientas que se propuso en la guía de actividades y

su uso, detallando en que consiste para qué se utiliza, a qué áreas de conocimiento
corresponde en gestión de proyectos.

• Realizar la lectura correspondiente a la unidad 2, con el propósito de que cada uno

de estudiantes se apropie de los conceptos fundamentales del curso.

• Comprender la contextualización de los proyectos y reconocer los temimos

específicos los cuales son asociados a su diseño.
¿Qué son las Herramientas de Gestión de Proyectos?

Son una serie de aplicaciones diseñadas a la orientación y solución de los factores que se
necesitan a la resolución de problemas, estas aplicaciones son empleadas durante la de
gestión de proyectos como herramientas, las cuales sirven para determinar una estructuración
sobre la planificación y tener un control en el alcance y objetivos propuestos, que estén
contemplados en un proyecto.

Las herramientas están diseñadas para brindar apoyo al desarrollo de las actividades desde
su inicio hasta el final del proyecto, con las ventajas que se pueden realizar cambios en la
planeación del tiempo y el desarrollo de las actividades, con la facilidad de interpretar
información asociada al objetivo de cada proyecto.

Dependiendo del tipo de proyecto así mismo, se realiza el empleo de las herramientas
adecuadas que cumplan los requerimientos que se necesitan para el análisis y el estudio de
cada caso.

Cada herramienta influye en el desarrollo del proyecto y se le realiza control y seguimiento

por medio de instrumentos de seguimiento, los cuales están diseñados para optimizar y
verificar el cumplimento del desarrollo de las actividades.

1. Definir cada una de las 12 Herramientas de la Gestión de Proyectos mencionadas en

la guía.

1. Análisis de Viabilidad.

Es un proceso que se aplica a un proyecto, en donde se identifican todas las acciones que
implican el desarrollo de un proyecto como son los recursos financieros, humanos, estrategias
de mercado, operaciones administrativas y técnicas, con el objetivo de poder tomar
decisiones sobre si es viable el desarrollo del proyecto.
Se determina muchos factores de riesgo en donde se califica las probabilidades de éxito o
fracaso, los análisis de todos los datos son muy importantes por lo que este tipo de
información puede estar clasificada de la siguiente manera:

Análisis Comercial

 Estudio de mercado
 Análisis DAFO
 Plan de marketing

Análisis Económico

 Punto muerto

Análisis Financiero

 Inversión y financiación
 VAN y TIR

Análisis Técnico

 Tecnología suficiente y de calidad

Análisis Legal

 Se cumplen los requisitos legales

Análisis Medioambiental

 Respeto al medioambiente

En el caso de los análisis sobre el desarrollo en el mercado se deben analizar muchos factores
de riesgo, por lo que es importante tener muy en claro las estrategias de la competencia y los
posibles clientes potenciales favorables para el proyecto que se esté analizando.
Se recomienda realizar un análisis de tipo DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas,
oportunidades), en donde nos permite identificar varios aspectos muy importantes para
determinar las posibilidades de éxito del proyecto.

Carencias internas de la empresa que -Falta de personal cualificado

Debilidades la pueden hacer poco competitiva en - Débil estructura financiera
Factores el mercado
- Dificultades de acceso a tecnología
internos - Excelente equipo de profesionales
Aspectos internos en que
Fortalezas - Prestigio en el mercado
basar ventajas competitivas
- Acceso a fuentes de financiación
- Posible entrada de nuevos competidores
Condiciones actuales o potenciales
- Cambios legislativos desfavorables
Amenazas del entorno que representan un riesgo
para la empresa - Aumento de los tipos de interés
Factores - Encarecimiento de los suministros
externos - Futura entrada en vigor de una ley que obliga
Condiciones actuales o potenciales
a comprar nuestro producto
Oportunidades del entorno que representan una
ventaja para la empresa - Disminución de precio de los suministros
- Rebajas de impuestos

Fuente: elaboración propia

2. Diagramas Causa – Efecto.

Es un diagrama donde de forma horizontal, se realiza la estructuración para hacer el análisis

de las diversas variables de causa y efecto que se podría generar en el desarrollo de la
resolución de problemas.

Este diagrama también se le conoce con el nombre de “diagrama de Ishikawa o diagrama

de espina de pescado” y es empleado en las fases de Diagnóstico y Solución de la causa, su
representación gráfica se realiza en forma de pescado.
 Ventajas
Proporciona un agrupamiento
claro de las causas potenciales
del problema, lo que permite
centrarse directamente en el
análisis del mismo.
Este diagrama es, por lo general,
menos complejo que los
obtenidos mediante los otros
procedimientos
Desventajas
Se pueden dejar de
contemplar algunas causas
potenciales importantes.
Puede ser complicado
definir subdivisiones
principales.
Se requiere un
mayorconocimiento del
producto o el proceso.

Fuente: elaboración propia

Fuente:
https://sites.google.com/site/retencionfidelizacionclientes/_/rsrc/1385576158120/diagrama-
causa-efecto/Diagrama%20causa%20efecto.jpg
Diagramas de Programación GANTT, CPM y PERT

3. Diagramas de Programación GANTT

Es una herramienta para realizar la planificación de actividades durante varios periodos de

tiempo, el cual permite identificar la planificación y distribución de actividades paralelas y
sincronizadas, Se pueden realizar análisis basados en el avance y cumplimiento de los
tiempos programados como avances de las actividades.

Se conforma de dos ejes, en el eje vertical se estiman las actividades a ejecutar desde el inicio
hasta el fin del proyecto, mientras en el horizontal se estiman los tiempos, los valores
ubicados en el eje horizontal deben definirse en días, semanas, meses, semestres o, incluso,
años.

Fuente: elaboración propia

 4. Análisis de Riesgos.

Es el desarrollo de un análisis en donde podemos identificar las posibles amenazas y las

probabilidades de situaciones no deseados, teniendo en cuenta los efectos negativos y sus
consecuencias que se pueden generar.

El desarrollo de este proceso nos permite planificar, identificar, analizar, y tener un control
sobre los riesgos de un proyecto.

Principales procesos de administración Análisis de riesgo

Planificar la administración del riesgo.
Identificar el riesgo.
Hacer el análisis cualitativo del riesgo.
Hacer el análisis cuantitativo del riesgo.
Crear un plan de respuesta ante el riesgo.
Monitorear y controlar el riesgo.
Falta de reportes periódicos.
Falta de autoridad.
Problemas de comunicación entre los
miembros del equipo de trabajo.
Falta de financiamiento para iniciar el
proyecto.
Metas irreales.
Mala planificación.

Fuente: elaboración propia

Representación gráfica de Análisis de Riesgos

Métodos de Análisis de Riesgos

Existen tres tipologías de métodos empleados los cuales sirven para determinar el nivel los
niveles de riesgos.

Fuente: elaboración propia

5. Análisis de Stakeholders o Interesados

Están formados por las partes interesadas que están vinculadas dentro de un proyecto, desde
personas, empresas, instituciones y organizaciones que van a participar activamente en el
desarrollo de las actividades planificadas dentro del proyecto, todos con el interés y objetivo
de tener éxito en el desarrollo del proyecto.

Dentro del análisis de los procesos, se busca tener una visión proyectada en el desarrollo y
objetivo de lo planificado, en donde intervienen varios actores que estén involucrados en el
desarrollo del proyecto.
Las partes interesadas están distribuidas en cinco etapas:

La primera etapa contempla los objetivos generales y estratégicos, establecimiento de un

orden de prioridades que son las más fundamentales dentro del desarrollo del proyecto.

La segunda etapa establece los análisis de las relaciones entre los niveles de relación que
existen entre cada proceso, además los recursos disponibles en su totalidad

La tercera etapa realiza el análisis de las competencias internas y externas, así mismo como
las capacidades de relaciones entre cada proceso para que la participación de cada nivel sea
efectiva.

La cuarta etapa representa las distintas técnicas de relación de cada uno de los niveles, para
determinar un enfoque que sea necesario para cubrir las necesidades de una situación.

La quinta etapa determina asesoramiento para el seguimiento de los resultados y la

participación de cada parte interesada.
 Esquema de las cinco etapas de la relación con stakeholders

(Partes interesadas)

Fuente: https://image.slidesharecdn.com/elcompromisoconlosstakeholders-
manualrelacionescongruposdeinters-140722053411-phpapp01/95/el-compromiso-con-los-
stakeholders-manual-relaciones-con-grupos-de-inters-15-638.jpg?cb=1406007429
 6. Estructura Desglosada del Trabajo (EDT).

Es un modelo estructurado en forma jerárquica con el objetivo de organizar de forma clara

los objetivos principales y subdividir el trabajo en porciones de trabajo más pequeñas y
fáciles de manejar, llamados paquetes de trabajo.

Características de la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT)

La Estructura de Desglose de Trabajo, define y organiza cada actividad con resultados que
sean tangibles, además subdivide el trabajo en cantidades pequeñas y fáciles de manejar,
cada nivel que disminuye está representando unas definiciones más detalladas, y estos
componentes de bajo nivel se denominan paquetes de trabajo, este tipo de trabajo es
planificado, programado, supervisado, controlado y la estimación de sus costos.

La EDT es la representación de una estructura jerárquica

Fuente: sitio web formulaproyectosurbanospmipe

https://formulaproyectosurbanospmipe.files.wordpress.com/2012/05/picture4.jpg
 7. Evaluación de Lecciones Aprendidas.

En el marco del desarrollo de las actividades para cada proyecto se debe realizar una serie de
evaluaciones, en donde se califica el desempeño de cada integrante, este tipo de proceso se
denomina la Evaluación de Lecciones Aprendidas, donde se analizan los factores críticos de
forma positiva o negativamente, los cuales permiten tomar medidas para realizar aplicar
planes de mejoramiento y aprender de todas las lecciones y experiencias aprendidas.

Estas lecciones pueden ser recopiladas y distribuidas a través de diferentes medios de

comunicación internos o externos, en donde el equipo de trabajo recopila la información
necesaria que le permita evaluar que salió bien o mal, con el objetivo de analizar todos los
aspectos, tomar medidas claras con opciones de aplicar estrategias de mejoramiento.

Dentro de los atributos de las lecciones aprendidas tenemos:

 Implementada
 Aplicable
 Válida
 Esquema de etapas y actividades para la gestión de lecciones aprendidas

Fuente: Martínez, James Mauricio. Gestión de lecciones aprendidas en equipos de

desarrollo de software (2011)
http://repository.icesi.edu.co/biblioteca_digital/bitstream/10906/68041/1/martinez_gestion_
lecciones_2011.pdf
 Fuente: elaboración propia

8. Gestión de Roles y Responsabilidades.

Es una herramienta empleada para documentar las funciones y las responsabilidades,

específicas de cada uno de los integrantes del equipo de trabajo que están a cargo de la
ejecución de un proyecto.

Con este tipo de documento los integrantes, asumen con claridad el papel a desempeñar
durante el desarrollo de las actividades programadas.

La utilidad de la lista de roles y responsabilidades

Ayudar a cada miembro de Plantearse con el tiempo necesario
comprender el alcance de su papel, es (preferiblemente coincidiendo con la fase
decir, las implicaciones de su rol en de iniciación o planificación del proyecto),
términos de trabajo y resultados. Ser ya que es esencial para asegurar que todos
específico acerca de las los miembros del equipo quedan
responsabilidades y deberes mejora involucrados en el proyecto con la
el desempeño individual y los niveles antelación suficiente. De esta forma se
de productividad. previene la falta de participación o la
debilidad del compromiso, causantes ambas
de malos resultados en los proyectos.

Fuente: elaboración propia

El Rol es una función específica que una persona desempeña dentro de un proceso, lugar o
situación, asumiendo las responsabilidades que estén vinculadas al cargo.
Autoridad es la facultad o derecho de mandar, ordenar y ejecutar una orden que está
orientada al mando de la persona a cargo, esta persona tiene las facultades de tomar
decisiones y asumir las responsabilidades con la aprobación de sus órdenes.

Responsabilidad es un valor moral que está en la conciencia de la persona, que está a cargo
de asumir las responsabilidades que determina el cargo.

Competencia: es la habilidad que adquiere las personas en su capacidad de conocimientos,

para la resolución de problemas y cumplir con los objetivos trazados.

9. Control, Seguimiento y Monitoreo.

Son una serie de acciones que se llevan durante el desarrollo de las actividades planificadas
y ejecutadas dentro un proyecto,

Por medio de este tipo de acciones se lleva un registro el cual realiza una evaluación de
desempeño, con la medición de resultados y una comparación entre las actividades
planificadas y las actividades ejecutadas.

Durante el procesos de monitoreo se realiza la verificación de la eficiencia y la eficacia, por

medio de logros, recomendaciones y la aplicación de medidas correctivas necesarias para la
optimización del proyecto.

Dentro de este tipo de proceso encontramos:

 Fuente: elaboración propia

10. Plan de Comunicaciones e Informes.

Es una herramienta aplicada al desarrollo del proyecto en base a la trasmisión de la

información a tiempo, en donde se debe informar todas las observaciones y detalles
encontrados en el marco del desarrollo de las actividades, además este tipo de herramienta
contempla la redacción de informes en los cuales deja por escrito como evidencia todas las
anotaciones encontradas.

Durante la acción de este proceso tenemos involucrados varios elementos como:

Fuente: elaboración propia

 11. Plan de Hitos.

Son una serie de etapas que están dentro el desarrollo de un proyecto, en este plan se
determina la planificación inicial, además se realiza la supervisión del avance de las
actividades programadas, esta herramienta tiene la facilidad de poder realizar cambios
eficaces en cada etapa que se esté trabajando, de manera fácil y especifica.

Así mismo le permite tener un control sobre los plazos de entrega, seguimiento y evaluación
del todos los procesos que se requieran.

Diagrama de hitos

Fuente: elaboración propia

12. Programación, Ajustes y Optimización del Calendario

Dentro del desarrollo de un proyecto debe haber una fecha de inicio y una fecha de
finalización de las actividades programadas, por lo que la programación está orientada a la
planificación del desarrollo de las actividades ajustadas en un tiempo, los ajustes se estiman
basado en el plan de trabajo que se diseña para la realización de las actividades, con la
optimización del calendario se busca que toda la integración de los procesos y actividades se
cumplan a cabalidad de acuerdo la cronograma de actividades que se diseñó inicialmente.
¿Cuál es la utilidad de cada una de las 12 Herramientas, en función de la Gestión de
Proyectos?

Cada herramienta está diseñada para realizar el estudio y la apropiación de cada actividad,
que se programe en base al objetivo de cada proyecto, además las características entre cada
uno de ellas son muy específicas, el objetivo de cada proyecto se basa en la resolución de
algún problema o en la aplicación de una solución a las necesidades que se presentan en algún
caso.

Las persona que está a cargo de la orientación de los proyectos deben tener muy en claro la
diferencia entre metodologías que son las encargadas de la forma en que van a desarrollar
diferentes procesos y las herramientas que son los instrumentos necesarios para tener el
control del avance y los registros como evidencia del desarrollo de cada proceso o actividad
planificada dentro del proyecto.

Dentro del desarrollo de la gestión de proyectos, hay que contar con un buen equipo de
trabajo el cual cumpla una serie de requisitos basados en conocimientos, experiencia y
estudios profesionales, con el objetivo de que el proyecto a diseñar sea eficiente, por lo que
es muy importante, el conocimiento y la aplicación de cada una de las herramientas
anteriormente enunciadas, con el objetivo de garantizar el éxito, la utilización de los recursos
y el buen desempeño de cada uno de sus integrantes.

Mi rol es del Compilador: Responsable de consolidar el documento

Captura de pantalla que evidencie mínimo tres (3) participaciones con aportes significativos
en función del informe de la Fase 3.
Conclusión

 Las herramientas para el desarrollo y control de un proyecto pueden ser utilizadas

según su objetivo en todas las fases del proyecto.

 Las metodologías ágiles potencian conversaciones directas frente a la comunicación

basada en documentación escrita, los equipos de trabajo se auto-gestionan, dando
libertad a los roles, según las necesidades de un proyecto
Referencias Bibliográficas:

Ollé, C., and Cerezuela, B., (2017), Gestión de proyectos paso a paso, Editorial UOC,
ProQuest Ebook Central, pp 93 – 115, Recuperado de https://ebookcentral-proquest-
com.bibliotecavirtual.unad.edu.co/lib/unadsp/detail.action?docID=5214305

Echeverría, D., (2018), Manual para Project Managers: cómo gestionar proyectos con
éxito, España, Wolters Kluwer Editorial (3a. ed.), ProQuest Ebook Central, pp 50 – 75,
Recuperado de https://ebookcentral-proquest-
com.bibliotecavirtual.unad.edu.co/lib/unadsp/detail.action?docID=5426609

Cuatrecasas, L., (2011), Gestión de proyectos: producción por puestos fijos, Ediciones Díaz
de Santos, ProQuest Ebook Central, pp 380 – 387, Recuperado de https://ebookcentral-
proquest-com.bibliotecavirtual.unad.edu.co/lib/unadsp/detail.action?docID=3229660