MAPA DE RIESGOS GESTIÓN DOCUMENTA

ÁREA PROCESO SUBPROCESO Y/O SUB-AREA TIPO DE RIESGO RIESGO DESCRIPCIÓN

RECEPCIÓN

DISTRIBUCIÓN

TRÁMITE
Posibilidad de que se extravíe
EXTRAVÍO DEL ACERVO información histórica de la Caja
CONSULTA
DOCUMENTAL contenida en los documentos
institucionales.
ORGANIZACIÓN

CONSERVACIÓN

DIGITALIZACIÓN

CONSERVACIÓN DE
ARCHIVO Y GESTIÓN Posibilidad de que se deterioren
DOCUMENTOS OPERATIVO DETERIORO DE LA
CORRESPONDENCIA DOCUMENTAL las características físicas de la
DOCUMENTACIÓN EN EL
documentación en el archivo
TRANSFERENCIA DE ARCHIVO CENTRAL
central.
DOCUMENTOS
 Desactualización de los contenidos
CONSERVACIÓN DE
establecidos en las tablas de
DOCUMENTOS
TRD DESACTUALIZADAS retención documental, en relación
a la conservación y disposición
DISPOSICIÓN FINAL
final de los documentos.

PAGO INOPORTUNO A Tardanza en el pago a las

GESTIÓN DOCUMENTAL
EMPRESAS DE CORREO empresas de correos.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN,
RIESGOS SOFTWARE SIGA

DIGITALIZACIÓN
STIÓN DOCUMENTAL

CALIFICACIÓN DEL ZONA DE

CAUSAS CONSECUENCIA PROBABILIDAD IMPACTO
RIESGO NATURAL RIESGO

Falta de aplicación de las políticas establecidas.

Debilidades en los procedimientos establecidos.

Demora y Reprocesos administrativos.

Manipulación inadecuada de los documentos. Deterioro de la imagen corporativa.

1 4 4 BAJO
Requerimientos por parte de los entes de
Debilidades en las herramientas tecnológicas. control.

Falta de sensibilización y capacitación del recurso

humano

Inadecuadas o insuficientes políticas de

conservación de documentos.

Espacios inadecuados para la conservación de los

documentos.
Pérdida de información histórica.

Fallas tecnológicas (traumas en el sistema o red Pérdida de la imagen corporativa.

computacional). 3 5 15 ALTO
Requerimientos por parte de los entes de
Presencia de agentes biológicos (roedores e control.
insectos).

Insuficientes recursos destinados a los planes de

GD.
 Debilidades en las políticas y procedimientos Falta de oportunidad en la recuperación
establecidos para la retención documental. de los documentos.

Pérdidas económicas. 1 3 3 BAJO

Falta de Capacitación del personal responsable de
Requerimientos por parte de los entes de
la conservación de la documentación de la Caja.
control.

Demora y Reprocesos administrativos.

Falta de presupuesto asignado al área. 2 3 6 BAJO
Deterioro de la imagen corporativa.
 CONTROLES / HALLA
FECHA DESDE LA
ESTADO DEL IMPLEMENTADO DOCUMENTADO
RESPONSABLES CUAL SE VIENE
CONTROLES EXISTENTES CONTROL (Marque con una X (Marque con una X
DEL CONTROL IMPLEMENTANDO
EXISTENTE o -) O-)
EL CONTROL

Existen libros radicadores, prestamos de documentos.

X X
Los documentos se encuentran ubicados en cajas, en estanterias
metalicas e identificados X X

Implementación Sistema de gestión electrónico a través del X X

software Alkymia

Implementación Sistema de gestión electrónico a través del

software Alkymia
X X
Organización de documentos en Archivo Central
X X
Designación de un trabajador que monitorea y custodia
X X
permanentemente los documentos conservados en el Archivo
Central
Actualización de las TRD por dependencia
CONTROLES / HALLAZGOS
EFECTIVO ACTIVIDADES
HALLAZGOS/OBSERVACIONES ASOCIADAS CONTROLES FECHA DE
(Marque con una ASOCIADAS AL RESPONSABLE
AL RIESGO Y AL CONTROL PROPUESTOS EJECUCIÓN.
X o -) CONTROL

X
TIEMPO ESTIMADO
PARA LA
IMPLEMENTACIÓN
DEL CONTROL
 PLAN ESTRATEGICO 2014 - 2016
PLAN OPERATIVO 2016
CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE CORDOBA - COMFACOR

PERSPECTIVA
OBJETIVO ESTRATEGICO OBJETIVO ESPECIFICO METAS RESPONSABLE INDICADOR
(Nombre)

Implementación del PROYECTO DE Porcentaje de documentos

DIGITALIZACIÓN de documentos de la digitalizados en el período
caja, acorde a las fases planteadas

2. Orientar la 2.3 Mejorar el desempeño de los

PROCESOS prestación de los procesos estratégicos y de apoyo GESTIÓN
contribuyendo a la consecución de Formulación, elaboración e Medición del plan
INTERNOS servicios hacia la las metas de los servicios implementación del PLAN DOCUMENTAL institucional del archivo
excelencia operativa misionales de la caja. INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR pinar

Aplicación de las TABLAS DE Cumplimiento en la

TENTENCIÓN DOCUMENTAL aprobadas implementación de las tablas
en la Caja. de retención en los archivos
de gestión