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EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Integrante:
Jennifer Adriana Gota
MANUALES ADMINISTRATIVOS.
¿Qué es un manual administrativo?
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de
comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma
ordenada y sistemática la información de una organización.
DE IDENTIFICACIÓN
La identificación o portada se refiere a la carátula del Manual de Organización la cual
da a conocer los datos más elementales como son:
a) Logotipo de la Entidad.
c) Nombre de la empresa.
d) Logotipo Institucional.
En la hoja de firmas se incluye, aparte de los datos de la portada, los recuadros de las
firmas de quien elabora, presenta y aprueba el documento.
DE CONTENIDO
En este apartado se presentan de manera ordenada los capítulos y/o apartados que
constituyen el manual de organización. A efecto de uniformar la presentación de estos
documentos, es importante seguir el orden que se describe a continuación:
a)Introducción
b)Antecedentes históricos
d)Atribuciones
e)Estructura Orgánica
f)Organigramas
g)Objetivo y Funciones
h)Definición de Términos
i) Bibliografía
ESTRUCTURA ORGÁNICA
Este apartado se refiere a la descripción ordenada por jerarquía de las unidades
administrativas adscritas a una dependencia o entidad, o a los órganos
administrativos. Es conveniente codificarla de tal forma que sea posible visualizar
gráficamente los niveles de jerarquía y las relaciones de dependencia.
La descripción de la estructura orgánica debe corresponder o coincidir con su
representación gráfica en el organigrama, tanto en lo referente al título o
nominación de las unidades administrativas, como a su nivel jerárquico. Se
recomienda no usar las abreviaturas en el nombre de los órganos que conforman
la unidad administrativa.
OBJETIVO
Describe el propósito que pretende alcanzar la dependencia / entidad o unidad
administrativa para el cumplimiento de una actividad institucional que
corresponde por atribución.
La determinación del mismo deberá ser lo más claro posible y su redacción sencilla y
en párrafos breves.
ETAPAS PARA LA ELABORACIÓN Y
PRESENTACIÓN DEL MANUAL.
Para elaborar un manual administrativo, cualquiera que sea, se deben desarrollar una
serie de fases. Estas fases o etapas se explican brevemente a continuación:
1.- Planificación del Trabajo.
En esta etapa se conforma un grupo de trabajo encargado de la elaboración de los manuales, este puede
ser conformado por un representante de cada una de las unidades administrativas de la institución o
por un grupo de funcionarios determinado por el jerarca.
También en esta fase se establece cuáles serán las herramientas metodológicas que se utilizarán para
obtener la información para elaborar los manuales, así como el tipo de información que se va a
requerir y el cronograma de las actividades a desarrollar para la elaboración de los manuales.
Investigación documental: trata de buscar todos aquellos documentos impresos o electrónicos en los
cuales se obtenga información relevante para la elaboración del manual respectivo, ya sea
normativa, estudios técnicos que respalden un proceso de reorganización administrativa.
Investigación monumental: trata de toda aquella información que no se encuentra escrita en algún
documento .
3.- Análisis de la Información.
Una vez que se haya obtenido la información necesaria para la elaboración del manual, esta deberá ser
organizada y analizada de manera que presente un orden lógico para el desarrollo del manual.
Para guiar el proceso de ordenar la información, pueden ser utilizadas las siguientes preguntas:
¿Qué trabajo o actividad se hace?
¿Quién es el responsable realizarlo? O en determinado caso si no se posee el dato del responsable?
¿Quién lo hace?
¿Cuáles son los medios que posee para hacer el trabajo?
¿Para qué se realiza el trabajo?
¿Cómo se ejecuta o realiza el trabajo?
¿Cuándo o en qué momento se hace?
¿Por qué se hace?
Estas preguntan facilitan el trabajo de análisis de la información y permiten conocer las actividades de
la institución, explicar su comportamiento, identificar las relaciones que se presentan entre cada
hecho.
4.- Elaboración del Manual.
Se establece, en esta fase, el diseño y la presentación que se utilizará para elaborar el manual
administrativo, para ello se debe considerar:
La redacción del documento, analizar a quienes va dirigido el manual, para manejar un vocabulario
claro, preciso y comprensible para todos los usuarios del mismo
La elaboración de diagramas, ya sea diagramas de flujo, de distribución de espacio físico, estructura
organizacional, mapa de procesos, entre otros.
El formato, asegurándose de que la información presentada guarde una secuencia lógica, que haya
uniformidad de letra, y que su redacción sea comprensible, entre otros aspectos de forma.
Es importante dejar claro, que no existe un único modelo establecido para realizar un Manual
Administrativo.
FACTORES QUE INFLUYEN EN LAS
ORGANIZACIONES.
Factores internos:
Enfoque conceptual adoptado - toma de decisiones centralizadas contra toma de
decisiones descentralizada, con mayor delegación de autoridad.
Factores externos:
La descentralización no solo rige con una sola autoridad si no con los aportes de
subordinados o empleados de la empresa los cuales aportan a la empresa no solo con
su conocimiento respecto al área en que se desenvuelvan si no dando idea para el
rendimiento óptimo día tras día de la organización.
Fin.