¿Qué es un Departamento de

Cumplimiento Normativo?

Curso: Operador Económico Autorizado

Unidad 3: Cómo acceder al programa OEA
 Índice
1. La importancia de las autoevaluaciones períódicas . 2
2. Un Departamento de gran ayuda............................. 2
3. ¿También para las PYMES?...................................... 3

Las marcas, nombres y logos FINPYME y CII son propiedad intelectual de la CII.

©2016 Corporación Interamericana de Inversiones, todos los derechos reservados, solamente puede ser utilizado con
autorización.
1. La importancia de las autoevaluaciones
periódicas
Para ser OEA debemos gestionar nuestra empresa de acuerdo a una serie de
procedimientos. Estos procedimientos se diseñarán y se testearán antes de presentar la
solicitud como OEA.

Lo importante para mantenernos como un eslabón seguro de la cadena logística será

adecuar los procedimientos a todos los cambios que se produzcan en la actividad
comercial, productiva o de distribución de la empresa.

En un entorno de cambio permanente, es imprescindible mantener los procedimientos en

permanente actualización.

Además, debemos comprobar si los procedimientos se están aplicando de forma correcta.

No es suficiente con que consideremos que son eficientes y cumplen su función. Lo
debemos comprobar.

Para todo ello, es preciso que la empresa realice autoevaluaciones periódicas de su

actividad.

2. Un Departamento de gran ayuda

En este terreno, disponer de un Departamento interno de Cumplimiento Normativo (en
inglés, Trade Compliance) será de gran ayuda.

Este Departamento contará con la autoridad necesaria y la competencia adecuada para

realizar comprobaciones internas de funcionamiento de forma periódica.

Estas comprobaciones podrán ser regulares, aleatorias, programadas o esporádicas, y de las

mismas se deberá levantar siempre la correspondiente constancia documental.

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En las comprobaciones deberán estar presentes los responsables de Cumplimiento
Normativo y también los responsables del departamento o departamentos que sean objeto
de comprobación.

Se estudiará de forma pormenorizada cada uno de los puntos que sean revisados, la
manera en que se aplican los procedimientos y las mejoras o soluciones que
conjuntamente se proponen.

El propio sistema debe establecer la periodicidad de estas comprobaciones. Es

recomendable que sean lo suficientemente frecuentes como para garantizar la eficacia de
las mismas.

3. ¿También para las PYMES?

Es posible que pensemos que en una PYME pueda ser difícil llevar a cabo la implantación
de un departamento como este y que esto pueda suponer una dificultad para incorporarse
al programa OEA.

Si tu empresa es una PYME de 8 o 10 personas, seguro que estás acostumbrado a que no

haya unas áreas muy definidas de actividad sino que “todos acaban haciendo de casi todo”.

Veamos cómo lo podemos solucionar. El programa OEA no está dedicado solo a las
grandes empresas. En absoluto. Una de sus virtudes es que adapta al tamaño de la empresa
y por ello es perfectamente aplicable para las PYMES.

En nuestra PYME puede que las áreas no estén muy definidas, pero sí habrá alguien que se
ocupe de liderar el proyecto OEA. Bien, tenemos ya una parte de nuestro Cumplimiento
Normativo: un líder para el proyecto.

La segunda parte es iniciar la validación interna. Para ello podemos utilizar un sistema de
comprobaciones “cruzadas”. Mediante este sistema, quien ha realizado una tarea no será
quien esté revisando esa misma tarea.

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Así, por ejemplo, el Responsable de Administración podría estar comprobando si en
Recepción se han aplicado correctamente los sistemas de control de accesos o se han
registrado de forma adecuada las visitas recibidas.

Por su parte, el Responsable de Compras podría estar revisando si todas las claves de
acceso a Sistemas han sido renovadas en los plazos adecuados, si se han actualizado los
antivirus o si el acceso por áreas o departamentos se mantiene de forma adecuada.

Vemos, por tanto, que tanto una PYME como una multinacional pueden realizar las
gestiones necesarias para validar sus procedimientos OEA.

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