El Proceso Administrativo

Hernando Nier Contreras

Universidad Nacional Abierta y a Distancia

Ciencias Básicas, Tecnología e Ingeniería

Ingeniería Electrónica

Fundamentos de Administración

Bosconia (Cesar)
Julio-2018
 Describa cada uno de las funciones del proceso administrativo

Antes de hablar de las funciones del proceso administrativo primero hay que saber a qué se
refiere este concepto.
Que es el proceso administrativo

El proceso administrativo es la herramienta que se aplica en las organizaciones para el

logro de sus objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales. Si los
administradores o gerentes de una organización realizan debidamente su trabajo a través de
una eficiente y eficaz gestión, es mucho más probable que la organización alcance sus
metas; por lo tanto, se puede decir que el desempeño de los gerentes o administradores se
puede medir de acuerdo con el grado en que éstos cumplan con el proceso
administrativo. (Hurtado, p.47)
Origen

El paradigma del proceso administrativo y de las áreas funcionales fue desarrollado por
Henry Fayol (1916). Aunque todavía se discuta si la administración es una ciencia o, por el
contrario, es arte, desde una perspectiva funcionalista se afirma que la función básica de la
administración, como práctica, es la de seleccionar objetivos apropiados y dirigir a la
organización hacia su logro. Lo anterior implica definir la administración como un proceso
que, como tal, requiere de la ejecución de una serie de funciones. Fayol describió las
actividades administrativas como compuestas por las funciones de planear, organizar,
dirigir, coordinar y controlar. (Zapata y otros, p.64)

Fases

Se plantean dos fases en el proceso administrativo, una mecánica y otra dinámica.

En la primera, fase mecánica, se busca establecer qué hacer y se prepara la estructura

necesaria para hacerlo, comprende las actividades de planeación y organización.

La segunda, fase dinámica, se refiere a cómo se maneja ese organismo social que se ha
estructurado y comprende las actividades de dirección y control.

Actividades que lo componen

Como ya se ha mencionado, el proceso administrativo consiste de 4 etapas o funciones

básicas: planeación, organización, dirección y control. A continuación una breve
introducción a cada una.
  Planeación

Consiste en saber qué se va a hacer por anticipado, cuál va a ser la dirección que se va a
tomar para alcanzar los objetivos de la manera más eficiente. ¿Qué se desea conseguir
(objetivos)? ¿Qué se va a hacer para alcanzarlo? ¿Quién y cuándo lo va a hacer? ¿Cómo lo
va a hacer (recursos)? La planeación trata de crear un futuro deseado. 

Robbins y De Cenzo (p.6) afirman que planificar abarca la definición de las metas de la

organización, el establecimiento de una estrategia general para alcanzar esas metas y el
desarrollo de una jerarquía minuciosa de los planes para integrar y coordinar las
actividades. Establecer metas sirve para no perder de vista el trabajo que se hará y para que
los miembros de la organización fijen su atención en las cosas más importantes.

Importancia de la planeación:

 Es la base para que el proceso administrativo tenga un sentido adecuado en la

consecución del mismo
 Se aplican las investigaciones que se requieren para definir las bases correctas
 Prepara a la empresa con fortaleza para hacer frente a sus problemas
 Toma en cuenta todo el medioambiente interno de la empresa para su definición
 Tiene un enfoque hacia el futuro de mejoramiento y progreso
 Estudia el medioambiente externo para aprovechas las oportunidades
 Programa correctamente el tiempo y los recursos en toda la estructura de la empresa
 Trabaja con efectividad para que el plan resulte exitoso

Principios de la planeación

Para llevar a cabo la planeación deben observarse los siguientes principios:

 Objetividad y cuantificación
 Factibilidad
 Flexibilidad
 Unidad
 Cambio de estrategias

Elementos de la planeación

Investigación

Al tratar la planeación implica la fijación de objetivos que persigue una empresa; pero antes
de establecer esos objetivos es necesario conocer el medio ambiente en donde opera la
empresa, así como la influencia o trayectoria que este medio pueda seguir.
 Los objetivos

Son los fines hacia donde se dirigen las actividades de las organizaciones y de los
individuos. Son considerados como planes que tienen que ver con actividades futuras,
requieren de visión e imaginación en su determinación, y forma parte integral en la fase de
planeación.

Los pronósticos

Son los que predicen el futuro basados en determinados supuestos adoptados por el
pronosticador, llamados expectativas dentro de un periodo futuro determinado.

Las estrategias

Son la determinación o propósito fundamental a mediano y largo plazo de una empresa, en

otras palabras son los cursos de acción o alternativas y asignatura de recursos para lograrlo.

Políticas

Son los conceptos que guían y orientan el pensamiento y acción de los ejecutivos en toma
de decisiones para el logro de objetivos.

Los procedimientos

Son aquellos que indican cronológicamente la forma en la cual se debe desarrollar el

trabajo con los pasos de inicio, desarrollo y fin, de acuerdo con las políticas establecidas.

Los programas

Son aquellos planes calendarizados para lograrse en tiempo y con los recursos necesarios
para alcanzarlos correctamente.

Los presupuestos

Son los planes escritos valorizados; en otras palabras, es la expresión de resultados

esperados en términos numéricos.
  Organización

La organizacion es un sistema que permite una utilización equilibrada de los recursos cuyo
fin es establecer una relación entre el trabajo y el personal que lo debe ejecutar. Es un
proceso en donde se determina qué es lo que debe hacerse para lograr una finalidad
establecida o planeada, dividiendo y coordinando las actividades y suministrando los
recursos.

Robbins (p.9) explica que organizar es disponer el trabajo para conseguir las metas de la
organización. Organizar incluye determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo
se agrupan, quién rinde cuentas a quién y dónde se toman las decisiones.

Importancia de la organización

La organización es importante porque:

 Define la estructura correcta de la empresa

 Determina los niveles jerárquicos indicados para el funcionamiento eficiente de sus
integrantes
 Elimina la duplicidad de funciones en la departamentalización
 Es un medio para lograr lo planeado
 Coordina la división de trabajo para que se de un orden
 Determina la estructura, para que las fases de dirección y control tengan bases
confiables

Principios de la organización

Los principios de la organización a observar y cumplir son:

 Especialización. Dividir y asignar el trabajo de acuerdo con la actitud de cada

persona, es decir, tomando como base su perfil.
 Unidad de mando. Para cada función, actividad o trabajo habrá un solo jefe al cual
se le reportaran los resultados.
 Jerarquía. Es importante definir el nivel jerárquico de autoridad, para que de ahí se
desprendan las ordenes necesarias para lograr los planes.
 Del objetivo. Todas las funciones y actividades de la organización deben realizarse
sinérgicamente, con los objetivos y propósitos del grupo social.
 Paridad de autoridad y responsabilidad. A toda autoridad le corresponde una
responsabilidad para que se cumpla la misma. No es correcto hacer responsable a
las personas por determinada función si no se le confía la autoridad necesario para
llevarlo a cabo.
  Difusión. Este principio nos dice que se debe aplicar de forma escrita las
obligaciones de cada puesto para que se cumpla la responsabilidad y autoridad.
 De la coordinación. La coordinación de las partes de una organización debe estar
equilibrada en su departamentalización de sus recursos para cumplir con los
objetivos.

Tipos, etapas y procesos de la organización

La organización trae como resultado una estructura formal que debe considerarse como
marco que integra todas las funciones de acuerdo con el modelo elegido por los dirigentes,
el cual sugiere orden, arreglo lógico y relación armonica. Los lineamientos generales de la
organización de una les sugiere esa estructura, ubicando el marco dentro del cual las
personas puedan trabajar motivadas y en forma efectiva.

 Dirección

La dirección es la función que trata, a través de la influencia interpersonal, de lograr que
todos los involucrados en la organización contribuyan al logro de sus objetivos. Se ejerce a
través de tres subfunciones: el liderazgo, la motivación y la comunicación.

Finch, Freeman y Gilbert (p.13) dicen que la dirección es el proceso para dirigir e influir en
las actividades de los miembros de un grupo o una organización entera, con respecto a una
tarea. La dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las
personas que trabajan con ellos.

Importancia de la dirección

La dirección es relevante porque:

 Por medio de esta se logra motivar a los recursos humanos de la empresa y al propio
ejecutivo.
 Se logra el movimiento de forma sinérgica aplicando el proceso de la comunicación.
 Lo establecido en la planeacion y organización, se pone en movimiento como
proceso continuo.
 Se fundamenta un buen clima en la empresa entre colaboradores y ejecutivo.
 Se toman las decisiones que la empresa necesita para lograr los objetivos que la
empresa quiere para el futuro.
 Es una de las bases para que se aplique el control.

Principios de la dirección

Los principios sobre los cuales se basa la dirección son:

  Impersonalidad de mando. El ejercicio de la autoridad se basa en las necesidades
del organismo social para alcanzar sus objetivos, no de su voluntad personal, es
decir, no involucrar situaciones personales, ni abusar de la autoridad conferida.
 De la armonía de objeto o coordinación de intereses. Los administradores con
sus colaboradores buscan la eficiencia y la eficacia para coordinarse y alcanzar los
objetivos de la empresa.
 De la via jerarquica. Este principio nos indica que hay que respetar los niveles
jerarquicos, para que las ordenes fluyan correctamente y de esta forma evitar
problemas que puedan repercutir en conflictos.
 De la supervisión directa. El administrador comunica y apoya a sus colaboradores
en el desarrollo de sus funciones.
 De la resolución de conflictos. Los conflictos deben resolverse de manera oprtuna,
aplicando justicia, no importando el tamaño del problema.
 Aprovechamiento del conflicto. Cuando resolvemos un conflicto con justicia y en
forma oportuna vamos a crear confianza en los colaboradores, y el resultado es que
la empresa va a lograr mas fortaleza.

Funciones procesos y etapas de la dirección

A las funciones del proceso de dirección se les conoce como etapas o proceso, estas
consisten en desarrollar el supervisión, el liderazgo, la comunicacion, la motivación y la
toma de decisiones.

 Control

El control es la función que efectúa la medición de los resultados obtenidos comparándolos
con los esperados (planeados) con el fin de buscar la mejora continua.

Alegre, Berné y Galve (p.42) sostienen que el control es la actividad de seguimiento

encaminada a corregir las desviaciones que puedan darse respecto a los objetivos. El
control se ejerce con referencia a los planes, mediante la comparación regular y sistemática
de las previsiones y las consiguientes realizaciones y la valoración de las desviaciones
habidas respecto de los objetivos. El control, pues, contrasta lo planeado y lo conseguido
para desencadenar las acciones correctores, que mantengan el sistema regulado, es decir,
orientado a sus objetivos.

Importancia del control

 El control es importante porque detecta los vacios que se dan en la planeación,

organización, integración y dirección.
 Determina las medidas correctivas para corregir las desviaciones detectadas.
 Detecta las partes de la empresa en las que se ha n detectado problemas.
 Cuenta con la capacidad para el análisis de las variaciones y determinar las
soluciones mas adecuadas.
  Se desarrolla en las cosas, persona, grupo y en las actitudes y aptitudes.
 Proporciona información precisa y oportuna acerca de la situación de la dirección de
los planes, sirviendo como base para que en el futuro se mejore el proceso de
planeación.
 Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

Principios de control

Desde la perspectiva de un proceso administrativo, el propósito de control es el que los

negocios funcionen dentro del marco de las normas fijadas por el medio interno y externo.
A continuación se explican los principios de control:

 Principio de declaración de objetos.la función del control es percibir desviaciones

posibles o reales de los planes trazados, con la suficiente anticipación para poder
corregirlos.
 Principio de eficiencia de controles. Las tecnicas y enfoques de control son
eficientes cuando perciben y destacan las causas de las desviaciones reales o
potenciales de los planes con un costo minimo o con muy pocas consecuencias no
buscadas.
 Principio de responsabilidad de control. La responsabilidad primaria del control
recae sobre el gerente responsable de la ejecución de los planes.
 Principio de control directo. A mayor calidad de los gerentes y de sus
subordinados, menor necesidad de controles indirectos.
 De excepción. El control debe aplicarse preferentemente a las actividades
excepcionales y representativas, a fin de reducir costos y tiempos, delimitando
adecuadamente cuales funciones estratégicas requieren control.
 De equilibrio. Todo grupo conferido le recae un grado de control correspondiente.
Con referente a la autoridad que se delega y la autoridad que se comparte, al
delegar autoridad es necesario establecer la responsabilidad conferida, y que la
autoridad delegada este siendo debidamente ejercida.
 De la costeabilidad. El control debe justificar el costo que este representa en
tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este aporta.
 De las desviaciones. Las variaciones o desviaciones que resulten en relación con
los planes deben aclararse, para saber las causas que la originaron, para prever el
futuro.

Etapas o ciclos de control

 Establecimiento de estándares

 Medición de resultados

 Comparación del desempeño con el estándar

 Corrección
  Retroalimentación

¿Por qué es importante el proceso administrativo, en la toma de decisión?

La Planeación, Organización, Dirección y Control son procesos muy importantes dentro de

una empresa, ya que estos les permite enfocar con exactitud los puntos a seguir para el
manejo de una empresa. Debemos tomar en cuenta que existen muy pocas empresas que
llevan con exactitud este proceso pero les resulta muy útil para poder llevar el control y
tener éxito en el futuro. “La responsabilidad más importante del administrador es la toma de
decisiones. Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor de los
negocios y en efecto de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito
de cualquier organización.” (Chiavenato).
Esto significa claramente que dependiendo de las situaciones que experimentemos y la
capacidad que demostremos a la hora de asumir responsabilidades tomando la mejor
decisión, es que haremos de nuestro desempeño laboral lo mejor, logrando así no sólo la
satisfacción personal de alcanzar grandes logros laborales , sino también producirle a la
organización una gran complacencia y grandes beneficios, puesto que demostraremos
nuestra gran capacidad para la dirección de una empresa y la estabilidad de la misma. 

 El proceso de la toma de decisiones se divide en cuatro fases:

1. Investigar la situación: Para tomar decisiones es necesario, en primer lugar,

identificar las causas que produjeron el problema, partiendo de preguntas tales como ¿qué
pudo originar el problema?, para conocer así las fuentes del problema y definirlo en función
de los objetivos organizacionales. Una vez definido el problema, lo siguiente será decidir lo
que constituya una buena solución para no desviarse de los objetivos de la decisión de
manera que tenga base para proponer y evaluar soluciones alternativas.

2. Desarrollar opciones: Una vez analizado el problema se hace necesario buscar la

solución, pero no dentro de una alternativa, sino preparar un conjunto de alternativas. Así
evitamos caer en posiciones extremas sin cubrir la amplitud necesaria. 

3. Evaluar opción y seleccionar la mejor: La alternativa que se seleccione debe

representar la mejor solución al problema. El camino lógico para esto, debe ser el establecer
el pro y el contra de cada alternativa, ventajas y desventajas y comparar unas con otras.
Para facilitar la elección de la mejor alternativa es necesario considerar algunos criterios
tales como:
   Riesgo: Deben compararse los riesgos dentro de cada curso de acción posible con
los beneficios separados. Hay que valorizar las probabilidades de la alternativa y la
solución que plantea.
 Esfuerzo económico: Consiste en juzgar la eficiencia de la solución, que significa
el mejor resultado con el menor esfuerzo posible
 Limitación de los recursos: Es necesario siempre considerar los recursos, tanto de
orden material como social, pues es evidente que estos son comúnmente limitados y por
otra parte existen las propias limitaciones del personal para llevar a cabo la decisión. 

    4. Poner en practica la decisión y hacer su seguimiento: Esta fase es esencial pues le

da valor y contenido a todas las demás. De nada vale tomar una decisión, si la decisión no
se hace efectiva mediante la acción. Poner en práctica una decisión requiere de algo más
que dar las órdenes correspondientes. Deben adquirirse recursos y asignarse conforme sea
necesario. Los gerentes establecen presupuestos y programas para las acciones. Asignar
responsabilidades de las tareas específicas. Establecer procedimientos, realizar los informes
de avance y establecer un control y seguimiento de la decisión. 

Para que el proceso de la toma de decisiones se lleve a cabo con éxito, es necesario cumplir
con 4 fases fundamentales. Una vez diagnosticado, definido y analizado el problema o
situación, debemos seguir rigurosamente estas etapas, a fin de garantizar que se cumplan
las metas propuestas en el menor tiempo posible, en pro de minimizar los riesgos y
multiplicar los beneficios.

¿El proceso administrativo aporta a mi profesión?

Estoy completamente seguro que el proceso administrativo es indispensable para cualquier

emprendedor que piense llevar a cabo algun tipo de actividad económica, pues es este quien
le da las herramientas necesarias para proyectar a futuro el comportamiento de ese negocio,
permitiendo realizar los análisis, estudios y pronósticos adecuados que permitan hacer
viable, rentable, y sostenible desde el punto de vista económico y social esta actividad.

Crear empresa representa una gran responsabilidad, pues está en juego dinero, trabajo y
tiempo propio y de personas involucradas, entonces es importante tener los conceptos
claros y enteder el significado de los mismos. El proceso administrativo es necesario para la
obtención de motivación, firmeza y seguridad en el proyecto de desarrollemos, es el
proceso que me permitirá tomar las decisiones correctas y en el momento oportuno para
garantizar el funcionamiento apropiado de una empresa.
 Bibliografia

 http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2460/lib/unadsp/reader.action?
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 Alegre, Luis; Berné Manero, Carmen; Galve Górriz, Carmen. Fundamentos de
economía de la empresa: perspectiva funcional, Editorial Ariel, 2000.
 Diccionario de la Real Academia Española
 Fernández Arena, José Antonio. El Proceso administrativo, Editorial DIANA, 1991
 Finch Stoner, James Arthur; Freeman, R. Edward y Gilbert, Daniel R.
Administración, Pearson Educación, 1996.
 Hurtado, Darío. Principios de Administración, ITM, 2008, p.47
 Robbins, Stephen P. Administración, Pearson Educación, 2005.
 Robbins, Stephen P. y De Cenzo, David A. Fundamentos de administración:
conceptos esenciales y aplicaciones, Pearson Educación, 2009.
 Zapata Domínguez, Alvaro; Murillo Vargas, Guillermo y Martínez Crespo, Jenny.
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