Gestión de crédito y cobranzas

Para empezar, la gestión se puede definir, según Chiavenato (2002), como: “un
conjunto de políticas, conceptos y prácticas coherentes entre sí, con el propósito de alcanzar
objetivos organizacionales de la empresa de manera eficiente y eficaz” (s.p.).
De modo que la gestión de crédito y cobranzas consiste en las políticas y acciones a
llevar a cabo tanto en el proceso de evaluar y otorgar un crédito como en la cobranza del
mismo. Para entender más sobre el tema primero se debe conocer el concepto de crédito.
Definición de crédito
Desde la antigüedad se ha utilizado el crédito como un recurso para obtener dinero
efectivo, con la condición de pagarlo a un plazo futuro con las condiciones establecidas por
el acreedor. Para sustentar esta definición, Brachfield, P. (2009), sostiene que el crédito es:
“la posibilidad de obtener dinero, bienes o servicios sin pagar en el momento de recibirlos a
cambio de una promesa de pago realizada por el prestatario de una suma pecuniaria
debidamente cuantificada en una fecha en el futuro” (p. 20).
Para efectos de esta investigación el crédito es la entrega de dinero, ya que estamos
hablando de una institución financiera como lo es el Banco Nacional de Crédito. A partir de
esta entrega se genera la promesa de pago por parte del deudor de devolver el capital
otorgado en préstamo, más los intereses devengados del mismo y en el plazo pautado en el
contrato de crédito.
Importancia del crédito
El crédito es una operación de vital importancia para el desarrollo de la economía de
cualquier país, al respecto el portal electrónico del Banco de la República de Colombia
(2015), señala algunos de los motivos:
 Las personas, las empresas y los Estados pueden tener acceso a recursos que, de otra
forma, serían difíciles de obtener.
 Los créditos pueden incentivar el consumo de las personas y, de esta forma, activar
el sistema productivo del país.
 Las empresas, gracias a los créditos, pueden realizar proyectos e inversiones que les
permitan mejorar su producción y sus ingresos, que, en últimas, también son
ingresos para el país.
  Al Estado, los créditos le permiten llevar a cabo inversión social, en infraestructura
y en otros propósitos para mantener la actividad económica del país en niveles
aceptables o favorables.
Además, en el portal se menciona que “el nivel de endeudamiento (los créditos)
debe mantenerse en niveles aceptables, de tal suerte que no se afecte la estabilidad
económica de las personas, las empresas, las organizaciones y del país en general” (párr.
12).
Se puede concluir que sin el crédito, la economía no sería la misma ya que existiría
una gran cantidad de dinero ocioso, así como emprendedores carentes de capital para llevar
a cabo sus proyectos de inversión.
Clasificación del crédito
Existen diferentes maneras de clasificar al crédito, siguiendo la idea del mismo
autor tenemos que se puede clasificar según su vencimiento (a corto plazo, a largo plazo),
según el sector (público, privado), por la garantía (personal, real), por la finalidad (de
consumo, de producción).
La Ley de Instituciones del Sector Bancario ofrece algunas definiciones de los
créditos:
 Créditos al consumo: el financiamiento rotativo en corto plazo, realizado por las
instituciones bancarias, otorgado por cualquier medio a personas, para efectuar de
manera directa operaciones de compra en establecimientos comerciales o pago de
servicios, dentro y fuera del territorio nacional, hasta por siete mil quinientas
Unidades Tributarias (7.500 U.T.), y cuyo monto es recuperable a través del pago de
cuotas consecutivas, que contengan pagos de interés y capital.
 Créditos a corto plazo: son aquellos cuya vigencia no excederá el plazo de cinco
años. Se incluyen en este supuesto los créditos dirigidos a la adquisición de
vehículos.
 Créditos a mediano plazo: son aquellos cuya vigencia no excederá el plazo de diez
años.
 Créditos a largo plazo: son aquellos con vigencia superior a diez años.
Entre los tipos de crédito existentes, tenemos que el BNC otorga: créditos de
consumo (tarjetas de crédito), créditos comerciales (autos, microcréditos, crédito
agropecuario, créditos al turismo) y créditos hipotecarios. Para la gestión efectiva del
crédito se deben implementar ciertas políticas a seguir por el personal de la institución.

Políticas
Las políticas son “guías para determinar cómo manejar diferentes tipos de
problemas, pero nunca ofrecen una solución definitiva” (Córdova, E., s.f., p. 39). De este
modo, las políticas son la base de una institución, ya que a partir de estas se tomarán las
acciones requeridas para cada situación.
Lineamientos para la formulación de las políticas
Según el mismo autor, para que una política sea operante y cumpla con su finalidad,
debe:
 Establecerse por escrito y dársele validez.
 Redactarse claramente y con precisión.
 Darse a conocer a todos los niveles donde se va a interpretar y aplicar.
 Coordinarse con las demás políticas.
 Revisarse periódicamente.
 Ser razonable y aplicable a la práctica.
 Estar acorde con los objetivos de la empresa.
 Ser estable en su formulación.
 Ser flexible.
Políticas de crédito
Vásquez y Vega (2016), indican que las políticas de crédito:
Son lineamientos, guías o patrones mediante los cuales se determinará si
se le otorga el crédito a un cliente. Para ello se realizará un análisis y evaluación
al cliente en base a fuentes de información que permitan disminuir el riesgo o la
probabilidad de que el cliente no cumpla con la deuda. (p. 13)

Es por ello que son fundamentales las políticas, ya que estas determinan los
aspectos a tomar en cuenta al momento de otorgar un crédito, así como las acciones a
seguir en determinadas situaciones. Del mismo modo, esta guía de acción permite el
cumplimiento de los objetivos establecidos ya que es realizada en función de los mismos.
Así pues se debe comprender cómo se formula una política de crédito.
 Cómo formular una política de crédito
Los factores que se deben tomar en cuenta para formular la política mencionada,
según Bañuelos (2014), son:
1. La misión
2. Los objetivos
3. ¿Quién tiene responsabilidades específicas en el departamento de crédito y
cobranza, y cuáles?
4. ¿Cómo será evaluado el crédito?
5. ¿Cómo se manejará la cobranza?
6. ¿Cuáles son los términos de crédito?
7. El tipo de cliente.
8. ¿Cuál es el período en que prescribe la acción legal en su país o estado?
Las instituciones financieras más que todo deben contar con una buena política de
crédito ya que el préstamo de dinero es una de sus actividades principales, es por ello que
deben contar con las guías de acción que le permitan cumplir con sus objetivos y evitar
impagos por parte de sus clientes.
Cómo poner en práctica una política de crédito
Continuando con la definición anterior, luego de formular la política se procede a
aplicarla. Para ello se debe plasmar por escrito la autoridad de cada cargo, así como sus
funciones y las acciones a tomar durante el procedimiento del crédito.
Es preciso saber que “si el departamento de crédito falla en tener una estrategia
maestra, hay más probabilidades de que la estrategia estará constantemente cambiando y
sujeta a interpretaciones individuales” (Bañuelos, 2013, párr. 11).
De este modo se traducen las políticas de crédito en manuales de organización y
manuales de normas y procedimientos, guías y demás lineamientos para la utilización del
personal en sus tareas diarias. Así pues debemos conocer el concepto del manual de
organización.
Manual de organización
En este manual, según Franklin y Gómez (Citado en El Buzón de Pacioli, 2014), se
expone “la información referente a los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura
orgánica, funciones, organigrama, niveles jerárquicos, grados de autoridad y
responsabilidad, así como canales de comunicación y coordinación de la organización” (p.
8)
En otras palabras, es importante que el personal conozca el manual de la institución
en la que labora, ya que así obtendrá conocimiento acerca de los puntos mencionados
anteriormente y tendrá una idea clara de lo que debe lograr en el puesto que ocupa para
cumplir con las metas de la institución.
Manual de procedimientos
El manual de procedimientos, en palabras de Martínez, Navarrete y Pérez (2009):
Contempla instrucciones fundamentales sobre los métodos funcionales y
operativos que el personal de una empresa adopta o sigue, a efecto de ejecutar
los diferentes trámites y procesos de trabajo establecidos; siempre con el afán
de cumplir adecuadamente con las funciones y objetivos señalados. (p. 57)

De este modo, las políticas de crédito se ven reflejadas en este manual que contiene
todos los pasos a seguir para los diferentes procedimientos que realice la institución y por
ello cada empleado debe conocer los lineamientos de los procedimientos inherentes a su
cargo. Para realizar de manera eficiente las labores es necesario contar con conocimientos y
experiencia, así como también con una preparación por parte de la institución en cuanto al
cargo a ocupar.
Necesidad del adiestramiento en crédito y cobranza
El adiestramiento a los nuevos empleados es una fase fundamental, en la que se le
deben dar a conocer los manuales de la institución, así como proporcionar apoyo y explicar
el funcionamiento del sistema para lograr un óptimo nivel de trabajo. Del mismo modo el
personal antiguo también requiere capacitación en cuanto a nuevas formas de trabajo,
nuevas tecnologías, y demás aspectos que resulten en mayor rentabilidad para la institución.
Además, es fundamental el conocimiento que posea el aspirante/empleado en las
áreas de contabilidad y finanzas para el óptimo desempeño de la labor de crédito y
cobranzas. Así pues, el conjunto de facultades que posee el aspirante/empleado, sumado a
las capacitaciones realizadas por la empresa, resultarán en buenas prácticas de la gestión del
departamento.
Una vez conocido el concepto de crédito y sus políticas, debemos tomar en cuenta el
riesgo que este presenta.
El riesgo en el otorgamiento del crédito
Es de suponer que todo otorgamiento de crédito implica un riesgo, según Peiro, A.
(s.f.), explica que:
 El riesgo de crédito supone una variación en los resultados financieros
de un activo financiero o una cartera de inversión tras la quiebra o impago de
una empresa. Por tanto, es una forma de medir la probabilidad que tiene un
deudor (derecho de pago) frente a un acreedor (derecho de cobro) de cumplir
con sus obligaciones de pago, ya sea durante la vida del activo financiero o a
vencimiento. (s/p)

Así pues, para otorgar un crédito se debe medir el riesgo que este implica con el fin
de garantizar el pago del mismo. Para medir el riesgo del crédito se deben evaluar factores
básicos, comúnmente llamados “las 5 C del crédito”
Las cinco C del crédito
Este término es común en la banca ya que son los factores que determinan el riesgo
crediticio de un cliente y son conocidos como las 5 C del crédito. El banco estadounidense
Wells Fargo en su portal electrónico ofrece una explicación de cada una de las C del
crédito:
1) Carácter: se refiere al historial de crédito del cliente, en el cual se reflejan las
operaciones de crédito que ha realizado, así como los pagos de los mismos. De esta
forma se verifica si el cliente es confiable al momento de pagar sus deudas ya que se
observa si los pagos de las cuotas se han realizado a tiempo, así como si se han
presentado moras.
2) Capacidad: este factor determina si el cliente puede realizar los pagos de las cuotas
cómodamente. La institución toma en cuenta si se encuentra en un trabajo fijo o
independiente, los ingresos mensuales, así como las deudas y gastos. Es decir, hace
un análisis de los ingresos obtenidos con el capital comprometido para determinar el
capital disponible para realizar los pagos del crédito.
3) Colateral: el colateral es un bien del cliente que puede ser otorgado en garantía,
como lo puede ser un automóvil o bienes inmuebles. El valor de su colateral se
evaluará, y cualquier deuda existente garantizada por ese colateral se restará del
valor.
4) Capital: el capital representa los ahorros, inversiones y otros activos que pueden
ayudarle a pagar el préstamo. Esto puede ser de utilidad si pierde el empleo o tiene
otras dificultades.
5) Condiciones: es posible que la institución desee saber cómo piensa usar el dinero y
tendrá en cuenta el propósito del préstamo, como por ejemplo, si el préstamo se
 utilizará para comprar un vehículo u otra propiedad. También pueden considerarse
otros factores, como las condiciones ambientales y económicas.
Luego de evaluar cada uno de estos factores se puede determinar el riesgo de un
cliente y por lo tanto tomar la decisión de aprobar o rechazar el préstamo. Para iniciar este
proceso, primero se debe hacer una solicitud por escrito al banco.
La solicitud de crédito
Con este documento se inicia el proceso de crédito, este documento sirve para
conocer al cliente ya que en él se debe colocar la información personal, laboral y comercial
que le va a permitir al banco realizar un juicio sobre el cliente. Todo esto soportado por los
documentos solicitados además de la solicitud, como lo son: referencias personales,
referencias bancarias, estado de cuenta, copia de la cédula de identidad, copia del Registro
único de Información Fiscal (RIF), factura de pago de algún servicio donde se vea reflejada
la dirección de hogar, entre otros.
Para reforzar lo mencionado, Moreno (2009) indica que “la solicitud por sí sola no
es una información altamente confiable, es necesario acompañarla de documentos que
comprueben su veracidad o copia de los mismos” (párr. 41).
Para cada tipo de crédito los documentos a solicitar pueden variar un poco, al igual
que para cada institución financiera, sin embargo los requisitos son semejantes ya que en
todas las instituciones se debe hacer la evaluación del cliente en vista de otorgar un crédito
eficientemente.
Análisis de la solicitud de crédito
En cuanto al análisis de las solicitudes de crédito, el banco debe tomar en cuenta los
datos sobre los antecedentes del cliente, mediante información cualitativa e información
cuantitativa que es tomada de los estados financieros del mismo. Por otro lado se debe
tomar en cuenta la situación actual y la proyección a futuro del solicitante del crédito.
Para el análisis financiero del cliente se utiliza la información que proporcionan los
estados financieros, entre los más usados tenemos el Balance General y el Estado de
Resultados (también conocido como Estado de Ganancias y Pérdidas). En estos estados “se
evalúa la capacidad del ente para generar flujos favorables según la recopilación de los
datos contables derivados de los hechos económicos” (Gómez, 2015, s.p.). En el mismo
orden de ideas, el autor explica que:
 Existen otros estados financieros que en ocasiones no son muy tomados
en cuenta y que proporcionan información útil e importante sobre el
funcionamiento de la empresa, entre estos están: el estado de Cambios en el
Patrimonio y el de Flujos de Efectivo. (s.p.)