APLICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD A LA EMPRESA TRAJES

SIR RUDOLPH SAS

JOSÉ ANTONIO ROLÓN RANGEL

ANGIE MARCELA CARDENAS LEON

JUAN DIEGO FIGUEROA MOLINA

*SANDRA MILENA ROZO RINCÓN

UNIVERSIDAD LIBRE SECCIONAL CÚCUTA

FACULTAD DE INGENIERIA

INGENIERIA INDUSTRIAL

Cúcuta, Colombia

2020

Docente*
 2

Tabla de contenido
Introducción.....................................................................................................................................5
1. Aspectos generales de la empresa............................................................................................7
1.1. Razón social, Ubicación..................................................................................................7
1.2. Descripción de la actividad económica..........................................................................7
1.3. Número de trabajadores...............................................................................................10
2. Aspectos estratégicos.............................................................................................................11
2.1. Historia...........................................................................................................................11
2.2. Misión.............................................................................................................................11
2.3. Visión..............................................................................................................................11
2.4. Objetivos........................................................................................................................12
3. Contexto de la organización...................................................................................................13
3.1. Aspectos internos y externos........................................................................................13
3.2. Requisitos legales...........................................................................................................16
3.3. Necesidades y expectativas de las partes interesadas................................................19
4. Procesos y lineamientos de la organización...........................................................................22
4.1. Identificación de los procesos de la empresa Trajes Sir Rudolph SAS....................22
4.2. Mapa de procesos..........................................................................................................22
4.3. Política de calidad.........................................................................................................23
4.4. Objetivos de calidad......................................................................................................23
4.5. Descripción de los procesos..........................................................................................24
4.6. Riesgos y Oportunidades..............................................................................................31
5. Conclusiones..........................................................................................................................34
 3

Tabla de tablas

Tabla 1. Información general de Trajes Sir Rudolph SAS..............................................................8

Tabla 2. Trabajadores de planta de Trajes Sir Rudolph SAS........................................................11
Tabla 3. Trabajadores por prestación de servicio de Trajes Sir Rudolph SAS..............................11
Tabla 4. Trabajadores por cargo de Trajes Sir Rudolph SAS........................................................11
Tabla 5. Matriz DOFA de Trajes Sir Rudolph SAS......................................................................14
Tabla 6. Estategias segun DOFA de Trajes Sir Rudolph SAS......................................................16
Tabla 7. Matriz de requisitos legales de Trajes Sir Rudolph SAS.................................................18
Tabla 8. Matriz de necesidades y expectativas de la empresa Trajes Sir Rudolph SAS...............21
Tabla 9.Caracterización del proceso de gestión financiera de la empresa Trajes Sir Rudolph SAS
.......................................................................................................................................................26
Tabla 10.Caracterización del proceso de gestión de talento humano de la empresa Trajes Sir
Rudolph SAS.................................................................................................................................28
Tabla 11. Caracterización del proceso de atención del pedido y diseño de la empresa Trajes Sir
Rudolph SAS.................................................................................................................................30
Tabla 12. Matriz de riesgos y oportunidades de la empresa Trajes Sir Rudolph SAS..................33
 4

Tabla de figuras

Figura 1. Logo e información de Trajes Sir Rudoplh SAS..............................................................8

Figura 2. Portafolio de productos de Trajes Sir Rudolph SAS......................................................10
Figura 3. Mapa de procesos de la empresa Trajes Sir Rudolph SAS............................................23
 5

Introducción
La calidad es un concepto subjetivo y que está arraigado a la perspectiva de los consumidores,

sin embargo a través de los años las empresas han buscado cumplir las expectativas de sus

clientes con respecto a este concepto, la utilización de nuevos y mejorados materiales, la mejora

de sus procesos y la implementación de diversas metodologías para el cumplimientos de esta

meta son actividades cada vez más comunes y presentan una mejora continua en la vida de las

empresas.

El sistema de gestión de calidad es uno de los métodos más empleados, convirtiéndose en un

elemento fundamental en los procesos de la industria actualmente, debido a su enfoque en la

filosofía de mejora continua de las empresas basado en el desarrollo de una gestión

implementando un clico P.H.V.A (Planear, Hacer, Verificar y Actuar),controlando de forma

eficiente las actividades necesarias para el cumplimiento de la política de calidad de la empresa,

objetivos institucionales, misión, visión y otros elementos planteados por la organización. La

Norma Técnica Colombiana ISO 9001, es la principal herramienta mediante la cual las empresas

identifican los requisitos primordiales de los sistemas de gestión de calidad, identificando los

requisitos necesarios para optimizar la gestión de procesos y establecer una filosofía de mejora

continua.

Debido a esto, este proyecto se ha enfocado en desarrollar un sistema de gestión de calidad

para la empresa TRAJES SIR RUDOLPH, tomando como guía los lineamientos establecidos

por la norma, dicha entidad realiza funciones de diseño y confección de productos textiles,

dentro de su portafolio se encuentra trajes para dama y caballero a medida, uniformes y prendas

de diversos estilos.
 6

Actualmente la organización presenta oportunidades de mejora frente a la gestión de sus

procesos debido a que existe una evidente necesidad de mejor de los estándares de calidad que

pueda tomar como referencia, es por esto que se ha decidido desarrollar una mejora del sistema

de gestión de calidad, que permita identificar con una eficiencia mayor la gestión de sus procesos

y con esto cumplir los requisitos establecidos interna y externamente, llevando a la empresa a un

procesos de mejora que se vea reflejado en un mejor posicionamiento en el mercado.

 7

1. Aspectos generales de la empresa

1.1. Razón social, Ubicación

Tabla 1. Información general de Trajes Sir Rudolph SAS

Razón Social TRAJES SIR RUDOLPH SAS

Nit. 807.005.603-1
Municipio CUCUTA, NORTE DE SANTANDER
Dirección AVENIDA 10 No. 1-79 BARRIO CARORA

Teléfono 5724771
Representante Legal MARIZABEL CARDENAS MEZA
Correo electrónico trajesirudolph@hotmail.com
ARL POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS
Actividad económica COMERCIO AL POR MAYOR DE PRENDAS DE
VESTIR
Código 4642
 8

Figura 1. Logo e información de Trajes Sir Rudoplh SAS

1.2. Descripción de la actividad económica

TRAJES SIR RUDOLPH S.A.S es una empresa Cucuteña dedicada a la producción y

comercialización de trajes ejecutivos para dama y caballero, más llamado sastrería.

Se constituyó por escritura pública No. 0000462 de la Notaria 1 de Cúcuta con fecha del 21

de Marzo de 2001, inscrita el 06 de Abril de 2001 bajo el número 09312183 del libro IX se

constituyó como COMERCIALIZADORA INTERNACIONAL PRESTIGIO LIMITADA; el

14 de Agosto de 2015 bajo el número 09349778 del libro IX cambia su nombre a TRAJES

SIR RUDOLPH SAS. La empresa tiene por objeto el comercio de prendas de vestir en

general, a su vez comprar, vender, comercializar y fabricar prendas de vestir de hombre,

mujer y niños al igual que calzado. La empresa se encuentra ubicada en la Avenida 10 No. 1-

79 Barrio Carora, del Municipio de San José de Cúcuta.

 9

Figura 2. Portafolio de productos de Trajes Sir Rudolph SAS

 10

1.3. Número de trabajadores

Dentro de la empresa permanentemente se encuentran 19 empleados, 5 son del área

administrativa y comercial, y 14 son empleados de planta.

Tabla 2. Trabajadores de planta de Trajes Sir Rudolph SAS

ÁREA No. DE TRABAJADORES(PLANTA)

Administrativa 02
Operativo 07
Total 09

Tabla 3. Trabajadores por prestación de servicio de Trajes Sir Rudolph SAS

ÁREA No. DE TRABAJADORES(O.P.S)

Administrativa 03
Operativo 07
Total 10

Tabla 4. Trabajadores por cargo de Trajes Sir Rudolph SAS

CARGOS CANTIDAD DE
TRABAJADORES
Gerente 1
Subgerente 1
Asistente 1
Vendedora 1
Asesor de ventas 1
Operario maquinas 11
Planchador 1
Cortador 2
Total: 19
 11

2. Aspectos estratégicos
2.1. Historia
Fundada en el año 1968, por el Señor RODOLFO CARDENAS, destacado Sastre

cucuteño que con su capacidad de trabajo convirtió su arte en una empresa para vestir con

elegancia y distinción a caballeros y niños.

Sus hijos quienes quedaron con su legado, han diversificado los productos atentos a los

continuos cambios de las tendencias de moda y hoy en día manejan líneas como la infantil y

la línea para damas.

En el departamento de Norte de Santander se ha visto como común denominador que las

empresas trabajan en su mayoría empíricamente, confiando en sus capacidades adquiridas en

el tiempo.

Normalmente los clientes que mantiene la empresa, se han creado con la fidelidad de la

marca, debido a que la gran mayoría lleva muchos años recurriendo aquí para adquirir sus

trajes elegantes y no solo eso también se realizan uniformes de dotación para la empresas

Norte Santandereanas.

2.2. Misión
Satisfacer a nuestros clientes con prendas de alta calidad para damas, caballeros, niños y

grupos empresariales con el mejor servicio, a través de un grupo humano con sentido de

responsabilidad, honestidad y profesionalismo.

2.3. Visión
En el 2020 Trajes Sir Rudolph será reconocida como una gran empresa versátil e

innovadora en la elaboración de prendas de vestir de alta calidad para la vida cotidiana,

laboral y ocasiones especiales.

 12

2.4. Objetivos
TRAJES SIR RUDOLPH SAS tiene como objetivo producir y comercializar prendas

de vestir elegantes de la más alta calidad para caballero, niño y dama, y así conseguir un

importante posicionamiento en el mercado textil de la región, para posteriormente extender

este a nivel nacional.

Adicionalmente, en la actualidad Trajes Sir Rudolph SAS cuenta con la línea de

producción de prendas de dotación para las empresas regionales.

 13

3. Contexto de la organización
3.1. Aspectos internos y externos
La matriz DOFA es una construcción de estrategias claves para el desarrollo de las

empresas, en las cuales se reconoce las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas. Es

un avance tecnológico de la planeación, la cual envuelve los procesos cualitativos y

cuantitativos de cualquier organización y es el resumen del resultado de una evaluación del

sistema organizacional que, al clasificarse, organizarse y compararse generan un conjunto de

estrategias y alternativas factibles para el desarrollo de dicho sistema organizacional.

El objetivo de la matriz FODA o DOFA es el análisis profundo de los factores que afectan

positiva o negativamente al sistema organizacional, en el propósito de establecer

comparaciones que permitan generar estrategias factibles (Zabala, 2005).

Teniendo en cuenta el requisito 4.1,que consiste en la comprensión de la organización y su

contexto de la norma la GTC ISO 9001:2018 se presenta a continuación la matriz DOFA de la

empresa Trajes Sir Rudolph SAS.

Tabla 5. Matriz DOFA de Trajes Sir Rudolph SAS

FACTORES FORTALEZAS DEBILIDADES
INTERNOS
Maquinaria sin uso debido a la poca
Personal capacitado con experiencia
producción y su alto consumo de energía.

Se realizan jornadas de mantenimiento de las

Mala distribución del espacio en planta
maquinarias en funcionamiento

Hay mucho recorrido en el flujo de proceso,

Amplias áreas de trabajo lo cual demora a su vez el tiempo de
producción

Sistema de seguridad y salud en el trabajo La ubicación de la planta no es la más

implementándose adecuada debido a la inseguridad

Variedad de productos No tienen procesos de innovación de

diseño y fabricación
 14

Fidelización de clientes  

Reconocimiento regional  

OPORTUNIDADES AMENAZAS

Las tendencias de uso de trajes a la medida

Poca competencia
están bajando
FACTORES
EXTERNOS Apoyo del SENA y Comfaoriente  

Exportación del producto  

Soporte del AGESO  

Comercio online  

Tabla 6. Estategias segun DOFA de Trajes Sir Rudolph SAS
   
   
   
   
   
   
 
Personal capacitado con experiencia
Se realizan jornadas de mantenimiento
de las maquinarias en funcionamiento
Amplias áreas de trabajo
Sistema de seguridad y salud en el
FORTALEZAS trabajo implementándose
Variedad de productos
Fidelización de clientes
Reconocimiento regional
 
Maquinaria sin uso debido a la poca
producción y su alto consumo de
energía.
DEBILIDADES Mala distribución del espacio en planta
 
  La ubicación de la planta no es la más
  adecuada debido a la inseguridad
No tienen procesos de innovación de
diseño y fabricación
15
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Poca competencia Las tendencias de uso de trajes a la medida están bajando
Apoyo del SENA y Comfaoriente  
Exportación del producto  
Soporte del AGESO  
Comercio online  
Estrategias FO Estrategias FA
Plan estratégico para la creación de una plataforma digital para
las ventas en línea.  
   
   
Mantener actualizado el plan de SG-SST  
Hacer participación en eventos internacionales para la creación Realizar estudios y capacitaciones, con el fin de reconocer
de alianzas estratégicas y lograr en un futuro la exportación de constantemente las tendencias utilizadas en los trajes
los productos. ejecutivos.
Estructurar planes específicos de descuentos especiales para
 
clientes.
Organizar eventos de publicidad, comunicación e imagen y de Consolidad y mantener alianzas estratégicas para empresas
relaciones públicas y consolidar alianzas comerciales. regionales que requieren trajes según diseño y de dotación.
Estrategias DO Estrategias DA
Realizar una alianza estratégica en donde los estudiantes del  
SENA puedan realizar trabajos de campo.
Realizar un plan de re-distribución de planta con ayuda de los
estudiantes del SENA.
Realizar procesos de comercialización a domicilio con todos
los clientes.
Proyectar un plan de capacitación en procesos de innovación
de diseños con el apoyo del SENA y Comfaoriente. Realizar diseños de sastrería actuales según las tendencias en
el mercado.
 16

3.2. Requisitos legales

De acuerdo con el requisito 8.2.2 en donde se determina los requisitos de productos y

servicios de la norma GTC ISO 9001:2018 se presenta a continuación la matriz legal para la

implementación de la gestión de calidad en la empresa Trajes Sir Rudolph SAS.

 17

Tabla 7. Matriz de requisitos legales de Trajes Sir Rudolph SAS

MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES
FECHA DE ELABORACIÓN 26/03/2020
CLASIFICACIÓN TIPO DE AÑO DE ENTIDAD QUE ART.
# NÚMERO
GENERAL ESPECIFICA DOCUMENTO EMISIÓN REGULA APLICABLE
C
O Estado Colombiano.
NS Derecho al trabajo, Derecho
Art. 25
TI de Asociación, Derecho de
38
Asociación sindical,
T 39
Principios del Estatuto
U 1 X   Ley   1991
Laboral, Derecho a la
53
CI 58
propiedad privada , Libertad
O 333,
de empresa e iniciativa
N 334
privada, Dirección general
A de la economía .
L
T Código Sustantivo del
A 2 X   Decreto/ley 3743 1950 Trabajo. Ministerio del Todos
LE trabajo
N 3     Decreto 1429 2010 Secretaria del senado Art. 1, 2.
T
O Ministerio del Trabajo
Rama Judicial. Sistema
H
General de Seguridad Social
U en Salud
M Sistema General de
A 4 X   Ley 100 1993 Todos
Seguridad Social en
N Pensiones
O Sistema General de
Seguridad Social en Riesgos
(S.G.S.S.T.)
Ministerio del Trabajo
5 X   Ley 1010 2006 Rama Judicial. Ley de Todos
Acoso Laboral.
6 X   Decreto 1072 2015 Decreto Único Reglamento Art. 2.2.4.6.25
7 del sector del trabajo Art. 2.2.1.5.7
 18

8 Art. 2.2.4.3.2
Estatuto Organico
9   Decreto 663 1993 Todos
Financiero. DIAN.
Estatuto Tributario de los
X Impuestos Administrados
10   Ley 1819 2016 por la Dirección General de Todos
Impuestos Nacionales.
DIAN.
11   Decreto 2649 1993 Ley Contable. DIAN. Todos
Reglamento Técnico de
COMERCIAL

Confecciones.
12   X Resolución 1950 2006 Todos
Superintendencia de
Industria y Comercio.
Ley de reorganización
13 X   Ley 1116 2006 empresarial. 2038
Supersociedades.
Ley de cultura de
14 X   Ley 1014 2006 emprendimiento. 2038
Supersociedades.
PR Ministerio de Comercio,
15 X   Decreto 1351 2016 Todos
Industria y Turismo
O
Reglamento Técnico sobre
D Etiquetado de Confecciones.
U 16   X Resolución 1950 2009 Todos
Ministerio de Comercio,
C Industria y Turismo.
CI
Ó 17 X   Decreto 735 2013 Ministerio de Justicia. Todos
N
 19

3.3. Necesidades y expectativas de las partes interesadas

Con base al requisito 4.2 de la norma GTC ISO 9001:2018 en donde se determina la

comprensión de las necesidades y expectativas de las partes se presenta a continuación la matriz

de necesidad- expectativa de la empresa Trajes Sir Rudolph SAS.

 20

Tabla 8. Matriz de necesidades y expectativas de la empresa Trajes Sir Rudolph SAS

ACCIONES PARA
PARTE INTERNA / SATISFACER SUS
NECESIDAD EXPECTATIVA RESPONSABLE
INTERESADA EXTERNA NECESIDADES Y/O
EXPECTATIVAS

Cumplimiento de los
requisitos del Seguir las pautas dadas en el
  Gerente
Reglamento de Reglamento de confecciones.
confecciones
Realizar un portafolio actualizado
Jefe de diseño y
Variedad de diseños. con propuestas de innovación de
producción.
diseño y de producción.

Buena calidad de los Realizar procesos de control de Jefe de diseño y

 
productos calidad. producción.

Empaque apropiado Constituir una alianza estratégica Jefe de diseño y

 
Cliente Externa para su entrega. con un proveedor de empaque. producción.
Facilidad para realizar
Realizar procesos de ventas a los
  los procesos de ventas a Jefe de ventas
clientes a domicilio.
domicilio

Atención a los pedidos Realizar procesos de atención

Jefe de ventas
PQRS. PQRS.

Tener portafolios de productos en

Disponer de recursos
redes sociales (Instagram y
virtuales como canales Gerente/mercaderi
  Facebook) y en una página web, en
de comunicación y de sta
los cuales también se puedan realizar
comercialización.
procesos de compra.
Proveedores Externa Cumplir los   Realizar pautas de cumplimiento Jefe de producción
compromisos de pago entre las partes.
en los tiempos
acordados
 21

Descripciones claras de Realizar formatos de orden de

 
pedidos. compra.

Seguridad y salud en el Implementación de plan de Responsable

 
trabajo Seguridad y salud en el trabajo SGSST
Pagos justos y
  Pagos oportunos de las nóminas
oportunos
Formación y
  Realizar jornadas de capacitaciones
Trabajadores Interna adiestramiento adecuado
Jefe de talento
Espacios de descanso
Plan de pausas activas y de humano
  para el desarrollo de
descanso.
actividades lúdicas
Establecer políticas de un buen
  Buen ambiente laboral.
ambiente laboral.
Tener información sobre
  la productividad y  
rentabilidad.
Tener información Realizar informes financieros
financiera (Estados anuales.
Accionistas/pro Contador/auxiliar
pietarios   financieros, indicadores   financiero
financiero y situación
financiera)
Realizar planes
     
estratégicas de mercado.

Hipervínculo: ..\Documents\Angie\Gestion de calidad\DOFA- MATRIZ- SIR RUDOLPH.xlsx

 22

4. Procesos y lineamientos de la organización

4.1. Identificación de los procesos de la empresa Trajes Sir Rudolph SAS
En la empresa TAJES SIR RUDOLPH SAS se realizan tres procesos misionales, los cuales

son: La atención del pedido y diseño, Producción y, mercadeo y comercialización. Por otra parte

los procesos estratégicos se derivan en 2 partes, en la gestión gerencial y la gestión financiera, y

también se realiza dos procesos misionales que se resumen en la gestión del talento humano y la

gestión de compras.

4.2. Mapa de procesos

Según los requerimientos 4.4 y 8.1 de la norma GTC ISO 9001:2018, en donde hablan del

sistema de gestión de calidad y sus procesos, y de planificación y control operacional

seguidamente se presenta a continuación el mapa de procesos de la empresa Trajes Sir Rudolph

SAS.

Figura 3. Mapa de procesos de la empresa Trajes Sir Rudolph SAS

 23

4.3. Política de calidad

Con base a los requisitos 5.2.1 y 5.2.2 de la norma GTC ISO 9001:2018 en los que se formula

el establecimiento de la política de calidad y la comunicación de la política de calidad, se

formula una política para la implementación del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Es política de TRAJES SIR RUDOLPH S.A.S, proteger la integridad física, mental y social

de sus trabajadores, mantener y mejorar la calidad de vida, contribuyendo al bienestar laboral

creando ambientes en condiciones seguras y saludables.

La empresa en sus actividades de comercio al por mayor de prendas de vestir, ha establecido

dentro de sus prioridades la implementación y desarrollo de su Sistema de Gestión de Seguridad

y Salud en el Trabajo basado en la mejora continua, a través de una organización, planificación,

aplicación, evaluación, auditoria y un mejoramiento de todas las actividades de Seguridad y

Salud en el trabajo.

4.4. Objetivos de calidad

 Ejecutar las medidas preventivas para la minimización de los riesgos priorizados en los

factores de riesgo de posturas sedentes e incorrectas, bípedas, movimientos repetitivos,

contacto con partes calientes, manipulación de máquinas, equipos y herramientas

manuales.

 Liderar y asignar los recursos financieros, tecnológicos y físicos que sean necesarios para

garantizar el más alto desempeño en Seguridad y Salud en el trabajo

 24

 Proteger y mantener la seguridad y salud de todos los trabajadores, mediante el

mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

contribuyendo al bienestar laboral.

 Cumplir con la legislación colombiana vigente en materia de Seguridad y Salud en el

trabajo, así como otros requisitos con los que la empresa se comprometa voluntariamente,

relacionados con los peligros a los que estén expuestos los trabajadores.

 Controlar y evaluar los resultados del Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el

trabajo, y de las acciones del Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo con el fin de

verificar el cumplimiento de objetivos.

 Involucrar y comprometer a nuestros trabajadores, mediante procesos de inducción,

sensibilización, capacitación y entrenamiento sobre los riesgos presentes en nuestro

entorno de trabajo, así como los mecanismos para evitar accidentes de trabajo, lesiones

personales, enfermedades laborales o impactos socio-ambientales.

 Consolidar brigadas y planes para la prevención, preparación y atención de emergencias.

 Generar una cultura de autoprotección y auto cuidado. Por lo tanto, cada trabajador debe

convertir el autocuidado en un estilo de vida y a su vez cumplir las normas, disposiciones

y procedimientos establecidos por TRAJES SIR RUDOLPH S.A.S

4.5. Descripción de los procesos

En la norma GTC ISO 9001:2018 se presenta el siguiente requerimiento: 4.4 en donde el

sistema de gestión de calidad y sus procesos, en esta oportunidad se escogieron tres procesos

diferentes: gestión financiera, gestión de talento humano, y atención al pedido y diseño.

 25

Tabla 9.Caracterización del proceso de gestión financiera de la empresa Trajes Sir Rudolph SAS
Código:
DESCRIPCIÓN / CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
Fecha:
PROCESO DIRECCIONAMIENTO
Versión:
TIPO DE PROCESO: ESTRATÉGICO X MISIONAL DE APOYO
NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA
RESPONSABLE DEL PROCESO: CONTADOR
OBJETIVO: Suministrar y administrar los recursos de la empresa de manera eficaz para lograr los objetivos propuestos
ALCANCE Desde preparación del presupuesto hasta el seguimiento de transacciones.

PROVEEDOR ACTIVIDADES PARTE INTERESADA

ENTRADAS RESPONSABLE SALIDAS
INTERNO EXTERNO PLANEAR INTERNA EXTERNA
Preparación del presupuesto.

Definir metodologia de selección de nuevos proveedores.

Proveedores
Gerente/ Necesidades de planes, proyectos y Estructurar mecanismos de seguimiento y control del
Contador/ auxiliar contable Plan estratégico financiero. Gerente/Junta directiva
contador programas. presupuesto utilizado.
Indentificación financiera de cartera y recaudos.
Identificación y priorización de cuentas por pagar.
Identificación de centros de costos.
HACER
Matriz de situación financiera y estado
Ejecución de presupuestos (gastos y costos).
financiero. Plan de procesos de pago y compra de
Plan de pago a proveedores. Ejecución de procesos para la gestión de compras. bienes.
Plan de pago de nómina. Ejecución de presupuestos para pago de nómina.
Contador Situación financiera, estado financiero, Contador/ auxiliar contable
EBITDA, KTNO, indicadores de líquidez, Gerente/Junta directiva
indicadores de rentabilidad, indicadores de Realizar estudio financiero Informes contables.
actividad, indicadores de endeudamiento y
DUPONT.
Realización del proceso de selección de nuevos
Proveedores Información de nuevos proveedores. Gerente Listado de proveedores nuevos.
proveedores.
VERIFICAR
Revisar y corroborar el cumplimiento de los planes de
trabajo proyectados mediante los respectivos informes.
Plan estratégico financiero. Gerente/ contador Informes de gestión financiera revisados.
Contador Seguimiento a registros contables y demás operaciones Gerente/Junta directiva
financieras.
Verificación de documentaciones financieras de
Proveedores
proveedores.
ACTUAR
Realizar seguimientos a cada una de las transacciones
realizadas. Ajustes presupuestales.
Contador Informes de gestión financiera. Gerente Gerente/Junta directiva
Identificar causas de procesos no conformes.
Identificar oportunidades de mejora. Planes de mejoramiento financiero
REQUISITOS LEGALES REQUISITOS NTC ISO 9001 CONTROLES DEL PROCESO
DECRETO 2649 DE 1993. Art. 24, 25, 27, 28, 29 Mantener un porcentaje de cumplimiento de compras superior al 80%.
DECRETO 3803 DE 1982, Art. 15. Obtener un porcentaje de ejecución de presupuesto mayor al 80%.
4; 5.1; 6.1; 6.2; 6.3, 7.1; 7.4; 7.5; 9.1; 10
CÓDIGO DE COMERCIO, Art. 50, 51, 53.
LEY 43 DE 1990, Art. 8, 10, 11.
RECURSOS REQUERIDOS DOCUMENTOS RELACIONADOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Infraestruct Talento
Tecnológicos Otros
ura humano
oficina con Estado financiero, Situación financiera, Indicadores financieros
cuatro puesto Contador 3 computadores (EBITDA, KTNO, líquidez, rentabilidad, actividad, endeudamiento y
Ver matriz de riesgos y oportunidades
de trabajo DUPONT), historial de informes de gestión financiera, historial de
presupuestos.
Auxiliar
2 Impresoras
contable
Gerente
INDICADORES CONTROL DE CAMBIOS
% de cumplimiento al plan de compras: (# de compras realizadas/ Total de compras programadas)*100
% de ejecución de presupuesto: Presupuesto ejecutado/ presupuesto programado
Indicadores financieros
Estado financiero
Situación financiera
 26
Código:
DESCRIPCIÓN / CAR ACTERIZACIÓN DE PROCESOS
Fecha:
PROCESO DIRECCIONAM IENTO
Ve rsión:
TIPO DE PROCESO: ESTR ATÉGICO X M ISIONAL D E APOYO
N OM BRE DEL PROCESO: GESTIÓ N FINANCIERA
R ESPONSABLE DEL PROCESO: CONTADOR
OBJETIVO: Suministrar y administrar los recursos de la empresa de manera eficaz para lograr los objetivos propuestos
ALCANCE Desde preparación del presupuesto hasta el seguimiento de transacciones.

PROVEEDOR ACTIVIDADES PARTE INTERESADA

ENTRADAS RESPONSABLE SALIDAS
IN TERNO EXTERNO PLAN EAR INTERNA EXTERNA
Preparación del presupuesto.

Definir metodologia de selección de nuevos proveedores.

Proveedores
Gerente/ Necesidades de planes, proyectos y Estructurar mecanismos de seguimiento y control del
Contador/ auxiliar contable Plan estratégico financiero. Gerente/Junta directiva
contador programas. presupuesto utilizado.
Indentificación financiera de cartera y recaudos.
Identificación y priorización de cuentas por pagar.
Identificación de centros de costos.
HACER
Matriz de situación financiera y estado
Ejecución de presupuestos (gastos y costos).
financiero. Plan de procesos de pago y compra de
Plan de pago a proveedores. Ejecución de procesos para la gestión de compras. bienes.
Plan de pago de nómina. Ejecución de presupuestos para pago de nómina.
Contador Situación financiera, estado financiero, Contador/ auxiliar contable
EBITDA, KTNO, indicadores de líquidez, Gerente/Junta directiva
indicadores de rentabilidad, indicadores de Realizar estudio financiero Informes contables.
actividad, indicadores de endeudamiento y
DUPONT.
Realización del proceso de selección de nuevos
Proveedores Información de nuevos proveedores. Gerente Listado de proveedores nuevos.
proveedores.
VERIFICAR
Revisar y corroborar el cumplimiento de los planes de
trabajo proyectados mediante los respectivos informes.
Plan estratégico financiero. Gerente/ contador Informes de gestión financiera revisados.
Contador Seguimiento a registros contables y demás operaciones Gerente/Junta directiva
financieras.
Verificación de documentaciones financieras de
Proveedores
proveedores.
ACTUAR
Realizar seguimientos a cada una de las transacciones
realizadas. Ajustes presupuestales.
Contador Informes de gestión financiera. Gerente Gerente/Junta directiva
Identificar causas de procesos no conformes.
Identificar oportunidades de mejora. Planes de mejoramiento financiero
REQUISITOS LEGALES REQUISITOS NTC ISO 9001 CONTROLES DEL PR OCESO
DECRETO 2649 DE 1993. Art. 24, 25, 27, 28, 29 Mantener un porcentaje de cumplimiento de compras superior al 80%.
DECRETO 3803 DE 1982, Art. 15. Obtener un porcentaje de ejecución de presupuesto mayor al 80%.
4; 5.1; 6.1; 6.2; 6.3, 7.1; 7.4; 7.5; 9.1; 10
CÓDIGO DE COMERCIO, Art. 50, 51, 53.
LEY 43 DE 1990, Art. 8, 10, 11.
RECURSOS REQUERIDOS DOCUM ENTOS RELACIONADOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Infrae s truct Talento
Te cnológicos Otros
ura humano
oficina con Estado financiero, Situación financiera, Indicadores financieros
cuatro puesto Contador 3 computadores (EBITDA, KTNO, líquidez, rentabilidad, actividad, endeudamiento y
Ver matriz de riesgos y oportunidades
de trabajo DUPONT), historial de informes de gestión financiera, historial de
presupuestos.
Auxiliar
2 Impresoras
contable
Gerente
INDICADORES CONTROL DE CAM BIOS
% de cumplimiento al plan de compras: (# de compras realizadas/ Total de compras programadas)*100
% de ejecución de presupuesto: Presupuesto ejecutado/ presupuesto programado
Indicadores financieros
Estado financiero
Situación financiera
 27

Tabla 10.Caracterización del proceso de gestión de talento humano de la empresa Trajes Sir Rudolph SAS
Código:
Fecha:
DESCRIPCIÓN / CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Versión:
TIPO DE PROCESO: ESTRATÉGICO MISIONAL DE APOYO X
NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
RESPONSABLE DEL PROCESO: JEFE DE TALENTO HUMANO/GERENTE
OBJETIVO: Implementar planes estratégicos relacionados con los procesos de contratación, capacitación, calidad de vida en el trabajo y seguridad y salud en el trabajo.
ALCANCE Desde reclutamiento y selección del personal hasta evaluación la evaluación del desempeño laboral y clima organizacional.
PROVEEDOR ACTIVIDADES PARTE INTERESADA
INTERNO EXTERNO ENTRADAS PLANEAR RESPONSABLE SALIDAS INTERNA EXTERNA
Jefe de Perfiles de cargo establecidos, por lo
producción/J Requerimientos del personal y la Jefe de talento humano y Jefe de Gerente/ Jefe de talento
Definir los perfiles requeridos según el cargo. tanto, facilidad en el proceso de selección
efe de talento necesidad de definir perfiles. producción. humano/ Jefe de
de personal.
humano producción.
Jefe de
Necesidad de establecer medios para el Establecer el medio a usar para hacer llegar la
talento Jefe de talento humano. Ministerio de trabajo
reclutamiento. información adecuada a posibles postulantes.
humano. .Plan de reclutamiento y selección del
Jefe de talento humano.
Jefe de personal.
Organizar los medios y los procedimientos a seguir para
talento Necesidad de establecer procesos de Jefe de talento humano. Ministerio de trabajo
la seleccion del personal.
humano. selección del personal.
Jefe de Jefe de talento humano y Responsable del Plan de capacitaci ón para personal de
talento AGESO Necesidad de capacitar al personal. Establecer planes de capacitaciones. Gerente/ Trabajadores. Ministerio de trabajo/ARL
SGSST. plnata y administrativo.
humano.
Procesos establecidos de pagos de
Necesidad de definir metodos de pagos Identificar los modos más adecuados de compensación, Gerente/ Jefe de talento
Gerente Jefe de talento humano. nómina, incentivos y afiliación adecuados Ministerio de trabajo
de nómina, incenti vos y afiliación. incentivos y afiliación de ARL,EPS y pensión. humano.
según las necesidades del personal.

Necesi dad de evaluar el desempeño Establecer los pasos para verificar el desempeño Gerente/ Jefe de talento Ministerio de
Gerente Jefe de talento humano. Plan de evaluación laboral establecidos.
laboral. laboral. humano. trabajo/AGESO

Normatividad
. Decreto Definir los lienamientos a desarrollar para cumplir los
Responsable Requistos del sistema de seguridad y Plan del sistema de gestión de seguridad Gerente/ Jefe de talento Ministerio de
1072 de requerimientos para establecer un sistema de gestion de Vigia/AGESO
del SGSST salud en el trabajo y salud en el trabajo. humano. trabajo/AGESO
2015/ seguridad y salud en el trabajo.
AGESO
HACER
Jefe de
Realizar procesos para el reclutamiento de posibles Postulantes con aptitudes aptas según los
talento Jefe de talento humano.
postulantes. perfiles laborales vacantes.
humano. Plan de reclutamiento y selección del
Jefe de personal.
Realizar procesos de selección del personal según el Gerente/ Jefe de talento
talento Contratación de personal adecuado. Ministerio de trabajo
perfil del cargo. humano.
humano.
Jefe de Personal altamente capacitado, con
Realizar jornadas de capacitación al personal de planta y Gerente/ Jefe de talento
talento AGESO Planes de jornadas de capacitación. Jefe de talento humano. capacidad de respuesta a eventos Ministerio de trabajo/ARL.
administrati vo. humano.
humano. oportunos.
Jefe de
Procesos establecidos para el pago de Realizar pagos de nómina, incentivos y procesos de Gerente/ Jefe de talento Ministerio de
talento Pagos de nómina, incentivos y afiliación.
nómina, incentivos y procesos de afilición. afiliación de ARL, EPS y pensión. humano. trabajo/ARL/EPS/Pension
humano.
Jefe de Realizar procesos de documentación y posteriormente
Métodos de evaluación de desempeño Personal de planta evaluado Gerente/ Jefe de talento
talento realizar procesos de evaluación de desempeño según el
laboral. constantemente. humano.
humano. cargo (personal de planta).
AGESO.
Plan de acción para implementar y actualizar
Responsable Normatividad. Implementar el sistema de gestión de seguridad y salud Sistema de gestión de seguridad y salud Gerente/ Jefe de talento Ministerio de
el sistema de gestión de seguridad y salud en Vigia/AGESO
del SGSST Decreto 1071 en el trabajo. en el trabajo implementado. humano. trabajo/AGESO
el trabajo.
de 2015.
VERIFICAR
Jefe de
talento Procesos de reclutamiento verificados. Gerente
humano. Plan de reclutamiento y selección del Verificación del cumplimiento del plan de reclutamiento y
Gerente
Jefe de personal. selección del personal.
Procesos de selección de personal
talento Gerente
adecuados y verificados.
humano.
Jefe de Jefe de talento
verificación del cumplimiento de planes de capacitación
talento Jornadas de capacitación. Jefe de talento humano/AGESO Planes de capacitación verificados. humano/Gerente/trabajador Ministerio de trabajo
establecidos.
humano. AGESO es.
Jefe de
Métodos de evaluación de desempeño Verificación de los procesos de evaluación de
talento Gerente Procesos de evaluación verificados. Gerente
laboral. desempeño.
humano.

Responsable Sistema de gestión de seguridad y salud Verificación de la gestión de los procesos y del SG-SST Procesos del sistema de gestión de Jefe de talento Ministerio de
Vígia/AGESO
en el trabajo. a través de la medición de los i ndicadores de gestión. seguridad y salud en el trabajo verificados. humano/Gerente. trabajo/AGESO.
del SGSST AGESO
ACTUAR

Jefe de Identificar causas de la no conformidades y de

Gerente/Jefe de talento
incumplimento de indi cadores de los procesos de Gerente Plantear acciones correctivas.
talento humano
humano. gestión de talento humano.

Identificar oportunidades de mejora para la gestión del Gerente/Jefe de talento

Responsable Vígia/AGESO
talento humano. humano
del SGSST PLantear mejoras.

REQUISITOS LEGALES REQUISITOS NTC ISO 9001 CONTROLES DEL PROCESO

DECRETO 1072 DE 2015 Mantener un porcentaje superior al 90% en cumplimiento de planes proyectados (semestral)
RESOLUCIÓN 0312 DE 2019 4.1; 4.2; 4.4.1, 4.4.2; Todo el numeral 6; 7.1.1; 7.1.2; 7.1.4; 7.1.6; 7.2; Mantener un porcentaje superior al 80% en cumplimiento de planes de contratación.
DECRETO 3743 DE 1950 7.3; 7.5.1.; 9.1; 9.1.1; 9.1.3; 9.2; 9.2.1.; 9.2.2; 9.3; 9.3.1; 9.3.2.; 9.3.3; Mantener un porcentaje superior al 80% en el cumplimiento de las capacitaciones ejecutadas (trimestral)
LEY 100 DE 1993 Todo el númeral 10. Obtener califi caciones de minimo 80 puntos (trimestral).
LEY 1010 DE 2006
RECURSOS REQUERIDOS DOCUMENTOS RELACIONADOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Infraestruct Talento Tecnologicos Otros 1. Procesos de reclutamiento y selección del personal. 1.1. Instructivo
Oficina de metodologico del proceso de entrevista. 2. Manual de perfiles. 3.
Jefe de
jefe del Informe técnico de renumeración y motivación. 4. Formato de
talento
talento evaluación de desempeño laboral. 4.1. Formulario de desempeño. 5.
humano
humano Dos computadores Politicas generales SIR RUDOLPH. 6. SGSST SIR RUDOLPH SAS.
6.1. Politicas Seguridad y selud en el trabajo. 6.2. Roles y
Jefe de responsabilidades. 6.3. Presupuesto. 6.4. Requisitos legales. 6.5.
producción Programa de inducción y capacitación. 6.6. Documentación y control.
Matriz de ri egos y oportunidades
Una impresora 6.7. Comunicación. 6.8. Identificación de peligros. 6.9. Condiciones de
salud. 6.10. Evaluación de estandares minimos. 6.11. Matriz de peligros
Responsable y mediciones. 6.12. inspecciones. 6.13. Mantenimiento. 6.14. Orden y
de SGSST limpieza. 6.15. Estadares de trabajo seguro. 6.16. Porogramas de
elementos de protecci ón. 6.17. Programa de elementos de protección.
6.18. Promoción y prevención. 6.19. Gestion del cambio. 6.20.
Vígia Auditoria. 6.21. Mejora conti nua. 7. Requisitos legales generales. 8.
Presupuesto.

INDICADORES CONTROL DE CAMBIOS

Evaluación de planes: (# de actividades ejecutadas / # de actividades proyectadas)*100
Personal contratado: # de personas contratadas formalmente / # de personas laborando contratadas
Capacitaciones ejecutadas: # de capacitaciones ejecutadas/ # de capacitaciones programadas
Nivel de desempeño laboral: Evaluaciones del desempeño del personal
 28
Código:
Fecha:
DESCRIPCIÓN / CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Versión:
TIPO DE PROCESO: ESTRATÉGICO MISIONAL DE APOYO X
NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
RESPONSABLE DEL PROCESO: JEFE DE TALENTO HUMANO/GERENTE
OBJETIVO: Implementar planes estratégicos relacionados con los procesos de contratación, capacitación, calidad de vida en el trabajo y seguridad y salud en el trabajo.
ALCANCE Desde reclutamiento y selección del personal hasta evaluación la evaluación del desempeño laboral y clima organizacional.
PROVEEDOR ACTIVIDADES PARTE INTERESADA
INTERNO EXTERNO ENTRADAS PLANEAR RESPONSABLE SALIDAS INTERNA EXTERNA
Jefe de
Perfiles de cargo establecidos, por lo
producción/J Requerimientos del personal y la Jefe de talento humano y Jefe de Gerente/ Jefe de talento
Definir los perfiles requeridos según el cargo. tanto, facilidad en el proceso de selección
efe de talento necesidad de definir perfiles. producción. humano/ Jefe de
de personal.
humano producción.
Jefe de Necesidad de establecer medios para el Establecer el medio a usar para hacer llegar la
talento Jefe de talento humano. Ministerio de trabajo
reclutamiento. información adecuada a posibles postulantes.
humano. .Plan de reclutamiento y selección del
Jefe de talento humano.
Jefe de personal.
Organizar los medios y los procedimientos a seguir para
talento Necesidad de establecer procesos de Jefe de talento humano. Ministerio de trabajo
la seleccion del personal.
humano. selección del personal.
Jefe de Jefe de talento humano y Responsable del Plan de capacitación para personal de
talento AGESO Necesidad de capacitar al personal. Establecer planes de capacitaciones. Gerente/ Trabajadores. Ministerio de trabajo/ARL
SGSST. plnata y administrativo.
humano.
Procesos establecidos de pagos de
Necesidad de definir metodos de pagos Identificar los modos más adecuados de compensación, Gerente/ Jefe de talento
Gerente Jefe de talento humano. nómina, incentivos y afiliación adecuados Ministerio de trabajo
de nómina, incentivos y afiliación. incentivos y afiliación de ARL,EPS y pensión. humano.
según las necesidades del personal.

Necesidad de evaluar el desempeño Establecer los pasos para verificar el desempeño Gerente/ Jefe de talento Ministerio de
Gerente Jefe de talento humano. Plan de evaluación laboral establecidos.
laboral. laboral. humano. trabajo/AGESO

Normatividad
. Decreto Definir los lienamientos a desarrollar para cumplir los
Responsable Requistos del sistema de seguridad y Plan del sistema de gestión de seguridad Gerente/ Jefe de talento Ministerio de
1072 de requerimientos para establecer un sistema de gestion de Vigia/AGESO
del SGSST salud en el trabajo y salud en el trabajo. humano. trabajo/AGESO
2015/ seguridad y salud en el trabajo.
AGESO
HACER
Jefe de
Realizar procesos para el reclutamiento de posibles Postulantes con aptitudes aptas según los
talento Jefe de talento humano.
postulantes. perfiles laborales vacantes.
humano. Plan de reclutamiento y selección del
Jefe de personal.
Realizar procesos de selección del personal según el Gerente/ Jefe de talento
talento Contratación de personal adecuado. Ministerio de trabajo
perfil del cargo. humano.
humano.
Jefe de Personal altamente capacitado, con
Realizar jornadas de capacitación al personal de planta y Gerente/ Jefe de talento
talento AGESO Planes de jornadas de capacitación. Jefe de talento humano. capacidad de respuesta a eventos Ministerio de trabajo/ARL.
administrativo. humano.
humano. oportunos.
Jefe de
Procesos establecidos para el pago de Realizar pagos de nómina, incentivos y procesos de Gerente/ Jefe de talento Ministerio de
talento Pagos de nómina, incentivos y afiliación.
nómina, incentivos y procesos de afilición. afiliación de ARL, EPS y pensión. humano. trabajo/ARL/EPS/Pension
humano.
Jefe de Realizar procesos de documentación y posteriormente
Métodos de evaluación de desempeño Personal de planta evaluado Gerente/ Jefe de talento
talento realizar procesos de evaluación de desempeño según el
laboral. constantemente. humano.
humano. cargo (personal de planta).
AGESO.
Plan de acción para implementar y actualizar
Responsable Normatividad. Implementar el sistema de gestión de seguridad y salud Sistema de gestión de seguridad y salud Gerente/ Jefe de talento Ministerio de
el sistema de gestión de seguridad y salud en Vigia/AGESO
del SGSST Decreto 1071 en el trabajo. en el trabajo implementado. humano. trabajo/AGESO
el trabajo.
de 2015.
VERIFICAR
Jefe de
talento Procesos de reclutamiento verificados. Gerente
humano. Plan de reclutamiento y selección del Verificación del cumplimiento del plan de reclutamiento y
Gerente
Jefe de personal. selección del personal.
Procesos de selección de personal
talento Gerente
adecuados y verificados.
humano.
Jefe de Jefe de talento
verificación del cumplimiento de planes de capacitación
talento Jornadas de capacitación. Jefe de talento humano/AGESO Planes de capacitación verificados. humano/Gerente/trabajador Ministerio de trabajo
establecidos.
humano. AGESO es.
Jefe de
Métodos de evaluación de desempeño Verificación de los procesos de evaluación de
talento Gerente Procesos de evaluación verificados. Gerente
laboral. desempeño.
humano.
Sistema de gestión de seguridad y salud Verificación de la gestión de los procesos y del SG-SST Procesos del sistema de gestión de Jefe de talento Ministerio de
Responsable Vígia/AGESO
en el trabajo. a través de la medición de los indicadores de gestión. seguridad y salud en el trabajo verificados. humano/Gerente. trabajo/AGESO.
del SGSST AGESO
ACTUAR
Identificar causas de la no conformidades y de
Jefe de Gerente/Jefe de talento
incumplimento de indicadores de los procesos de Gerente Plantear acciones correctivas.
talento humano
gestión de talento humano.
humano.
Identificar oportunidades de mejora para la gestión del Gerente/Jefe de talento
Responsable Vígia/AGESO
talento humano. humano
del SGSST PLantear mejoras.

REQUISITOS LEGALES REQUISITOS NTC ISO 9001 CONTROLES DEL PROCESO

DECRETO 1072 DE 2015 Mantener un porcentaje superior al 90% en cumplimiento de planes proyectados (semestral)
RESOLUCIÓN 0312 DE 2019 4.1; 4.2; 4.4.1, 4.4.2; Todo el numeral 6; 7.1.1; 7.1.2; 7.1.4; 7.1.6; 7.2; Mantener un porcentaje superior al 80% en cumplimiento de planes de contratación.
DECRETO 3743 DE 1950 7.3; 7.5.1.; 9.1; 9.1.1; 9.1.3; 9.2; 9.2.1.; 9.2.2; 9.3; 9.3.1; 9.3.2.; 9.3.3; Mantener un porcentaje superior al 80% en el cumplimiento de las capacitaciones ejecutadas (trimestral)
LEY 100 DE 1993 Todo el númeral 10. Obtener calificaciones de minimo 80 puntos (trimestral).
LEY 1010 DE 2006
RECURSOS REQUERIDOS DOCUMENTOS RELACIONADOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Infraestruct Talento Tecnologicos Otros 1. Procesos de reclutamiento y selección del personal. 1.1. Instructivo
Oficina de metodologico del proceso de entrevista. 2. Manual de perfiles. 3.
Jefe de
jefe del Informe técnico de renumeración y motivación. 4. Formato de
talento
talento evaluación de desempeño laboral. 4.1. Formulario de desempeño. 5.
humano
humano Dos computadores Politicas generales SIR RUDOLPH. 6. SGSST SIR RUDOLPH SAS.
6.1. Politicas Seguridad y selud en el trabajo. 6.2. Roles y
Jefe de responsabilidades. 6.3. Presupuesto. 6.4. Requisitos legales. 6.5.
producción Programa de inducción y capacitación. 6.6. Documentación y control.
Matriz de riegos y oportunidades
Una impresora 6.7. Comunicación. 6.8. Identificación de peligros. 6.9. Condiciones de
salud. 6.10. Evaluación de estandares minimos. 6.11. Matriz de peligros
Responsable y mediciones. 6.12. inspecciones. 6.13. Mantenimiento. 6.14. Orden y
de SGSST limpieza. 6.15. Estadares de trabajo seguro. 6.16. Porogramas de
elementos de protección. 6.17. Programa de elementos de protección.
6.18. Promoción y prevención. 6.19. Gestion del cambio. 6.20.
Vígia Auditoria. 6.21. Mejora continua. 7. Requisitos legales generales. 8.
Presupuesto.

INDICADORES CONTROL DE CAMBIOS

Evaluación de planes: (# de actividades ejecutadas / # de actividades proyectadas)*100
Personal contratado: # de personas contratadas formalmente / # de personas laborando contratadas
Capacitaciones ejecutadas: # de capacitaciones ejecutadas/ # de capacitaciones programadas
Nivel de desempeño laboral: Evaluaciones del desempeño del personal
 29

Tabla 11. Caracterización del proceso de atención del pedido y diseño de la empresa Trajes Sir Rudolph SAS
Código:
Fecha:
DESCRIPCIÓN / CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Versión:
TIPO DE PROCESO: ESTRATÉGICO MISIONAL X DE APOYO
NOMBRE DEL PROCESO: Atención del pedido y diseño.
RESPONSABLE DEL PROCESO: Jefe de producción
OBJETIVO: Realizar la recepción de los requisitos de los clientes y la verificación del diseño.
ALCANCE Desde el registro de requerimientos del cliente hasta la creación del diseño.
PROVEEDOR ACTIVIDADES PARTE INTERESADA PARTE INTERESADA
INTERNO EXTERNO ENTRADAS PLANEAR RESPONSABLE SALIDAS INTERNA EXTERNA

Desarrollo de lineamientos para la atención del cliente y el registro

de sus requerimientos.
jefe de Necesidad de establecer los procesos para el Metodologias de atención al cliente y PQRS, registro
Establecer una metodologia para el sistema PQRS (Pedidos, Jefe de ventas Gerente Cliente
produccion diseño de los productos. de requerimientos, y de diseño del producto.
Quejas, Requerimientos, y Sugerencias)

Metodologia para la creación del diseño.

HACER
Registro de requerimientos del cliente.

clientes Atender el sistema PQRS del cliente. Cliente

Jefe de Requerimientos del cliente; catalogo de
jefe de produccion/ Jefe de ventas Boceto de diseño terminado con especificaciones Gerente/jefe de producción.
producción proveedores y materiales disponibles. Realizar recomendaciones de diseño al cliente.
decreto 1950
de 2009 Creación del boceto de diseño.
VERIFICAR
Verificación y validación del diseño de acuerdo de los requisitos
Jefe de Nuevas ideas, cambios en el diseño o validacion del
Boceto de diseño. del cliente. jefe de producción Gerente/jefe de producción. Cliente
producción mismo por el cliente.
Seguimiento a tratamiento de PQRS.
ACTUAR
Jefe de Identificiar causas de las no conformidades. Plantear acciones correctivas.
Jefe de producción Gerente/jefe de producción. Cliente
producción Identificar oportunidades de mejora. Plantear acciones de mejora.
REQUISITOS LEGALES REQUISITOS NTC ISO 9001 CONTROLES DEL PROCESO
Reglamento de confecciones. RESOLUCIÓN 1950 DE 2009. Mantener un porcentaje superior al 80% (evaluación trimestral)
5.1.2; 6.3; 7.1.1; 7.1.2; 7.1.3; 7.1.4; 7.4; 8.2.1; 8.2.3.1; 8.3.1; 8.3.2; 8.3.3;
Mantener un porcentaje no mayor al 10% (evaluación trimestal)
8.3.4; 8.3.5; 8.3.6; 8.4.3; 8.5.6; 8.7.1; 9.1.2; 10.2; 10.3

RECURSOS REQUERIDOS DOCUMENTOS RELACIONADOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES

Infraestructur Talento
Tecnologicos Otros
a humano
Oficina de Jefe Jefe de Ficha técnica de Blusa, Ficha técnica de camisa, Ficha técnica de camibuso, Ficha
Dos computadores
de producción producción técnica de traje dama, Ficha técnica de traje de mayo y Ficha técnica de traje Matriz de riesgos y oportunidades
caballero.
Local comercial Jefe de ventas Una impresora

INDICADORES CONTROL DE CAMBIOS

% de atención de PQRS del cliente: (No de PQRS atendidas/ Total de PQRS presentadas)*100
% de dieños no conformes: (No de diseño no conformes/número total de diseño)
 30
Código:
Fecha:
DESCRIPCIÓN / CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Versión:
TIPO DE PROCESO: ESTRATÉGICO M ISIONAL X DE APOYO
NOMBRE DEL PROCESO: Atención del pedido y diseño.
RESPONSABLE DEL PROCESO: Jefe de producción
OBJETIVO: Realizar la recepción de los requisitos de los clientes y la verificación del diseño.
ALCANCE Desde el registro de requerimientos del cliente hasta la creación del diseño.
PROVEEDOR ACTIVIDADES PARTE INTERESADA PARTE INTERESADA
INTERNO EXTERNO ENTRADAS PLANEAR RESPONSABLE SALIDAS INTERNA EXTERNA

Desarrollo de lineamientos para la atención del cliente y el registro

de sus requerimientos.
jefe de Necesidad de establecer los procesos para el Metodologias de atención al cliente y PQRS, registro
Establecer una metodologia para el sistema PQRS (Pedidos, Jefe de ventas Gerente Cliente
produccion diseño de los productos. de requerimientos, y de diseño del producto.
Quejas, Requerimientos, y Sugerencias)

Metodologia para la creación del diseño.

HACER
Registro de requerimientos del cliente.

clientes Atender el sistema PQRS del cliente. Cliente

Jefe de Requerimientos del cliente; catalogo de
jefe de produccion/ Jefe de ventas Boceto de diseño terminado con especificaciones Gerente/jefe de producción.
producción proveedores y materiales disponibles. Realizar recomendaciones de diseño al cliente.
decreto 1950
de 2009 Creación del boceto de diseño.
VERIFICAR
Verificación y validación del diseño de acuerdo de los requisitos
Jefe de Nuevas ideas, cambios en el diseño o validacion del
Boceto de diseño. del cliente. jefe de producción Gerente/jefe de producción. Cliente
producción mismo por el cliente.
Seguimiento a tratamiento de PQRS.
ACTUAR
Jefe de Identificiar causas de las no conformidades. Plantear acciones correctivas.
Jefe de producción Gerente/jefe de producción. Cliente
producción Identificar oportunidades de mejora. Plantear acciones de mejora.
REQUISITOS LEGALES REQUISITOS NTC ISO 9001 CONTROLES DEL PROCESO
Reglamento de confecciones. RESOLUCIÓN 1950 DE 2009. Mantener un porcentaje superior al 80% (evaluación trimestral)
5.1.2; 6.3; 7.1.1; 7.1.2; 7.1.3; 7.1.4; 7.4; 8.2.1; 8.2.3.1; 8.3.1; 8.3.2; 8.3.3;
Mantener un porcentaje no mayor al 10% (evaluación trimestal)
8.3.4; 8.3.5; 8.3.6; 8.4.3; 8.5.6; 8.7.1; 9.1.2; 10.2; 10.3
RECURSOS REQUERIDOS DOCUMENTOS RELACIONADOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Infraestructur Talento
Tecnologicos Otros
a humano
Oficina de Jefe Jefe de Ficha técnica de Blusa, Ficha técnica de camisa, Ficha técnica de camibuso, Ficha
Dos computadores
de producción producción técnica de traje dama, Ficha técnica de traje de mayo y Ficha técnica de traje Matriz de riesgos y oportunidades
caballero.
Local comercial Jefe de ventas Una impresora

INDICADORES CONTROL DE CAMBIOS

% de atención de PQRS del cliente: (No de PQRS atendidas/ Total de PQRS presentadas)*100
% de dieños no conformes: (No de diseño no conformes/número total de diseño)

Hipervínculo: ..\Documents\Angie\Gestion de calidad\CARACTERIZACIÓN_DE_PROCESOS-SIR RUDOLPH.xlsx

 31

4.6. Riesgos y Oportunidades

El requisito 6.1.2 de la norma GTC ISO 9001:2018 hace referencia a la matriz de riesgos

y oportunidades, por consiguiente la empresa Trajes Sir Rudolph requiere cumplir con la

misma.
 32

Tabla 12. Matriz de riesgos y oportunidades de la empresa Trajes Sir Rudolph SAS
ANÁLISIS DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES PLAN DE ACCIÓN
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES CALIFICACIÓN DEL RIESGO
IDENTIFICACIÓN EVALUAC
PERIODO
OBJETIVO DEL IÓN DE RIESGO U
PROCESO RESPONS S DE
PROCESO/PROCEDIMIENTO CAUSAS RIESGO/OPORTUNIDAD CONSECUENCIA NIVEL DE IMPACTO RIESGOS/ OPORTUNIDAD ACCION
¿QUÉ ES? PROBABILIDAD PxC ABLES SEGUIMI
(Debido a) (Puede suceder que) (Que podría ocasionar) TIPO O CONSECUENCIA OPORTU
RIESGO U OPORTUNIDAD ENTO
NIDADES

Poca efectividad en la planificación,

Realizar informes mensuales de flujo de
entrega inoportuna de la documentación
Procesos jurídicos de cobro caja, realizar conciliaciones bancarias y
respaldo de las obligaciones, falta de
Incumplimiento en el pago de (demandas), pago de intereses por ESTRATÉGI de cuentas por pagar, tramitar informes
liquidez, deficiencias en la gestión de RIESGO RARO 1 MAYOR 3 3 MEDIO RIESGO Contador Mensual
GESTIÓN Suministrar y administrar los recursos de obligaciones financieras. incumplimiento, sansiones (DIAN, CO de ejecución presupuestal y de control
cobro a deudores y falta de
FINANCIE la empresa de manera eficaz para lograr Ministerio de Industria y Comercio). de cartera e informar con un boletín
responsabilidad en el Jefe financiero o
RA los objetivos propuestos. semanal de caja y de bancos.
en tercero responsable.
Al cierre de la vigencia fiscal se Realizar un cronograma de cierre de
Legalización de los recursos con los Transparencia en todas las partes ESTRATÉGI CASI
identifica todas las reservas de OPORTUNIDAD 3 MAYOR 3 9 ALTO OPORTUNIDAD vigencia, para establecer los plazos de Contador Semestral
soportes requeridos. interesadas. CO CIERTO
apropiación y/o cuentas por pagar. entrega de información.
Ausencia de un diagnóstico real de las
Deficiencia en los procesos, baja
necesidades de la empresa, Seguimiento de los indicadores de Jefe de
Plan de capacitación de ingreso calidad de los productos y servicios, MODERA
programación inadecuada, socialización RIESGO APOYO POSIBLE 2 2 4 MEDIO RIESGO cumplimiento y verificación del plan de talento Trimestral
deficiente y/o insuficiente. incumplimiento de los objetivos DA
y divulgación deficiente, y dificultades en capacitaciones. humano
Implementar planes estratégicos organizacionales.
GESTIÓN la disponibilidad de los recursos.
relacionados con los procesos de
DE
contratación, capacitación, calidad de Eficiente divulgación de las estrategias y
TALENTO
vida en el trabajo y seguridad y salud en de los procesos misionales por parte de
HUMANO Productividad (procesos eficientes),
el trabajo. la gerencia, procesos de evaluación del Seguir con los seguimientos de los Jefe de
calidad en los productos y servicios, CASI MODERA
Eficiente desempeño laboral. desempeño eficientes, compromiso y OPORTUNIDAD APOYO 3 2 6 ALTO OPORTUNIDAD objetivos, formatos y cumplimiento en talento Semestral
cumplimiento de los objetivos CIERTO DA
responsabilidad de la gerencia y la la evaluación. humano
organizacionales.
buena integración del jefe de talento
humano con la gerencia.
Malinterpretación de los requerimientos Realizar procesos de verificación de
Registro de requerimientos mal Diseñar de nuevo el producto según los MODERA Jefe de
del cliente, por lo tanto se realiza un RIESGO MISIONAL POSIBLE 2 2 4 MEDIO RIESGO
requerimientos del cliente y evaluar los Consecuente
ATENCIÓ formulados. verdaderos requerimientos del cliente. DA ventas
Realizar la recepción de los requisitos diseño desacertado. indices de diseños no conformes.
N DEL
de los clientes y la verificación del Jefe de
PEDIDO Y Sistema PQRS implementado (Pedidos,
diseño. Conocimiento de las inquietudes y Fortalecimiento del servicio y/o CASI Verificar indices de cumplimiento de ventas/Jefe
DISEÑO Quejas, Requerimientos y Sugerencias) OPORTUNIDAD MISIONAL 3 MENOR 1 3 MEDIO OPORTUNIDAD Trimestral
manifestaciones por parte del cliente. producto y excelencia operativa. CIERTO los pedidos PQRS. de diseño y
del cliente.
producción.
 33

ANÁLISIS DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES PLAN DE ACCIÓN

IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES CALIFICACIÓN DEL RIESGO
IDENTIFICACIÓN EVALUAC
PERIODO
OBJETIVO DEL IÓN DE RIESGO U
PROCESO RESPONS S DE
PROCESO/PROCEDIMIENTO CAUSAS RIESGO/OPORTUNIDAD CONSECUENCIA NIVEL DE IMPACTO RIESGOS/ OPORTUNIDAD ACCION
¿QUÉ ES? PROBABILIDAD PxC ABLES SEGUIMI
(Debido a) (Puede suceder que) (Que podría ocasionar) TIPO O CONSECUENCIA OPORTU
RIESGO U OPORTUNIDAD ENTO
NIDADES

Poca efectividad en la planificación,

Realizar informes mensuales de flujo de
entrega inoportuna de la documentación
Procesos jurídicos de cobro caja, realizar conciliaciones bancarias y
respaldo de las obligaciones, falta de
Incumplimiento en el pago de (demandas), pago de intereses por ESTRATÉGI de cuentas por pagar, tramitar informes
liquidez, deficiencias en la gestión de RIESGO RARO 1 MAYOR 3 3 MEDIO RIESGO Contador Mensual
GESTIÓN Suministrar y administrar los recursos de obligaciones financieras. incumplimiento, sansiones (DIAN, CO de ejecución presupuestal y de control
cobro a deudores y falta de
FINANCIE la empresa de manera eficaz para lograr Ministerio de Industria y Comercio). de cartera e informar con un boletín
responsabilidad en el Jefe financiero o
RA los objetivos propuestos. semanal de caja y de bancos.
en tercero responsable.
Al cierre de la vigencia fiscal se Realizar un cronograma de cierre de
Legalización de los recursos con los Transparencia en todas las partes ESTRATÉGI CASI
identifica todas las reservas de OPORTUNIDAD 3 MAYOR 3 9 ALTO OPORTUNIDAD vigencia, para establecer los plazos de Contador Semestral
soportes requeridos. interesadas. CO CIERTO
apropiación y/o cuentas por pagar. entrega de información.

Ausencia de un diagnóstico real de las

Deficiencia en los procesos, baja
necesidades de la empresa, Seguimiento de los indicadores de Jefe de
Plan de capacitación de ingreso calidad de los productos y servicios, MODERA
programación inadecuada, socialización RIESGO APOYO POSIBLE 2 2 4 MEDIO RIESGO cumplimiento y verificación del plan de talento Trimestral
deficiente y/o insuficiente. incumplimiento de los objetivos DA
y divulgación deficiente, y dificultades en capacitaciones. humano
Implementar planes estratégicos organizacionales.
GESTIÓN la disponibilidad de los recursos.
relacionados con los procesos de
DE
contratación, capacitación, calidad de Eficiente divulgación de las estrategias y
TALENTO
vida en el trabajo y seguridad y salud en de los procesos misionales por parte de
HUMANO Productividad (procesos eficientes),
el trabajo. la gerencia, procesos de evaluación del Seguir con los seguimientos de los Jefe de
calidad en los productos y servicios, CASI MODERA
Eficiente desempeño laboral. desempeño eficientes, compromiso y OPORTUNIDAD APOYO 3 2 6 ALTO OPORTUNIDAD objetivos, formatos y cumplimiento en talento Semestral
cumplimiento de los objetivos CIERTO DA
responsabilidad de la gerencia y la la evaluación. humano
organizacionales.
buena integración del jefe de talento
humano con la gerencia.
Malinterpretación de los requerimientos Realizar procesos de verificación de
Registro de requerimientos mal Diseñar de nuevo el producto según los MODERA Jefe de
del cliente, por lo tanto se realiza un RIESGO MISIONAL POSIBLE 2 2 4 MEDIO RIESGO
requerimientos del cliente y evaluar los Consecuente
ATENCIÓ formulados. verdaderos requerimientos del cliente. DA ventas
Realizar la recepción de los requisitos diseño desacertado. indices de diseños no conformes.
N DEL
de los clientes y la verificación del Jefe de
PEDIDO Y Sistema PQRS implementado (Pedidos,
diseño. Conocimiento de las inquietudes y Fortalecimiento del servicio y/o CASI Verificar indices de cumplimiento de ventas/Jefe
DISEÑO Quejas, Requerimientos y Sugerencias) OPORTUNIDAD MISIONAL 3 MENOR 1 3 MEDIO OPORTUNIDAD Trimestral
manifestaciones por parte del cliente. producto y excelencia operativa. CIERTO los pedidos PQRS. de diseño y
del cliente.
producción.
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5. Conclusiones

Se pudo concluir finalmente que es de suma importancia implementar el sistema de gestión de

calidad para todas aquellas empresas que quieran establecer un ciclo de mejora continua como lo

es el PHVA.

Dentro de la particularidad de la empresa de diseño y confección textil que se trabajó:

TRAJES SIR RUDOLPH SAS, se pudieron establecer una serie de mejoras tomando como guía

los lineamientos establecidos por la norma ISO 9001.

Como primera medida del trabajo a presentar se pudo notar claramente la necesidad de mejora

frente a la gestión de sus procesos y cómo existe una evidente necesidad de mejora de los

estándares de calidad. Un claro ejemplo fue cuando se implementó la caracterización de los 3

principales procesos que pudimos notar necesitaban una urgente mejora dentro de la

organización.

Como lo fue la gestión financiera que hace parte de un proceso estratégico, se pudo evidenciar

que con esta caracterización se tiene que hacer un seguimiento de mejora continua en compañía

del contador y la gerente de la empresa.

Otro proceso fue la gestión del talento humano que se desarrollaba dentro de la empresa

donde el jefe de producción y jefe de talento humano tenían que llevar a cabalidad una serie de

tarea y obligaciones que tenían como la gran responsabilidad del plan de reclutamiento, selección

de personal con cada uno de los perfiles determinados para cada puesto de trabajo y el clima

organizacional.
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Como último proceso nos encontramos con la atención del pedido y diseño que es muy

importante la comunicación con el cliente para poder hacer seguimiento a todo el proceso de

diseño y selección de materiales, así como también el servicio postventa que debe mejorar la

empresa con un sistema PQRS.

Todos estos mencionados anteriormente, junto con la aplicación de la Matriz DOFA y la

aplicación del plan de acción para lograr los ibéricos se pudo determinar que si se puede

evidenciar un cambio notorio positivo para la empresa TRAJES SIR RUDOLPH.

Todos estos procesos fueron seleccionados debido a consideración del grupo ya que se

consideraron como los de mayor importancia a corregir y seguir con el ciclo PHVA según la

norma ISO 9001 para lograr un cambio positivo para la operación de sus procesos.
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