PROCEDIMIENTO

CONTROL DOCUMENTOS Y REGISTROS

PR-GI-ST-01
ÍNDICE
1. Objetivos
2. Alcance.
3. Responsabilidades
4. Equipos y herramientas.
5. Actividades del procedimiento.
6. Registros asociados

REGISTRO DE APROBACIÓN Y MODIFICACIONES

Ver. Fecha Descripción
00 11/ 12 / 13 Versión inicial
01 19/08/15 Se hace la combinación entre los procedimientos “Control de Documentos y Control de
Registros)
02 24/10/15 Revisión completa del documento.
03 14/12/15 Cambio de formato, incluyendo nuevas versiones de registros asociados.
04 07/02/18 Cambio de versión normas ISO 9001/2015 e ISO 14001/2015
Elaboró: Revisó: Aprobó:
Cargo: Encargada SGI Gerente de Operaciones Gerente General
Nombre: Paulina Prieto Héctor Moraga Pía Bravo
Firma:
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Versión : 04
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO F. Aprobación : 07/02/2018
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1. Objetivo.
Establecer la metodología para la creación de documentos y registros estandarizados para la organización,
dando cumplimiento a la Normas ISO 9001:2015; ISO 14001: 2015 y OHSAS 18001:2007.

2. Alcance.
Procedimiento aplicable a todos los documentos y registros creados por la organización y que son requisitos de
acuerdo a las normas ISO 9001:2015; ISO 14001: 2015 y OHSAS 18001:2007.

3. Responsabilidades.
3.1. Gerente General
 Aprobar documentación oficial del SGI.

3.2. Gerente de Operaciones

 Revisar documentación oficial del SGI.

3.3. Encargado del Sistema de Gestión.

 Elaborar, distribuir y actualizar la documentación oficial del SGI.

3.4. Empresa Informática

 Encargado de respaldar todos los documentos que se encuentran en computadores, carpetas
compartidas, entre otros.

4. Equipos y herramientas.
 Sistema software y sistema hardware.

5. Actividades del procedimiento.

DOCUMENTOS INTERNOS
5.1. De la codificación de los documentos internos
 La fuente, estilo y tamaño será la misma por cada documento, el tamaño puede variar en Títulos, en
encabezados y en subtítulos. Los párrafos deben estar justificados.
 El tipo de logo institucional será el oficial dispuesto por la Gerencia.
 La codificación se hará de acuerdo con la siguiente tabla:

TD-GI-ST-01
Siendo
TD: Tipo de documento
GI: Sistema Integrado
ST: Servicio Técnico
Correlativo 01, 02 etc.

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CLASIFICACIÓN CÓDIGO
Procedimiento PR
Manual MN
Registros R
  Instructivo I

5.2. Tipos de documentos internos: Los principales documentos del sistema de gestión integrado lo
conforman
a) Procedimientos
Los procedimientos estarán compuestos por 6 ítems
1. Objetivos
2. Alcance.
3. Responsabilidades
4. Equipos y herramientas.
5. Actividades del procedimiento.
6. Registros asociados

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Los procedimientos tendrán una portada distribuida.

Logo de SERTEACOM

Tipo de documento, su código y el nombre con

letra Arial.

Índice de documentos con letra Arial.

Control de cambios, con letra Arial.

Elaboración, revisión, aprobación con letra Arial.

Nombre del Documento en mayúsculas y con

letra Arial.

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b) Manual

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c) Registros
LosLogo SERTEACOM
registros tendrán establecido un encabezado en mayúscula como el siguiente, de letra Arial y su
código, versión y fecha en minúscula, Arial.

NOMBRE DE REGISTRO Código : R-GI-ST-xx

Versión : xx
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha : 0x / 0x / xx
Control de cambios, con letra Arial.

5.3. De la creación, revisión y aprobación de documentos y registros

 Cuando se necesite elaborar un documento o modificar el existente de acuerdo con el formato y
Elaboración, revisión,
estructura aprobación
estipulados en elconpresente
letra Arial.
procedimiento, la creación, revisión y aprobación se
realizará de acuerdo con la matriz de control de documentos.
En el caso de los procedimientos en cada una de las etapas, vale decir, elaboración, revisión y
aprobación, el responsable debe dejar su firma en forma digital.
El encargado de revisar el documento deberá poseer los conocimientos necesarios y tener directa relación
con el uso de dicho documento.
 En el caso de los registros no contemplan matriz de control, sin embargo, se lleva control con
lista maestra, en donde aparece la fecha y versión actualizada.

MATRIZ DE CONTROL DE DOCUMENTOS

DOCUMENTO ELABORA REVISA APRUEBA

Manual SGI CSGI

Procedimientos GTC
GO / GTC / JV / PREV / GG
Registros JV
AAV
PREV
Instructivos

Dónde:

GG : Gerente General
GO : Gerente de Operaciones
GTC : Gerente Técnico de Calidad
JV : Jefe de Ventas
CSGI : Coordinador del Sistema de Gestión Integrado
PREV : Experto en Prevención de Riesgos
AAV : Asistente Administrativa de Ventas

5.4. Descripción índice

1. Objetivos: Será el objetivo del procedimiento.
2. Alcance: capacidad de cubrir una distancia, aplicabilidad del procedimiento.
3. Responsabilidad: corresponde a la responsabilidad de los involucrados en el procedimiento.

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4. Equipos y Herramientas: equipos y herramientas que serán esenciales para el funcionamiento del
procedimiento.
5. Actividad del Procedimiento: paso a paso del procedimiento.
6. Registros asociados: codificación de los registros mas relevantes que tienen relación directa con el
procedimiento.

5.5. Distribución y protección de los Documentos

Documentos electrónicos: Los documentos aprobados serán subidos a las carpetas compartidas, estos
están restringidos en modificación, de los cuales se mantendrá un respaldo de los datos asociados a la
organización, el cual sirve para mantener la información relevante de esta, de manera confiable, dentro de
un servidor y en un disco externo, para ello se realizará:

- Un respaldo desde estaciones de trabajo hacia servidor (Son seleccionados los archivos a respaldar y
estos son enviados al servidor mediante un software de tareas programadas. Esta tarea es ejecutada de
lunes a sábado. Todos los datos quedan resguardados en el servidor).

- Se realiza un respaldo todos los jueves desde las estaciones de trabajo hacia el servidor, mediante un
software llamado Cobyan, el cual ejecuta una copia de datos incremental de origen a destino. Los ficheros
que se respaldan son de los directorios principales que se utilizan, como también de los archivos de correo
de Outlook (pst).

- Un respaldo de datos desde servidor a Disco externo, (Todos los elementos respaldados en el servidor
son resguardados en un disco externo, para así asegurar que estos se mantengan en el tiempo, en el caso
de que el servidor presente algún problema. Esta tarea es ejecutada de lunes a sábado. Todos los datos
quedan resguardados en el Disco externo).

- Parte del proceso operacional se encuentra en línea mediante la página

https://sistema.serteacom.cl/usuarios/ingresar. El personal que tiene acceso es administrativo con
permisos específicos de acuerdo con sus funciones, el respaldo de la documentación lo realiza una
empresa externa del área informática.

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Documentos impresos: De requerir distribución de copias impresas controladas, estas serán emitidas
con un timbre de distribución que dirá “Copia Controlada”, dejando registro de ello en el R-GI-ST-07
Listado de documentos internos.

Documentos obsoletos: En caso de ser digitales, quedarán en la carpeta de “obsoletos”, identificando el

documento en su nombre con la palabra “obsoleto”, la cual se encontrará en las carpetas compartidas. Las
copias impresas, deberán ser entregadas al Encargado del Sistema de Gestión para proceder a su
eliminación.

5.5 Protección y control de los registros

La protección de los registros se encuentra detallada en el R-GI-ST-08 Listado de registros.
El control de los registros es realizado por el coordinador del SGI, quien realizará el levantamiento de todos
los registros generados por la empresa.
Cada vez que se modifique o actualice el listado de registros por parte del coordinador del SGI se modificará
la fecha de actualización, quedando inmediatamente obsoleta la versión anterior.

5.6 Documentos externos

De la codificación de los documentos externos
Los documentos externos considerados como necesarios para el SGI no contarán con una codificación, sin
embargo, se mantendrá un listado con la ubicación de ellos (R-GI-ST-10 Listado de documentos externos).
Dentro de los documentos externos a considerar se encuentran Manuales de funcionamiento equipos,
normas, catálogos, propuestas, planos etc.

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Consideraciones:
Queda prohibida la impresión de documentos sin la autorización del Encargado SGI.

6. Registros.
 Listado de documentos externos. (R-GI-ST-10)
 Listado de documentos internos (R-GI-ST-07)
 Listado de registros (R-GI-ST-08)

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