Actividad de aprendizaje 7

Evidencia 5: Manual “Procesos y procedimientos logísticos”

Junio de 2019
 Introducción

Dentro de las actividades que se realiza en la cadena logística y  el plan organizacional,
se debe tener en cuenta las dependencias  y áreas  que son fundamentales para llevar
acabo de manera organizada las tareas asignadas, con un grupo humano capacitado en
cada área y que al final del ejercicio se ve el resultado final, cumpliendo cada uno con su
rol y desempeñando su tarea dentro de la compañía. Para ello toda organización debe
llevar un manual de funciones en cada dependencia para sí ejercer con compromisos los
roles y que esto evite un desorden o atraso en algún proceso de la cadena, las
dependencias dependen la una de la otra y con un mismo fin, lograr que el producto
llegue a las manos del consumidor final y lograr los objetivos trazados en la misión
empresarial. Las empresas entran en la obligación de llevar un control de todas sus
dependencias, estableciendo manuales de funcionamiento y operatividad, recurso
humano y costos, para s establecer  un presupuesto estándar y conocer sus fortalezas y
debilidades frente al mercado y estandarizar sus recursos al fortalecimiento de sus
funciones y que están le permitan crecer en el mercado.
 Objetivos Generales

Establecer el proceso logístico de alpina y detallar el funcionamiento de uno de los

procesos de la compañía, además establecer una secuencia de la información obtenida
por cada área para desempeñar su trabajo en la compañía.

El proceso de distribución de cada (C D R) y el manual de proceso y obtención de

recursos detallados para llevar a cabo las tareas de operatividad y el manejo de los
recursos tecnológicos obtenidos para tal fin. Además la evolución de la operatividad los
costos y sobre costos, el manejo de la capacidad de almacenaje (C D R) y el
cumplimiento de las ordenes de entrega y envió de los productos hacia los puntos de
venta. Hacer que nuestros procesos de operatividad estén acordes a las políticas de la
compañía, y acordes al manual de MISION y VISION corporativa.

Manual de procesos y procedimientos

La cadena de suministros de Alpina está sujeta a un plan de mercadeo, donde se realiza
un pronóstico de las ventas y se planea la compra de insumos, el proceso de compras
involucra la adquisición de materias primas, suministros y componentes para la
organización. Las actividades asociadas con este proceso incluyen lo siguiente:

 Seleccionar y calificar al proveedor.

 Evaluar el desempeño del proveedor.
 Negociar contratos.
 Comprar precio, calidad y servicio.
 Contratar bienes y servicios
 Programar compras
 Establecer las condiciones de venta
 Evaluar el valor recibido
 Especificar la forma en que se recibirán los bienes.

El proceso de compra afecta de manera indirecta el flujo de bienes dentro del canal de
suministro físico. En la planeación y programación del abastecimiento, se da la planeación
de la distribución y se programa la producción, generando órdenes de producción. Luego
de producidos, los productos pasan almacenamientos refrigerados, con el fin de conservar
la calidad del producto y sus condiciones y características. Ya almacenado, los productos
están listos para su distribución en el mercado, los canales de distribución de Alpina se
descomponen en dos etapas principales, la distribución primaria y la secundaria.
 La Distribución Primaria

Incluida en el costo de ventas, se realiza a través de 31 tractomulas propias y 83 vanes.

Esta se inicia en las plantas y es enviada a los (C D R),(Centros de Distribución
regionales), y estos se encargan en iniciar la distribución secundaria.

Operación (Centros de Distribución regional):

 Recepción y almacenamiento de productos terminados.

 Reserva y generación de tiquetes con base en rutas de despacho.
 Picking (proceso en el que se recoge material abriendo una unidad de
empaquetado) y discrepancias- confirmación del pedido.
 Facturación, notas de crédito, débito, planilla de despacho, orden de rutas.
 Distribución a clientes.
La Distribución Secundaria

Incluida en el gasto de ventas, son 167 vehículos propios y 224 vehículos fletados los
que distribuyen a 18 agencias o regionales, las que se encargan en entregarle a los
canales de venta o distribución. Alpina cuenta con 183.500 clientes entre institucionales,
supermercados, mini mercados, grandes superficies
  IDENTIFICACION DEL PROCESO : Operativo

 NOMBRE DEL PROCESO : Distribución

 AREAS INVOLUCRADAS : Compras, logística ,sistema y operaciones
 OBJETIVOS GENERALES : capacidad de almacenaje, distribución e información de
existencia  de productos para ser enviados a los puntos de ventas
 RESULTADOS ESPERADOS DE OPERACIÓN : la entrega en el tiempo ,el manejo
adecuado de la información y que le cliente sea satisfecho con el resultado
 RECURSOS TECNOLOGICOS Y DE INFORMACION: Alpina maneja el sistema
ORACLE PROCESS MANUFACTURING el cual le permite dar continuidad a todos los
procesos de cada área, permitiendo mayor eficiencia de los flujos de información
enlazados con cada departamento y además manejan Smart 12 para las áreas de
logística y producción.
 Revisión del presupuesto, gastos  adicionales y facturación guías de
despacho, fletes y peajes de camiones.

RIESGOS OPERATIVOS:

 Adquirir un producto innecesario  y de baja rotación.

 Fallas en el proceso información.
 Stock de mercancía.
 Sobre costos de envió.

1. EJERCICIOS DE CONTROL INTERNO :

 Revisión general de costos y procesos internos.

 Revisión de facturas y pedidos suministrados por el punto de venta.
 Manejo de la información de gastos y recursos de la compañía.
 Actualización de la información  diaria de operaciones.

Conclusión
Con esta evidencia de manual procesos y procedimientos logísticos se ha querido
resaltar el proceso interno de la multinacional alpina productos alimenticios, y su
proceso logístico de distribución, estableciendo los canales de operatividad y
manejo de los recursos tecnológicos para llevar a cabo sus funciones operativas
dentro de la empresa, con las políticas de control interno y externo y demás los
costos, riesgos, y margen de error operativo. Se estableció un manual de proceso
operativo detallando los procesos y procedimientos de cada dependencia para
obtener los mejores resultados de operatividad cumplimiento a diario de las tareas
asignadas conforme a las políticas de misión de la compañía.