Facultad de Ciencias y Tecnología - USFX Docente: Ing. Irma C.

Ajhuacho

TEMA 6 ORGANIZACIÓN Y ASPECTOS LEGALES

6.1 ESTUDIO DE LA ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO

6.1.1 Introducción

El estudio organizacional busca determinar la capacidad operativa de la organización dueña

del proyecto con el fin de conocer y evaluar fortalezas y debilidades y definir la estructura
de la organización para el manejo de las etapas de inversión, operación y mantenimiento.
Es decir, para cada proyecto se deberá determinar la estructura organizacional acorde con
los requerimientos que exija la ejecución del proyecto y la futura operación. Aunque el
detalle funcional de la estructura organizacional para la ejecución es un asunto más para
ser considerado en la fase de inversión; será necesario que el proyectista considere la
implicación económica que dicha organización tendrá en las inversiones del flujo de caja
del proyecto. Por otro lado, se deberá simular en forma detallada la organización
administrativa para cuando el proyecto entre en operación. De ahí se deberán desprender
los gastos e inversiones asociados a la operación, los cuales afectarán, igualmente, el flujo
de caja del proyecto (1).

El estudio de las variables organizacionales durante la preparación del proyecto manifiesta

su importancia en el hecho de que la estructura que se adopte para su implementación y
operación está asociada a egresos de inversión y costos de operación tales que pueden
determinar la rentabilidad o no de la inversión (2) .

Los efectos económicos de la estructura organizativa se manifiestan tanto en las

inversiones como en los costos de operación del proyecto. Toda estructura puede definirse
en términos de su tamaño, tecnología administrativa y complejidad de operación (2).

(1) Unidad de Aprendizaje IV Estudio Organizacional y Legal. Disponible en: https://fyedeproyectos2.files.wordpress.com/2010/07/notas-de-

clase_1.pdf
(2) Estudio de Proyectos de inversión. Disponible en: https://www.econlink.com.ar/proyectos-de-inversion/estudio

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6.1.2 Objetivos del estudio organizacional (1)

Específicamente, el objetivo del estudio organizacional es determinar la Estructura

organizacional administrativa óptima y los planes de trabajo administrativos con la cual
operará el proyecto una vez este se ponga en funcionamiento. Del estudio anterior, se
deben determinar los requerimientos de recursos humanos, de localización, muebles y
enseres, equipos, tecnología y financieros para atender los procesos administrativos

6.1.3 Proceso para el estudio organizacional (1)

Para el diseño de la estructura organizacional se siguen los siguientes pasos:

 Defina los objetivos generales de la empresa; debe existir concordancia entre la

estructura organizacional y los objetivos.
 Elabore un listado de actividades administrativas necesarias para el logro de los
objetivos.
 Defina cuál de estas actividades se sub contratará y cuales se harán de manera directa.
 Para las actividades que se atenderán directamente, agrupe las tareas y actividades
relacionadas o afines en subsistemas.
 Identificar las funciones específicas que debe cumplir cada subsistema.
 Identificar las necesidades de recurso humano de cada subsistema.
 Expresar los subsistemas en unidades administrativas o grupos de trabajo.
 Asignar funciones y definir cargos para cada unidad administrativa o grupo de trabajo.
 Elaboración del organigrama.
 Descripción de las funciones de cada cargo.

El diseño de la estructura organizacional depende de criterios y principios administrativos

los cuales no son generalizables a todos los proyectos. Los principios administrativos de la
división del trabajo, unidad de mando, tramo de control, la departamentalización, y la
delegación de funciones deben aplicarse al momento de definir la estructura; además se
deben tener en cuenta factores particulares de cada proyecto, como: las relaciones con
clientes y proveedores –cuantificaciones de las operaciones; el tipo de tecnología
administrativa que se quiere adoptar; la logística necesaria particular de cada proyecto; la

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externalización de algunas tareas (Contabilidad, ventas, etc.) y la complejidad de las tareas

administrativas propias del negocio.

6.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Se entiende por estructura organizacional como los diferentes patrones de diseño para
organizar una empresa, con el fin de cumplir las metas propuestas y lograr el objetivo
deseado.

El reto está en conjugar los siguientes aspectos: Flexibilidad, productividad, calidad, trabajo
en equipo y multidisciplinariedad.

Fig. 6.1 Bases para definir la estructura organizacional de la empresa ( 3)

Para seleccionar una estructura organizacional adecuada es necesario comprender que

cada proyecto (empresa) es diferente y deberá definir su propia organización de acuerdo a
sus requerimientos.

En la búsqueda de la mejor forma de organización de la empresa podemos mencionar a las

más recurrentes y/o principales, como:

(3) Estudio legal y organizacional. Disponible en: https://es.slideshare.net/luisedduardo/estudio-legal-y-organizacional

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1) Estructura funcional (1)

Agrupa los diferentes elementos de la organización de acuerdo a su especialidad funcional.

Consiste en una compañía que está organizada funcionalmente, separa el trabajo sobre la
base de pasos, procesos o actividades que se llevan a cabo para obtener un determinado
resultado final (4).

Ventajas: produce economías de escala, reduce la duplicación de personal y equipo, hace

que los empleados se sientan cómodos y satisfechos porque les permite hablar el mismo
idioma con sus compañeros. Desventajas: En muchas ocasiones la organización pierde de
vista sus objetivos.

(4) Estructura organizacional. Disponible en : http://www.unipamplona.edu.co/unipamplona/portalIG/home_4/mod_virtuales/modulo5/2.2.pdf

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2) Estructura divisional o departamentalización por productos (1)

En este caso el diseño está compuesto por divisiones autónomas, partiendo de la

departamentalización por productos. Cada división suele ser autónoma y tiene un gerente
de división responsable del desempeño con total autoridad, estos poseen sub unidades
necesarias para su operación. Es empleada generalmente en grandes compañías.

Ventaja: Los gerentes de división tienen plena responsabilidad de un producto o servicio;

así los directivos de la central se pueden ocupar de la planeación estratégica y de largo
plazo del negocio en su conjunto. Desventaja: Duplica las actividades, recursos, funciones,
aumenta costos y disminuye su eficiencia.

3) Estructura Matricial (1)

Es la combinación de las dos estructuras anteriores, la característica singular es que los

empleados cuando menos tienen dos jefes: el gerente de departamento funcional y los
gerentes de proyecto.

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Esta estructura consiste en la agrupación de recursos humanos y materiales que son

asignados de forma temporal a los diferentes proyectos que se realizan, se crean así,
equipos con integrantes de varias áreas de la organización con un objetivo en común: El
proyectado, dejando de existir a la conclusión del mismo (4).

Los empleados de la matriz poseen dos jefes; un jefe de función quien es la cabeza de la
función; es decir, al cual se le informa acerca de los asuntos relacionados con los aspectos
funcionales; y el jefe de proyectos que es el responsable de los proyectos individuales,
todos los empleados que trabajan en un equipo de proyectos se llaman sub gerentes de
proyectos y son responsables de manejar la coordinación y comunicación entre las
funciones y proyectos (4).

Ventaja: Facilita la coordinación de un conjunto de muchos proyectos complejos e

independientes; al mismo tiempo que conserva los ahorros que resultan del agrupamiento
de la agrupación de los especialistas funcionales. Desventaja: Genera confusión entre los
empleados al verse sometidos a dos autoridades simultaneas; además genera luchas de
poder cuando no se atiende el principio de mando.

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4) Estructura lineal (4)

Esta forma de organización se conoce también como simple y se caracteriza porque es

utilizada por pequeñas empresas que se dedican a generar uno o pocos productos en un
campo específico del mercado. Es frecuente que en las empresas que utilizan este tipo de
organización el dueño y el gerente son uno y el mismo.

Como la autoridad está centrada en una sola persona, esta toma las decisiones y asume el
control, los empleados están sujetos a las decisiones del gerente u propietario, llevando a
cabo las operaciones para cumplir las metas.

Ventajas: Debido a su forma es rápida, flexible, con mantenimiento de bajo costo y su

contabilidad es clara; además la relación entre superiores y subordinados es cercana y la
toma de decisiones se hace ágil. Desventajas: La dificultad de especialización del gerente.

Consideraciones generales (1)

Para lograr una instrumentalización en la persecución de los objetivos propuestos para el

proyecto, la empresa, a través del componente administrativo de la organización, deberá
lograr la integración eficiente de tres elementos básicos en la gestión del proyecto: las
unidades administrativas; los recursos humanos, materiales y financieros, y los planes de
trabajo. Se entiende por unidades administrativas, las diferentes áreas operativas con que
contará el proyecto, cada una de las cuales posee mecanismos de control, tareas y
responsabilidades. Por su parte, los recursos humanos, materiales y financieros son los que
permiten que las unidades administrativas desempeñen las obligaciones asignadas por
medio de los planes de trabajo. A través de los planes de trabajo se describe el proceso
administrativo propiamente dicho. La empresa, por medio de los planes de trabajo, deberá
resumir la forma como se desarrollarán las diferentes tareas de las unidades.

6.3 EFECTOS ECONÓMICOS DE LOS ASPECTOS ORGANIZACIONALES (5)

Los efectos económicos de la estructura organizativa se manifiestan tanto en las

(5) Nasir y Reinaldo Sapag Chain.Preparación y evaluación de proyectos. Disponible en:

http://www.delfabro.cl/preparacinyevaluacindeproyectos_nassirsapag5edi.pdf

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inversiones como en los costos de operación del proyecto. Toda estructura puede definirse
en términos de su tamaño, tecnología administrativa y complejidad de la operación.

Conociendo dicha situación, podrán estimarse la dimensión física necesaria para la

operación, las necesidades de equipamiento de las oficinas, las características del recurso
humano que desempeñará las funciones y los requerimientos de materiales, entre otras
cosas. La cuantificación de estos elementos en términos monetarios y su proyección en el
tiempo son los objetivos que busca el estudio organizacional.

Muchas decisiones que pueden preverse condicionarán la operatividad del sistema y, por
tanto, también la estructura organizativa del proyecto; por ejemplo, la decisión de comprar,
construir o arrendar las oficinas, o la decisión de contratar servicios de entidades externas
para desarrollar algunas de las funciones definidas para la ejecución del proyecto.

Dado que cada proyecto presenta características propias y normalmente únicas, es

imprescindible definir una estructura organizativa acorde con su situación particular.

Cualquiera sea la estructura definida, los efectos económicos de ella pueden agruparse en
inversiones y costos de operación. Las primeras se determinarán por el tamaño de la
infraestructura física requerida para las oficinas, salas de espera, etcétera, y por los
requerimientos de equipamiento, como el mobiliario, las máquinas de escribir y elementos
similares. Los costos de operación, por otra parte, dependerán de los procedimientos
administrativos, la planta de personal y otros.

La forma que adopte la estructura organizativa determinará en gran parte la cuantía de las
inversiones del proyecto, ya que su dimensión y la definición de las funciones que le
corresponderán a cada unidad son la base para definir las características de la obra física,
el equipamiento de oficinas e incluso una parte del capital de trabajo.

Los sistemas de información, las unidades de computación, la contabilidad, la

administración de personal, las investigaciones relativas al producto, el transporte y otros
aspectos administrativos deberán estudiarse exhaustivamente con el fin de determinar si
se realizan en el interior de la unidad empresarial o si son susceptibles de contratarse con
terceros. En cada caso se deberá efectuar una correcta evaluación de las variables más

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importantes que pueden significar la adopción de la alternativa que alcance las mayores
ventajas de costo. Sin perjuicio de lo anterior, el evaluador deberá incorporar en su análisis
aquellos factores relevantes del carácter cualitativo que pueden determinar la decisión más
ventajosa para el éxito del proyecto.

6. 3.1 Factores organizacionales (5)

Los factores que influyen principalmente en la forma que adopte la estructura se agrupan
en cuatro áreas decisorias específicas: participación de unidades externas al proyecto,
tamaño de la estructura organizativa, tecnología administrativa y complejidad de las tareas
administrativas.

El análisis de estos factores hará posible detectar con mayor precisión el efecto sobre las
inversiones, especialmente en obras físicas, como también el equipamiento requerido para
su operación. En efecto, la definición de la participación de unidades externas (outsourcing
administrativo), permitirá definir los espacios físicos requeridos una vez adoptada la
decisión más convincente para el proyecto. En este sentido, resulta válido considerar que
una opción de participantes externos podrá requerir menos inversiones, puesto que la tarea
específica se entrega a un tercero, quien podrá disponer de sus propios espacios físicos.

También puede apreciarse que estos factores organizacionales se encuentran

absolutamente relacionados entre sí, de manera tal que la decisión económica y estratégica
que resulte del estudio pertinente en materia de outsourcing administrativo podrá tener
repercusiones directas e inmediatas en el tamaño de la estructura organizativa, en la
tecnología y también en las características de las tareas administrativas que deberán
llevarse a cabo. Todo lo anterior tiene su expresión en los costos operacionales de
administración, los que deberán cuantificarse para ser incluidos en el flujo de fondos del
proyecto. De esta manera, la determinación de los espacios físicos requeridos, el sistema
de informática, las comunicaciones externas e internas, los servicios complementarios
(áreas de recreación, salas cunas y otros), los perfiles de cargos y sus remuneraciones, la
estructura organizativa, las responsabilidades, el equipamiento y personal de apoyo a la
administración, entre tantos otros factores, dependerán del estudio de los aspectos
organizacionales, tomando siempre en cuenta la existencia de opciones.

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6.4 ESTUDIO LEGAL

Todas las actividades empresariales, incluyendo los proyectos, se encuentran sometidas a

ordenamientos jurídicos que regulan el marco legal en el cual los agentes económicos se
deben desenvolver. El estudio de factibilidad de un proyecto de inversión no debe ignorar
las normas y leyes bajo las cuales se regulan las actividades del proyecto tanto en su etapa
de ejecución; como en su etapa de operación. Ningún proyecto, por muy rentable que sea,
podrá llevarse a cabo si no se encuadra en el marco legal constituido (1).

6.4.1 Objetivos del estudio legal

El objetivo del estudio legal es determinar las implicaciones técnicas y económicas que se
deriven de la normativa legal que regula la instalación y operación del proyecto (1).

6.4.2 Viabilidad legal

A través del estudio de viabilidad legal, usualmente realizado por un especialista, se busca
determinar la existencia de normas o regulaciones legales que impidan la ejecución u
operación del proyecto. De esta forma los asuntos legales son pertinentes para recoger
informaciones económicas derivadas del marco normativo que impactan el flujo de caja del
proyecto; por consiguiente, su rendimientos financieros y viabilidad financiera (1).

6.4.3 La importancia del marco legal (5)

La actividad empresarial y los proyectos que de ella se derivan se encuentran incorporados

a un determinado ordenamiento jurídico que regula el marco legal en el cual los agentes
económicos se desenvolverán.

Señalar que tanto la constitución como una gran parte de códigos y reglamentos locales,
regionales y nacionales, repercuten de alguna manera sobre un proyecto.

El estudio de viabilidad de un proyecto de inversión debe asignar especial importancia al

análisis del cuerpo normativo que regirá la acción del proyecto, tanto en su etapa de origen
como en la de su implementación y posterior operación.

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Sólo un adecuado análisis del marco legal particular de cada proyecto que se evalúa
posibilitará calificarlo correctamente para lograr, la optimización de los resultados de una
inversión. Para estos existe un amplio universo legal de derechos y obligaciones
provenientes tanto de la ley como de los contratos que suscriban.

No hay que olvidar que un proyecto, por muy rentable que sea, antes de ponerse en marcha
debe incorporarse y acatar las disposiciones jurídicas vigentes (6).

El conocimiento de la legislación aplicable a la actividad económica y comercial resulta

fundamental para la preparación eficaz de los proyectos, no sólo por las inferencias
económicas que pueden derivarse del análisis jurídico, sino también por la necesidad de
conocer las disposiciones legales para incorporar los elementos administrativos, con sus
correspondientes costos.

Lo anterior es aún más importante cuando se considera que la legislación de cada país es
distinta; así, en proyectos que pretenden exportar o importar, se requiere conocer las
implicancias económicas, principalmente tributarias, que esto conlleva.

6.4.4 Principales consideraciones económicas del estudio legal (5)

Deberán analizarse los diversos aspectos que signifique costos debido a la participación de
expertos legales en la confección de contratos, escrituras, gastos notariales y otros costos
pertinentes vinculados con los aspectos legales.

Son muchos los efectos económicos que tendrá el estudio legal sobre el flujo de caja. Desde
la primera actividad si el proyecto es aprobado, la constitución legal de la empresa, hasta
su implementación y posterior operación, el proyecto enfrentará un marco legal particular a
la actividad que desarrollará la empresa, el cual influirá directamente sobre la proyección
de sus costos y beneficios.

A lo largo del estudio del proyecto se determinan una serie de circunstancias que pueden
tener efectos económicos sobre éste. Dichas circunstancias tienen relación principalmente
con los siguientes aspectos:

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• Exigencias ambientales
• Exigencias sanitarias
• Exigencias de seguridad laboral
• Leyes y normas laborales
• Leyes y normas tributarias

Los tratados de libre comercio, cada vez más aceptados como instrumentos de promoción
del desarrollo entre las naciones, han traído aparejado el análisis y estudio de normas y
procedimientos que tienden a la uniformidad de ellos.

Por otra parte, cada vez se hace más común que las empresas se sometan a las normas
ISO (9.000 y 14.000), las cuales intentan, precisamente, que los bienes que se transen en
los mercados de libre comercio dispongan de las certificaciones que garanticen el
cumplimiento de dichas exigencias. Las certificaciones son efectuadas por empresas
independientes especializadas en este tema.

El desarrollo de las normas ISO ha sido cada vez más aceptado universalmente, lo cual se
puede constatar en el hecho de que una gran cantidad de países se incorporan al sistema
para asegurar a los consumidores de todo el mundo que mediante su opción de compra
están promoviendo la adquisición de bienes que respetan el medio ambiente y un desarrollo
económico sustentable.

Gráfico 6.1 Efectos económicos del estudio legal

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6.4.4.1 Principales costos relacionados con los asuntos legales (1)

Aunque los costos relacionados con asuntos legales son particulares para cada proyecto;
los más recurrentes tienen que ver con los gastos de constitución y la carga impositiva a la
cual estará sometida la futura empresa.

1) Gastos de constitución

Uno de los aspectos que deben tenerse en cuenta al momento de evaluar la parte legal son
los gastos de constitución de la empresa. Entre las formas legales más representativas de
la organización empresarial en países de economía privada o mixta, como el nuestro, se
pueden distinguir: la propiedad particular, la sociedad de personas de responsabilidad
limitada, la sociedad anónima y la organización corporativa comunitaria. Relación de
aspectos legales que eventualmente podrían generar costos en la fase de constitución:

 Certificado de Homonimia
 Escritura Pública
 RUT y/o NIT
 Registro Mercantil
 Licencia Sanitaria
 Licencia de Bomberos
 Licencia Ambiental
 Licencia de Funcionamiento
 Permiso de Uso del Suelo
 Registro INVIMA
 Permiso ICA, otros.

2) Carga impositiva

Los impuestos a los cuales estará sometida la empresa pueden ser de tres tipos:

 Impuestos Nacionales: Como el impuesto sobre las ganancias, Impuesto de Valor

Agregado (IVA) e Impuestos especiales.

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 Impuestos Regionales o Departamentales: Son las cargas impuestas por las regiones,
por ejemplo, impuestos de timbre, impuesto de rodamiento, entre otros.
 Impuestos Municipales: Son los que están asociados con la municipalidad donde está
ubicado el negocio o la empresa. Por ejemplo: el impuesto de industria y comercio;
impuesto predial, entre otros.

Relación de aspectos legales que eventualmente podrían generar costos durante la

operación:

 Impuesto de Industria y Comercio

 Impuesto de Avisos y Tableros
 Registro Mercantil
 Licencia Sanitaria
 Licencia de Bomberos
 Licencia Ambiental
 Licencia de Funcionamiento
 Permiso ICA
 Licencias de Importación o Exportación INCOMEX
 Aranceles de Entrada o Salida
 Impuesto de Valor Agregado -IVA-
 Seguridad Social
 Parafiscales; otros.

6.4.4.2 Factores relevantes del marco legal y costos en las diferentes etapas
del proyecto (6)

A continuación, se mencionan aspectos que se toman en cuenta en el marco legal,

relacionados a costos económicos y se señala como repercute un conocimiento del mismo
en el mejor aprovechamiento de sus recursos.

(6) Gabriel Vaca Urbina. Evaluación de proyectos. Disponible en: http://iindustrialitp.com.mx/msamuel.lopezr/

Evaluacion_de_Proyectos_7ma_Ed_Gabriel_Baca_Urbina.pdf

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a) Mercado

1. Legislación sanitaria sobre los permisos que deben obtenerse, la forma de presentación
del producto, sobre todo en el caso de los alimentos.
2. Elaboración y funcionamiento de contratos con proveedores y clientes.
3. Permisos de vialidad y sanitarios para el transporte del producto.

Se pueden considerar si se requiere costos especiales asociados con el transporte de

algunos productos que pueden exhibir exigencias particulares para un embalaje de
seguridad, o tratamientos fitosanitarios especiales exigidos en algunos países para el
transporte de productos alimenticios.

b) Localización

1. Estudios de posesión, vigencia de los títulos de bienes raíces, los gravámenes que
pudieran afectar los terrenos (impuesto predial), los pagos de contribución territorial.
2. Litigios, prohibiciones, contaminación ambiental, uso intensivo de agua en
determinadas zonas.
3. Apoyos fiscales por medio de exención de impuestos, a cambio de ubicarse en
determinada zona.
4. Gastos notariales, transferencias, inscripción en Registro Público de la Propiedad y el
Comercio.
5. Determinación de los honorarios de los especialistas o profesionales que efectúen todos
los trámites necesarios.

c) Estudio técnico

1. Transferencia de tecnología.
2. Compra de marcas, licencias o patentes. Pago de regalías.
3. Aranceles y permisos necesarios en caso de que se importe alguna maquinaria o materia
prima.
4. Leyes contractuales, en caso de que se requieran servicios externos, los gastos
derivados de los contratos de trabajo y finiquitos laborales.

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5. La inversión en implementos para la seguridad industrial que posibiliten dar cumplimiento

a las normas fijadas para tales efectos, etcétera.

d) Administración y organización

1. Leyes que regulan la contratación de personal sindicalizado y de confianza. Pago de

utilidades al finalizar el ejercicio.
2. Prestaciones sociales a los trabajadores: Vacaciones, incentivos, seguridad social, ayuda
a la vivienda, etcétera.
3. Leyes sobre seguridad industrial mínima y obligaciones patronales en caso de accidentes
de trabajo.

e) Aspecto financiero y contable

1. La Ley del Impuesto sobre la Renta rige lo concerniente a: tratamiento fiscal sobre
depreciación y amortización, método fiscal para la valuación de inventarios, pérdidas o
ganancias de operación, cuentas incobrables, impuestos por pagar, ganancias
retenidas, gastos que puedan deducirse de impuestos y los que no están sujetos a esta
política, etcétera.

2. Si la empresa adquiere un préstamo de alguna institución crediticia, hay que conocer las
leyes bancarias y de las instituciones de crédito, así como las obligaciones contractuales
que de ello se deriven.

Estos y algunos otros aspectos legales son importantes tanto para su conocimiento como
para su buen manejo, con el fin de que la empresa aplique óptimamente sus recursos y
alcance las metas que se ha fijado.
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