CODIGO: PR-GHS-203

PROCEDIMIENTO
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1. PROPÓSITO (Objetivo)

Establecer el procedimiento a seguir en los procesos disciplinarios, para todo el personal que
labora en Madecentro Colombia S.A.S. Para que todos los empleados tengan la oportunidad de
defensa ante una falta, como lo indica la ley.

2. CAMPO DE APLICACIÓN (Alcance)

Aplica para todos los empleados, tanto vinculados como temporales.

3. DEFINICION
Acta de cargos y descargos: Un acta de cargos y descargos es un derecho adquirido por el
empleado, el cual tiene como objeto conocer la versión sobre los hechos a los cuales ha sido
citado. Este proceso está contemplado en el Código Sustantivo del Trabajo. (Art. 115 CST)
Recurso apelación o reposición: Es un medio a través del cual se busca que un superior analice
el fallo de primera instancia.

4. DOCUMENTOS REFERENCIADOS

4.1 Normatividad
 Código Sustantivo del Trabajo (CST).

4.2 Documentos de tipo internos

 Reglamento Interno de Trabajo
 Notificación apertura proceso FT-GHS-213
 Acta de cargos y descargos FT-GHS-214
 Fallo Disciplinario FT-GHS-215
 Formato apelación o reposición FT-GHS- 229
 Fallo segunda instancia FT-GHS-230
 Carta terminación contrato sin justa causa FT-GHS-231
 Acta compromiso FT-GHS-222
 Informe abandono de cargo FT-GHS-227
 Carta terminación contrato abondo de cargo FT-GHS-232
 Formato firma testigos FT-GHS-228

5. RESPONSABLE DEL PROCESO

 Gerente Gestión Humana y Social –Decisiones trascendentales por despidos.
 Jefe Inmediato – Realiza proceso disciplinario y propone sanción.
 Jefe Nómina – Asesora el proceso disciplinario y sanción a aplicar.
 Coordinador selección y contratación – Asesora el proceso disciplinario y sanción a
aplicar.

6. METODOLOGÍA
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6.1 Normatividad:
Antes de aplicar una sanción disciplinaria a un trabajador, el empleador debe darle la
oportunidad de oírlo en descargos y dar su versión de los hechos. No tiene validez la sanción
disciplinaria que se imponga sin haber realizado con anterioridad la citación y diligencia de
acta de cargos y descargos.

Las suspensiones no pueden exceder de 8 días por la primera vez, y si es reincidente, no puede
exceder de 60 días, como lo estipula el Reglamento Interno de Trabajo.

Se debe tener en cuenta que no se puede aplicar a un empleado dos sanciones por una misma
falta, es decir, si lo va a suspender no le debe hacer llamado de atención o si le va a cancelar el
contrato no lo puede suspender o llamarle la atención.

6.2 Comunicación de Faltas Disciplinarias:

El jefe inmediato evidencia la falta comedita por el empleado y dentro de los tres días
posteriores a la identificación de la falta deberá realizar el proceso disciplinario (notificación
apertura proceso y acta de cargos y descargos). Tener presente que no se pueden dejar
acumular faltas, es decir, debe hacerse un acta de cargos y descargos por cada falta
disciplinaria.

6.3 Procedimiento Disciplinario Personal Vinculado:

El proceso SIEMPRE debe ser dirigido por el Jefe Inmediato/Administrador, cuando sea
necesario pueden solicitar asesoría de los directores del área o Gestión Humana, al inicio de los
descargos se le debe explicar al empleado en que consiste el proceso y si tiene alguna inquietud
aclarársela.

6.3.1 Notificación apertura investigación disciplinaria (citación a descargos):

Una vez analizada la falta por el Jefe Inmediato y este considere que amerita un proceso
disciplinario, se procede a citar por escrito al empleado a descargos dentro de los tres días
siguientes.
En esta notificación se debe indicar claramente lo siguiente:
 Hechos o conductas, por lo cual está siendo citado
 Pruebas: se enuncian las pruebas que se tienen sobre la falta.
 Fecha, hora y lugar donde se realizaran los descargos.

El Jefe Inmediato citara al empleado con el fin de que exponga su versión de los hechos, dando
cumplimiento a las normas del Código Sustantivo del Trabajo y garantizando de esta manera el
derecho de defensa. En la citación se debe señalar lugar, fecha, hora y falta que cometió. (Anexo
1 - Notificación apertura proceso FT-GHS-213)
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Si el empleado sabiendo leer y escribir se niega a firmar el documento, se hace firmar por dos
testigos, utilizando el Formato firma de testigos FT-GHS-228.

6.3.2 Acta de Cargos y Descargos:

Antes del proceso de cargos y descargos se deben estructurar las preguntas básicas (Anexo 2 -
Acta de cargos y descargos FT-GHS-214), de acuerdo a la información suministrada en el informe
disciplinario.

Tener en cuenta las siguientes observaciones para la diligencia del acta de cargos y descargos:
 Al iniciar el proceso de cargos y descargos, se le debe recordar al empleado la falta por la
cual fue citado, esta debe coincidir con la indicada en la notificación apertura
investigación disciplinaria.
 Las preguntas deben ser contundentes.
 Describir los procesos en los que se falló, preferiblemente citar la descripción del artículo
o parágrafo del reglamento interno de trabajo.
 Se debe tomar nota textual de las respuestas del empleado en primera persona.
 Las preguntas se pueden ampliar o adicionar de acuerdo a las respuestas del empleado.
 Realizar las preguntas sin asumir que el empleado es responsable de dicha falta.
 El acta de cargos y descargos debe realizar preferiblemente en computador.
 Se debe ser especifico con las fechas, lugar, nombre de clientes, nombre de productos,
etc que tengan relación con la falta
 Si el empleado da una respuesta de la cual usted no está de acuerdo o sabe que no es
correcto, o si evade la respuesta, realice inmediatamente otra pregunta u observación
que le permita ampliar dicha respuesta.
 Tener en cuenta que hay preguntas que con una respuesta SI, NO, No tengo
conocimiento, entre otras, no quedan claras, por lo cual deberá ampliar la pregunta.
 Cuando se citen documentos en el acta de cargos y descargos, No se deben mencionar
siglas, se debe escribir el nombre completo del documento (ejm. recibo de caja, Nota
crédito, punto de venta).
 Cuando se mencionen programas, listas de chequeo, formularios internos de la
compañía, deben colocar en paréntesis una breve explicación, ejm: Sam Producción
(sistema donde se programan los servicios realiza el empleado)
 Al Finalizar el acta de cargos y descargos, se podrán adicionar las declaraciones
adicionales que desee hacer el Jefe Inmediato, empleado y/o testigo.

Controversia de pruebas:
 Después de finalizar con las preguntas al empleado, se le deben presentar las pruebas
que se tengan sobre la falta, para que el empleado las analice y tenga la oportunidad de
dar su explicación sobre dichas pruebas.
Todo lo que indique el empleado sobre estas pruebas, debe quedar evidenciado en la
misma acta de cargos y descargos en la parte controversia de pruebas.
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Cuando no existen pruebas físicas, se puede dejar como evidencias: correos-watsapp, o

la simple confesión del empleado.

Posteriormente se imprime el documento para lectura, aprobación y firma de las personas que
intervienen en la reunión. Siempre se debe hacer firmar cada una de las hojas del acta de
cargos y descargos, usando siempre la misma firma para garantizarle al empleado que sus
respuestas no fueron modificadas. Si el empleado no está de acuerdo con alguna anotación se
deben realizar inmediatamente las modificaciones pertinentes.

Si el empleado sabiendo leer y escribir se niega a firmar el documento, se hace firmar por dos
testigos, utilizando el Formato firma de testigos FT-GHS-228

6.3.3 Generación de ticket:

Inmediatamente realicen el acta de cargos y descargos, el jefe inmediato debe generar un

ticket en la intranet a través del siguiente link, proponiendo siempre la sanción a aplicar, para
que la persona encargada de gestión humana analice y de respuesta si la sanción es viable de
acuerdo a la contundencia de los descargos y a la escala de faltas y sanciones del reglamento
interno de trabajo donde se clasifican las faltas y sus respectivas sanciones.
https://app.madecentro.com/timeter/tickets/IndexPet.html#/peticiones.

Siempre debe adjuntar los siguientes documentos: notificación apertura investigación

disciplinaria y acta de cargos y descargos. (Deben escanearlos en un solo archivo y nítido)

Tener presente lo siguiente:

 Área requerimiento: Seleccionar Gestión Humana
 Tipo requerimiento: Seleccionar solicitud proceso disciplinario, tener muy presente
seleccionar de acuerdo a cada zona, para que le llegue a la persona indicada de aplicar la
sanción.
- Zona Centro Norte, Centro Sur y Santanderes: Coordinador selección y contratación.
- Zona Sur, Norte, Andina, Cafetera, Noroccidental Norte y Noroccidental Sur: Jefe Nomina
 Seleccione el empleado a sancionar.
 En sanción, debe seleccionar la sanción que desee aplicar.
 En caso de suspensión, debe escribir en el campo observaciones los días de la suspensión,
con fecha inicial y final de la misma.
 En caso de terminación de contrato, debe escribir en el campo observaciones la respectiva
fecha.
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6.3.4 Fallo Disciplinario (Sanción):

El Jefe Inmediato, para definir la sanción disciplinaria que desee aplicar debe acogerse al:
Reglamento Interno de Trabajo, a las escalas de faltas y sanciones disciplinarias y a las sanciones
anteriores que tenga el empleado.
El empleado podrá ser absuelto (ninguna) o aplicarse una de las siguientes sanciones:
 Ninguna
 Acta de compromiso
 Llamado de atención verbal
 Llamado de atención escrito
 Suspensión
 Terminación contrato con justa o sin justa causa.

Todo empleado tiene derecho a interponer un recurso de apelación si no está de acuerdo con la
sanción aplicada, quedando notificada por el empleado en el mismo documento Fallo
Disciplinario FT-GHS-215.

El empleado tendrá un día para presentar Formato apelación o reposición FT-GHS- 229, ante el
superior de quien profirió el fallo disciplinario, quien decidirá en última instancia respecto de la
sanción impuesta, es decir, si continua en firme la sanción inicial o si se modifica.
Ejm:
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Si la sanción la firma el administrador, la apelación debe ser dirigida al director operaciones.

Si la sanción la firma el director operaciones, la apelación debe ser dirigida al gerente zona.

La respuesta a esta apelación, se debe notificar en el formato Fallo segunda instancia FT-GHS-
230, quien tendrá para dar respuesta a más tardar al siguiente día hábil de notificado el fallo
disciplinario.

Si el empleado decide presentar apelación a la sanción impuesta, esta queda pendiente de

aplicar hasta que el superior al cual fue dirigido, de respuesta al fallo de segunda instancia.
Tiempo durante el cual el empleado sigue laborando normalmente.
Si en el fallo de segunda instancia se decide que la sanción sigue en pie, se deberá cambiar la
fecha de inicio de la sanción.

Notas:
 No toda acta de compromiso requiere aplicar diligencia de cargos y descargos.
 Si la cancelación del contrato es sin justa causa debe ser aprobada por la Gerencia de
Gestión Humana y Social. El jefe inmediato deberá enviar el correo justificando dicho
despido, informando el ranking del empleado en la última evaluación anual, e indicando
el valor de la indemnización.
 Si se aprueba este despido, el área de gestión humana proceder a elaborar la respectiva
carta terminación contrato sin justa causa FT-GHS-231.

Por último se debe informar por escrito al empleado la decisión con respecto a la sanción, a más
tardar a los ocho siguientes días de la diligencia del acta de cargos y descargos. La cual será
enviada por medio del mismo ticket, para que sea firmada por el jefe inmediato, quien la debe
entregar al empleado y devolver con ambas firmas como respuesta al ticket.
La sanción siempre debe ser elaborada por Gestión Humana, ya sea llamado de atención,
suspensión o cancelación contrato:

Tener presente:
 Las cartas de llamado de atención y suspensiones deben ser firmadas por el Administrador
o Jefe directo. (pero elaboradas por Gestión Humana)
 Las cartas de cancelación de contrato deben ser firmadas por el director o gerente del
área. (pero elaboradas por Gestión Humana)
 Los Administradores deben escanear y adjuntar al ticket todos los documentos del
proceso disciplinario, para ser archivados en las respectivas hojas de vida. (notificación
apertura proceso, acta de cargos y descargos, sanción disciplinaria)
 El ticket no puede ser cerrado, hasta que les llegue la notificación de ticket resuelto.

Si el empleado sabiendo leer y escribir se niega a firmar el documento, se hace firmar por dos
testigos, utilizando el Formato firma testigos FT-GHS-228.

6.4 Acta Compromiso

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Es una medida preventiva, para que el empleado mejore y no tener que hacer un proceso
disciplinario.
La realiza el jefe inmediato cuando el empleado comete una falta leve, como: llegada tarde,
inasistencia a una reunión, demora en un proceso, descuido en una función, o cuando el jefe
considere que no es responsabilidad 100% del empleado y que fácilmente puede mejorar. Acta
compromiso FT-GHS-222

El jefe inmediato se reúne con el empleado para elaborar el acta de compromiso dejando clara
la falta, compromisos adquiridos y fecha de seguimiento. Debe quedar firmada por ambos.

El jefe inmediato debe generar un ticket adjuntando el acta de compromiso, para que quede en
la hoja de vida del empleado y gestión humana proceda a cerrar el ticket.

6.5 Abandono de Trabajo

Cuando el empleado deja de asistir a sus labores por más de dos días, se debe seguir el siguiente
procedimiento:

1. El jefe inmediato debe agotar todos los medios para localizarlo y saber el motivo de su
ausencia (celular, whatsapp, teléfono fijo, correo, etc).

2. Si no logra contactar al empleado, deberá enviar un correo al Coordinador de selección y

contratación, quien continuara con el siguiente procedimiento:
 Tratar de contactar al empleado en su domicilio, o a través de los familiares y conocidos
que tenga relacionados en su hoja de vida, con el fin de conocer los motivos de su
ausencia.
 Reportar al área de nómina la fecha en que el empleado dejó de asistir para que se le
suspenda el pago de salarios, sin ser liquidado, mientras se define su situación.
 Si no se logra contactar al empleado en los 5 días siguientes de su ausencia, y continúan
desconocidas las causas de la misma, se puede proceder a terminar el contrato de trabajo,
de acuerdo a lo siguiente:
 Diligenciar el Informe abandono de cargo FT-GHS-227, el cual debe hacer firmar por el
jefe inmediato, coordinador selección y contratación y un testigo que labore en la
empresa, donde se registre:
o El día desde el cual el trabajador no se presenta a laborar.
o Las gestiones que se realizaron para contactarlo (describir a que números
telefónicos se llamaron y las respuestas que se recibieron).
 Se le debe enviar al empleado a la última dirección reportada, utilizando para ello tanto el
correo certificado como el electrónico, la carta de terminación de contrato por abandono
de cargo FTH-GHS-232.
 Informar al área de nómina para que realice la liquidación de las prestaciones sociales y
salarios desde la fecha del abandono y si el empleado no se presenta, deberá realizar el
procedimiento establecido para la consignación de prestaciones sociales.
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Si el trabajador se presenta antes de los cinco días, no lo despida inmediatamente, debe citarlo
a descargos y si no presenta excusa valida se le puede cancelar el contrato de trabajo.

6.6 Proceso disciplinario Personal Temporal

El proceso lo debe realizar directamente la empresa temporal que suministró al empleado, la

cual es responsable de hacer todo el proceso disciplinario. (Psicólogas de apoyo de cada región)

El Jefe Inmediato debe generar un ticket en la intranet informando detalladamente la falta

cometida, este ticket al ser recibido en gestión humana, se remitirá a la empresa temporal para
que esta proceda a citarlo a la respectiva audiencia de cargos y descargos y aplicarle la sanción
correspondiente, por último la empresa temporal debe enviar a Madecentro Colombia S.A.S
copia del proceso disciplinario.

Ruta Intranet:
https://app.madecentro.com/timeter/tickets/IndexPet.html#/peticiones.

Tener presente lo siguiente:

 Área requerimiento: Seleccionar Gestión Humana
 Tipo requerimiento: Seleccionar solicitud proceso disciplinario, tener muy presente
seleccionar de acuerdo a cada zona, para que le llegue a la persona indicada de aplicar la
sanción.
- Zona Centro Norte, Centro Sur y Santanderes: Coordinador selección y contratación.
- Zona Sur, Norte, Andina, Cafetera, Noroccidental Norte y Noroccidental Sur: Jefe Nomina
 Seleccione el empleado del cual requiere aplicar acta de cargos y descargos.
 En descripción, describa claramente la falta cometida por el empleado, fechas, lugares,
pruebas, etc.
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Este proceso de personal temporal, se hace de la misma manera que se indica en los numerales
anteriores personal vinculado, lo único que cambia es que la notificación apertura del proceso,
acta de cargos y descargos y sanción disciplinaria la debe hacer la Temporal.

6.6.1 Tickets:
Inmediatamente la empresa temporal envié el proceso disciplinario debidamente firmado,
gestión humana adjuntara en la página de tickets, los siguientes documentos: notificación
apertura proceso, acta de cargos y descargos y sanción aplicada. Para cerrar el ticket.

7 ANEXOS
Anexo 1: Notificación apertura proceso FT-GHS-213
Anexo 2: Acta de cargos y descargos FT-GHS-214
Anexo 3: Memorando Fallo Disciplinario FT-GHS-215
Anexo 4: Formato apelación o reposición FT-GHS- 229
Anexo 5: Fallo segunda instancia FT-GHS-230
Anexo 6: Carta terminación de contrato sin justa causa FT-GHS-231
Anexo 7: Acta compromiso FT-GHS-222
Anexo 8: Informe abandono de cargo FT-GHS-227
Anexo 9: Carta terminación de contrato abandono de cargo FT-GHS-232
Anexo 10: Formato firma testigos FT-GHS-228.

JUDY TORO MEJIA – ALBA

PR-GHS-203 04 18-09-2019 ARIDAI GONZALEZ MATINEZ RICARDO GOMEZ AGNOLI
PIEDRAHITA
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DOCUMENTO EMISIÓN Director Gestión Humana – Coordinador Calidad Gerente Gestión Humana y
Jefe Nomina Social