INFORME 5 DE EMPRESA APOLO AGENCIA DE SEGUROS

LTDA

LUISA FERNANDA BARRAGA LOAIZA

MARIA DEL PILAR MONAK BARRETO
JUAN SEBASTIAN PINZÓN BUENDIA
DAVID ARVEY ARDILA GARCIA

ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Fundamentos de Administración
Semestre I

Universidad del Tolima

Octubre 25 de 2019
INTRODUCCIÓN

En el presente informe se hablará de la empresa proyecto de la

investigación, empresa que se escogió a nivel regional para
determinar su actividad económica, ente jurídico, tamaño, tipo,
áreas funcionales y otros; con el fin de conocer como es la
organización y control de las mismas.
Están constituidas por sobre todas las cosas, personas, humanos
que hacen posible que su existencia sea corta o permanente; que
su crecimiento sea continuo y que todo lo mencionado genere
beneficios tanto económicos como sociales.
Los diferentes enfoques administrativos que surgen en la empresa
investigada hacen referencia a las teorías de la administración
como lo es la teoría clásica la cual incrementa la productividad y la
eficiencia; la teoría humanística que tiene que ver con la persona,
el trabajador, su motivación, la capacitación constante y su entorno
para desempeñar sus labores; la teoría neoclásica que busca el
logro de los objetivos y resultados óptimos para la empresa y
algunos entes modernos como la administración de la innovación.

Recordemos que las organizaciones aplican muchos de los

enfoques administrativos tradicionales y enfoques modernos para
el adecuado funcionamiento de sus organizaciones y estos a su
vez son cambiantes de acuerdo a la tecnología, el entorno, las
personas y sus necesidades.

La empresa en investigación realiza una planeación sobre las

metas que desea alcanzar de manera anual, sin embargo se va
haciendo una planeación mes a mes que abarca desde las
funciones de acuerdo a los puestos de trabajo, como el factor
económico es decir lo que se requiere generar para que nos de
cómo resultado un crecimiento monetario.

Tengamos en cuenta que ninguna empresa sin importar el tamaño

o el número de trabajadores, actúa sin una planeación, ya que de
esto depende si la organización tiene éxito o fracasa; sabemos que
algunos acontecimientos son impredecibles, como los naturales,
pero por ello se manejan los planes de contingencia, se realizan
simulacros y aunque algunas veces no se pueden manejar, no se
puede descartar la opción de planear.
Por otro lado la organización es parte fundamental en el orden
adecuado va después de la planeación y su finalidad es lograr una
mayor efectividad en el logro de los resultados, por ello toda
compañía depende tanto de la planeación como la organización.
Toda empresa tiene una manera de elegir el personal que
necesita, de acuerdo al cargo, los estudios y la experiencia, por lo
tanto es necesario realizar una capacitación acorde al puesto e
igualmente que estos reciban un proceso de inducción con el fin de
que su aprendizaje se lleve a cabalidad y no hayan errores en los
procesos.
Por otro lado el control es regular las actividades desarrolladas por
las empresas con el objetivo de cumplir con lo planeado y corregir
dado el caso en que no se siga la línea de lo establecido, estos
pueden ser preventivo, concurrente o de retroalimentación.

Tengamos en cuenta que el capital humano es un factor importante

e indispensable en las organizaciones por lo cual debe ser
motivado, debe adquirir incentivos, los cuales pueden ser
económicos con bonos, rifas, comisiones o personales, con
reconocimientos, para que una se tenga un equilibrio entre las
actividades y los trabajadores, debe haber una motivación; como
tampoco puede faltar tener una adecuada comunicación interna, la
cual la mejor sería la horizontal, si bien muchos en sus trabajos
desarrollan amistades por el tiempo que comparten es necesario
que esta comunicación sea fluida, sin importar el medio.
 OBJETIVO GENERAL

Su objetivo principal es la caracterización desde los fundamentos

de la administración en las empresas de la región, escogiendo una
de las empresas para así verificar todo su proceso de gestión.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Seleccionar una empresa real de la región, para el desarrollo del

proyecto de formación.

 Verificar las características más importantes de la organización con

el fin de clasificarlas.

 Identificar las áreas funcionales de la empresa

 Conocer la empresa con respecto a su misión, visión, nacimiento y

desarrollo de la misma.

 Validar como el entorno político, económico, social y tecnológico

han influido en el avance la empresa.

 Conocer los atributos que tienen los jefes, desde el punto de vista
de sus empleados.
PLANEACIÓN

La empresa en investigación APOLO AGENCIA DE SEGUROS

LTDA, como toda organización tiene una planeación que se genera
directamente del gerente y a su vez cuenta con la aprobación de
los socios de la misma; esto de acuerdo a que la planeación es
fundamental para el control y ejecución de las actividades
mensuales, aumento de la producción, igualmente incremento de
la capacidad competitiva por ende ayuda a alcanzar las metas
económicas sin contar que sirve para corregir errores y eliminar los
gastos innecesarios.
La planeación es a corto plazo, ya que mensualmente se establece
cuánto va a ser la producción, en este caso se busca un
incremento del 10% comparado con el valor de cierre del mes y
año anterior; el directo responsable de la organización es el
gerente, se desarrolla planes estratégicos y operativos.

Se visualiza la empresa tiene misión, visión y estás son acordes a

la empresa, ya que es una organización que busca dar solución a
empresas y familias, dando la tranquilidad en cuanto a seguridad y
protección del patrimonio familiar en todo lo que concierne a
seguros, además que se basa en la ética y los valores; el
organigrama, en este se evidencia la jerarquía y la importancia de
cada puesto de trabajo, ya que todos dependen de todos, los
socios deben trasmitir sus opiniones o mandatos por medio del
gerente quien a su vez la genera a sus súbditos; tiene mapa de
procesos y política de seguridad y salud en el trabajo y generales.

MISIÓN

Nuestra Misión Fundamental es contribuir al desarrollo de

soluciones Empresariales y Familiares pensando en la tranquilidad,
Seguridad y protección del patrimonio sobre bases de respeto,
integridad, seriedad solidez, eficiencia y dinamismo
proporcionándoles a nuestros clientes una atención oportuna,
efectiva y personalizada a nivel nacional.

VISIÓN

Ser una Agencia Integral de Seguros altamente capacitada que le

da soluciones para las empresas en los ramos de Riesgos
Profesionales, Seguros Familiares y Empresariales pensando en la
tranquilidad y la protección de su patrimonio mediante una atención
oportuna, efectiva y personalizada a todos nuestros clientes a nivel
 nacional y dentro de los principios éticos que deben caracterizar
estas actividades.

ORGANIZACIÓN

La estructura organizacional es conocida por los empleados de la

empresa Apolo Agencia de Seguros LTDA, determina la jerarquía
de las organizaciones y las funciones, facilita la comunicación entre
los mismos, y se maneja de manera centralizada el flujo de la
información; también se determinan los objetivos de acuerdo a las
funciones según el puesto de trabajo; dentro de los planes de la
empresa también existe el organigrama el cual se muestra de
manera general, de acuerdo al tamaño de la empresa.
APOLO AGENCIA DE SEGUROS LTDA

Es una empresa de la ciudad de Ibagué, ubicada en el Centro

Comercial La Quinta local 134, su actividad principal es Servicios,
se expiden pólizas de cumplimiento, de responsabilidad civil,
manejo, vida grupo, soat, accidentes personales, hogar, todo
riesgo vehículos, seguros de vida, de enfermedades graves,
seguro de mascotas en fin, todo lo que concierne de seguros. El
ente jurídico es Limitada y su tamaño es Micro, lógicamente una
organización con fines de lucro.
Se creó en Diciembre de 2006 de acuerdo a que 4 empresarios de
la ciudad de Ibagué, se reunieron y vieron la necesidad de poder
centralizar todas las pólizas de seguros que necesitaban sus
empresas y empleados, dan una idea de por qué no crear una
empresa donde se va a generar una utilidad además de facilitar
sus negocios; igualmente por que conocían una persona que sabía
de todo el tema de seguros, por lo que sería más fácil que lo
manejara, lleva 13 años funcionando sólidamente con
aseguradoras como Axa Colpatria, Seguros del Estado, Equidad,
HDI, Confianza y Suramericana.
Actualmente cuenta con dos empleados identificados como
Gerente y Asistente de Gerencia, quienes mutuamente se apoyan
en las funciones y procesos de la empresa, siendo operativos,
comerciales y administrativos; con los socios se reúnen
trimestralmente para verificar cómo va el crecimiento, las ventas,
nuevos clientes por lo que se hace una reunión general con la
contadora.
La contadora va esporádicamente a la oficina, ya que se conecta
sistemáticamente y se envían los informes contables como facturas
y comprobantes cada mes, también se encarga de autorizar pagos
en compañía de gerencia; una persona del aseo quien va a la
oficina dos veces por semana.
 ORGANIGRAMA

ÁREAS FUNCIONALES

SOCIOS

GERENCIA CONTADOR
A
ASISTENTE DE AUXILIAR DE SERVICIOS
GERENCIA GENERALES

De qué manera los entornos político, económico,

social, y tecnológico han influido en la evolución de la
empresa seleccionada.

En cuanto al entorno político ha servido para que se puedan hacer

contactos en empresas que permiten crecer en clientes a la
empresa, donde siempre se va a estar generando la consecución
de servicios.
El entorno social de acuerdo a todos los cambios que afectan la
población en cuanto a leyes y su ingreso económico promedio
afecta el negocio en la manera del poder adquisitivo de las pólizas
baja, y se debe replantear estrategias que permiten modificar las
mismas para que puedan ser adquiridas por la población.
En el aspecto económico se ha establecido de una manera
constante sin que su producción disminuya, se intenta subir en un
10% su producción mensual, de igual forma si no fuera rentable no
estaría en funcionamiento por lo que se evidencia un crecimiento.
Por último en el avance tecnológico, ha sido facilitador de las
actividades, ya que anteriormente se manejaba todo directo con el
cliente, es decir cara a cara, ahora se hacen las cotizaciones y los
pagos en línea; se envían por correo al igual que la información
entre clientes y proveedores; hay una comunicación rápida y
segura, avanzamos a medida que los medios de la tecnología lo
hacen, estamos en constante aprendizaje y desarrollo.
ENTREVISTA A EL GERENTE

Entrevisten al gerente de la empresa sobre la pregunta guía ¿cómo

utiliza los diferentes enfoques administrativos para dirigir
eficientemente la organización? Con base en la respuesta elaboren
un texto argumentativo donde respondan esta pregunta. 

RTA:
Para dirigir eficientemente la organización Apolo Agencia de
Seguros LTDA se genera un estándar de producción mensual, se
organizan las actividades de acuerdo a los puestos de trabajo; se
incentiva a los empleados con el pago de comisiones por ventas y
se escucha, se tiene en cuenta sus opiniones para el desarrollo de
las mismas y así generar mayor producción y mantener un nivel
mensual y de crecimiento continuo.
Las personas de la agencia son un factor importante, por ello
también reciben capacitaciones y pues lógicamente cuando
cometen faltas son sancionadas, esto con el fin de tener un orden y
un respeto a los cargos de mayor jerarquía.
En resumen la planeación mensual es el resultado de la
producción que genera la Agencia de Seguros, en conjunto con el
alto desempeño de los trabajadores siendo más eficientes.

TEXTO ARGUMENTATIVO - ENFOQUES ADMINISTRATIVOS

Es importante para que toda organización funcione de una manera

óptima, aplicar los enfoques administrativos tradicionales, como
principalmente el enfoque de la teoría clásica, esto teniendo en
cuenta que toda empresa busca incrementar la productividad
aumentando su eficiencia y a su vez la racionalización del trabajo;
realizar actividades en tiempos determinados y de acuerdo a los
conocimientos que se requieran para algunos cargos.

El capital humano es un factor de vital importancia e indispensable

en toda organización por lo que se debe motivar, por ejemplo con
bonificaciones, premios, comisiones; por otro lado se pueden tener
en cuenta en opiniones sobre proyectos o actividades de mejora e
innovación, como manera de incentivarlos a que pueden ser
escuchados y ser tenidos en cuenta; recibir capacitaciones y
afianzar los conocimientos como una forma de adaptación a las
actividades y allí es donde se evidencia la teoría humanística, la
importancia de los empleados y el medio en el que se
desempeñan.
 No olvidemos que en toda empresa existen normas y reglamentos
los cuales son una herramienta para la máxima eficiencia, por ello
también se crean los diferentes puestos de trabajo para dar
jerarquía y esta a su vez se logra cuando el personal desempeña
diferentes labores y se desenvuelve en su entorno, respecto de sus
actividades; si bien algunas organizaciones buscan un perfil para
cada puesto o área de trabajo, lo que conlleva una óptima
organización en las labores, de igual manera se tiene una opción
que es la de aquellas personas que pueden desenvolverse en
diferentes áreas de trabajo, lo cual minimiza costos, pero puede
afectar la producción ya que aumentan los procesos para una
misma persona; en este caso se puede tener las dos opciones
depende del puesto de trabajo, los procesos y la organización.
Adam Smith en su libro “La riqueza de las naciones” (1776)
argumentó las ventajas que generaba para las organizaciones y la
sociedad la división del trabajo, indicando que la división del
trabajo aumenta la productividad.

En cuanto al servicio que tiene un significado global ya que lo

vemos en todos lados, como en el restaurante, en el parqueadero y
hasta en la tienda del barrio; el servicio es un todo en toda
organización con relación a las exigencias de los clientes y a la
competitividad que cada vez está en aumento, las personas cada
día se capacitan más, su gustos son cambiantes, por lo que
buscan innovación que satisfaga sus necesidades; algunas
empresas se caracterizan por su calidad de servicio y esta no solo
la encontramos en las personas sino también en los equipos,
materiales, procesos y procedimientos.

Caractericen desde las teorías de la administración el enfoque

de la empresa estudiada.

La empresa Apolo Agencia de Seguros se caracteriza desde las

teorías de la administración así:

 Teoría Clásica: Aumento de la productividad y la eficiencia, con

relación al método de trabajo, el tiempo y la especialización de los
trabajadores.

 Teoría Humanística: Adaptación del trabajador a su área de trabajo,

motivación por medio de pago de comisiones por ventas y
sanciones si es necesario.
 Teoría Neoclásica: Como todas las empresas busca generar
resultados que le permitan mantenerse o crecer.

 Teoría Burocrática: Existe la jerarquía, normas, división del trabajo

y definición de cargos.

 Teoría Estructuralista: Los empleados manejan diversos roles, es

decir no se concentran en una sola función o en una determinada
por el cargo.

 Teoría del Comportamiento: Se trabaja en equipo, se tiene en

cuenta las opiniones de los empleados, se divide el trabajo de
acuerdo a los puestos.

 Teoría Matemática o Cuantitativa: Se maneja herramientas como el

Excel y sistema contable Galago para la organización y control.

 Teoría Sistémica: La empresa depende de otros entes como son

proveedores, clientes, entorno, para el logro de los objetivos.

 Teoría Situacional o de las Contingencias: Se da solución de

acuerdo a lo que requiera la situación, un ejemplo una póliza
errada, se le da manejo interno.

No existe como tal un manual de procesos o procedimientos o un

manual de funciones, sin embargo se maneja un tipo de
organigrama de procesos, aunque las actividades para cada
puesto son diversas, también existen funciones que le
corresponden a cada puesto de trabajo, estas dependen de las
metas que se planean mensualmente, ejemplo el asistente
administrativo se encarga de los cobros a las entidades que tienen
pólizas de vida grupo para sus trabajadores y estos se generan
mensualmente, el gerente y solo él se encarga de los pagos.
La empresa como tal no tiene los objetivos escritos no obstante los
tiene, los lleva anualmente y estos van desde cada puesto de
trabajo, se refuerzan y se visualiza en los resultados a final de
mes.
DIRECCIÓN

Las Etapas de Selección de Personal

La empresa APOLO AGENCIA DE SEGUROS LTDA, maneja la

selección del personal con una de las empresas de los accionistas
es decir una temporal (Temporales Uno A) allí se reciben las hojas
de vida mediante la inscripción de las hojas de vida al portal –
página de la empresa Temporales Uno A, además de que publican
las vacantes y si aplican se debe enviar al correo de
selección@temporalesunoa.com.co con el nombre del cargo; si
inicialmente cumple con los requisitos, citan al interesado a la
presentación de unas pruebas psicológicas, para identificar la
persona, más no los conocimientos, luego pasa con la psicóloga
quien indaga sobre la información personal como con quién vive, si
tiene hijos, la experiencia laboral, los conocimientos, los cargos
que ha desempeñado, si se requiere, se hace una prueba de
conocimiento como en el caso de los cargos contables.
 Las hojas de vida seleccionadas se pasan o se envían a la
gerencia si es el caso o al área que necesita la vacante, es decir al
que va a ser el jefe directo, elije de acuerdo a la experiencia y los
conocimientos, se tiene en cuenta las respuestas de las pruebas
psicológicas y se cita a entrevista con el jefe directo, si es elegido,
confirma por correo a la psicóloga y esta se encarga de solicitar los
documentos como certificados de antecedentes y la realización de
exámenes de ingreso como la serología.

Una vez haya presentado los documentos y se tenga resultado del

examen médico se hace la afiliación al sistema de seguridad social
(arl, salud, pensiones) y se solicita para que ingrese a laborar.

Programa de Inducción al Personal y Sistema de Capacitación

La inducción como tal está ligada en la práctica, de acuerdo al

cargo ejemplo uno de los cargos es el de Asistente Administrativo,
la persona recibe el acompañamiento en la realización de las
actividades los dos primeros meses, este puede tomar apuntes de
las actividades que se realizan en una fecha determinada como lo
es generar la facturación los primeros 5 días del mes; se le indica a
medida de que se vayan ejecutando las tareas diarias; ya que
muchas de las labores son repetitivas.

En cuanto a la capacitación las empresas aseguradoras tienen

enlaces para realizar cursos virtuales con relación a su portafolio
de servicios, esto solo para empleados de las empresas
intermediarias, por lo cual se irá desarrollando los conocimientos
sobre los mismos, además de la certificación que reciben, cada
trimestre alguna de las empresas de seguros, realiza
capacitaciones y charlas para actualizar información, informar
sobre cambios y mejoras.

Los Estilos de Dirección

Los estilos clásicos de dirección basados en la autoridad: Kurt

Lewin uno de los primeros estudios de las teorías del liderazgo
basada en el comportamiento, fue el realizado por Kurt Lewin y sus
compañeros de la Universidad de Iowa. Según Koontz y Weihrich
(1998) son:

 Estilo autocrático o autoritario

 Estilo democrático o participativo
 Estilo Laissez-Faire o políticas laxas
Para la empresa Apolo Agencia de Seguros se percibe tiene un
Estilo Democrático o Participativo, consulta con sus
subordinados las acciones y las decisiones propuestas y promueve
su participación. Se percibe que este tipo de líder se encuentra en
un rango que varía desde la persona que no emprende acciones
sin participación de sus subordinados hasta la otra que toma
decisiones pero no consulta a sus subordinados antes de hacerlo.
De manera general se describe como el dirigente que tiene la
tendencia a involucrar a su grupo de colaboradores en el proceso
de toma de decisiones, delegar la autoridad, alentar la participación
en la decisión de métodos y metas de trabajo, empleando la
retroalimentación como una oportunidad para guiar a sus
colaboradores.

Dentro de sus rasgos característicos se encuentran: a) Las

decisiones son tomadas por consenso. b) Las técnicas y etapas a
seguir son decididas por el grupo. c) La asignación de las tareas es
realizada por el grupo. d) Las críticas realizadas por el director
tienen un carácter objetivo. e) El director participa en las
actividades que realiza el grupo.

Partiendo de aclaraciones como las anteriores, Robbins (1999)

plantea una definición que a su modo de ver es bastante amplia de
lo que es el liderazgo. Así entonces, el liderazgo es definido por
éste como “la capacidad de influir en un grupo para que se logren
las metas”. (Robbins, 1999, p.347).

Se observa el gerente como líder? La delegación se encuentra

bien establecida?

En la observancia se identifica el gerente como líder, tiene en

cuenta la opinión de los trabajadores a su mando, participa en la
realización de las actividades y metas en grupo, existe una buena
comunicación es clara, hay motivación, se maneja estrés y se sabe
dar manejo, en la toma de decisiones se apoya a los accionistas,
establece metas a corto y largo plazo en base a las capacidades
de cada persona, hace acompañamiento.
Recordemos que la agencia es una microempresa y la delegación
se inicia con los accionistas, de allí al gerente quien va de la mano
de la contadora para temas específicos, igualmente se valida está
establecida de manera optima.
Establecer los tipos de Motivación, qué motivación aplica la
empresa?

La motivación de la empresa es tanto intrínseca como extrínseca

ya que hay un interés económico que ayuda a mejorar diferentes
aspectos a los trabajadores, como lo son los ingresos, pago de
comisiones, bonos; sin embargo también se tiene una motivación
personal por la satisfacción de cumplir con las actividades diarias,
de realizar a cabalidad las labores, de cumplir con los tiempos y lo
requerido, sentir que se cumplen con las metas y que el desarrollo
de sus labores es eficiente y da rentabilidad a la empresa.

Qué sistema de Incentivos aplica la empresa?

La empresa Apolo Agencia de Seguros entrega incentivos

económicos correspondientes a las comisiones por ventas con
porcentajes del 30% y 40% en pólizas de seguros de vida,
vivienda, vehículos, póliza de accidentes personales, soat; también
reciben por parte de las compañías aseguradoras bonos, cenas
románticas, participación en rifas y sorteos de diversos artículos.

Tipos de Comunicación Interna; la comunicación se efectúa en

todos los niveles y sentidos?

La comunicación en la empresa en investigación es horizontal, esto

también de acuerdo al número de empleados, por lo cual es una
comunicación entre compañeros que comparten diariamente
tiempo y espacios; en cuanto a los socios se reúnen en juntas de
manera trimestral, para informarse del estado de la empresa,
crecimiento, informe de ventas, gastos, utilidades etc.
Si bien existe una jerarquía, desde la parte de arriba donde están
los socios, no es posible que se genere una comunicación desde
allí, siempre es desde la gerencia, este comunica a los
subordinados y temas específicos con los socios; las
comunicaciones facilitan la coordinación de tareas, se establecen
relaciones interpersonales afectivas; y se maneja mediante correo
electrónico y por medio de celular, en este caso la gerencia tiene
comunicación directa y precisa con la asistente de gerencia.
CONTROL

Tipos de controles

La empresa investigada maneja el Control anticipado o preventivo,

ya que planean desde el inicio del año como van a desarrollar las
actividades mes a mes, con el fin de optimizar los resultados y no
se presenten declives que afecten la producción; aunque se
pueden presentar a lo largo del tiempo, se corrigen o se ajustan, se
trabaja en los cambios que puedan generarse, de acuerdo a que la
competencia es cada vez más alta, mejoran valores y la calidad en
los servicios.

El proceso de control de retroalimentación se da en la empresa

según las correcciones que se apliquen donde se establecen
indicadores de producción, se mide el desempeño de los
trabajadores, los aspectos cambiantes en cuanto a servicio y
costos.

¿Existen estándares establecidos en cada uno de los

controles que realiza la empresa?

Inicialmente la empresa realiza un control preventivo en pro de

verificar y garantizar el correcto funcionamiento del proyecto que
se está realizando teniendo en cuenta que se han estudiado la
parte de los recursos y los costos y que estos estén funcionando
correctamente. Seguido de este control encontramos el
concurrente en este se verifica que la planeación que se realizó y
las decisiones que se tomaron fueron correctas y estas están
dando rendimiento.
La empresa ejerce el control sobre los planes que se formulan
inicialmente, es decir a corto plazo en el mes y a largo en el año
con el fin de ir corrigiendo en caso de no estar cumpliendo con lo
requerido.

Los estándares que maneja la empresa son estadísticos, se lleva

una base del año anterior y se compara con la actual, se lleva un
control para verificar el crecimiento o decrecimiento mensualmente,
lo que nos arroja un valor final al año; y otros entandares que
tienen relación con el trabajador es el de gestión de seguridad y
salud en el trabajo, donde manejan el control de plagas, control en
el manejo de las basuras.
La normas ISO que maneja la empresa en relación a la
implementación del sistema de gestión de seguridad y salud en el
trabajo ISO 31000-2009

¿Quien ejerce la labor de control?

En el caso de la empresa APOLO AGENCIA DE SEGUROS. Quien

ejerce la labor de control es el profesional en sistema de salud y
 seguridad en el trabajo, la profesional Ruth Patricia Lozano Ortiz;
pero si hablamos a nivel general el encargado de control
dependerá primero del sector de la empresa y segundo de su
actividad de producción, el cual en este caso es el gerente la
persona principal encargada del control.

PREGUNTAS GENERADORAS

1. Contribuye la planeación al éxito de las organizaciones?

Claro que sí, ya que toda organización necesita planear, para

tener control de las actividades, de sus trabajadores, de sus
objetivos y planes a corto y largo plazo, sin planificación estaría a
la deriva y con más probabilidades de fracasar, además que se
desarrolla planes económicos, estratégicos y operativos y todos
están direccionados al crecimiento de la empresa y por ende al
éxito de la misma.

2. Que tipos de planes permiten a las organizaciones mejorar su

productividad?

-Buena tecnología de producción y materia prima de calidad Es

importante darle a nuestros operadores los medios adecuados
para obtener calidad, ya que muchas veces se les exige sin tomar
en cuenta que no les proporcionamos buena maquinaria o buena
materia prima. -Buena organización laboral Debemos hacer que
todos los factores o integrantes de la organización cumplan con
sus funciones y actividades específicas. De esta manera, las
distintas partes no se estorbarán entre sí y sabrán cómo y cuándo
actuar teniendo en cuenta lo que el resto hace. -Recursos
humanos o personal capacitado Debemos capacitar
constantemente al personal ya que con los avances tecnológicos y
las cambiantes demandas, es necesario estar preparados para
hacer frente a los cambios que se presenten.  De esto depende
mantener un alto nivel de calidad y consecuentemente de
productividad. -Relaciones laborales Para que el personal se sienta
a gusto y nos entregue lo mejor de su trabajo, debemos ofrecer un
buen clima laboral. Mantener un ambiente agradable y respetuoso
es necesario para la realización un trabajo óptimo. Mediante una
adecuada integración de estrategias dentro del equipo de trabajo,
éste seforzará su sentido de pertenencia y por lo tanto tendrá una
percepción más clara de las metas que busque alcanzar.  Toda
empresa debería buscar estos beneficios para incrementar su
rentabilidad al utilizar los mismos recursos para producir un
producto con valor agregado sin que resulte en un costo adicional.
También toma en cuenta la calidad laboral de los empleados.
3. Cuáles son las ventajas y desventajas de la planeación?
¿Cuáles son las ventajas de la planeación?

-Requiere actividades con orden y propósito: Se enfocan todas las

actividades hacia los resultados deseados y se logra una
secuencia efectiva de los esfuerzos. Se minimiza el trabajo no
productivo. Se destaca la utilidad del logro. La diferencia es la
utilidad del logro. La planeación distingue entre la acción y el logro.

-Señala la necesidad de cambios futuros: La planeación ayuda al

gerente a visualizar las futuras posibilidades y a avaluar los
campos clave para posible participación. Capacita al gerente a
evitar la entropía o tendencia a dejar que las cosas corran, a estar
alerta a las oportunidades, y a ver las cosas como podrían ser, no
como son.

-Contesta a las preguntas "y qué paso sí…":

Tales preguntas permiten al que hace la planeación ver, a través

de una complejidad de variables que afectan a la acción que desea
emprender.

-Proporciona una base para el control: Por medio de la planeación,

se determinan las fechas críticas desde el principio y se fijan la
terminación de cada actividad y las normas de desempeño, estas
sirven de base de control.

-Ayuda al gerente a obtener status: La planeación adecuada ayuda

al gerente a proporcionar una dirección confiada y agresiva,
capacita al gerente a tener a la mano todo lo necesario evitando
que se diluyan o se anulen sus esfuerzos.

¿Cuáles son las desventajas de la planeación?

-La planeación está limitada por la exactitud de la información y de

los hechos futuros.

-La planeación cuesta mucho: Algunos argumentan que el costo de

la planeación excede a su contribución real

-La planeación tiene barreras psicológicas: Una barrera usual es

que las personas tienen más en cuenta el presente que el futuro.

-La planeación ahoga la iniciativa: Algunos creen que la planeación

obliga a los gerentes a una forma rígida de ejecutar su trabajo.
 -La planeación demora las acciones: Las emergencias y
apariciones súbitas de situaciones desusadas demandan
decisiones al momento.

-La planeación tiene limitado valor práctico: Algunos afirman

que la planeación no sólo es demasiado teórica, sino que son
más prácticos otros medios.

4. Cuál crees que sea el propósito de la organización?

El propósito de la organización determina cómo ha de ser la

posición de la empresa en el futuro y cuál es el camino a seguir. Es
un concepto directamente conectado con el de misión dentro del
diseño del sistema de objetivos y sirve para identificar y comunicar
los valores corporativos.

5. Cuál es la diferencia entre organización formal y organización

informal?

-Organización formal: aquella que ha sido deliberadamente

definida por la alta dirección  al establecer cómo han de ser los
puestos de trabajo, las unidades organizativas, relaciones de
autoridad y mecanismos de coordinación. La estructura formal es
la que aparece reflejada en el organigrama y su explicación se
desarrolla en el manual de organización de la empresa.

-Organización informal: no está definida por la alta dirección, si no

que surge de forma espontánea como resultado de las
interrelaciones entre los miembros de la organización. Son pues
las relaciones personales y sociales no establecidas por la
organización formal si no que surgen espontáneamente cuando las
personas se asocian entre sí.

-Diferencias entre organización formal e informal:

-La organización formal persigue los intereses de la empresa, la

informal no tiene por qué.

-En la formal la comunicación sigue los cauces que han sido

marcados por la empresa. En la informal la comunicación se basa
en rumores, contactos fuera de la empresa.

En la informal los grupos se forman por personas que tienen

relaciones de amistad.
 La comunicación, en la informal no se manejan correos
corporativos o circulares como se hace en la organización
formal si no que  se basa en rumores, contactos fuera de la
empresa

 La organización formal es establecida por directivos y la

informal surge de manera espontánea
 En la organización formal está dividida por departamentos
específicos. En la informal los grupos se forman por personas
que tienen relaciones de amistad.

6. ¿Cuáles son las características más relevantes de los

elementos de la dirección?

Un proceso administrativo se da como un flujo continuo y

conectado de actividades de planeación, dirección y control,
establecidas para lograr el aprovechamiento del recurso humano,
técnico, material y cualquier otro, con los que cuenta la
organización para desempeñarse de manera efectiva.
La dirección es una de las partes más dinámicas del proceso
administrativo
Siendo esta el tercer paso a dar y es quien ejecuta los planes hay
ciertas características que son muy importantes en esta parte del
proceso administrativo, la motivación, una buena comunicación y
un liderazgo efectivo son claves en este punto. Las actividades
más significativas de la dirección son:
 Ofrecer motivación al personal.
 Recompensar a los empleados con el sueldo acorde a sus
funciones.
 Considerar las necesidades del trabajador.
 Mantener una buena comunicación entre los diferentes sectores
laborales.
 Permitir la participación en el proceso de decisiones.
 Influenciar a los trabajadores para que hagan su mejor esfuerzo.
 Capacitar y desarrollar a los trabajadores para utilicen todo su
potencial físico e intelectual.
 Satisfacer las diferentes necesidades de los empleados mediante
el reconocimiento de su esfuerzo en el trabajo.
 Ajustar los esfuerzos de la dirección y ejecución de acuerdo a los
resultados del control.
7. La autoridad es la base que da cohesión a la estructura de
una organización ¿cuáles son los principios que la
relacionan?
 Según Henry Fayol un ingeniero francés que fe reconocido como el
padre de la gerencia en su libro principios de la administración dio
a conocer 14 principios que son universalmente aceptados y
utilizados hoy en día:
 División del trabajo. La especialización permite que el individuo
acumule experiencia, y mejore continuamente sus habilidades; de
tal modo, pueda ser cada vez más productivo.

 Autoridad. El derecho a dictar órdenes junto con las cuales debe ir

equilibrada la responsabilidad de su función.
 Disciplina. Los empleados deben de obedecer, pero este tema
tiene dos caras: los empleados obedecerán, solo la gerencia hace
su parte proporcionando una buena lección.

 Unidad de comando. Cada trabajador debe tener solamente un jefe

sin otras líneas de mando en conflicto.

 Unidad de dirección. La gente contratada para la misma clase de

actividades debe de tener los mismos objetivos en un solo plan.
Esto es esencial para asegurar la unidad y la coordinación en la
empresa. La unidad del comando no existe sin la unidad de la
dirección, pero no fluye necesariamente de ella.

 Subordinación del interés individual (al interés general). La

administración debe de considerar que las metas de las empresas
son siempre supremas.

 Remuneración. El pago es un motivador importante pero cuando

Fayol analiza un número de posibilidades, precisa que no existe un
sistema de remuneración perfecto.

 Centralización (Descentralización). Este es un tema de grado

dependiendo de la condición del negocio y de la calidad del
personal.

 Cadena escalonada (línea de autoridad). Una jerarquía es

necesaria para la unidad de la dirección. Pero la comunicación
lateral es también fundamental, mientras que los superiores sepan
que está ocurriendo tal comunicación. La cadena escalonada se
refiere al número de niveles en la jerarquía desde la autoridad de
mayor nivel hasta el más bajo de la organización.
 Orden. El orden material y el orden social son necesarios. El
primero disminuye la pérdida de tiempo y la manipulación
innecesaria de materiales. El segundo se logra con la organización
y la selección.

 Acción. En el funcionamiento de un negocio es necesaria una

combinación de amabilidad y justicia. Tratar bien a los empleados
es importante lograr equidad.

 Estabilidad de la contratación del personal. Los empleados

trabajan mejor si tienen la seguridad en su empleo y en el progreso
de su carrera. Una contratación insegura y un alto índice de
rotación de personal de forma contraria a la organización.

 Iniciativa.  Permitir que todo el personal muestre su iniciativa de

cierta manera es una fuente de la fortaleza para la organización.
Aun cuando puede implicar un sacrificio de la vanidad personal de
parte de muchos gerentes.

 Espíritu de cuerpo. La administración debe de fomentar la

motivación moral de sus empleados Fayol llega aún más lejos: ”El
necesario un verdadero talento para coordinar esfuerzos, provocar
el entusiasmo, utilizar las capacidades de cada persona, y
recompensar a cada uno según sus méritos, sin despertar posibles
celos y disturbar las relaciones armoniosas.”

8. ¿Por qué son importantes las relaciones tanto internas

como externas?
Las relaciones internas son aquellas que se observan en el público
interno es decir: accionistas, directivos o empleados
Las relaciones externas: son aquellos grupos que aportan valor en
la cadena de producción, comercialización o relaciones
institucionales por ejemplo: cámaras, asociaciones, proveedores,
distribuidores o sus clientes
La importancia de las relaciones tanto interna como externa parte
en que es la manera como se ve la empresa desde su
comunicación interna si se tienen buenas relaciones internas muy
seguramente la empresa lo reflejara para que de este modo la
empresa pueda proyectarse en un mercado más amplio de manera
que se logre  gestionar, impulsar y mantener una excelente
comunicación dentro y fuera de la organización, para garantizar
una imagen pública de alto nivel.

9. ¿Por qué se necesita el Control?

 Por qué es el encargado de evaluar, retroalimentar e identificar
oportunidades que les permitan a las organizaciones una mejor
optimización de sus recursos y el logro de sus resultados.
Brindándole información a la organización, dándole seguimiento al
proceso de planeación y encargándose que se le dé cumplimiento
reflejándose en los indicadores de desarrollo.
10. ¿Cuál es el proceso básico de control?
El proceso básico es supervisar las actividades desarrolladas por
una organización, afín de garantizar que se realice los objetivos
planeados y corregir cualquier desviación significativa para cumplir
con este proceso se necesita contar con 3 pasos: 1 establecer
estándares, 2 medir el desempeño contra estos estándares, 3
corregir las variaciones de los estándares y planes.

CONCLUSIONES

 Para la empresa Apolo Agencia de Seguros LTDA es de vital

importancia el bienestar de los empleados y su familia.

 Las utilidades y el bienestar de los dueños de la empresa son

factores importantes para la empresa en investigación.

 No importa si la organización es micro, limitada, manufacturera o

de servicios, todas aportan al desarrollo de un país.

 Tener definidos tanto las funciones como los objetivos en toda

organización ayudan a su crecimiento.

 El capital humano debe estar motivado, debe siempre recibir un

buen trato para que genere resultados óptimos a los jefes y por
ende a las empresas.

El avance de las organizaciones debe ir a la par de las nuevas

tecnologías, las cuales ayudan a que su desempeño sea mejor y
más accesible.

 La planeación es fundamental para el éxito y por ende para el

crecimiento económico de las organizaciones.

 Todas las empresas necesitan planear para controlar y definir las

metas y objetivos a corto y largo plazo.
 La organización de las empresas se centraliza en establecer las
actividades para desarrollar lo planeado y asignar recursos con el
fin de lograr efectividad en los resultados.

 la organización real de una empresa tiene una parte de formal y

otra de informal. Esta última hay que tenerla en cuenta ya que
influye notablemente en la organización formal.

 Las teorías de la administración son el pilar básico e indispensable

en la adecuada planeación, dirección, control y desarrollo de las
organizaciones.

 La Teoría Humanística nos enseña que siempre el capital humano

es de vital importancia, por lo que el trabajador debe estar
motivado, sin embargo si comete faltas debe ser sancionado.

 Vivimos en un mundo de constantes cambios por lo que las teorías

también deben irse modernizando.

 Las organizaciones en general son jerárquicas, tienen cargos y

funciones definidas, sin embargo muchos trabajadores aprenden y
pueden desempeñarse en diferentes cargos o funciones.

 La calidad en servicio, en procesos, en materiales es cada vez más

exigente y competitiva, por lo que las organizaciones se preparan
para ello cada día.

 En los procesos de selección de personal se tiene en cuenta el

conocimiento, la experiencia y la persona en las pruebas
psicológicas.

 Todo empleado debe ser motivado ya sea económico o personal,

pero debe tener una motivación.

 La comunicación en las empresas es de vital importancia para el

flujo adecuado de la información.

 Es muy importante conocer los tipos de control y sus aplicaciones y

de qué manera trabajan en pro del buen funcionamiento de la
empresa.

 Sin una planeación previa no es posible que se ejerza un control

en las actividades de las empresas.
 El control es un sistema de retroalimentación que permite la mejora
o corrección de las actividades para el logro de los resultados.

REREFENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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de las organizaciones Naucalpan de Juarez, Estado de México
Pearson Educación de México S.A DE C.V
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edición Pearson, Educación México Capítulo 7 (pp. 157- 172)
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https://www.gestiopolis.com/comunicacion-interna/

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