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EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO CAFAM - CET Subdirección de
Institución de Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano: Resoluciones SED 1929 de junio de Educación
2002, 2020 de julio de 2002, 0102 de junio de 2010 y 180211 de diciembre de 2010. SGC
GUÍA DE APRENDIZAJE Versión 1
Curso Excel Intermedio

Reconoce y utiliza las herramientas y funciones de Excel, con el
Competencias
fin de procesar y manipular un grupo de datos, para facilitar su
a desarrollar.
posterior análisis e interpretación.
Ajustar las configuraciones de impresión, con el fin de generar
Objetivos de
informes completos y detallados, como resultado del
aprendizaje.
procesamiento de datos ejecutado en Excel.
Resultado de  Manipula datos en EXCEL.
aprendizaje  Realiza la configuración de impresión correspondiente al
esperado. tipo de informe requerido.
IMPRESIÓN 1
VISTA PRELIMINAR
Por medio de esta opción Excel permite que se pueda ver el aspecto que tendrán los
datos en la hoja cuando se impriman e identificar cualquier ajuste final que desee
realizar antes de la impresión.
Para hacer uso de la Vista Preliminar en Excel 2010 puede seguir uno de estos
procedimientos:
 Desde el botón Archivo:
1. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo o seleccione las hojas de cálculo de

las que desea obtener una vista previa.
HOJA ACTIVA 1
2. Haga clic en >Archivo y luego en >Imprimir. O puede, presionar el comando

Ctrl + F2, o también puede presionar el comando Ctrl + P.
Educación Digital Cafam

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OPCIÓN IMPRIMIR 1
3. En la parte derecha de la pantalla aparecerá la ventana de Vista Preliminar o

Vista Previa. Para obtener una vista previa de las páginas siguientes y anteriores,
en la parte inferior de ésta haga clic en Página siguiente o en Página anterior,
como puede observar en la siguiente imagen:
VISTA PRELIMINAR 1


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* Tenga en cuenta que:
 Página siguiente y Página anterior sólo están disponibles cuando se selecciona más de
una hoja de cálculo o cuando una hoja de cálculo contiene más de una página de datos.
 A menos que se haya configurado para imprimir en una impresora de color, la ventana de
vista previa se mostrará en blanco y negro, independientemente de si las hojas de cálculo
incluyen color.
Desde la ventana de Vista Preliminar podrá hacer la configuración adecuada a su

impresión, como:
OPCIONES IMPRIMIR 1
Para salir de la vista previa de impresión y volver a la hoja de cálculo, haga clic en
la flecha superior izquierda.


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BOTÓN SALIR VISTA PRELIMINAR 1
Ejemplos:
 Para ver varias hojas de cálculo, haga clic en >Todo el libro en >Configuración.
OPCIÓN IMPRIMIR TODO EL LIBRO 1
 Para imprimir sólo un cuadro o una tabla, primero debe seleccionarla y luego
hacer clic en >Imprimir selección en >Configuración.
OPCIÓN IMPRIMIR SELECCIÓN 1



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 Para imprimir un cuadro o tabla que está en dos hojas en una sola, haga clic en
>Ajuste de escala y seleccione >Ajustar hoja en 1 página.
OPCIÓN IMPRIMIR EN UNA PÁGINA 1
 Desde botón de Vista preliminar:
1. Haga clic en la flecha de Personalizar barra de herramientas de acceso rápido,

que se encuentra en la barra de herramientas, y seleccione la opción de >Vista
previa de impresión e Imprimir.
2. Automáticamente al lado izquierdo a esta flecha aparece el botón de vista
preliminar, así:
AGREGAR BOTÓN VISTA PRELIMINAR 1



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3. Al hacer clic en este icono se abre la ventana de Imprimir.
CONFIGURACIÓN DE PÁGINA
Antes de imprimir una hoja de cálculo, es conveniente que configure la página, para
modificar factores que afectan a la presentación de las páginas impresas, como la
orientación, encabezados y pies de página, tamaño del papel, entre otros.
Para ello:
1. Haga clic en la ficha >Diseño de página.
GRUPO CONFIGURAR PÁGINA 1
2. En el grupo de >Configurar página encontrará botones rápidos a muchas de las

opciones: para configurar márgenes, la orientación del papel, el tamaño, etc.
3. Si requiere acceder a todas las opciones de configuración, debe pulsar la flecha

de la esquina inferior derecha. Automáticamente, se abrirá el cuadro de diálogo
Configurar página, el cual está organizado en cuatro etiquetas: Página, Márgenes,
Encabezado y pie de página, y Hoja.

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ETIQUETA PÁGINA 1
 La etiqueta de Página permite indicar características como la orientación del

papel (Vertical u Horizontal), la escala donde puede indicar si desea que la
impresión sea desde 1%, hasta superior a 100%, o bien ajustando
automáticamente la hoja en un número de páginas específico (una página de
ancho por 1 de alto, así se imprimirá en una sola hoja). El tamaño del papel que
utilizamos (Carta, Oficio o Legal, A4, entre otros), y otros parámetros.
 Desde la etiqueta de Márgenes puede modificar los márgenes superior, inferior,

derecho e izquierdo de las hojas a imprimir. Y si desea que la impresión tenga
centradas las hojas tanto horizontal como verticalmente, active las casillas
Horizontalmente y/o Verticalmente respectivamente.

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ETIQUETA MÁRGENES 1
 En la etiqueta Encabezado y pie de página podrá personalizarlos y ajustar

diferentes parámetros, además permite indicar a cuántos centímetros del borde
del papel requiere que se sitúen.
ETIQUETA ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA 1



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 La etiqueta Hoja permite

definir cómo quiere que se
impriman los datos
contenidos en la hoja, por
medio de las siguientes
opciones:
 Área de impresión: En esta

caja puede indicar el rango
de celdas a imprimir.
 Imprimir títulos: Puede

activar las siguientes
opciones:
- Repetir filas en extremo

superior para que en cada
ETIQUETA HOJA 1
página que se imprima
aparezca como título de
columnas aquella fila que está indicada en ese recuadro.
- Repetir columnas a la izquierda para que en cada página que se imprima aparezca
como título de la fila aquella columna indicada en el recuadro.
 Imprimir: Puede activar opciones, como:
- Líneas de división para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja.
- Blanco y negro para no gastar las tintas de colores.
- Calidad de borrador para realizar una impresión rápida pero menos bonita de
nuestra hoja. Sólo tendrá sentido si la impresora dispone de esta herramienta.
- Encabezados de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los
números de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las
columnas superiores) de la hoja.
- Comentarios permite elegir si desea imprimir o no los comentarios que hayas
podido incluir, y si quiere hacerlo donde los has insertado o al final de la hoja.
- También puede elegir si desea imprimir las celdas con errores.
 Orden de las páginas, es decir, la dirección que seguirán para la impresión.
Luego de hacer las modificaciones requeridas haga clic en >Aceptar.



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También puede acceder al cuadro de diálogo de Configurar página, desde la

ventana de Vista previa, así:
OPCIÓN CONFIGURAR PÁGINA 1
AJUSTE DE ESCALA
Puede ajustar la escala de una hoja de cálculo para

la impresión, ya sea ampliando o reduciendo su
tamaño para lograr un mejor ajuste de las páginas
impresas. También puede modificar la escala de
una hoja de cálculo para que se ajuste al ancho del
papel de las páginas impresas, o especificar el
número de páginas que desea usar en la hoja de
cálculo impresa.
Para acceder a la opción de Ajuste de Escala puede OPCIONES AJUSTE DE ESCALA 1

seguir uno de estos procedimientos:

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 Desde grupo Área de impresión:
1. Haga clic en cualquier lugar de la hoja de cálculo que desea imprimir.

2. En la ficha Diseño de página, en el grupo >Ajustar área de impresión, haga clic
en el cuadro ancho, seleccione 1 página en la lista desplegable y, en el cuadro
alto, seleccione automático. Las columnas ahora aparecerán en una página, pero
pueden que las filas se extiendan a más de una página.
OPCIÓN ANCHO PÁGINAS 1
3. Para imprimir la hoja de cálculo en una sola página, en el cuadro alto, seleccione
1 página. Observe que, en el cuadro de Escala, se muestra el porcentaje del
tamaño real de la impresión y se encuentra inhabilitado.
OPCIÓN ALTO PÁGINAS 1
4. Para habilitar el cuadro de Escala, debe establecer en Automático las opciones de

Ancho y Alto máximos. Luego puede digitar el porcentaje que desea y presionar
la tecla Enter.


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 Desde grupo Área de impresión:

2. En la ficha Diseño de página, en el grupo >Ajustar área de impresión, haga clic
en la flecha ubicada en la esquina inferior derecha para mostrar el cuadro de
diálogo Configurar página.
GRUPO AJUSTAR ÁREA IMPRESIÓN 1
 Desde Vista preliminar:

2. Abra la ventana de vista preliminar ya sea desde la ficha de Archivo o desde el
icono Vista preliminar.
3. Haga clic en la opción >Configurar página, que se encuentra en la parte inferior
de la ventana.

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Si elige el procedimiento 2 y 3 al estar en el cuadro de diálogo de Configurar

página, en la pestaña de Página, en Ajuste de escala, haga clic en:
 Ajustar al: Y enseguida digite el porcentaje del tamaño que desea usar; si es para
reducir una hoja de cálculo, escriba un porcentaje menor que 100%, y si es para
ampliar una hoja de cálculo para ajustar las páginas impresas, escriba un porcentaje
mayor que 100%. Luego haga clic en >Aceptar. Observe el ejemplo:
AJUSTE DE ESCALA 1
 Ajustar a: Y seleccione 1 página de ancho por 1 de alto si desea ajustar su hoja de

cálculo a una sola hoja impresa. Luego, haga clic en >Aceptar. Observe:

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OPCIÓN AJUSTAR PÁGINAS 1
Con esta opción Excel reducirá los datos para ajustar, y pueden resultar difícil de
leer en la copia impresa si son muchos datos, por ello se recomienda: cambiar la
orientación de la página de vertical a horizontal y/o usar un tamaño de papel mayor
para adaptarse a una gran cantidad de columnas impresas.
ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA
Se pueden agregar encabezados o pies de página en la parte superior o inferior de

una hoja de cálculo impresa; éstos no aparecen en la hoja de cálculo en la vista
Normal, solamente aparecen en la vista Diseño de página (imagen 1) y en las páginas
impresas.

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Imagen 1:
VISTA DISEÑO DE PÁGINA 1
Ejemplo:
Puede crear un pie de página con los números de página, la fecha y la hora y el
nombre del archivo, para ello puede insertarlos desde:
 Vista diseño de Página:
1. Haga clic en la hoja de cálculo en la que desee agregar o modificar encabezados

o pies de página.
2. En la ficha Vista, en el grupo Vistas del libro, haga clic en el botón >Diseño de
página.
3. Digite el encabezado o pie de página que requiera en cualquiera de las tres
secciones que ofrece Excel (derecha, central o izquierda). Luego haga clic fuera
del área de página.
En este caso de digitará el pie de página con el nombre del autor del documento en
la sección izquierda., observe:

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PIE DE PÁGINA 1
4. Por último, para regresar a la vista normal haga clic >Normal en el grupo Vistas
del libro de la ficha Vista.
BOTÓN VISTA NORMAL 1
 Vista diseño de Página:
1. Haga clic en la hoja de cálculo en la que desee agregar o modificar encabezados

o pies de página.
2. En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en >Encabezado y pie de página.
BOTÓN ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA 1

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3. Posteriormente Excel mostrará la hoja de cálculo en la vista Diseño de página y

habilitará la barra de herramientas de Encabezado y pie de página, donde puede
seleccionar una de las opciones predeterminadas, tales como:
 Número de página.
 Número de páginas.
 Fecha Actual.
 Hora Actual.
 Nombre del archivo.
 Nombre de Hoja.
 Imagen.
O simplemente, digitar el encabezado o pie de página que desee, en cualquiera de

los cuadros de texto izquierdo, central o derecho.
También puede pasar rápidamente del encabezado al pie de página al hacer clic
sobre el icono que se encuentra en el grupo de Navegación.
GRUPO NAVEGACIÓN 1
En la siguiente imagen puede visualizar como se asignó como encabezado el

Número de página:
NÚMERO DE PÁGINA 1


Página 17 de 21
Al hacer clic fuera del área del encabezado se observa el número de página:
VISUALIZAR NÚMERO PÁGINA 1
 Cuadro de diálogo Configurar página:
Al usar el cuadro de diálogo Configurar página puede insertar encabezados o pies

de página en más de una hoja de cálculo a la vez. Y en otros tipos de hojas, por
ejemplo, hojas de gráfico, solo puede insertar encabezados y pies de página
mediante el cuadro de diálogo Configurar página.
Para crear o modificar un encabezado o pie de página debe:
1. Hacer clic en la hoja u hojas de cálculo, en la hoja de gráfico o en el gráfico

incrustado al que desea agregar encabezados o pies de página, o que contiene los
encabezados o pies de página que desea cambiar.
2. En el grupo Configurar página de la pestaña Diseño de página, haga clic en la
flecha inferior derecha. Excel mostrará el cuadro de diálogo Configurar página.
IR A CONFIGURAR PÁGINA 1

Página 18 de 21
3. En la pestaña Encabezado y pie de página, haga clic en Personalizar encabezado

o en Personalizar pie de página.
PERSONALIZAR ENCABEZADO / PIE DE PÁGINA 1
4. Seleccione el cuadro donde desea ubicar el encabezado o pie de página y haga

clic, a continuación, en los botones para insertar la información de encabezado o
pie de página que desee incluir en esa sección. Luego haga clic en >Aceptar. En
este ejemplo en el encabezado irá el nombre del archivo y la fecha, así:
SECCIONES PERSONALIZAR ENCABEZADO 1



Página 19 de 21
5. Nuevamente haga clic en >Aceptar.
El resultado será:
VISUALIZAR ENCABEZADO 1
Tenga en cuenta que:
 Para iniciar una línea nueva en un cuadro de texto de encabezado o pie de página, presioné
Enter.
 Para eliminar parte de un encabezado o un pie de página, selecciónela en el cuadro de
texto del encabezado o pie de página y luego presione Supr o Retroceso. También puede
hacer clic en el texto y presionar Retroceso para eliminar los caracteres anteriores.
 Para insertar un solo símbolo de "y" comercial (&) en el texto de un encabezado o de un
pie de página, use dos veces este símbolo. Por ejemplo, para incluir "M & M" en un
encabezado, digite M && M.
 Para cerrar los encabezados o los pies de página sin guardar las modificaciones realizadas,
presione ESC.
IMPRIMIR
Para imprimir la hoja de cálculo, puede:
1. Pulsar Vista previa.

2. Seleccionar la opción Imprimir del menú Archivo.
3. Presionar Ctrl + P.
En seguida verá la siguiente ventana:

Página 20 de 21
IMPRIMIR 1
En la zona izquierda se encuentran una serie de opciones de configuración de la

impresión. Y en la zona de la derecha verá la vista previa de la página.
También en la zona inferior derecha, encontramos dos botones para personalizar la

vista previa, pudiendo mostrar/ocultar los márgenes y elegir si visualizar la página
completa.
LÍMITE MÁRGENES / PANTALLA COMPLETA 1
Cuando esté todo listo para la impresión y quede como desea, podrá pulsar el botón
de Imprimir que se encuentra en la parte superior.
BOTÓN IMPRIMIR 1

Página 21 de 21

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EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO CAFAM - CET Subdirección de

Curso Excel Intermedio

 Desde el botón Archivo:

1. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo o seleccione las hojas de cálculo de

2. Haga clic en >Archivo y luego en >Imprimir. O puede, presionar el comando

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3. En la parte derecha de la pantalla aparecerá la ventana de Vista Preliminar o

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* Tenga en cuenta que:

Desde la ventana de Vista Preliminar podrá hacer la configuración adecuada a su

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BOTÓN SALIR VISTA PRELIMINAR 1

OPCIÓN IMPRIMIR TODO EL LIBRO 1

OPCIÓN IMPRIMIR SELECCIÓN 1

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OPCIÓN IMPRIMIR EN UNA PÁGINA 1

 Desde botón de Vista preliminar:

1. Haga clic en la flecha de Personalizar barra de herramientas de acceso rápido,

AGREGAR BOTÓN VISTA PRELIMINAR 1

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1. Haga clic en la ficha >Diseño de página.

GRUPO CONFIGURAR PÁGINA 1

2. En el grupo de >Configurar página encontrará botones rápidos a muchas de las

3. Si requiere acceder a todas las opciones de configuración, debe pulsar la flecha

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 La etiqueta de Página permite indicar características como la orientación del

 Desde la etiqueta de Márgenes puede modificar los márgenes superior, inferior,

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 En la etiqueta Encabezado y pie de página podrá personalizarlos y ajustar

ETIQUETA ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA 1

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 La etiqueta Hoja permite

 Área de impresión: En esta

 Imprimir títulos: Puede

- Repetir filas en extremo

 Imprimir: Puede activar opciones, como:

 Orden de las páginas, es decir, la dirección que seguirán para la impresión.

Luego de hacer las modificaciones requeridas haga clic en >Aceptar.

Educación Digital Cafam

También puede acceder al cuadro de diálogo de Configurar página, desde la

OPCIÓN CONFIGURAR PÁGINA 1

Puede ajustar la escala de una hoja de cálculo para

Para acceder a la opción de Ajuste de Escala puede OPCIONES AJUSTE DE ESCALA 1

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 Desde grupo Área de impresión:

1. Haga clic en cualquier lugar de la hoja de cálculo que desea imprimir.

OPCIÓN ANCHO PÁGINAS 1

OPCIÓN ALTO PÁGINAS 1

4. Para habilitar el cuadro de Escala, debe establecer en Automático las opciones de

Educación Digital Cafam

 Desde grupo Área de impresión:

1. Haga clic en cualquier lugar de la hoja de cálculo que desea imprimir.

GRUPO AJUSTAR ÁREA IMPRESIÓN 1

 Desde Vista preliminar:

1. Haga clic en cualquier lugar de la hoja de cálculo que desea imprimir.

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Si elige el procedimiento 2 y 3 al estar en el cuadro de diálogo de Configurar

 Ajustar a: Y seleccione 1 página de ancho por 1 de alto si desea ajustar su hoja de

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OPCIÓN AJUSTAR PÁGINAS 1

ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA

Se pueden agregar encabezados o pies de página en la parte superior o inferior de