MATRIZ DE DEBILIDADES Y FORTALEZAS DE CADA SERVICIO

FARMACÉUTICO Y PROCESO ESTUDIADO

Presentado por:
BLANCA LUZ ENRIQUEZ BUITRON
Cód. 1059356428
Grupo: 301507_18
Tutor
ROSENDO CABEZAS

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA (UNAD)

TECNOLOGÍA EN REGENCIA DE FARMACIA
6 abril 2020
 INTRODUCCIÓN

La farmacia hospitalaria se encarga de servir a la comunidad en sus necesidades

farmacéuticas a través de los procesos de selección, recepción, adquisición,
almacenamiento y dispensación de medicamentos y dispositivos médicos; el siguiente
trabajo hace una profundización en cada uno de estos procesos identificando debilidades,
fortalezas y oportunidades de mejora a través de propuestas generadas por un grupo de
trabajo y por medio de información recolectada previamente (cuadro descriptivo de la
normatividad aplicable al servicio farmacéutico hospitalario, cuestionario de
caracterización del servicio farmacéutico). Por medio de esta evaluación comprenderemos
el funcionamiento de los procesos generales y especiales del servicio farmacéutico
hospitalario.
OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL

Comprender el funcionamiento de los procesos generales y especiales del servicio farmacéutico

hospitalario.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Identificar la normatividad aplicable al servicio farmacéutico.

 Elaborar matriz de Debilidades y fortalezas de los servicios farmacéuticos.
 Identificar cuales puntos se pueden considerar fortalezas y cuales debilidades.
 presentar una propuesta de mejoramiento con el ánimo de incidir favorablemente en la
prestación del servicio
 proceso de Adquisición de medicamentos y dispositivos médicos

Actividades que se desarrollan en el proceso de Adquisición Servicio farmacéutico visitado

de medicamentos y dispositivos médicos Asmet Salud

Programación de necesidades: En la clínica san Nicolás el

responsable de este de la
Determinar la cantidad de medicamentos y dispositivos médicos adquisición de medicamento y
que requiere el servicio farmacéutico para una semana, teniendo dispositivo medico es el jefe de
en cuenta el consumo histórico, comparado con la definición de farmacias en esta visita notamos
necesidades determinadas por los servicios y la oferta de que cumple con todo lo
servicios y el presupuesto disponible, definido por el Convenio requerido con las normas
interadministrativo. establecida esta todo legal y
constituido en las normas
Para la programación de necesidades se establecen:

a) Método: consumos históricos.

b) Apoyo tecnológico: Sistema de Información ALFA. Programa
las cantidades a adquirir, teniendo en cuenta los indicadores de
punto de reposición, consumos promedios, niveles mínimos y
tiempo de reposición.
c) Período de análisis: últimos tres meses.
d) Período de proyección de necesidades: Quincenal.
Se deberán analizar las causas que incidieron en la modificación
notable de los consumos.

La programación de necesidades será evaluada permanentemente

por el agente Interventor del contrato con DISFARMA.

Decisión de adquisición En el servicio farmacéutico

visitado, se observó que se
La E.S.E. establece al inicio de año el monto de la compra por cumple con la norma porque la
los rubros de medicamentos y dispositivos médicos y firma de un decisión de adquirir los
convenio interadministrativo con DISFARMA para tal convenios es el Gerencia,
Efecto. Comité de Compras.
Prevalencia del conocimiento técnico En el servicio farmacéutico
visitado, se observó que para
El criterio técnico del director del servicio farmacéutico hacer cualquier Adquisición de
prevalece cuando se presenten diferencias de criterios entre el medicamentos y dispositivos
responsable de las compras y el responsable del servicio médicos se tiene que pasar el
farmacéutico, respecto a la calidad, recepción y almacenamiento, Comité de Farmacia y
distribución, uso adecuado, devolución al proveedor por fecha Terapéutica para poder hacer lo
próxima de vencimiento, ofrecimiento, aceptación y/o rechazo de requerido por la ley y las normas
donaciones, destrucción o desnaturalización de medicamentos y de salud.
dispositivos médicos.

La condición técnica es competencia del director del servicio

farmacéutico y comprende todos los
Requerimientos de calidad, cantidad y entrega de los insumos.
 Especificaciones técnicas de los medicamentos y
dispositivos médicos.
 Protocolos de calidad para lotes.
 Formas de entrega.
 Recepción técnica y documentos para pedido y entrega.
 Garantías de calidad.
 Políticas de devoluciones.
 Fichas técnicas.
Envío de información En el centro farmacéutico está
bien porque para cualquier
Los servicios clínicos enviarán de manera oportuna, continua y decisión primero tiene que pasar
veraz al servicio farmacéutico y a la gerencia de la E.S.E. (en por los comités que está
algunos casos) toda la información que vaya adquiriendo estipulado por la ley es decir
respecto a medicamentos y dispositivos médicos y la afectación Servicio clínicos de la
de las necesidades. E.S.E.
Control durante el proceso de adquisición El Regente de Farmacia
encargado, dice que, en el
En el proceso de adquisición de medicamentos y dispositivos se servicio farmacéutico, en el
controlará continuamente el cumplimiento de los principios de momento de la adquisición de los
economía, transparencia y selección objetiva del contratista. medicamentos y dispositivos
Además, se tendrá en cuenta el sistema de codificación para médicos, se tienen en cuenta
medicamentos y dispositivos médicos de acuerdo con lo todos los lineamientos respectivos
establecido para tal fin por el para garantizar la calidad de los
Ministerio de la Protección Social. mismos porque está regido por la
Gerencia, y el Comité de
Compras.
Política de compras En el servicio farmacéutico
La política de compra debe tener en cuenta los siguientes visitado, se observó que para
criterios: hacer adquisición de
 Relación a largo plazo con los proveedores. medicamento se cumple toda la
 Responsabilidades durante el proceso. política establecida.
 Niveles de inventario.
 Tiempo para el cual se efectúa la compra.
 Modalidad de la compra (licitación, compra directa,
subastas, etc.).
 Los medicamentos y dispositivos médicos a comprar
deben corresponder al listado básico de la institución.
 Cuando y cómo comprar fuera del listado básico
(urgencia evidente).
  Manejo de donaciones.
Modalidades de compra El Regente de Farmacia
encargado, dice que, en el
La modalidad de compra está dada como una política interna de servicio farmacéutico, en el
la institución. La compra puede hacerse mediante diferentes momento de la adquisición de los
modalidades, entre las que se encuentran: los concursos de medicamentos y dispositivos
proveedores, las compras directas y las entregas contratadas. médicos, se tienen en cuenta
todos los lineamientos respectivos
La modalidad de compra se escoge teniendo en cuenta factores para garantizar la calidad de los
de diferente orden: legislación vigente, costo, gasto en el mismos porque está regido por la
proceso, servicios del proveedor y control del proceso. Gerencia, y el Comité de
Compras.
La legislación define en gran parte la naturaleza de la modalidad,
por cuanto señala tipo de compras según la cuantía y número de
proveedores.

Es importante resaltar que la institución realiza su proceso de

compra de acuerdo a lo establecido en el manual de contratación
que esta adopte.

Para el manejo adecuado de las donaciones se deben tener en

cuenta los cuatro principios básicos,
ajustados a los criterios de la Organización Mundial de la Salud -
OMS (1996):
 Todas las donaciones deberán beneficiar a quienes la
reciben.
 Deben respetarse los deseos y autoridad del beneficiario.
 No debe haber discriminación en la calidad de los
productos.
 Debe establecerse un mecanismo efectivo de
comunicación entre el donante y el beneficiario.
Aspectos a tener en cuenta en la gestión de proveedores. En la clínica todo está bien
estipulado sobre los proveedores
 El comprador y proveedor deben ser independientes y por ya están en una base de dato
respetar esta independencia. para hacer sus adquisiciones de
 El comprador debe dar información clara sobre lo que medicamentos porque está en un
desea. contrato donde cada laboratorio
 El comprador y el proveedor son responsables de la sabe que cantidad de
garantía de la calidad. medicamento tiene que entregar a
 El contrato entre las partes debe contemplar: calidad, la clínica.
cantidad, precio, tiempo, condiciones de entrega y forma
de pago.
 El proveedor debe certificar y garantizar una calidad
satisfactoria, respaldada por protocolos.
 Las partes deben acordar los medios de evaluación.
 Las partes deben conocer los procedimientos para la
 solución de conflictos.
 Las partes deben intercambiar la información necesaria
para ejecutar un mejor control de calidad.
 Las partes deben controlar eficientemente las actividades
comerciales.
 Comprador y proveedor deben prestar siempre la debida
atención a los intereses del consumidor.

Para que lo enunciado anteriormente pueda cumplirse, es

necesario contar con un listado de proveedores
potenciales e invitarlos a inscribirse en el registro de
proveedores, esta inscripción se hace ante la jefatura de
compras de la institución o quien haga sus veces. Para lo
cual se diligencia un formato que debe contener la
siguiente información.
Valoración de proveedores En el servicio farmacéutico
Es el proceso mediante el cual la institución realimenta a sus visitado, se observó que se
proveedores en cuanto a la calidad, tanto del servicio como de los cumple con la norma porque el
productos recibidos en un tiempo determinado, caracterizadas responsable de recibir y verificar
por el respeto, la confianza y el compromiso de ambas partes de el pedido de medicamento es el
trabajar en equipo. Gerencia, Comité de Compras.

 Oportunidad en la entrega.
 Pedido completo.
 Informe oportuno de la situación del pedido.
 Atención al servicio.
 Sostenimiento de las ofertas.
 Política en el manejo de devoluciones.
 Cumplimiento de las especificaciones administrativas.
Documentación En la clínica se cumple con todos
los documentos establecido por la
Finalizado los acuerdos de las adquisiciones, el comprador ley.
espera que los medicamentos sean entregados en el tiempo
acordado.

La oficina de adquisiciones debe implementar un sistema de

control para que el proceso se cumpla en los plazos de entregas
establecidos puntualmente.

 Correspondencia con los Proveedores – Se utilizan cartas

estandarizadas para tener información sobre cada pedido
durante el periodo del tiempo anticipado.
 Tarjeteros para el Control de Pedidos Pendientes.
 Matriz De Procesos Generales Del Servicio Farmacéutico
Adquisición de Medicamentos

Procesos Debilidades Fortalezas

generales

Personal que se confunde Técnica con plataforma que

al recibir las compras deaccede para conseguir el
Adquisición medicamento en el centro registro de medicamentos y
de hospitalario. dispositivos médicos
medicamento repetidamente utilizados en
s Hay muchas confusiones a el centro hospitalario.
la hora de pasar las
compras por que hay que Con los registros de
hacer cuatro estaciones materias e insumo adquirido
para la firma y la y prestado al centro
aprobación de compras. hospitalario presentados por
el comité de farmacia y
gerencias del centro.
 Propuesta De Mejoramiento Adquisición De Medicamentos

La oferta de mejorar, en la calidad de servicio farmacéutico hospitalario, entre el proceso de

adquisición de medicamento y dispositivo médico, es obtener que aumenten los
medicamentos que son Pos y que también puedan que los pacientes acceden a los
medicamentos de alto precio, para que así se obtengan el logro de curar a los pacientes con
las enfermedades y que puedan tener un excelente procedimiento terapéutico adecuado para
sus enfermedades.
 CONCLUSION

Se puede concluir que es importante el debido cumplimiento de los procesos de los servicios
farmacéuticos, para que los establecimientos e instituciones no tengan inconvenientes que
puedan perjudicar la habilitación obtenida, por eso la verificación de estos procesos desde una
matriz de debilidades y fortalezas se convierte en una herramienta útil y practica para evaluar el
funcionamiento de estos. Identificar claramente los aspectos a mejorar será siempre un buen
punto de partida para lograr este objetivo. Identificar los tipos de procesos que se realizan en una
farmacia y el compromiso que nosotros como regentes de farmacia debemos adquirir.