Unidad 2: Fase 3 - Informe de evaluación de un proceso general del servicio farmacéutico

hospitalario

Aporte individual

ROSENDO CABEZAS

Blanca Luz Enríquez Buitrón

301507_18

UNIVERSIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

REGENCIA DE FARMACIA
ESCUELA DE CIENCIAS DE LA SALUD
CEAD BORDO CAUCA
23 marzo 2020
 Proceso seleccionado: “Adquisición De Medicamentos"
La adquisición de medicamentos y dispositivos médicos es el conjunto de
actividades que realiza la institución o establecimiento farmacéutico que permite
adquirir los medicamentos y dispositivos médicos que han sido incluidos en el plan
de compras, con el fin de tenerlos disponibles para la satisfacción de las
necesidades de sus usuarios, beneficiarios o destinatarios.
Es una actividad profesional, la que debe ser ejecutada con personal capacitado
que siga los procedimientos establecidos, que cuenten con información precisa del
uso de medicamentos y sistemas adecuados de comunicación, y que laboren en
oficinas cómodas. Se estructura y aprueba en el comité de compras, el cual es el
encargado de aplicar la política de compras, verificar las cotizaciones que
respaldan la evaluación de las ofertas y analizar las ofertas con los criterios
definidos, para recomendar la adjudicación del contrato o la contratación directa.
El director técnico del servicio farmacéutico dará concepto técnico al comité para
la adquisición de los medicamentos y dispositivos médicos. La institución creará
mecanismos que permitan adquirir los dispositivos médicos y los medicamentos
que deban utilizarse en las 7 Adquisición de Medicamentos y Dispositivos médicos
urgencias evidentes, que no estén incluidos en el Plan Obligatorio de Salud (POS).
La adquisición se hará a través del Estatuto de Contratación Pública o de la
normatividad vigente para la contratación privada o comercial, según el caso, y
estará sometida a control interno y externo, a excepción de las entidades que no
manejen recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS) o
del erario público. Se podrá adquirir bajo la modalidad de adquisición, donación,
cesión o transferencia y cualquier otra forma reconocida legalmente. El
procedimiento para la adquisición de medicamentos y dispositivos médicos se
adelantará básicamente siguiendo estos pasos:

Actividades que se desarrollan en el proceso de Servicio farmacéutico

Adquisición de medicamentos y dispositivos médicos visitado

Programación de necesidades: En la clínica san Nicolás el

responsable de este de la
Determinar la cantidad de medicamentos y dispositivos adquisición de medicamento
médicos que requiere el servicio farmacéutico para una y dispositivo medico es el jefe
semana, teniendo en cuenta el consumo histórico, de farmacias en esta visita
comparado con la definición de necesidades determinadas notamos que cumple con
por los servicios y la oferta de servicios y el presupuesto todo lo requerido con las
disponible, definido por el Convenio interadministrativo. normas establecida esta todo
legal y constituido en las
Para la programación de necesidades se establecen: normas

a) Método: consumos históricos.

b) Apoyo tecnológico: Sistema de Información ALFA.
Programa las cantidades a adquirir, teniendo en cuenta los
indicadores de punto de reposición, consumos promedios,
niveles mínimos y tiempo de reposición.
c) Período de análisis: últimos tres meses.
d) Período de proyección de necesidades: Quincenal.
Se deberán analizar las causas que incidieron en la
modificación notable de los consumos.

La programación de necesidades será evaluada

permanentemente por el agente Interventor del contrato
con COOENSAN.

Decisión de adquisición En el servicio farmacéutico

visitado, se observó que se
La E.S.E. establece al inicio de año el monto de la compra cumple con la norma porque
por los rubros de medicamentos y dispositivos médicos y la decisión de adquirir los
firma de un convenio interadministrativo con COOENSAN convenios es el Gerencia,
para tal Comité de Compras.
Efecto.
Prevalencia del conocimiento técnico En el servicios farmacéutico
visitado, se observó que para
El criterio técnico del director del servicio farmacéutico hacer cualquier Adquisición de
prevalece cuando se presenten diferencias de criterios medicamentos y dispositivos
entre el responsable de las compras y el responsable del médicos se tiene que pasar el
servicio farmacéutico, respecto a la calidad, recepción y Comité de Farmacia y
almacenamiento, distribución, uso adecuado, devolución al Terapéutica para poder hacer
proveedor por fecha próxima de vencimiento, ofrecimiento, lo requerido por la ley y las
aceptación y/o rechazo de donaciones, destrucción o normas de salud.
desnaturalización de medicamentos y dispositivos
médicos.

La condición técnica es competencia del director del

servicio farmacéutico y comprende todos los
Requerimientos de calidad, cantidad y entrega de los
insumos.
 Especificaciones técnicas de los medicamentos y
dispositivos médicos.
 Protocolos de calidad para lotes.
 Formas de entrega.
 Recepción técnica y documentos para pedido y
entrega.
 Garantías de calidad.
  Políticas de devoluciones.
 Fichas técnicas.
Envío de información En el centro farmacéutico está
bien porque para cualquier
Los servicios clínicos enviarán de manera oportuna, decisión primero tiene que
continua y veraz al servicio farmacéutico y a la gerencia de pasar por los comité que está
la E.S.E. (en algunos casos) toda la información que vaya estipulado por la lay es decir
adquiriendo respecto a medicamentos y dispositivos Servicio clínicos de la
médicos y la afectación de las necesidades. E.S.E.
Control durante el proceso de adquisición El Regente de Farmacia
encargado, dice que en el
En el proceso de adquisición de medicamentos y servicio farmacéutico, en el
dispositivos se controlará continuamente el cumplimiento momento de la adquisición de
de los principios de economía, transparencia y selección los medicamentos y
objetiva del contratista. Además, se tendrá en cuenta el dispositivos médicos, se
sistema de codificación para medicamentos y dispositivos tienen en cuenta todos los
médicos de acuerdo con lo establecido para tal fin por el lineamientos respectivos para
Ministerio de la Protección Social. garantizar la calidad de los
mismos porque está regido
por la Gerencia, y el Comité
de Compras.
Política de compras En el servicio farmacéutico
La política de compra deben tener en cuenta los siguientes visitado, se observó que para
criterios: hacer adquisición de
 Relación a largo plazo con los proveedores. medicamento se cumple toda
 Responsabilidades durante el proceso. la política establecida.
 Niveles de inventario.
 Tiempo para el cual se efectúa la compra.
 Modalidad de la compra (licitación, compra directa,
subastas, etc.).
 Los medicamentos y dispositivos médicos a
comprar deben corresponder al listado básico de la
institución.
 Cuándo y cómo comprar fuera del listado básico
(urgencia evidente).
 Manejo de donaciones.
Modalidades de compra El Regente de Farmacia
encargado, dice que en el
La modalidad de compra está dada como una política servicio farmacéutico, en el
interna de la institución. La compra puede hacerse momento de la adquisición de
mediante diferentes modalidades, entre las que se los medicamentos y
encuentran: los concursos de proveedores, las compras dispositivos médicos, se
directas y las entregas contratadas. tienen en cuenta todos los
lineamientos respectivos para
La modalidad de compra se escoge teniendo en cuenta garantizar la calidad de los
factores de diferente orden: legislación vigente, costo, mismos porque está regido
gasto en el proceso, servicios del proveedor y control del por la Gerencia, y el Comité
proceso. de Compras.

La legislación define en gran parte la naturaleza de la

modalidad, por cuanto señala tipo de compras según la
cuantía y número de proveedores.

Es importante resaltar que la institución realiza su proceso

de compra de acuerdo a lo establecido en el manual de
contratación que esta adopte.

Para el manejo adecuado de las donaciones se deben

tener en cuenta los cuatro principios básicos,
ajustados a los criterios de la Organización Mundial de la
Salud - OMS (1996):
 Todas las donaciones deberán beneficiar a quienes
la reciben.
 Deben respetarse los deseos y autoridad del
beneficiario.
 No debe haber discriminación en la calidad de los
productos.
 Debe establecerse un mecanismo efectivo de
comunicación entre el donante y el beneficiario.
Aspectos a tener en cuenta en la gestión de En la clínica todo está bien
proveedores. estipulado sobre los
proveedores por ya están en
 El comprador y proveedor deben ser una base de dato para hacer
independientes y respetar esta independencia. sus adquisición de
 El comprador debe dar información clara sobre lo medicamentos porque está en
que desea. un contrato donde cada
 El comprador y el proveedor son responsables de la laboratorio sabe que cantidad
garantía de la calidad. de medicamento tiene que
 El contrato entre las partes debe contemplar: entregar a la clínica.
calidad, cantidad, precio, tiempo, condiciones de
entrega y forma de pago.
 El proveedor debe certificar y garantizar una
calidad satisfactoria, respaldada por protocolos.
 Las partes deben acordar los medios de
evaluación.
 Las partes deben conocer los procedimientos para
la solución de conflictos.
 Las partes deben intercambiar la información
necesaria para ejecutar un mejor control de calidad.
 Las partes deben controlar eficientemente las
actividades comerciales.
 Comprador y proveedor deben prestar siempre la
debida atención a los intereses del consumidor.
 Para que lo enunciado anteriormente pueda
cumplirse, es necesario contar con un listado de
proveedores potenciales e invitarlos a inscribirse en
el registro de proveedores, esta inscripción se hace
ante la jefatura de compras de la institución o quien
haga sus veces. Para lo cual se diligencia un
formato que debe contener la siguiente
información.
Valoración de proveedores En el servicio farmacéutico
Es el proceso mediante el cual la institución realimenta a visitado, se observó que se
sus proveedores en cuanto a la calidad, tanto del servicio cumple con la norma porque
como de los productos recibidos en un tiempo el responsable de recibir y
determinado, caracterizadas por el respeto, la confianza y verificar el pedido de
el compromiso de ambas partes de trabajar en equipo. medicamento es el Gerencia,
Comité de Compras.
 Oportunidad en la entrega.
 Pedido completo.
 Informe oportuno de la situación del pedido.
 Atención al servicio.
 Sostenimiento de las ofertas.
 Política en el manejo de devoluciones.
 Cumplimiento de las especificaciones
administrativas.
Documentación En la clínica se cumple con
todos los documentos
Finalizado los acuerdos de las adquisiciones, el comprador establecido por la ley.
espera que los medicamentos sean entregados en el
tiempo acordado.

La oficina de adquisiciones debe implementar un sistema

de control para que el proceso se cumpla en los plazos de
entregas establecidos puntualmente.

 Correspondencia con los Proveedores – Se utilizan

cartas estandarizadas para tener información sobre
cada pedido durante el periodo del tiempo
anticipado.
 Tarjeteros para el Control de Pedidos Pendientes.