Unidad 2: Fase 3 - Informe de evaluación de un proceso general del servicio

farmacéutico hospitalario

Aporte individual

ROSENDO CABEZAS

Blanca Luz Enríquez Buitrón

301507_18

UNIVERSIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

REGENCIA DE FARMACIA
ESCUELA DE CIENCIAS DE LA SALUD
CEAD BORDO CAUCA
23 marzo 2020
 Proceso seleccionado: “Adquisición De Medicamentos"
La dquisición de medicamentos y dispositivos médicos es un factor significativo en la
determinación del costo sanitario total, y es importante desarrollar un sistema que
contribuya a asegurar adquisiciones eficientes para el sector público. Sin embargo, la mayor
parte de estas políticas son igualmente aplicables en el sector privado.

La adquisición de medicamentos y dispositivos médicos es el conjunto de actividades que

realiza la institución o establecimiento farmacéutico que permite adquirir los medicamentos
y dispositivos médicos que han sido incluidos en el plan de compras, con el fin de tenerlos
disponibles para la satisfacción de las necesidades de sus usuarios, beneficiarios o
destinatarios.
Es una actividad profesional, la que debe ser ejecutada con personal capacitado que siga los
procedimientos establecidos, que cuenten con información precisa del uso de
medicamentos y sistemas adecuados de comunicación, y que laboren en oficinas cómodas.
Se estructura y aprueba en el comité de compras, el cual es el encargado de aplicar la
política de compras, verificar las cotizaciones que respaldan la evaluación de las ofertas y
analizar las ofertas con los criterios definidos, para recomendar la adjudicación del contrato
o la contratación directa. El director técnico del servicio farmacéutico dará concepto
técnico al comité para la adquisición de los medicamentos y dispositivos médicos. La
institución creará mecanismos que permitan adquirir los dispositivos médicos y los
medicamentos que deban utilizarse en las 7 Adquisición de Medicamentos y Dispositivos
médicos urgencias evidentes, que no estén incluidos en el Plan Obligatorio de Salud (POS).
La adquisición se hará a través del Estatuto de Contratación Pública o de la normatividad
vigente para la contratación privada o comercial, según el caso, y estará sometida a control
interno y externo, a excepción de las entidades que no manejen recursos del Sistema
General de Seguridad Social en Salud (SGSSS) o del erario público. Se podrá adquirir bajo
la modalidad de adquisición, donación, cesión o transferencia y cualquier otra forma
reconocida legalmente. El procedimiento para la adquisición de medicamentos y
dispositivos médicos se adelantará básicamente siguiendo estos pasos:

Actividades que se desarrollan en el proceso de Adquisición Servicio farmacéutico visitado

de medicamentos y dispositivos médicos Clínica San Nicolás

Programación de necesidades: En la clínica san Nicolás el

responsable de este de la
Determinar la cantidad de medicamentos y dispositivos médicos adquisición de medicamento y
que requiere el servicio farmacéutico para una semana, teniendo dispositivo medico es el jefe de
en cuenta el consumo histórico, comparado con la definición de farmacias en esta visita notamos
necesidades determinadas por los servicios y la oferta de que cumple con todo lo
servicios y el presupuesto disponible, definido por el Convenio requerido con las normas
interadministrativo. establecida esta todo legal y
constituido en las normas
Para la programación de necesidades se establecen:

a) Método: consumos históricos.

b) Apoyo tecnológico: Sistema de Información ALFA. Programa
las cantidades a adquirir, teniendo en cuenta los indicadores de
punto de reposición, consumos promedios, niveles mínimos y
tiempo de reposición.
c) Período de análisis: últimos tres meses.
d) Período de proyección de necesidades: Quincenal.
Se deberán analizar las causas que incidieron en la modificación
notable de los consumos.

La programación de necesidades será evaluada permanentemente

por el agente Interventor del contrato con COOENSAN.

Decisión de adquisición En el servicio farmacéutico

visitado, se observó que se
La E.S.E. establece al inicio de año el monto de la compra por cumple con la norma porque la
los rubros de medicamentos y dispositivos médicos y firma de un decisión de adquirir los
convenio interadministrativo con COOENSAN para tal convenios es el Gerencia,
Efecto. Comité de Compras.
Prevalencia del conocimiento técnico En el servicios farmacéutico
visitado, se observó que para
El criterio técnico del director del servicio farmacéutico hacer cualquier Adquisición de
prevalece cuando se presenten diferencias de criterios entre el medicamentos y dispositivos
responsable de las compras y el responsable del servicio médicos se tiene que pasar el
farmacéutico, respecto a la calidad, recepción y almacenamiento, Comité de Farmacia y
distribución, uso adecuado, devolución al proveedor por fecha Terapéutica para poder hacer lo
próxima de vencimiento, ofrecimiento, aceptación y/o rechazo de requerido por la ley y las normas
donaciones, destrucción o desnaturalización de medicamentos y de salud.
dispositivos médicos.

La condición técnica es competencia del director del servicio

farmacéutico y comprende todos los
Requerimientos de calidad, cantidad y entrega de los insumos.
 Especificaciones técnicas de los medicamentos y
dispositivos médicos.
 Protocolos de calidad para lotes.
 Formas de entrega.
 Recepción técnica y documentos para pedido y entrega.
 Garantías de calidad.
 Políticas de devoluciones.
 Fichas técnicas.
Envío de información En el centro farmacéutico está
 bien porque para cualquier
Los servicios clínicos enviarán de manera oportuna, continua y decisión primero tiene que pasar
veraz al servicio farmacéutico y a la gerencia de la E.S.E. (en por los comité que está estipulado
algunos casos) toda la información que vaya adquiriendo por la lay es decir Servicio
respecto a medicamentos y dispositivos médicos y la afectación clínicos de la
de las necesidades. E.S.E.
Control durante el proceso de adquisición El Regente de Farmacia
encargado, dice que en el servicio
En el proceso de adquisición de medicamentos y dispositivos se farmacéutico, en el momento de
controlará continuamente el cumplimiento de los principios de la adquisición de los
economía, transparencia y selección objetiva del contratista. medicamentos y dispositivos
Además, se tendrá en cuenta el sistema de codificación para médicos, se tienen en cuenta
medicamentos y dispositivos médicos de acuerdo con lo todos los lineamientos respectivos
establecido para tal fin por el para garantizar la calidad de los
Ministerio de la Protección Social. mismos porque está regido por la
Gerencia, y el Comité de
Compras.
Política de compras En el servicio farmacéutico
La política de compra debe tener en cuenta los siguientes visitado, se observó que para
criterios: hacer adquisición de
 Relación a largo plazo con los proveedores. medicamento se cumple toda la
 Responsabilidades durante el proceso. política establecida.
 Niveles de inventario.
 Tiempo para el cual se efectúa la compra.
 Modalidad de la compra (licitación, compra directa,
subastas, etc.).
 Los medicamentos y dispositivos médicos a comprar
deben corresponder al listado básico de la institución.
 Cuándo y cómo comprar fuera del listado básico
(urgencia evidente).
 Manejo de donaciones.
Modalidades de compra El Regente de Farmacia
encargado, dice que en el servicio
La modalidad de compra está dada como una política interna de farmacéutico, en el momento de
la institución. La compra puede hacerse mediante diferentes la adquisición de los
modalidades, entre las que se encuentran: los concursos de medicamentos y dispositivos
proveedores, las compras directas y las entregas contratadas. médicos, se tienen en cuenta
todos los lineamientos respectivos
La modalidad de compra se escoge teniendo en cuenta factores para garantizar la calidad de los
de diferente orden: legislación vigente, costo, gasto en el mismos porque está regido por la
proceso, servicios del proveedor y control del proceso. Gerencia, y el Comité de
Compras.
La legislación define en gran parte la naturaleza de la modalidad,
por cuanto señala tipo de compras según la cuantía y número de
proveedores.
Es importante resaltar que la institución realiza su proceso de
compra de acuerdo a lo establecido en el manual de contratación
que esta adopte.

Para el manejo adecuado de las donaciones se deben tener en

cuenta los cuatro principios básicos,
ajustados a los criterios de la Organización Mundial de la Salud -
OMS (1996):
 Todas las donaciones deberán beneficiar a quienes la
reciben.
 Deben respetarse los deseos y autoridad del beneficiario.
 No debe haber discriminación en la calidad de los
productos.
 Debe establecerse un mecanismo efectivo de
comunicación entre el donante y el beneficiario.
Aspectos a tener en cuenta en la gestión de proveedores. En la clínica todo está bien
estipulado sobre los proveedores
 El comprador y proveedor deben ser independientes y por ya están en una base de dato
respetar esta independencia. para hacer sus adquisición de
 El comprador debe dar información clara sobre lo que medicamentos porque está en un
desea. contrato donde cada laboratorio
 El comprador y el proveedor son responsables de la sabe que cantidad de
garantía de la calidad. medicamento tiene que entregar a
 El contrato entre las partes debe contemplar: calidad, la clínica.
cantidad, precio, tiempo, condiciones de entrega y forma
de pago.
 El proveedor debe certificar y garantizar una calidad
satisfactoria, respaldada por protocolos.
 Las partes deben acordar los medios de evaluación.
 Las partes deben conocer los procedimientos para la
solución de conflictos.
 Las partes deben intercambiar la información necesaria
para ejecutar un mejor control de calidad.
 Las partes deben controlar eficientemente las actividades
comerciales.
 Comprador y proveedor deben prestar siempre la debida
atención a los intereses del consumidor.

Para que lo enunciado anteriormente pueda cumplirse, es

necesario contar con un listado de proveedores
potenciales e invitarlos a inscribirse en el registro de
proveedores, esta inscripción se hace ante la jefatura de
compras de la institución o quien haga sus veces. Para lo
cual se diligencia un formato que debe contener la
siguiente información.
Valoración de proveedores En el servicio farmacéutico
Es el proceso mediante el cual la institución realimenta a sus visitado, se observó que se
proveedores en cuanto a la calidad, tanto del servicio como de los cumple con la norma porque el
productos recibidos en un tiempo determinado, caracterizadas responsable de recibir y verificar
por el respeto, la confianza y el compromiso de ambas partes de el pedido de medicamento es el
trabajar en equipo. Gerencia, Comité de Compras.

 Oportunidad en la entrega.
 Pedido completo.
 Informe oportuno de la situación del pedido.
 Atención al servicio.
 Sostenimiento de las ofertas.
 Política en el manejo de devoluciones.
 Cumplimiento de las especificaciones administrativas.
Documentación En la clínica se cumple con todos
los documentos establecido por la
Finalizado los acuerdos de las adquisiciones, el comprador ley.
espera que los medicamentos sean entregados en el tiempo
acordado.

La oficina de adquisiciones debe implementar un sistema de

control para que el proceso se cumpla en los plazos de entregas
establecidos puntualmente.

 Correspondencia con los Proveedores – Se utilizan cartas

estandarizadas para tener información sobre cada pedido
durante el periodo del tiempo anticipado.
 Tarjeteros para el Control de Pedidos Pendientes.
 IOGRAFICAS
https://www.esemeta.gov.co/archivoscargados/F_2016-02-02_H_3_21_53_PM_U_1_MN-SF-
01_PROCESOS_Y_PROCEDIMIENTOS_SERVICIO_FARMACEUTICO.pdf

https://encolombia.com/derecho/decretos/minsalud/droguerias-servicio-farmaceutico4/

Resolución, 1403 de 2007 del ministerio de la protección social,  modelo de Gestión del Servicio
Farmacéutico, se adopta el Manual de Condiciones Esenciales y Procedimientos y se dictan
otras  disposiciones, Recuperado
de: https://www.invima.gov.co/documents/20143/453029/Resoluci
%C3%B3n+1403+de+2007.pdf/6b2e1ce1-bb34-e17f-03ef-34e35c126949

Política farmacéutica Nacional, ministerio de la protección social, organización panamericana de

la salud, recuperado de:

https://www.minsalud.gov.co › Política Farmacéutica Nacional

Lozano, O. R. (2004). Gestión de un servicio de farmacia

hospitalaria. Recuperado de https://ebookcentral-proquest-
com.bibliotecavirtual.unad.edu.co/lib/unadsp/detail.action?
docID=3158401