1.

DESARROLLO:
DOCUMENTO
ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE
Ó REGISTRO

Determine si se requiere un documento o

registro para asegurar que el SGSST se
1. IDENTIFICAR implemente de manera adecuada y
Asistente SGSST No hay
NECESIDADES eficiente de acuerdo a lo establecido en el
Decreto 1443 del 2014 y Decreto único
1072 del 2015.

Recolecte la información necesaria para

2. RECOLECTAR escribir el documento o diseñar el formato Persona encargada
LA con las personas encargadas de realizar la de ejecutar la
Borrador Propio
INFORMACIÓN actividad, operación o proceso y asegúrese actividad, operación
de que hay consenso de opiniones. o proceso e

Escriba los pasos que se siguen en el

desarrollo de la actividad, o diseñe el
formato según la legislación aplicable al
proceso especifico, según la información
3. ELABORAR EL Asistente del SGSST Documento /
proporcionada por el responsable de
DOCUMENTO O y/o responsable de Formato
ejecutarla, e imprima un borrador y verifique
FORMATO proceso codificado
con el personal si es la forma correcta como
se desarrolla la actividad o los datos
requeridos para la elaboración del formato.

2. Definir encabezado del documento y /o formato de la siguiente manera:

Logo de la empresa
Código del documento o
formato
Nombre del documento o Formato
Versión – Fecha de
elaboración del documento o
formato

3. Codificar el documento o formato:

a) Estructure el código de la siguiente manera:

P XXXX 01
Letra que corresponde al tipo Numero consecutivo
Iniciales del proceso al
de documento correspondiente al documento que
que corresponde
corresponde

b) Tipo de documento:
TIPO DE
LETRA EXPLICACIÓN
DOCUMENTO
Permite escribir los criterios de una organización, su filosofía, valores y
G Guía. demás atributos que debe tener en cuenta el individuo durante las
operaciones a nombre de la empresa.
 Permite documentar la secuencia de pasos correctos y específicos
P Procedimiento.
necesarios para desarrollar una actividad.
Permite describir, en forma general, la manera como se llevan a cabo
determinados procesos en la organización, son documentos eminentemente
M Manual
informativos, como los contenidos en el Manual del Sistema de Gestión de
Seguridad y de salud en el trabajo
Permite describir las características y/o especificaciones de proyectos,
T Ficha técnica
materiales, insumos, así como de cualquier otra actividad que lo requiera.

I Instructivo Permite describir detalladamente cómo realizar y registrar las tareas.

Planes y Documentos que enuncian las prácticas, los recursos y la secuencia de

C
programas actividades específicas relacionadas con una actividad determinada.

Documento que enuncian parámetros a tener en cuenta para realizar

S Protocolos
determinadas actividades
Documento que permite tomar información, datos para dejar evidencia de los
F Formato procesos, actividades, o tareas realizadas, para luego ser analizadas y
permita tener elementos de juicio para la toma decisiones

c) Codificar los procesos:

LETRA PROCESO
DIR PROCESOS DE DIRECCION O GESTION O GERENCIALES
CAL PROCESOS DE CONTROL DE CALIDAD
SIST PROCESO DE SISTEMAS Y APOYO TECNICO
RH PROCESO DE TALENTO HUMANO
FAC - TES PROCESO DE FACTURACIÓN

DES PROCESO DE DESPACHO Y VENTAS

ALM PROCESO DE ALMACENAMIENTO

EXP EXPRESION DE SUSTANCIAS

PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y
SGSST
SALUD EN EL TRABAJO
d) Numerar el consecutivo:
Los dos últimos dígitos indican el consecutivo de la actividad dentro del proceso correspondiente.

4. Codificar el Formato:

a) Estructure el código de la siguiente manera:

P XXX 01 -1
Letra que corresponde Numero consecutivo Numero consecutivo
al tipo de documento correspondiente al correspondiente al
Iniciales del proceso al
documento que formato que se genera
que corresponde
corresponde de la aplicación del
procedimiento

Para efecto de los procesos de producción la codificación variaría de la siguiente manera según el
Servicio
 P SGSST XXXXX 01 -1
Letra que Numero Numero consecutivo
corresponde al Iniciales que es un consecutivo correspondiente al
tipo de proceso de SGSST Iniciales del servicio correspondiente formato que se
documento o de alguna de sus al que corresponde al documento genera de la
ramas que corresponde aplicación del
procedimiento

5. ESTRUCTURAR EL CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS:

El texto de los documentos puede contener según sea el caso, los siguientes elementos:
OBJETIVO: Se escribe en forma clara y sencilla por qué y para qué de la elaboración del
documento.
ALCANCE: Se escribe el proceso o actividad que abarcará el documento.
DEFINICIONES: Son los conceptos y explicaciones que se consideren necesarios para facilitar la
comprensión del documento.
DOCUMENTOS O REGISTROS RELACIONADOS: Deben estar referenciados todos aquellos
documentos o registros ya sean internos o externos que tienen relación con el documento o que son
necesarios para el desarrollo de la actividad. Se utiliza una tabla con las siguientes características:

DOCUMENTOS RELACIONADOS
CÓDIGO NOMBRE

(... continuación)
DOCUMENTO
ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE
Ó REGISTRO
Revise si el documento o formato propuesto es
coherente y aplicable a la actividad, proceso o tarea
en cuestión. Si necesita ajustes devuélvalo al
Supervisor de Calidad - Asistente del SGSST, según Responsable del Documento con
4. REVISAR EL
corresponda para que le realice los respectivos proceso al cual firma de
DOCUMENTO /
cambios. La revisión debe quedar refrendada pertenece el ELABORÓ
FORMATO
firmando la tabla de aprobaciones, ubicada en la documento REVISÓ
primera página del documento.
Para los demás procesos el responsable del
proceso se encarga de revisarlo y firmarlo.
5. APROBAR Apruebe el documento y sus respectivos formatos,
Documento con
EL ya sea la versión original o la modificación de uno ya
Gerente firma de
DOCUMENTO / existente, firmando la tabla de aprobaciones,
APROBÓ
FORMATO ubicada en la primera página de cada documento.

EXPLICACIÓN DETALLADA DEL PASO 4 Y 5

La tabla de aprobaciones se encuentra en la primera página de cada documento y tiene la siguiente

forma:

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Quien lo elabora Responsable de cada proceso Gerente

1. ELABORO: Firma de quien elaboro el documento

2. REVISO: Firma de quien Reviso el documento
3. APROBO: Firma del Gerente.

(... continuación)

CONFIDENCIALIDAD DE LA DOCUMENTACION.

Los registros se deben proteger del personal no autorizado, para esto se debe definir su accesibilidad
teniendo en cuenta los siguientes niveles de acceso:

- Confidencial: Solo área responsable y autoriza consulta

- Restringido: Consulta áreas involucradas
- General: Sin limitaciones.

Para la recuperación de los registros se identificarán los archivos para cada proceso o área el Número
del archivo de acuerdo a la distribución que se tenga en la oficina o en la IPS.

Tenga en cuenta los siguientes requisitos de Conservación para la documentación y registros del
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo:

 Se debe conservar los registros y documentos que soportan el Sistema de Gestión de la

Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST de manera controlada, garantizando que sean legibles,
fácilmente identificables y accesibles. protegidos contra daño. deterioro o pérdida.
 'El responsable del SGSST tendrá acceso a todos los documentos y registros exceptuando el
acceso a las historias clínicas ocupacionales de los trabajadores cuando no tenga perfil de médico
especialista en seguridad y salud en el trabajo.
 La conservación puede hacerse de forma electrónica siempre y cuando se garantice la
preservación de la información.

LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS Y REGISTROS, DEBEN SER CONSERVADOS POR UN

PERÍODO MÍNIMO DE VEINTE (20) AÑOS, CONTADOS A PARTIR DEL MOMENTO EN QUE CESE
LA RELACIÓN LABORAL DEL TRABAJADOR CON LA EMPRESA:

 Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores, así como los
conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores, en caso que no cuente
con los servicios de médico especialista en áreas afines a la seguridad y salud en el trabajo;
 Cuando la empresa cuente con médico especialista en áreas afines a la seguridad y salud en el
trabajo los resultados de exámenes de ingreso, periódicos y de egreso, así como los resultados de los
exámenes complementarios tales como paraclínicos, pruebas de monitoreo biológico, audiometrías,
espirometrías, radiografías de tórax y en general, las que se realicen con el objeto de monitorear los
efectos hacia la salud de la exposición a peligros y riesgos; cuya reserva y custodia está a cargo del
médico correspondiente;

 Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado de los

programas de. vigilancia y control de los peligros y riesgos en seguridad y salud en el trabajo;

 Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en seguridad y salud en

el trabajo; y,

 Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.

EXPLICACIÓN DETALLADA DE “CONTROL DE CAMBIOS “

Cada vez que un documento sufra alguna modificación, deberá registrarse en una tabla con las
siguientes características, la cual debe estar contenida en la primera página de cada documento:
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN RAZÓN DEL CAMBIO

 FECHA: Se registra la fecha de aprobación del documento modificado.

 VERSIÓN: Se registra la versión teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

0 = corresponde a la versión original del documento.

A medida que se realizan cambios el documento cambia de versión de la siguiente manera: 1,2,3,
etc
 RAZÓN DEL CAMBIO: Se explica en forma clara y sencilla cuál fue el cambio realizado en el
documento y/o en qué páginas se encuentra.