VYV-DSD-GA-06-02

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO
ADQUISICIONES COMPRAS NACIONALES Rev. 0

Proceso: Producción y prestación del servicio Fecha:

Codificación Cliente: PARO ERBB-2017 21/02/2017

Sistema de Gestión Integrado

Procedimiento Operacional Integrado

Procedimiento Operacional Nivel:

ÍNDICE:

1. PROPOSITO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. REFERENCIAS
5. RESPONSABILIDADES
6. DESCRIPCION
7. DOCUMENTOS

REGISTRO DE APROBACIONES Y ENMIENDAS

Emisión Rev.:0
Emitido para
Descripción del cambio
construcción
REVISIONES Y APROBACIONES
Firma:
Elaborado por: Nombre:
Fecha: 21-02-2017
Firma:
Jefe de Calidad Nombre: Claudio Espinoza
Fecha: 21-02-2017
Jefe de Firma:
Seguridad y Nombre: Marisol Daroch R.
Medio Ambiente Fecha: 21-02-2017
Firma:
Jefe de Terreno Nombre:
Fecha: 21-02-2017
“Si la portada del documento no lo indica, este ejemplar no es Copia Controlada

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1.0.0.- PROPOSITO

1.1.0.- Establecer y mantener la metodología para asegurar que los productos, recursos y
servicios adquiridos cumplan con los requisitos especificados y la entrega sea
efectuada dentro de los plazos definidos.

2.0.0.- ALCANCE

2.1.0.- Todos los productos, recursos y/o servicios adquiridos por el Departamento de
Adquisiciones la DSD.

2.2.0.- Verificación de la entrega de los productos, recursos o servicios adquiridos en los

plazos acordados, así como los documentos asociados por ejemplo certificados de
calidad, certificados de ensayos, etc.

3.0.0.- DEFINICIONES

3.1.0.- PRODUCTO: Es el resultado de un proceso, existen cuatro categorías genéricas de

productos: servicio, hardware, software y materiales procesados.

3.2.0.- SOLICITUD DE APROVISIONAMIENTO (SAP): Documento a través del cual se

establece la necesidad de productos, recursos y servicios y en los plazos requeridos.
Para los efectos de éste procedimiento se denomina SAP, en la SAP se incluyen los
requisitos de compra especificados.

3.3.0.- ORDEN DE COMPRA: Documento a través del cual se establece, en forma clara y
específica, los productos y servicios a suministrar por el proveedor, así como los
plazos de entrega los cuales éste debe cumplir, también se incluye la exigencia del
certificado de calidad cuando corresponda. En las O/C se incluyen según aplique: los
requisitos para la aprobación del producto, procedimientos, procesos y equipos, para
la calificación del personal y los requisitos del sistema de gestión de la calidad.

3.4.0.- PROVEEDOR: Organización o persona que proporciona un producto, el cual puede

ser interno o externo, en una situación contractual puede denominarse contratista.

3.5.0.- LISTADO DE PROVEEDORES ACEPTABLES (LPA): Registro actualizado de

proveedores los que, una vez aplicado criterios de evaluación y selección, se
consideran aceptables, en términos de calidad y plazos, para el suministro de un
producto o servicio. Son continuamente evaluados.
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3.6.0.- SUBCONTRATISTA: Es trabajo en régimen de

subcontratación, aquel realizado en virtud de un contrato
por un trabajador para un empleador, denominado contratista o subcontratista, cuando
éste, en razón de un acuerdo contractual, se encarga de ejecutar obras o servicios,
por su cuenta y riesgo y con trabajadores bajo su dependencia, para una tercera
persona natural o jurídica dueña de la obra, empresa o faena, denominada empresa
principal, en la que se desarrollan los servicios o ejecutan las obras contratadas, cuya
aceptación y formalización se establece a través de la firma de un documento
convenido entre las partes y la emisión de las facturas de acuerdo a la calidad del
retenedor del IVA.

3.7.0.- DEVNET: sistema de información (software),  en plataforma WEB con base de datos
centralizada, usado para los procesos de compra y bodega, para todos los usuarios
de la Compañía; tanto de obras, bodega central y oficina central.

4.0.0.- REFERENCIAS

4.1.0.- Ley 20123 del Ministerio del trabajo y Previsión Social, regula trabajo en régimen de
subcontratación.

4.2.0.- Manual de Calidad, Sección 07 (7.4.1)

5.0.0.- RESPONSABILIDADES

5.1.0.- El Gerente de Administración y Finanzas es responsable de:

5.1.1.- A través del Jefe de Adquisiciones asegurarse de que el producto adquirido cumple los
requisitos de compra especificados:

a).- Ejecutar las compras de productos, recursos y/o servicios nacionales e

importaciones a través del Sistema DEVNET.

b).- Ejecutar el seguimiento a la entrega de productos, recursos y/o servicios y a la

entrega de los certificados de calidad por parte de los proveedores cuando
aplique. El seguimiento de las órdenes de compra se realizará revisando los
estados listados en las pantallas del Sistema DEVNET.

c).- Mantener actualizado el listado de proveedores aceptables, ordenados por rubro.

5.1.2.- A través del Contador general o su delegado es responsable de recibir las facturas y
sus respaldos, contabilizarlas y enviarlas a los centros de costos correspondientes
para su aprobación, posteriormente envía los originales y sus respaldos a tesorería.
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5.1.3.- A través de la Subgerencia de Administración y Finanzas o

su designado (tesorería), es responsable de efectuar los pagos de las facturas a los
proveedores.

5.2.0.- El encargado definido y autorizado por cada unidad o centro de costo, debe canalizar
los requerimientos de cualquier tipo de productos, recursos y/o servicios a través del
ingreso de una SAP al Sistema DEVNET.

5.3.0.- El Jefe de Gestión de Calidad en obra o su designado es responsable que se ejecuten

las actividades de inspección y ensayos de recepción en coordinación con el Jefe de
bodega a través del procedimiento DSD-GC-10-01 “Inspección y Ensayos en
Recepción”.

6.0.0.- DESCRIPCION

6.1.0.- Recepción de la SAP y verificación en stock

6.1.1.- Todo usuario solicita la adquisición de productos, recursos o servicios, mediante el

documento SAP, la cual es ingresada al sistema DEVNET por los encargados
autorizados, para ello utiliza el procedimiento DSD-GO-06-01 “Adquisiciones
Solicitudes de Aprovisionamiento”.

6.1.2.- Las SAP autorizadas, van en forma automática a bodega central, la cual revisa cada
SAP, verifica la posible existencia en otras bodegas de la compañía, el encargado del
procesamiento de la SAP debe indicar todo lo que se compra y todo lo que se
transfiere. Para los otros departamentos; Gerencia de Equipo Pesado, Subcontratos,
etc, las SAP viajan al módulo correspondiente.

6.1.3.- Los productos, recursos o servicios que se determinen para compra, pasa en forma
electrónica (Devnet) a la revisión del encargado de Adquisiciones, el cual designa a un
comprador para que realice las cotizaciones y finalmente realice la compra de lo
solicitado.

6.2.0.- Emisión de la Orden de Compra

6.2.1.- Cuando la SAP está autorizada en el sistema Devnet es decir ya fue verificada y
rebajada por la bodega y luego a verificar las cotizaciones correspondientes. El Jefe
de Adquisiciones o su designado, emite la Orden de Compra (al proveedor
seleccionado del LPA) en el Sistema Devnet, Formato GA-06-02-01 “Orden de
Compra”, según lo establecido en la SAP, ver muestra a continuación.

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Búsqueda de
Orden Compra

Nro de Orden
de Compra

Origen de
Proveedor la Compra

Moneda de la
Compra

Observaciones
Internas

Unidad de
Identificación Medida Cantidad Precio c/u Subcomisión
del Recurso

Para ver el listado de órdenes de compra, se debe usar “búsqueda” de O/C

Ingreso N° de O/C
Selección de
Comisión Búsqueda por comprador

Fecha de O/C

Recurso

Búsqueda por proveedor

6.2.2.- Las Ordenes de Compra son automáticamente autorizadas en el sistema, según los
montos involucrados, existiendo un tope para los compradores y otro para el Jefe de
Adquisiciones, montos superiores y compras de Productos o Recursos definidos como
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Unidad de
Medida
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Activos Fijos, solo son autorizados por el Gerente de

Administración y Finanzas.

6.2.3.- El Jefe de Adquisiciones o delegado, deben emitir las Ordenes de Compra con la
mayor celeridad para cumplir con los plazos de entrega indicados en la SAP, informa
claramente al proveedor el plazo definido y establecido y corrobora con él la fecha
oficial de entrega, dicho plazo queda establecido en la Orden de Compra.

6.2.4.- El comprador asignado emite la Orden de Compra y la autoriza u tramita la

autorización de ésta. Autorizada la O/C la envía al proveedor vía mail o escaneada vía
fax, además envía (vía mail) copia al encargado de realizar el seguimiento a las
compras. Las Órdenes de Compra quedan disponibles para consulta en el sistema
desde el momento que es autorizada, ver ejemplo de pantalla, muestra los estados
listados.

Estados de órdenes de compra: “Pantalla de búsqueda”.

Filtros de
consulta

Estado de la O/C

Resultado de la búsqueda (pantalla), un ejemplo:

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6.3.0.- Recepción de Productos, Recursos o Servicios

6.3.1.- Los responsables de recepcionar los productos, recursos o servicios, verifican que
éstos corresponden con lo solicitado y firman la guía de despacho del proveedor (o
factura cuando sea el caso), e ingresan las cantidades recepcionadas por cada uno de
los ítems identificados en caso de conformidad, en caso contrario ingresan las
observaciones en la misma pantalla y notifican al Jefe de Adquisiciones, quien se
encarga de tramitar la reposición con el proveedor u otro si fuere el caso. Los
productos, recursos o servicios al ser ingresados al Sistema Devnet quedan
inmediatamente ingresados en el stock de bodega, y su recepción se ve reflejada en
los estados de las órdenes de compra relacionadas. Toda recepción debe ser
ingresada al Sistema Devnet para su control.

6.3.2.- Recepción en Obra:

6.3.2.1.- Los Jefes o Encargados de Bodega en Obra, recepcionan los productos

suministrados verificando que cumplan con la Orden de Compra y siguen los
lineamientos establecidos en el procedimiento DSD-GC-10-01 “Inspección y Ensayos
en Recepción”, la recepción la realiza ingresándola al sistema Devnet y de acuerdo
al tipo de recepción (Guía de Despacho del proveedor, Interna, Activo Fijo, etc.), la
información de la recepción se desplegará en pantalla, de tal modo que el encargado
revisa el físico e ingresa en Devnet la cantidad recepcionada por cada ítem y en el
caso de productos con certificados se deberán indicar en la recepción de los
mismos.

6.3.2.2.- El encargado de bodega además informa al Jefe de Gestión de Calidad en Obra, para
que éste efectúe la inspección en recepción de los productos que quedan en obra,
presentándole toda la documentación recepcionada, la cual incluye los certificados de
calidad o resultados de ensayos de laboratorio, cuando aplica.
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6.3.2.3.- El Jefe de Adquisiciones o su designado realizan el

seguimiento de las órdenes de compra verificando el cumplimiento en la entrega de
los productos en los plazos de entrega acordados y definidos así como el seguimiento
de las certificaciones. En caso de no cumplimiento de la entrega del producto en los
plazos informa y coordina con el usuario verificando nuevos plazos de entrega y en
caso necesario anular la orden de compra y realizar ésta con otro proveedor que
garantice la entrega del producto en plazos acordados, deja constancia del
incumplimiento en la lista de proveedores aceptables, utiliza los procedimientos: No-
Conformidad DSD-GC-13-01, Acciones Correctivas DSD-GC-14-01, Acciones
Preventivas DSD-GC-14-02 según resulte del análisis, aplica uno u otro
procedimiento.

6.3.2.4.- En caso que el o los certificados de calidad no son recibidos con los productos, el
Jefe de Bodega los gestiona directamente con el proveedor e informa al Jefe de
Adquisiciones, el cual se comunica con el proveedor y formaliza el reclamo, por la
falta del “Certificado de Calidad” conforme al convenio suscrito.

6.3.2.5.- Tanto el Jefe de Bodega en Obra y el jefe de Gestión de Calidad en obra, mantienen
archivos de los certificados de calidad recibidos.

6.3.2.6.- El Jefe de Adquisiciones instruye al Jefe o Encargado de Bodega para la devolución

del producto no conforme, (en caso que esto proceda) a través del documento Guía
de Despacho, timbrada por el Servicio de Impuestos Internos (SII), o Facturas que se
reciban con la mercadería (no existiendo en estos casos la guía de Despacho).

6.3.2.7.- Luego, el Jefe de Adquisiciones se comunica con el proveedor para informarle sobre
la no conformidad y resolución sobre los temas de reposición, garantía y Nota de
Crédito. Se debe tomar en consideración que tenemos proveedores con convenios
(para éstos se tienen 30 días plazo para los reclamos), y sin convenio (solo 8 días
plazo para los reclamos)., registra el incumplimiento en el registro histórico (LPA).

6.3.2.8.- Cuando existe un producto no conforme y una devolución al proveedor, el Jefe o

Encargado de Bodega informa al Jefe de Adquisiciones, mediante el envío de la
siguiente información:

a).- Copia de la Guía de Despacho a través de la cual se ejecutó la devolución al

proveedor.
b).- No conformidad que origina la devolución.

NOTA: Será responsabilidad del Jefe de Bodega la correcta emisión de las guías de
despacho, considerando lo establecido en la ley Nº 19983.
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6.4.0.- Rendición de Documentos

6.4.1.- Una vez recepcionado el producto, recurso o servicio éste debe ser ingresado al
Sistema Devnet para su control (quedando registrada la Orden de Compra completa o
parcial como recepcionada), el o los responsables de recepcionar los productos
firman la factura y/o Guía de Despacho del proveedor, colocando la fecha de su
recepción y verificando que los datos de la Empresa están bien emitidos, envía la
documentación al responsable asignado de contabilidad.

6.4.2.- Rendición de Documentos en obra

6.4.2.1.- Recepcionados los productos, recursos o servicios en obra, el Jefe de Bodega, emite
un Memo Interno diario adjuntando la documentación al responsable asignado en
contabilidad de oficina central con copia al Jefe de Proyecto o su designado o al
Administrador de Contrato, adjuntando la siguiente documentación en original o copia
según corresponda:

a).- Orden de Compra.

b).- Guía de despacho y/o Factura.
c).- Nota de Recepción, incluye la información respecto a si falta certificado de calidad
o se recibió conforme.

6.4.2.2.- El responsable asignado de contabilidad de oficina central recibe la documentación

de obras y procede a verificar la recepción hecha por obra e ingresa la Nota de
Recepción al Control de Ordenes de Compra para el cierre del proceso de compra, el
cual dependerá de la recepción y aprobación del certificado de calidad cuando aplica.

6.4.2.3.- El responsable asignado de contabilidad envía al Jefe de Proyecto vía e’mail

(scanner) de preferencia o fax o valija excepcionalmente, copia de las facturas para su
VºBº, el cual devuelve diariamente vía mail (scanner) de preferencia o fax o valija
interna al emisor. Posteriormente de recepcionadas y aprobadas las copias de
facturas, adjunta ésta al original y sus correspondientes respaldos y los envía a
tesorería.

6.5.0.- Pago de Proveedores

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6.5.1.- La Subgerencia de Administración y Finanzas a través de

su designado (tesorería), realiza las siguientes actividades:

a).- Recibe las facturas originales y copia (aprobadas por contabilidad) con sus
respaldos (guía de despacho, nota de recepción y orden de compra), revisa y
aprueba para pago.

b).- Una vez aprobado por las instancias correspondientes, procede a efectuar los
pagos mediante: pago masivo de proveedores y subcontratistas mediante sistema
electrónico con el banco comercial con que DSD trabaja, el banco deposita en las
cuentas corrientes de cada proveedor o subcontratista, o prepara los cheques
correspondientes de aquellos proveedores que así lo solicitan. La forma de pago
general de DSD con sus proveedores es a 30 días fecha recepción de factura,
otras formas de pago son negociadas en forma particular con cada proveedor, por
el departamento de adquisiciones.
c).- Verifica y controla que las facturas fueron efectivamente pagadas, contrastando
con los reportes bancarios y con la firma en los comprobantes de egreso en las
facturas pagadas con cheque (los cuales fueron recepcionados de los diferentes
centros de costos).

d).- Las facturas (originales y copias) pagadas se archivan con sus respaldos en
archivadores por número correlativo de egreso.

6.5.2.- Los responsables de los centros de costos, recepcionan y revisan los cheques de
acuerdo al Memo Interno que autoriza el pago de los proveedores adjuntan el
Comprobante de Egreso, copia de las Facturas y se comunica con los Proveedores
para que retiren su cheque. Posteriormente, se rinde el Comprobante de Egreso a la
Subgerencia de Administración y Finanzas a través de Memo Interno y envío por
valija.

6.6.0.- Para el control de documentos los responsables de cada área se rigen por lo
establecido en el procedimiento DSD-GA-05-01 “Control de documentos
Adquisiciones”.

6.7.0.- Criterio de aceptación.

6.7.1.- El criterio de aceptación para el producto adquirido, éste debe cumplir los requisitos de
compra especificados.

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7.0.0.- DOCUMENTOS

7.1.0.- Procedimiento VyV-DSD-GO-06-01, “Adquisiciones Solicitudes de Aprovisionamiento”

7.2.0.- Procedimiento VyV-DSD-GC-10-01, “Inspección y Ensayos en Recepción”
7.3.0.- Procedimiento VyV-DSD-GA-05-01, “Control de Documentos Adquisiciones”.
7.4.0.- Procedimiento VyV-DSD-GC-13-01, “No Conformidades”
7.5.0.- Procedimiento VyV-DSD-GC-14-01,”Acciones Correctivas”
7.6.0.- Procedimiento VyV-DSD-GC-14-02, “Acciones Preventivas
7.7.0.- Formato GO-06-01-01, "Solicitud de Aprovisionamiento" (SAP).
7.8.0.- Formato GA-06-02-01, "Orden de Compra ".
7.9.0.- Formato GA-06-04-02, "Listado de Proveedores Aceptables".
7.10.0.- Formato GC-13-01-01, "Reporte de No Conformidad".
7.11.0.- Formato GC-14-01-01, “Acciones Correctivas”
7.12.0.- Formato GC-14-02-01, “Acciones Preventivas”

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