Concepto de archivo

“Un archivo es una colección de registros relacionados. Se incluye cada registro

en un archivo ya que pertenece a la misma entidad.”
El tamaño del archivo se determina por el numero de registros que hay en él. Si un
archivo tiene 6 registros y cada registro es de longitud fija y utiliza 200 caracteres
de almacenamiento, entonces el archivo utilizara 6 por 200 (6 * 200) caracteres de
almacenamiento.
Registro
Un registro es el conjunto de datos relacionados perteneciente a una entrada. En
estos hay los llamados campos, también conocido como datos (ejemplo; primer
nombre, segundo nombre y apellidos).
Existen dos tipos de registros de diferente longitud:
 Registro de longitud fija: el numero y tamaño de los datos en un registro son
constantes, la ventaja de estos es que siempre tiene el mismo tamaño.
 Registro de longitud variable: el tamaño del registro puede variar debido a
que los datos varían en longitud (cada registro puede tener un numero
diferente de bytes) o debido a que el numero de datos es un registro
cambia de un caso al otro.
Datos (Campos)
Son los elementos individuales tanto de los archivos como de los registros, cada
dato se identifica por su nombre y tiene un valor especifico asociado al el.
Los datos pueden abarcar subdatos o subcampos (ejemplo; fecha con los
subcampos de día, mes y año).
Son los datos almacenados de cierta entidad.
Entidad
Una entidad es cualquier persona, lugar, cosa o evento de interés, el cual se
captura, almacena o procesan datos.
Tipos de Archivos
Las empresas y organizaciones ya sean computarizadas o no, utilizan
ampliamente los archivos maestros, de transacción, tablas y reportes para reunir y
mantener muchos tipos de registros.
Archivo Maestro
Un archivo maestro es un conjunto de registros acerca de un aspecto importante
de las actividades de una organización. Puede contener datos que describan el
estado actual de eventos específicos o indicadores de la empresa. También el
archivo maestro puede reflejar la historia de los eventos que afectan a una entidad
en particular.
Pero el archivo maestro solo es útil mientras se mantenga exacto y actualizado, lo
cual es posible mediante el uso de los archivos de transacción.
Los archivos maestros son permanentes y duran mientras exista el sistema.

Archivos de Transacciones
Un archivo de transacción es un archivo temporal con dos propósitos: acumular
datos acerca de los eventos al momento que ocurran y actualizar los archivos
maestros para reflejar los resultados de las transacciones actuales.
El termino transacción se refiere a cualquier evento que afecte la organización y
sobre el cual se calcula datos.
Los archivos de transacción son temporales, en el momento que ya no son
necesarios se borran o se destruyen, el tiempo de utilidad depende de la
organización.

Archivo de Tablas
En muchos sistemas se incluyen un cierto tipo de archivo maestro para cubrir
requerimientos especiales de procesos con respecto a datos que deben
referenciarse repetidamente.
Los archivos de tablas contienen datos de referencia utilizados en el
procesamiento de transacciones, actualizaciones de los archivos maestros o
producción de salida.
Los archivos de tablas conservan el espacio de almacenamiento y facilita el
mantenimiento del programa guardado en un archivo datos que, de otro modo, se
incluirían en los programas o registros del archivo maestros.
Ejemplo: Las agencias de impuestos del gobierno publica tablas (o proporcionan
algoritmos de cálculo) que indican la cantidad de dinero que debe retener a los
empleados, dependiendo del nivel de compensación y el numero de exenciones
que afirme tener el empleado. Los datos de retención se almacenan como un
archivo de tablas y son accesados por el programa para su uso en la
determinación de la cantidad de impuesto a retener.

Archivo de Reportes
La unidad central de proceso de una computadora frecuentemente produce datos
para salida a una velocidad más rápida de lo que la impresora puede retener, si se
sigue la secuencia normal de los eventos, habría que retrasar el procesamiento
mientras que se imprimen los resultados. Como prevención esta el procesamiento
sobrepuesto que es la capacidad de llevar a cabo en forma simultanea la entrada,
procesamiento y salida.
Los archivos de reportes son archivos temporales que se utilizan cuando el tiempo
de impresión no está disponible para todos los reportes producidos, situación que
surge con frecuencia en el procesamiento sobrepuesto.

Archivo de Respaldo
Es la copia de un archivo maestro, de transacciones o de las tablas hecho para
garantizar que se dispone de un duplicado si algo le ocurre al original.