1.

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS (CONCEPTO, TIPOS, CARACTERÍSTICAS,

OBJETIVOS)

Concepto:
SISTEMA ADMINISTRATIVO
El conjunto de componentes que interactúan entre sí y se encuentran
interrelacionados recibe el nombre de sistema. Administrativo, por su parte, es
aquello vinculado a la administración (el acto de administrar: organizar o
gestionar recursos).
En su acepción más amplia, un sistema administrativo es una red o un
esquema de procesos cuya finalidad es favorecer el cumplimiento de los
objetivos de una organización. El sistema apunta a que los recursos de
la organización en cuestión sean administrados de forma eficiente.
Todo sistema administrativo determina una serie de procedimientos que deben ser
respetados por los miembros de una compañía a la hora de tomar decisiones.
Esta compleja red se encuentra integrada en la estructura misma de la empresa y
permite que cada paso que dé cualquiera de sus integrantes apunte hacia los
mismos fines.
En el manual de un sistema administrativo deben figurar las responsabilidades y
los roles que corresponden a cada puesto dentro de la organización y a cada
unidad administrativa. Es importante resaltar que la existencia de un sistema como
éste beneficia ampliamente el funcionamiento de una compañía, y facilita
considerablemente tareas tales como las auditorías, así como el control del trabajo
de cada empleado.

Tipos:
TIPOS DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Al hablar de sistemas administrativos se hace referencia aquellas redes de
procedimientos que mantienen vínculos entre sí a partir de un determinado
sistema que se encuentra integrado. Estos se utilizan para alcanzar
determinadas metas establecidas en una entidad.
A partir de estos sistemas, los miembros de las entidades toman distintos tipos
de decisiones, en sus distintos escalafones.
Al momento de utilizar estos tipos de sistemas, se deben respetar una serie de
procedimientos que se determinan en un manual.
En este se especifican cuáles son los roles y responsabilidades de los distintos
puestos y unidades administrativas.
Las ventajas de estos sistemas es que vuelven mucho más sencillas
las auditorías, así como también la ejecución de los controles a los distintos
miembros de las organizaciones
Se reconocen varios tipos de sistema administrativo, algunos de los cuales son
los siguientes:
 abstracto: es el que está compuesto de conceptos tales como doctrinas
filosóficas, números o idiomas;
 concreto: se opone al anterior, ya que este sistema administrativo consta de
máquinas, equipos o cualquier componente tangible;
 operacional: tiene el objetivo de generar reportes, además de llevar a cabo el
procesamiento de la información, la cual suele ser reiterativa;
 directivo: los datos que administra no pasan por un proceso de selección ni
son modificados de ninguna forma;
 informativo: éste es el tipo de sistema administrativo crucial a la hora de tomar
decisiones que sean coherentes con los objetivos planteados por la empresa
en primer lugar. A grandes rasgos, se encarga del procesamiento de datos y
de la producción de reportes.
En la actualidad, la noción de sistema administrativo suele hacer referencia
al programa informático que cuenta con diversas aplicaciones para administrar
las facetas de una empresa. La intención de este tipo de software es centralizar
las tareas administrativas en un mismo sistema informático que permita ahorrar
tiempo e incrementar la eficiencia laboral.
Un sistema administrativo, en este sentido, suele contar con diferentes módulos.
Cada módulo permite completar una tarea distinta: realizar una factura, emitir
un recibo de cobro, organizar la agenda, registrar ingresos y egresos de
un balance, controlar el inventario o stock, etc.
Veamos con un ejemplo cómo puede trabajar una empresa con un sistema
administrativo. Supongamos que una compañía que vende electrodomésticos
recibe un pedido de un cliente que quiere adquirir una licuadora. En el sistema
administrativo de la empresa, un empleado registrará la compra, emitirá la factura
y agendará el envío del producto. De manera automática, el sistema administrativo
generará un alerta en la agenda para que dicho envío se concrete y, una vez
registrado el mismo, reducirá una unidad del producto del inventario. Cuando el
cliente reciba su pedido y lo pague, se consignará en el sistema administrativo la
cancelación de la deuda y el ingreso del dinero.

Características:
Características de los sistemas administrativos
En forma concomitante con el crecimiento de las Organizaciones se han ido
desarrollando, de manera más que proporcional los sistemas administrativos de
las mismas.
No es casual que grandes y exitosas organizaciones obtengan respuestas mucho
más rápidas y satisfactorias a sus esfuerzos de racionalizar sus procesos
productivos, que sus sistemas administrativos.
Ello se debe a ciertas características específicas de las tareas administrativas , si
las conocemos podemos llegar a contribuir a mejorar el dominio sobre las mismas ;
ellas son:
1) Las tareas administrativas pueden repetirse un sinnúmero de veces sin aportar
elementos positivos al funcionamiento de la organización. Por Ejemplo: En un
proceso productivo a nadie se le ocurriría agregar materia prima y o procesos a la
fabricación de un tornillo. Ello es obvio. Sin embargo, en una tarea administrativa,
diversos empleados pueden manipular una misma información a través del tiempo
sin advertir que están haciendo lo mismo, o que por lo menos, lo que agregan al
conjunto se habría podido obtener con el gasto de una menor cantidad de
recursos.
2) Las tareas administrativas son, de por sí, sumamente difíciles de ser medidas
en el tiempo. Una misma tarea puede insumir distintos tiempos para ser ejecutada,
aún por la misma persona, debido al contexto en que le toque actuar. Si la
localización de los datos a manipular, los archivos a manipular o la interpretación
de la información presentan anomalías o particularidades, dos procesos similares
pueden insumir tiempos sustancialmente diferentes.
3) La informatización y/o automatización ha avanzado mucho más rápidamente en
las actividades productivas que en las actividades administrativas. Actualmente es
posible encontrar plantas industriales totalmente automatizadas. Sin embargo en
la administración, todavía no se ha logrado reemplazar al ser humano en las
tareas de captación, procesamiento primario de los datos, antes de ser
introducidos al sistema computadorizado y en el proceso posterior de análisis y
utilización de la información procesada por el sistema informático utilizado. Ello se
debe fundamentalmente que en las tareas administrativas los sistemas admiten
múltiples excepciones, lo que hace que sean sumamente bifurcados, con
alternativas y opciones múltiples que dificultan su automatización. Por ejemplo, en
una simple venta, para producirla el vendedor deberá llenar algún tipo de
formulario que captará los datos de lo vendido. Las alternativas de registro, según
el tipo de producto, precio, condiciones de venta, según el tipo de cliente, etc. son
tan variables que no se puede reemplazar tan fácilmente al vendedor en esta tarea
previa de captación correcta de todas las variables para procesar la venta. Luego,
el vendedor es remunerado y premiado por las cifras de ventas que concreta, pero
no por la correcta captación de datos, es por ello que la aparición de errores
humanos es tan frecuente en estos procesos, y dificulte enormemente su
procesamiento posterior por el aparato administrativo que tendrá que proveer la
mercadería, enviarla, facturarla, cobrarla, etc.
4) Cada individuo dentro de una organización intenta formar su propio entorno que
le asegure su supervivencia y luego le abra los caminos para su ascenso dentro
de la misma. Esto se debe básicamente a dos factores: a) La importancia relativa
de una persona dentro de una empresa puede llegar a medirse por la cantidad de
empleados que supervisa y el volumen de tareas que se le encargan; y b) El
acceso a la información es una fuente de poder. Esto determina que cada sector
quiera tener sus propios registros, archivos, etc. sin evaluar su real utilidad o si
dicha información ya no existe en otro lado de la organización.
5) La respuesta de la Organización a los intentos de cambios en los sistemas
administrativos no es inmediata y siempre está condicionada por factores de
resistencia natural o intencionada al cambio de los miembros de la misma. Estas
situaciones conflictivas, hacen que si no se tiene la tenacidad, perseverancia y
pleno apoyo de la Dirección Superior, los cambios para modificar sistemas
administrativos sean evitados, aún cuando se conozcan las ineficiencias por ellos
producidas; o que una vez lanzado el programa de cambio no se enfrenten con
decisión los problemas y se abandonen los proyectos de racionalización
administrativa antes que produzcan sus resultados, con el pretexto que existen
otros temas prioritarios que requieren mayor atención.

Objetivos:
Un buen sistema administrativo, es aquel que permite el funcionamiento
organizado de la empresa sin intervenciones espectaculares y esporádicas de
personas providenciales o “salvadores” de la organización. Cuando los sistemas
administrativos cumplen con los siguientes objetivos o condiciones, se puede decir
que cumplen con su función primordial que es la de permitir que las políticas y
estrategias de la organización tengan concreción real alcanzando los objetivos y
resultados planteados:
1) Las operaciones deben ejecutarse en el momento en que se las necesita.
Todos los actos tienen que llevarse a cabo dentro del plazo planeado o
considerado óptimo para su concreción. Por Ej.: una empresa necesita
aprovisionarse de los elementos necesarios para producir, es eficiente el
sistema administrativo si consigue que los elementos comprados estén
disponibles en la fecha en que se los necesita. Si llegan anticipadamente,
implica un costo innecesario de inmovilización de esos activos; no tenerlos en
 el momento adecuado implica paros en la línea de producción. Lo mismo pasa
cuando se producen informes contables, Un balance, por ej., con mucha
demora la información no oportuna se transforma en letra muerta.
2) El costo del sistema debe insumir la menor cantidad de recursos posible. Un
sistema administrativo es eficiente cuando además de cumplir con sus
funciones requiere una erogación menor para operarlo que los beneficios que
genera su ejecución. Es posible observar que existen sistemas administrativos
que por su alto costo pueden llegar a perjudicar la economía de la empresa. P.
Ej.: un sistema informático para llevar el Stock actualizado de elementos de
bajo valor unitario, (Clavos, tornillos, etc.), puede llegar a ser superior al de los
elementos cuyo movimiento se intenta controlar.
3) Hace posible el desarrollo de los procedimientos administrativos con un alto
grado de seguridad. Cuando se ejecutan actos administrativos generalmente
se movilizan físicamente bienes de propiedad de la empresa. Los sistemas
deben garantizar que esos recursos utilizados son correctamente utilizados
por los miembros de la organización, asegurando la preservación del
patrimonio empresario frente a errores y/o malversaciones que puedan
cometerse. Un sistema no será eficiente cuando permita filtraciones en el uso
correcto de los bienes propiedad de la organización, o de los tiempos u horas
del personal en otras actividades distintas a las que funcionalmente les
corresponda y por las que está pagando la empresa. P. Ej.: cuando se utilizan
los automóviles de la organización para uso particular. O al personal asignado
a un área funcional determinada para tareas particulares en beneficio personal
del superior jerárquico.
4) Produzca la información necesaria para que los diversos niveles de la
organización puedan actuar, tomando las decisiones adecuadas frente a los
acontecimientos que se vayan produciendo. Es decir que en forma simultánea
al desarrollo cotidiano, rutinario de cada operación o acto administrativo, el
sistema administrativo debe ir estructurando la pirámide de datos que
debidamente resumidos y compilados periódicamente proporcionen los
elementos que satisfagan a la vez todos los requerimientos de información: de
supervisión y control, de información gerencial, legales, impositivos, etc.,
abarcando en forma completa a todos los diferentes niveles jerárquicos de la
organización.

2.. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS (CONCEPTO, TIPOS,

CARACTERISTICAS, ESTRUCTURA) 
Concepto:
PROCEDIMIENTOS
Se definen que son planes en cuanto establecen un método habitual de manejar
actividades futuras. Son verdaderos guías de acción más bien que de
pensamiento, que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben
cumplirse.
Según Melinkoff, R (1990), "Los procedimientos consiste en describir
detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por
medio del cual se garantiza la disminución de errores". (p. 28)
Procedimiento: es una sucesión cronológica y secuencial de operaciones.
Mediante procedimientos se cumplen las tareas que se llevan a cabo en una
organización.
Procedimientos: Es una serie de actividades u operaciones ligadas entre sí por un
conjunto de empleados, ya sea dentro de un mismo departamento o abarcando
varias dimensiones de una dependencia para obtener el resultado que se desea.
“Los procedimientos establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades
que deben asegurarse en la realización de un trabajo repetitivo

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Terry & Franklin (1993) definen que los procedimientos administrativos son: "Una
serie de tareas relacionadas que forman la secuencia establecida en ejecutar el
trabajo que va a desempeñar" (p.32) 
Se puede conceptuar el procedimiento administrativo como un instrumento
administrativo que apoya la realización del quehacer cotidiano en donde ellos
consignan, en forma metódica las operaciones de las funciones.

Tipos o clasificación:
Clasificación de los Procedimientos
 Dentro del ámbito institucional
 Generales: Son los que involucran operaciones que efectúan todas o más
de una dirección general o dentro de la institución.
 Específicos: Se circunscriben al ámbito de una dirección general o alguna
o varias de las unidades que conforman.
 Dentro del ámbito de aplicación y sus alcances administrativos
 Procedimientos macro-administrativos: Se refieren a los procedimientos
que son propuestos y aprobados por la dependencia de apoyo global, es
decir, por aquellos sectores que tienen normas y control en el desarrollo de
alguna función cuyo desempeño es común a todas las
demás instituciones en el campo de la administración pública federal.
 Procedimientos meso-administrativos o sectoriales: Son los que
involucran a todos los sectores administrativos o a dos o más instituciones
intersectoriales a nivel operativo.
 Procedimientos micro-administrativos o institucionales: Son los que se
siguen para realizar las operaciones internas en una dependencia o entidad
para cumplir sistemáticamente con sus funciones y objetivos.

Características:
Mellinkoff, (op.cit) describe las siguientes características de procedimientos:
 No son de aplicación general, sino que su aplicación va a depender de cada
situación en particular.
 Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la
aplicación continua y sistemática.
 Son flexibles y elásticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas
situaciones.
 Desde otro punto de vista Gomes G (1997) se enfoca en las siguientes
características de procedimientos:
 Por no ser un sistema; ya que un conjunto de procedimientos tendientes a un
mismo fin se conoce como un sistema.
 Por no ser un método individual de trabajo. El método se refiere
específicamente a como un empleado ejecuta una determinada actividad en su
trabajo.
 Por no ser una actividad específica. Una actividad específica es la que realiza
un empleado como parte de su trabajo en su puesto. (p.53) 

Estructura:
Los procedimientos se estructuran de la siguiente manera:
 Identificación. Este título contiene la siguiente información; Logotipo de la
organización, Denominación y extensión (general o específico) de
corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.
 Lugar y fecha de elaboración.
 Numero de revisión.
 Unidades responsables de su revisión y/o autorización
 Índice o contenido; Relación de los capítulos que forman parte del documento.
 Introducción; Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, área de
aplicación e importancia de su revisión y actualización.
 Objetivos de los procedimientos; Explicación del propósito que se pretende
cumplir con los procedimientos.
 Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos.
 Responsables; Unidades administrativas y/o puesto que intervienen en los
procedimientos en cualquiera de sus fases. 
 Políticas o normas de operación; En esta sección se incluyen los criterios o
lineamientos generales de acción que se determinan para facilitar la cobertura
de responsabilidades que participan en los procedimientos.