CIC meeting under NAIP Sub Project of AFPRO 

 
Date: 10th August, 2009 
 
Venue: Tourist Lodge, Dhemaji, Assam 
 
Members’ present‐ 
 
1. Dr. A.P. Srivastava, National Coordinator, NAIP, New Delhi 
2. Mr. S.C.Jain, Consortium Leader, AFPRO, New Delhi 
3. Mr. Dhrubajit Sarma, Consortium Principal Investigator, AFPRO‐Guwahati 
4. Mrs Ranjita B Sharma, Agriculture Specialist, AFPRO‐Guwahati 
5. Mr. P.K.Dutta, CoPI, Fishery College of Science, Assam Agricultural University, Raha 
6. Mr. Bharat Ch Nath, CoPI, NERIWALAM, Tezpur 
7. Mr. Tarun Ch Mahanta, CoPI, Krishi Vigyan Kendra, Assam Agricultural University Dhemaji, 
Assam 
8. Mr. Ravindranath, Director, RVC(CoPI), Assam 
 
Dr Srivastava has provided many good suggestions for smooth running and progress of the project. 
He also wished that AFPRO and partners should try to record all activities nicely. AFPRO Guwahati 
had  made  the  presentation  on  the  action  plan  prepared  for  the  year  2009‐10.  Other  CoPIs  also  
presented their views regarding Dhemaji situations and the approaches to be adopted to make the 
project successful within limited period of time. 
 
Action points emerged are‐ 
 
¾ Selection of appropriate beneficiaries at field level 
¾ Innovations at farmers’ field to be developed 
¾ Activities at field  should start immediately as time is a major constraint 
¾ Selection  of  kind  of  fish  and  time  of  cultivation  is  very  crucial  in  Dhemaji  situation  as  it  is 
totally flood prune. 
¾ Restructuring of cropping pattern and provision of timely input should be taken care off. 
¾ Utilization of fund as far as possible   
¾ Formation self help group, identification of non farm sectors 
¾ Development  of  institutional  mechanism  involving  VDC,  SHG,  PRI  etc  to  make  the  project 
sustainable. 
¾ Development of mechanism for sustainability fund, cluster resource centre.   
¾ Documentation of the project   
¾ Frequent monitoring of the project 
 
CIC meeting under NAIP Sub Project of AFPRO 
 
Date : 4th February, 2010 
Venue : Krishi Vigyan Kendra, Silapathar, Dhemaji 
Members present:  
1. Dhrubajit Sarma, Unit Manager, AFPRO‐Guwahati & Principal Investigator, NAIP 
2. Dr. K. K.Tamuly. CO‐PI, College of Fishery Science, AAU, Raha 
3. Mr.Bharat Ch Nath, C0‐PI, NERIWALM, Tezpur 
4. Dr. Tarun Ch Mahanta, CoPI, KVK, AAU, Dhemaji 
5. Mr. Siddique Ali Ahmed, Subject Matter Specialist, KVK, Dhemaji 
6. Mr. Manoj das, SRF, KVK, Dhemaji 
 7. Mr. Mridul Goswami, Research Associate, NAIP project, AFPRO‐Dhemaji 
8. Mr. Tapan Dutta, SRF, RVC, Akajan, Dhemaji 
9. Mr. Arup Saikia, CoPI, RVC, Akajan, Dhemaji ,Assam 
10. Mr. Dwipen Saikia, Coordinator, RVC, Akajan, Dhemaji 
 
Action point taken 
Discussion was held on the progress of NAIP project activities till date achievement so far. Some of 
the  guidelines  regarding  procurement  of  materials  have  been  discussed  to  clarify  some  doubts  by 
Principal  Investigator,  AFPRO.  Dr.T.C.  Mahanta  raised  the  problem  regarding  no  response  of  the 
parties  to  the  advertisement  published  in  the  newspaper  (Specially  in  case  of  Feed  Mill  7 
Transplantor)  .Dr.  Tamuly  discussed  some  matters  regarding  fish  farming  &  renovation  of  the 
ponds.Mr. sarma suggested some of the points to overcome the problems.The meeting ended with a 
vote of thanks from the chairperson, Mr. D. Sarma. 
 
 
 CIC meeting under  NAIP Sub Project of AFPRO 
 
Date: 18th March, 2010 
 
Venue : NEDSF, Kharguli, Guwahati, Assam 
 
Members present – 
 
1. Mr.D.K. Manavalan, Executive Director, AFPRO, New Delhi 
2. Mr.Dhrubajit Sarma, Unit Manager,AFPRO‐Guwahati 
3. Mrs.Ranjita B Sarma, Agriculture Specialist, AFPRO‐Guwahati 
4. Ms. Anjana Tirky, AFPRO‐New Delhi 
5. Mr. Mridul Goswami, Research Associate, NAIP project, AFPRO‐Dhemaji 
6. Dr. K. K.Tamuly. CO‐PI, College of Fishery Science, AAU, Raha 
7. Mr.Bharat Ch Nath, C0‐PI, NERIWALM, Tezpur 
8. Mr. Siddique Ali Ahmed, Subject Matter Specialist, KVK, Dhemaji 
9. Mr. Dwipen Saikia, Coordinator, RVC, Akajan, Dhemaji 
 
Meeting  began  with  welcome  address  from  Mr.D  Sarma  and  followed  by  self  introduction  of 
each  member  present.  The  main  objective  behind  this  meeting  is  to  know  the  progress  of  sub 
project NAIP titled ‘Live Better with the Flood‐ an Approach for Sustainable Livelihood Security in 
the District Dhemaji, Assam’ as well as to know the activities planned during the current financial 
year  for  each  partners  and  utilization  of  fund  as  per  budget.  Executive  Director,  AFPRO  also 
wanted to meet all the partners under the project and understand the ongoing project activities 
& progress in details. 
 
Mr. D. Sarma, Unit Manager, ATFG briefed about the understanding, deliberations, measures to 
be  taken  during  the  project  etc  of  NAIP  project  review  workshop  held  at  Ranchi  during  4‐5th 
March,  2010.  The  briefing  was  like  that‐  all  together  14  consortium  and  120  members  were 
present  in  the  workshop.  The  workshop  was  mainly  for  1st,  2nd  and  3rd  call.  Dr.  S.N.  Mehta, 
National  Coordinator  and  Dr.  Bengali  Babu,  National  Director,  NAIP  delivered  the  welcome 
address to all and explained that – 
 
i. Consortiums have to take basket of technology to the farmer’s filed with innovative way 
as it is the main motive of NAIP as action research project. Till now the action research 
part was missing so there is very urgent need to work on it. 
 ii. Sustainability of the project is very important 
iii. Development  of  institutional  mechanism  to  bring  credit,  extension,  effective  linkages 
and how could consortiums link it to sustainability 
iv. How we could increase the average income of the each farmer. It should be focused and 
should be compared with baseline data 
v. How based we could utilize the fund ie fund utilization 
vi. There should be changes of social status 
vii. Photographs should be taken before and after the project to make the comparison 
viii. Identification of few appropriate technology only 
ix. The project should be accessed with deliverables, output and outcome 
x. Matching of title and deliverables are most important 
xi. Training‐ the duration of one training should be minimum of 5‐6 days 
xii. Interconsortium learning for eg. AFPRO and AAU is very important 
xiii. Sustainability  fund  should  be  created,  village  account,  cluster  account  should  be  open 
and  there  should  be  three  signatories  like  CPI,  cluster  representative  and  village 
representative 
xiv. Documentation  of  success  stories,  bringing  media  person  and  publish  the  matters  in 
local as well as national newspaper 
xv. Report writing should be very concise and presentation also has to make as per norms 
xvi. Environmental issues should be ensured 
xvii. Procurement guideline should be strictly adhered 
xviii. Fund  utilization‐  full  utilization  of  allotted  fund  within  the  financial  year,  if  not  then  it 
should be return back and NAIP will provide it again if request is made for utilization in 
the next year. 
xix. Conduction of CAC, CIC and CMU meeting is must 
xx. CAC  at  every  six  month  where  some  of  the  activities  can  be  modified.  The  Chairmen 
should visit the field and modification may be done including financial upto Rs 50,000/‐. 
CIC and CMU meeting should be held in every month 
xxi. Role  of  Chairmen  is  very  important  in  case  of  objectives  have  been  achieved  or  not, 
there should be innovativeness and uniqueness 
xxii. Bengali  Babu,  ND,  NAIP  told  that    there  will  be  installation  of  online  monitoring  and 
evaluation  system  so  that  all  the  consortium  can  put  the  figures  in  online.  Monitoring 
and  evaluation  should  be  uploaded  by  31st  March,  2010.  It  has  been  developed  by 
Consultancy Engineering Service 
xxiii. Reporting should not be objective 
xxiv. National Coordinator and National Director may visit the consortium at any time 
xxv. The  photos  presented  during  the  workshop  by  consortium  have  not  been  believed  by 
National Director. He told that the same photos have been shown all the time. There is 
no difference. Vermicompost is not a innovation now, it is the technology that has been 
given to the farmers. 
xxvi. New things should be given and package of technology should be ensured 
xxvii. Publication material should be in used by the farmers 
xxviii. Delegation of power is important. More time should be given to gain from the project 
 
 
Steps should be taken by AFPRO for the project are‐ 
 
¾ There should be some changes in project proposal 
¾ IFS modules should be changes as there are very few ponds available in sand and silt deposited 
areas 
¾ Sustainability  issues  should  be  taken  care  of‐  Withdrawal  of  the  fund  gradually  from  the 
community and make them their own contribution to make the project sustainable 
¾ Farmers commitment should be taken care of 
¾ Unutilized fund should be return back and if it can be utilized during the next year it can again be 
sanctioned 
 
All  consortium  partners  showed  Power  Point  Presentation  of  their  activities  completed  till  date 
and discussions were carried out. 
 
NERIWALM’s ppt by Bharat Ch Nath 
 
Training programmes conducted so far‐ 
1. Need assessment ( Financed by AFPRO) 
2. Rice‐Fish‐Horticulture (39 +33+34 =106 participant) 
3. Livestock –fish‐Horticulture (35+38=73 participants) 
Total coverage is 179 participants 
 
Discussions held on various issues like‐ 
i. Variety of pig. It will be better if male selected is exotic and female local. There should 
be convergence with govt schemes in regard to animal food. 
ii. Training should be separate for animals and IFS modules 
iii. Farmers come for training‐ there should be some norms like arrival time, proper ticket 
also  regarding  selection  of  participants,  there  should  some  mendatory  rules  like 
education level, they should know reading and writing etc. 
 Executive Director, AFPRO wanted know what measures could be taken for sand and silt deposited 
are  to  make  it  fertile.  There  is  possibility  of  growing  Green  Manuring  leguminous  crops  like 
Dhaincha, Subabul etc and some of the farmers are practicing also. There is restructuring of cropping 
pattern and there will be redesigning of IFS module 
 
 
KVK ppt  given by Siddique Ali Ahmed 
 
Growing  of  rabi  vegetables,  summer  pulse  &  oilseed,  Ahu  paddy  and  Bao.  The  are  going  to  install 
Feed  Processing  Unit.  There  should  be  promotion  of  maize  cultivation  so  that  processing  can  be 
done. 
 
Some issues have been presented like‐ Internal fund flow system, Selection of beneficiary should be 
uniform,  Capacity  building  of  farmers  &  officials,  regular  intervention  among  consortium  partners, 
suppliers are not willing to offer quotation/bid due to poor road condition. He also has made request 
to if possible to adjust the over expenses during the training to the farmer from staff training fund.  
 
 
Discussions are ‐ 
It has been discussed by the members that Tapioca, sweet potato can also be grown there. Tapioca 
will be a good feed for pig. 
Soil  testing  is  also  one  important  matter  which  will  be  done  at  Neoland,  Soil  testing  laboratory, 
Guwahati during the project. 
There is deficiency of Boron and Molybdenum in Dhemaji soil. Agriculture Dept and National Food 
Security Mission have provision to provide these micronutrients to the farmers at free of cost. So it 
can be well linkaged. 
 
 
RVC ppt by Mr. Dwipen Saikia 
 
Activities have been presented. The Broiler farm developed under NAIP project received very good 
profit out of total investment. They are also doing SRI technique for rice cultivation in the farmers 
field. They are developing an area for irrigation during Boro rice cultivation at village No 2 Silli 
covering 140 bigha. With proper land management technique with the help of AFPRO this  would be 
a good approach for more production of paddy. 
 
Fishery College of Science, Raha, AAU ppt by K.K. Tamuly 
 
They  are  utilizing  the  fund  under  this  financial  year  under  different  heads.  Presentation  has  been 
made on different activities under the project as assigned to them. 
 
During discussion it has been mentioned by Mr. Tamuly that size of the fingerlings should be 8‐15 cm 
long  to  get  good  production.  Seasonal  ponds  are  more  durable  than  perennial  pond.  Dhaincha  & 
sesbania should be grown in the pond and they should be incorporated inside the pond which will 
decrease  the  seepage  of  the  water.  Regarding  fish  feed,  the  ratio  of  mixture  should  be  properly 
maintained like rice bran, rice polish, mineral mixture, mustard cake etc and it should be boiled and 
given to fish. Broiler litters are very good feed to fish. Sal seed oil cake is also very good feed to fish. 
 
 
AFPRO’s ppt by D. Sarma 
 
Different slides have been presented beginning with objective, activities of the project and activities 
that have been conducted during the current financial year as well progress of the project along with 
area  and  beneficiary  covered.  The  difficulties  have  also  been  discussed.  There  are  some  success 
stories also which were highlighted during presentation. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Monitoring were done by Consortium Monitoring unit ( CMU) of NAIP sub Project by two times – 
 
CMU  on   3rd February to  7th February, 2010 
 
 
 
Team :   
1. Dhrubajit Sarma, Unit Manager, ATFG & PI of NAIP 
2. Dr. K. K.Tamuly. CO‐PI, College of Fishery Science, AAU, Raha 
 
Purpose  :  To  monitoring  of  the  field  activities  at  farmers’  field  and  suggestions  for  necessary 
improvement 
 
 
CMU    3rd June to 6th June, 2010 
 
 
 
Team :   
3. Ranjita B Sharma, Agril Specialist, ATFG 
4. Dhrubajit Sarma, Unit Manager, ATFG 
5. Suresh Upadhyay, Finance, AHO 
6. Satarupa Kashyap, Programme, AHO 
 
 
Purpose of visit:  Monitoring of the project activities at farmers’ field under NAIP project at Dhemaji 
district of Assam 
 
 
ATFG  has  received  a  project  on’  Live  Better  With  The  Flood  –  A  Sustainable  Livelihood  Security  in  
Dhemaji  District,  Assam’  for    three  and  half  years    under  NAIP  3rd  call,  component  3.  ATFG  has 
started the project with PRA exercises and Baseline Survey in 38 selected villages with 2500 numbers 
of  beneficiaries.  Different  activities  have  planned  for  three  years  along  with  three  different 
consortium  partners.  As  already  one  year  has  completed  so  there  is  necessary  to  monitor  the 
activities  at  field/farmers’  level  as  well  as  meeting  with  the  farmers  to  know  their  plan  for  future 
with this project. visit. 
 
 
 
 3rd June 2010 
 
The first block we visited was Machkhowa.   
 
Kuhimari village 
 Visited  Rice  Mill  of  Jupitar  Sidha  SHG  which  has  been  received  from  AFPRO.  They  have  asked  to 
maintain  the  register  and  cash  book.  SGH  members  also  have  to  know  the  repairing  and 
maintenance of the rice mill. They have constructed the shed by own with tin and bamboo. Along 
with the rice mill they installed one flour mill also which will give them double income. 
 
Visited  K.  Kangkan  SHG  who  has  received  10  piglets  from  AFPRO  under  the  project.  They  have 
constructed piglet unit by themselves. 
 
Visited the house of Bidya Devi who has received a  goat from the project 
 
Visited the farm of Gunasindhu Doley where bananas have been planted along with Drip Irrigation 
set. There is possibility of intercropping of turmeric, ginger or chillies which has been suggested to 
the beneficiary. 
 
Visited  Kangkan  SHG  who  has  received  weaving  loom  from  AFPRO.    Two  members  from  the  SHG 
received training on weaving for two months. They are going to install the looms and start the work. 
 
Visited Ahu and Bao paddy fields.   
 
Seujipathar Village 
 Visited Rice‐ Fish‐ Horticulture model of Kanak Hatibaruah. The area is around one ha with a pond of 
2 bigha. Different species of fish have been received from Fishery college of Science, Raha. The Sali 
rice variety Ranjit has been prepared on nursery bed and bao paddy is on the field. It will be a very 
good module. 
 
Visited  Janakalyan  SHG  who  has  been  empowering  with  a  three  sets  of  tailoring  &  embroidery 
machine  (one  zigzag  and  two  normal  stitching  machines).  Two  members  of  the  group  already 
obtained  one  month  training  under  the  project  and  they  will  again  provide  training  to  rest  of  the 
members. They built one room with their own expenses and started their activities. They have asked 
to maintain proper records and accounts. 
 
Visited pig‐fish‐hort module of Purnanada Buragohain. The pig shed has been made by him. 
Visited the Livestock‐Fish‐Hort module of Jiten Buragohain 
 
Baruapothar village 
Visited Ramen Barua’s Pig‐fish‐hort module 
Visited Gakul Duwarah’s   Pig‐fish‐hort module 
Visited Papori SHG who has received tailoring machines. The have made the unit with SHG’s fund. It 
is necessary for them to proper record keeping and account maintaining. There are 10 members in 
the  group  and  two  of  them  got  training  under  the  project.  Already  Rs  8000/‐  they  spent  on 
construction of the unit. 
Visited Subodh Gohain’ farm of Pig‐Fish‐hort module. 
 
Changmaibari village 
 
Visited the beneficiaries house of storage bin. He has kept grains of pulses & oilseed. 
 
Visited the Rice mill unit which was opened on the day itself by our team. The shed has been made 
by them in raised platform already constructed by RVC. It is heavily flooded village. 
  VDC  meeting  was  organized  along  with  the  villagers.  They  are  very  enthusiastic  to  avail  the 
opportunities  under the project and they acknowledge the same. 
 
Bordolopa village 
 
Visited the Livestock‐Fish‐Hort module of Sashi Dihingia 
 
Sokola Doloni village 
 
Since  it  was  dark  so  it  was  not  possible  to  make  visit  to  the  greengram  fields,  but  we  have  seen 
already harvested greengram.  
 
Ahu and Bao paddy fields were visited and they are very nicely growing. 
 
Visit to pig breeding unit under the project. 
 
Due to darkness it was not possible to make the visit to other project sites. 
 
  
 4th June, 2010 
 
Started journey to RVC, Akajan from Dhemaji. After reaching RVC we have discussion with Director, 
RVC about the situation of Dhemaji and project. 
 
Visited broiler farm of RVC, Matri Amar Bazar SHG, tailoring and weaving unit. 
 
Then  we  went  to  Arney  village  under  Sissiborgaon  Village.  It  takes  around  2  hours  to  reach  the 
location of the Ruwad SHG. 
 
Visited the Ahu  paddy cultivation and it was nicely grown.  
Visited Rice‐Fish‐Hort and Livestock(Pig)‐ Fish‐Hort module. 
 The  have  given  bund  on  both  side  of  the  water  body  to  make  it  fishery.  They  received  fingerlings 
from the project. 
 
They  have  planted  bananas  along  with  installation  of  Drip  irrigation.  Intercropping  is  done  with 
ginger and turmeric in between the rows of banana. Bananas are well grown.   
 
Broiler  farm  with  kerosene  lamp  has  been  visited.  The  litters  of  broiler  farm  is  used  in  banana 
plantation as manure. 
 
Meeting  was  conducted    with  Ruwad  SHG  members  along  with  some  villagers.  Members  are  very 
hard workers and they have interest to do for their best under the project. They shared their future 
plan  about  vegetable  growing    covering  large  area.The  have  prepared  nursery  for  Sali  paddy  and 
transplanting is going on for bao paddy. 
 
 
5th June, 2010 
 
 
Start journey to Dharampur under Sissiborgaon Block. 
 
Visited  Livestock  (  Croiler)‐Fish‐Hort  module  of  Uddhab  Paul.  He  has  constructed  the  poultry  unit 
with his own contribution. Croilers are growing up. Fingerlings are growing from the project. 
 
Visited Livestock ( Croiler)‐Fish‐Hort module of Gandhal Mandal. 
Visited Rice mill installation unit by VDC. Nice shed was constructed by them with own contribution. 
It was adviced to maintain proper records of all. 
 Visited Livestock ( Croiler)‐Fish‐Hort module  of Nitai Mandal. 
 
Visited Livestock ( Croiler)‐Fish‐Hort module of Nirmal Paul. 
 
Visited  Bao  and  Ahu  paddy  field.  They  are  growing  well.  Nursery  bed  of  Sali  paddy  is  under  field 
which will be transplanted during July. 
 
They are growing BAS variety of paddy. It is local variety and it will take five months from seedbed 
preparation to harvesting which will be harvested before flood. So it is a traditional pre flood variety 
which we will promote in future with better package.   
 
Vegetables  like  bittergourd,  cucumber,  beans  which  are  received  under  the  project  are  growing 
around all the fish ponds. 
 
Visit to 2 no Kakobari and 1no Kakobari were not possible due to heavy rain. 
 
2 no Silli Gaon 
 
Visited  drip  irrigation  installation  site  of  Dambaru  Khatiwar  where  vegetables  and  banana  are 
growing.  The  drip  irrigation  is  combined  with  low  cost  cradle  pump.  It  will  be  very  effective  to 
maximize the water use efficiency. 
 
Visited  the  power  tiller  beneficiary.  Record  keeping  has  been  observed  and  it  was  adviced  to 
maintain  more  details  of  the  record  and  bank  account  details.  They  will  deposite  Rs  10  from  each 
run. 
 
The  site  of  water  harvesting  through  construction  of  bund    has  been  observed.  The  farmers  are 
cultivating Boro paddy  after making the bund. 
 
We have returned to Dhemaji after visiting fields. 
 
Action points 
 
A. During this three days visit, we have monitored the overall progress of the NAIP project as per the 
action plan and also the maintenance of different inputs distributed under this NAIP project. Though 
all  the  activities  are  going  on  according  to  the  action  plan  with  proper  utilization  of  budget,  we 
would like to suggest the AFPRO Dhemaji staff/VDC/SHG to maintain the following records 
 
1. Meeting (Minutes/register) 
2. Broiler/Cruiler stock register with expenditure detail  
3. Receipt book/cash book 
4. Feed stock register 
5. Powertiller – log book with operative details and income/expenditure 
6. Rice mill operating details with income and expenditure 
7. Tailoring/Weaving machine record