Trazabilidad y seguimiento en el transporte de mercancías

Las diversas tecnologías de la información, desarrolladas y mejoradas en años

recientes, han contribuido al cambio de los estilos tradicionales de administración de las
organizaciones, en la medida en que proporcionan herramientas más potentes que
facilitan la obtención, acceso, procesamiento y análisis de la información, permitiendo a
sus usuarios monitorear, planificar, pronosticar y tomar decisiones con mayor precisión
y rapidez. Adicionalmente, permiten ejercer mayor control sobre los recursos de la
compañía y su integración con toda la cadena de valor.

El transporte de mercancías no ha sido ajeno a esta evolución tecnológica; por el

contrario, ha incluido progresivamente nuevas tecnologías en sus procesos
contribuyendo a los objetivos de la gestión de flotas: optimizar el uso, la eficiencia y
funcionamiento de los vehículos que prestan un servicio de transporte.

En términos generales, el rol de la tecnología dentro de la gestión de flotas se ha

focalizado en la mejora de la comunicación, control y seguridad de las operaciones,
representado en una gran variedad de sistemas de información y herramientas que
facilitan la trazabilidad y seguimiento de los vehículos de transporte de mercancías.

Tecnologías aplicables a la gestión de flotas

Tecnología RFID - Radio Frequency Identification

La Identificación por Radiofrecuencia es una tecnología de transmisión de datos

automática que emplea la radiofrecuencia para comunicar información entre un lector y
una etiqueta electrónica (e-tag), utilizando ondas electromagnéticas para enviar la
información desde la etiqueta al lector. Este sistema permite la captura de datos sin que
sea necesario establecer un contacto entre el lector y la etiqueta, eliminando así el
contacto visual directo.

La gran ventaja de la identificación por radiofrecuencia es que puede ser utilizada

para identificar un vehículo en los diferentes estados de su proceso de
transporte, a través de puntos de lectura ubicados estratégicamente en los
centros de carga, destinos o estaciones intermedias, como una estación de peaje.
Ventajas

 Reducción de errores en la información acerca de los productos u objetos

identificados.
 Registro exacto del ingreso o salida de los objetos identificados en puntos
estratégicos.
 Mejoramiento del tiempo de respuesta de todos los agentes.
Con la tecnología RFID es posible conectar todas las fases de la cadena de suministro
en tiempo real, dinamizando la trazabilidad y la calidad, haciendo más eficiente la
entrega y reduciendo así costes de gestión y operatividad.
Sistemas de planificación de rutas

Permite la planificación de las rutas diarias de la flota de vehículos para operaciones de

entrega y/o recogida de pedidos del cliente. Esta herramienta calcula las rutas más
óptimas teniendo en cuenta factores como: conductores y vehículos disponibles,
honorarios del conductor, capacidad del vehículo, duración preferida y máxima de ruta,
almacenes múltiples y centros de distribución, tráfico en horas punta, direcciones y
sentidos de circulación ubicación del cliente, etc.

 Reducción significativa de kilómetros, vehículos y horas extras.

 Mejor gestión de la capacidad de los vehículos.
 Optimización de los re-ruteos (implican días, no meses).
 Reducción significativa del tiempo de ruteo.
 Mejora del servicio al cliente.
 Reducción del tiempo de carga.
 Solución de gestión de entrega: provee al conductor de una aplicación para
visualizar las listas diarias de parada, y capturar tiempos de salidas/llegadas y
tiempos de servicio de entrega. También permite que el usuario envíe nuevas
paradas o cambios de ruta.
 Obtención de informes de forma rápida y fácil.

Sistemas de gestión de flotas SGF por GPRS

La aplicación de la tecnología GPRS a la trazabilidad en el transporte consiste en

controlar y gestionar los vehículos de la empresa a través de una dirección web, desde
cualquier lugar con acceso a Internet. En el momento en el que el usuario se identifica
aparece el mapa donde podrá ubicar los distintos elementos gestionados,
fundamentalmente vehículos.
El sistema tiene como objetivo controlar vehículos, personas, máquinas y herramientas,
permitiendo conocer con máxima precisión el tiempo útil de trabajo y la localización de
los mismos a través de una unidad GPS/GPRS instalada y conectada a Internet.

Ventajas

 Reducción de costes y mejora de la eficiencia.

 Aumento de la productividad.
 Disciplina y responsabiliza al conductor/trabajador.
 Detecta la falta de puntualidad y horarios.
 Confirma el trabajo realizado (día/hora y permanencia en el lugar de trabajo).
 Informa del aprovechamiento del tiempo útil tanto del trabajador como del
vehículo.
 Ayuda en la distribución del trabajo.
  Impide la utilización del vehículo fuera del horario de trabajo y en fines de
semana.
 Reduce el consumo de combustible y costes de gestión/administración.

Sistemas de gestión de flotas por GPS y GPRS

Esta suite de localización y gestión de flotas está basada en tecnologías GPS y GPRS,
totalmente adaptada a las necesidades del cliente. Se compone de una «caja negra»
instalada en los vehículos que recoge información de localización, del tacógrafo digital,
de periféricos y alarmas, y la transmite vía GPRS. La información se recibe en el centro
de control situado en las oficinas de la empresa/cliente, se muestra en tiempo real
sobre cartografía para controlar y gestionar la flota al minuto, y se guarda en una base
de datos que permite consultas posteriores, así como la integración con el ERP del
cliente.

 Incremento de beneficio empresarial y productividad de la flota.

 Cumplimiento legislativo de tiempos de conducción.
 Herramienta de asignación de servicios a conductores bajo cumplimiento
legislativo.
 Reducción de hasta un 85% de llamadas de teléfono del jefe de tráfico.
 Ahorro en comunicaciones.
 Reducción de hasta un 100% en horas extras.
 Optimización de kilometraje por vehículo.
 Mejora del servicio y la satisfacción del cliente.

Terminales portátiles (movilidad empresarial)

La solución integrada en terminales portátiles de última generación permite aprovechar

las tecnologías más innovadoras, tanto en captura y acceso a la información como en
comunicaciones (voz, datos, GPS, acceso a Internet, correo electrónico, lectura de
código de barras y captura de imágenes y firmas).
Se trata, en definitiva, de trasladar a ese entorno exterior muchas de las tareas y
procesos que anteriormente sólo podían realizarse desde las oficinas administrativas
centrales, y que requerían del trabajador móvil el uso de papel. Estos terminales
portátiles de última generación tienen el tamaño de una agenda personal e integran
lector de código de barras, comunicaciones inalámbricas para entornos cerrados o
redes públicas de telefonía, cámara digital, tecnología push-to-talk, captura de firmas,
reconocimiento de voz y habla.

 Ahorros de costes derivados de una mayor eficiencia de diferentes procesos

operativos.
 Mayores niveles de calidad del servicio y/o satisfacción de los clientes.
 El soporte papel desaparece en gran parte de los procesos, y con él una
importante carga de trabajo como la introducción manual de datos.
  La actividad diaria del repartidor puede ser transmitida en tiempo real o al final de
la jornada a los sistemas centrales. La compañía puede así conocer en cada
momento el estado de su red de reparto, las incidencias, los servicios realizados,
etc.
 Permite solventar incidencias imprevistas y, si es necesario, reasignar sobre la
marcha tareas y recursos gracias a la tecnología de voz push-to-talk y GPS.

Este tipo de sistemas integra operaciones que anteriormente se encontraban

fragmentadas a lo largo de la cadena de suministro, permitiendo el intercambio y
consolidación de la información asociada, facilitando de esta forma la gestión
global de la operación; la identificación de situaciones problemáticos; la toma de
decisiones y el emprendimiento de acciones conjuntas entre los actores
relacionados en la operación para que ésta sea más eficiente.

Beneficios para el cliente

Las mejoras en el servicio de transporte, representadas en reducción de tiempos y

costos, pueden traducirse al cliente final en tarifas más bajas y ciclos de pedido más
cortos. En la medida en que exista una mejor gestión de flotas, el cliente podrá contar
con un servicio de transporte más fiable y eficiente.

Si la empresa de transporte cuente con mejores sistemas de comunicación y

seguimiento de sus vehículos, obtendrá los siguientes beneficios:

 Mayor agilidad y eficiencia en la búsqueda y asignación de vehículos para dar

respuesta a una solicitud de servicio.
 La posibilidad de conocer en tiempo real la ubicación y ocupación de sus
vehículos; mayor control sobre sus operaciones, y un uso más eficiente de su
flota.
 El monitoreo permanente de la operación de transporte y el registro de su
información asociada, lo que permitirá evidenciar problemas presentes en la
misma.

Actualmente, algunos países de nuestra región se encuentran poco desarrollados en el

uso de las tecnologías de información como herramienta de trazabilidad y colaboración
para integrar la información de las flotas y servicios de transporte. Entre las iniciativas
existentes, cabe resaltar el caso Colombiano en el cual GS1 Colombia, con el apoyo del
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, está trabajando por el desarrollo de una
iniciativa cuyo objetivo principal es utilizar las tecnologías GPS, RFID y celular, para la
gestión y visibilidad de las operaciones de transporte entre todos los actores de la
cadena.
Artículo escrito por: Julián Lasso – Consultor Fundación LOGYCA
Osman Camilo Soto – Consultor Investigación - Fundación LOGYCA