Examen Final - Gestión Documental - RAP 1 - Módulo práctico

Diligencie en las siguientes hojas un Cuadro de Clasificación

Documental (CCD) y una Tabla de Retención Documental (TRD)
de acuerdo a la técnica aprendida.
Éstos formatos deben estar vinculados el uno con el otro y
deben guardar coherencia en todos los aspectos.
Asimismo, la ortografía en dichos documentos debe ser
intachable.
Nota: No está permitido eliminar alguna fila o columna de los
cuadros.
 TABLA
CUADRO CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
SERIES DOCUMENTALES SUBSERIES DOCUMENTALES (TRÁMITES) DEPENDENCIA
PROCESO
CÓDIGO DENOMINACIÓN CÓDIGO DENOMINACIÓN Nombre Cód.
145 Informe de seguimiento de auditoria RR.HH 003 Proceso de gestion de talento humano

101 INFORME 146 Informe de asesoria RR.HH 003 Proceso de gestion de talento humano

147 Informe institucionales RR.HH 003 Proceso de gestion de talento humano

148 Actas comité de archivo ARCHIVO 005 Proceso de gestion documental

124 ACTAS 149 Actas de microfilmacion ARCHIVO 005 Proceso de gestion documental

150 Actas de recibo de documentos ARCHIVO 005 Proceso de gestion documental

151 Cobro coactivo FINANZAS 003 Proceso de gestion financiera

145 COBRO DE OBLIGACIONES 152 Reclamaciones ante entidades en liquidacin FINANZAS 003 Proceso de gestion financiera

153 Carta de cobranza FINANZAS 003 Proceso de gestion financiera

154 Balance general CONTABILIDAD 001 Proceso de gestion financiera

175 ESTADO FINANCIERO 155 Estado de resultado CONTABILIDAD 001 Proceso de gestion financiera

156 Soporte contable CONTABILIDAD 001 Proceso de gestion financiera

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 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
(Decreto 2126 de 2012 - Resolución 469 de 2013)
ENTIDAD PRODUCTORA:

CONVENCIONES:
CT: CONSERVACIÓN TOTAL E: ELIMINACIÓN M/D: MICROFILMACIÓN O DIGITALIZACIÓN
P: PAPEL EL: ELECTRÓNICO u OTRO SOPORTE S: SELECCIÓN

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN SOPORTE DISPOSICIÓN

Gestión

Central
SERIE DOCUMENTAL PROCEDIMIENTO
Dependencia Serie Subserie Subserie documental (SD) Tipo documental P EL E S CT M/D
(SD)

132 Aerea Administrativa

P
Actas EL
Esta serie documental se deja 1 año en el archivo de gestiòn y
p
132 101 150 ACTAS Actas de recibo de documentos Circular 1 5 S CT transferido al archivo central para que permanezca durante 5 años
mas.
p
Cartas
P Esta serie documental se deja 1 año en el archico de gestion
Proceso
documental y transferido al archivo central para que permanezca 4
P años mas seleccionando lo mas importante.
132 101 147 INFORME Informacion institucionales Capacidad 1 4 S M/D
P EL
Inventario
315 Aerea financiera

P EL
Cheque
Esta serie documental se deja 1 año en el archivo de gestion y
P EL
315 175 156 ESTADO FINANCIERO Soporte contable Factura 1 15 S M/D transferido al archivo central para que permanezca duratnte 15 años
mas.
P EL
Cotizacion
Circulares P EL Este archivo documental dura 1 año en el archivo de gestion y es
transferido al archivo central para que permanezca 4 años mas para
COBRO DE Reclamaciones P ser digitalizados y asi no se pierda.
315 145 151 Cobro coactivo 1 4 S M/D
OBLIGACIONES
Cartas de cobranzas P EL