ENSAYO – IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS 1

Ensayo sobre la importancia de los archivos

Administración documental en el entorno laboral

Andres Javier Leon Cruz

SENA

Regional Cundinamarca

Centro de Servicios Financieros

Bogotá D.C

2020
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Importancia de los archivos

Los archivos se caracterizan por su conservación de un patrimonio único e

irremplazable en cualquier organización para la toma de decisiones, actuaciones y

memoria dando además una transparencia de las actuaciones administrativas.

Esté al estar correctamente estructurado y bien gestionado contribuye en la

optimización de la empresa en ahorro de costes y tiempo, productividad, homologación

de procesos, reducción de riesgo profesional entre otros. Según Bárbara Hemphill

(Organizadora profesional para empresas) "Si usted no sabe lo que tiene, o no puede

encontrarlo, no vale nada para usted".

Para lograr esto algunas de las “claves” para su buena gestión son los

fundamentos metodológicos (Lógica, rigor, sencillez), clasificación (Según su uso

(activo-inactivo-semiactivo), su organización (centralizado-descentralizado-mixto), ciclo

vital(gestión-histórico-intermedio), y naturaleza (privado-publico-mixto)), criterios

(inequívocos, explícitos, objetivos) y las reglas básicas con sus debidas funciones y

finalidades. Cabe anotar que son de igual importancia la realización de las mecánicas y

procesos en el archivo, controles de seguimiento (periódicos), traslado y destrucción, así

como también los equipos y sistemas de conservación de documentos.

Los archivos son de vital importancia no solamente por demostrar un registro

histórico de operaciones sino también por su eficacia en gestión de la organización con la

toma de decisiones por estos, esto demanda un proceso riguroso de orden y control para

lograr un máximo Retorno Sobre La Inversión (ROI).

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Referencias

Baratz. (22 de Enero de 2015). Los 10 beneficios de la gestión documental en las

organizaciones. Obtenido de https://www.comunidadbaratz.com/blog/los-10-

beneficios-de-la-gestion-documental-en-las-organizaciones/

García, M. A. (15 de Mayo de 2011). ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE UNA

EMPRESA. Obtenido de https://www.mundoarchivistico.com/?

menu=articulos&id=290