INFORMACIÓN Y PROCEDIMIENTOS REQUERIDOS PARA PROCESOS FINANCIEROS Y

ADMINISTRATIVOS

1. TALENTO HUMANO

 Listado en Excel del personal empleado y contratista relacionando nombres y

apellidos, número de identificación, número de teléfono, tipo de contrato y
número del mismo (si lo hay), fecha inicio y término del contrato,
remuneración mensual, cargo que desempeña.
 Abrir carpeta AZ exclusiva para archivar: (rotular esta carpeta con el nombre
TALENTO HUMANO 2020)
 los contratos laborales y por prestación de servicios en original
firmados por representante legal y empleado o contratista, separar los
contratos por tipo de contrato (laboral o prestación de servicios) pero
que estén dentro de la misma carpeta AZ.
 Dentro de esta carpeta deberá archivarse mes a mes las planillas de
pago a aportes de seguridad social y las cuentas de cobro de los
prestadores de servicio así como el comprobante de pago
(comprobante de egreso) del mes por los servicios prestados
debidamente firmados todos los documentos aquí mencionados de lo
contrario no tendrán validéz probatoria ante posibles procesos
judiciales, financieros o administrativos. Los empleados de planta una,
vez empleado el software, firmaran planilla de nómina para constancia
del paga de salarios, por el momento se elaborará una planilla de
nómina alterna para tal constancia.
 Adjunto a cada contrato laboral o de prestación de servicios se deberá
incorporar la hoja de vida del empleado o contratista con certificados
de estudios realizados y, si es del caso, experiencia en cargos similares,
ya que la ley 142 de 1994, exige que los funcionarios deben tener
idoneidad para el ejercicio del cargo y cumplir ciertos requisitos
exigidos por ley.
 Para efectos de la elaboración de la planilla de aportes a seguridad
social, cuando sea el caso, informar novedades de incapacidades las
cuales deben estar soportadas por certificado expedido por la EPS a la
que el empleado se encuentre afiliado, si por circunstancias de la
pandemia el empleado no pudo solicitar la transcripción de la excusa
médica, esta deberá guardarse hasta tanto las restricciones de tránsito
de depongan, y hasta tanto esta transcripción no sea posible, no podrá
realizarse los descuentos de aportes a través de la planilla PILA.
 En la misma carpeta se anexará certificado de afiliación el cual será
descargado de cada una de las páginas web de las EPS a la que se
encuentran afiliado.
 De acuerdo a lo contemplado en la ley 142 de 1994, se debe realizar al
menos 3 veces al año, capacitación en las actividades de realizan en
 sus labores diarias (esto es para personal operativo) y capacitación en
cooperativismo (para todos en general); una vez realizadas las
mencionadas capacitaciones durante el año, se anexaran a esta
carpeta evidencia de las actividades realizadas.
 Una vez pase la contingencia sanitaria, solicitar a la ARL capacitación
en riesgos laborales para todo el personal a cargo (solo personal de
planta); al igual que el punto anterior, una vez realizadas las
mencionadas capacitaciones durante el año, se anexaran a esta
carpeta evidencia de las actividades realizadas.
 Toda vez que se nivelen las obligaciones pendientes de pago, en lo
posible realizar entregas de la dotación al personal de planta, de dicha
entrega de dotación se dejará evidencia de su entrega la cual será
archivada en esta carpeta.

2. ÁREA FINANCIERA

A. Ingresos
 Relación en Excel de las cuentas de cobro enviadas a la alcaldía indicando
el concepto cobrado de manera independiente, es decir, cada uno de los
subsidios cobrados y su valor por separado (valor acueducto, valor aseo y
valor alcantarillado) su respectivo número de convenio, fecha de inicio y
fecha de finalización de cada convenio.
 Relación en Excel de los giros recibidos por concepto de subsidio que
contenga fecha del giro, valor y a que subsidio corresponde cada valor
girado.
 Cada vez que envíen al correo un extracto bancario, favor reenviármelo al
correo daimor.80@gmail.com
 En carpeta AZ archivar: (rotular esta carpeta con el nombre ingresos 2020)
 los convenios suscritos hasta el momento por concepto de
subsidios.
 de manera cronológica, archivar las cuentas de cobro generadas
para cobro de estos convenios.
 una vez recibidos los giros, solicitar a la alcaldía comprobante de
los mismos y adjuntarlos a las cuentas de cobro que corresponda
cada consignación o giro de cheque según el caso.
 Archivar los extractos bancarios de manera cronológica en esta
carpeta.

B. Gastos
 Relación en Excel de los gastos generados hasta la fecha, en el cual se
indique, concepto del gasto, fecha de giro o pago, numero de cheque
girado si es del caso o número del giro si es enviado por las empresas de
giro (Efecty, Supergiros u otras similares) comprobante de pago o
consignación, nombres, apellidos y numero de identidad de la persona
 jurídica (si es empresa NIT) o persona natural (número de cédula) a la que
se le giró o pagó, valor pagado y valor adeudado si queda saldo a pagar.
 En carpeta AZ archivar cronológicamente todo gasto que se haya pagado
con subsidios: (rotular esta carpeta con el nombre gastos 2020)
 Comprobantes de pago generados (egresos manuales los cuales
se reemplazaran por los generados en el software una vez se
nivelen los procesos)
 Cuentas de cobro (no se incluyen aquí cuentas de cobro de los
contratistas que se mencionan en el ítem “Talento Humano”) y
facturas pagadas (servicios públicos, ferretería, útiles de escritorio
y papelería, tinta para impresora, elementos de aseo,
restaurantes, servicio de transporte, peajes, combustibles,
aceites, reparaciones de motobombas, instalaciones, pozos etc.)
 Archivar todo documento soporte que se considere un gasto
efectuado como consecuencia de la actividad de la empresa.
 Por motivo de la pandemia, todo gasto se está cancelando con
dineros de subsidio, por lo tanto apóyate con Ronald para esta
organización de gastos, los cuales NO PUEDEN SER ARCHIVADOS
EN LAS CARPETAS QUE RONALD LLEVA COMO CONTROL DE
INGRESOS Y GASTOS DE RECAUDO. Tan pronto todo se normalice
y empiecen a generar ingresos por recaudo, los procesos se
llevarán tal como de costumbre. Si se da el caso de que durante
esta contingencia sanitaria, un o unos usuario paga las facturas de
servicios, estos ingresos deberá ser administrados por la oficina
de recaudo (Ronald) como de costumbre.
 Existen unos recaudos que son consignados a la cuenta bancaria
de ACSEPAL y corresponden a los pagos institucionales, consultar
con el sr Hermel que destino se le dará a esos recursos con el fin
de establecer si los organiza la oficina de recaudo (Ronald) como
ingresos y gastos por recaudo o si los organiza la oficina
administrativa (María) como ingresos y gastos de manejo
gerencial.
 Todo gasto debe estar soportado con factura (si el proveedor de
bienes o servicios está obligado a facturar) o cuenta de cobro; en
lo posible, si el proveedor no está obligado a facturar, solicitarle
cuenta de cobro.

C. Cuentas por pagar

 Será una carpeta transitoria en la cual se archivarán las facturas y
cuentas de cobro que se adeuden, y una vez pagados se llevarán estas
facturas o cuentas de cobro a cada una de las carpetas de talento
Humano y gastos según correspondan.
 Relacionar en Excel las facturas y cuentas de cobro que se adeuden
hasta la fecha, indicando nombres y apellidos o razón social si es
 empresa, número de identificación o NIT, concepto de la deuda, valor,
fecha de generación de la deuda. Pueden estar en esta relación los
servicios públicos, facturas o cuentas de cobro que se adeuden al
camión recolector o sobre cualquier otro bien o servicio adquirido que
aún no se haya pagado, ojo solo es relacionar los documentos que
tengas en la oficina y que se adeuden. Si tienen conocimiento de que
deben algún bien o servicio soliciten factura o cuenta de cobro.
 De las obligaciones laborales y otras anteriores me encargo yo de
liquidarlas.
 En esta carpeta se archivará: (rotular esta carpeta con el nombre
cuentas por pagar 2020).
 Todas las facturas o cuentas de cobro que se deban a la fecha
organizadas cronológicamente.

D. Compra de activos
Cada vez que se compren turbinas, motores, escritorios, computadores o
elementos similares que por sus características sean de uso constante y
generen un gasto considerable, estas facturas y demás documentos
conexos como certificado de importación o manuales de uso, deberán
archivarse en carpeta independiente que se rotulará como “activos fijos”.

Estas serían las actividades financieras y algunas administrativas a organizar, sin desconocer las
que las que le correspondan al Sr Hermel por el ejercicio de su cargo.

Estemos atentos revisando constantemente el correo de ACSEPAL para dar cumplimiento a los
requerimientos y o citaciones de las diferentes entidades que regulan o ejercen control sobre
la empresa.

En el transcurso del proceso pueden generarse otras actividades administrativas, pero hasta el
momento estas son las más relevantes.

Cuentas con mi apoyo, asesoría y colaboración ante cualquier inquietud sobre el desarrollo de
las actividades.

¡¡SAQUEMOS TODOS UNIDOS ESTOS PROCESOS ADELANTE Y ORGANIZADOS!!