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Definición de Documentos
Cartilla
I
Tabla de Contenido
1. Presentación
2. ¿Qué son Documentos?
3. ¿Cuál es la ruta para definir Documentos?
4. ¿Qué funcionalidad tienen cada unos de los documentos?
5. ¿Cuáles son los datos que solicita el sistema al momento de definir
documentos?
5.1 Campos Genéricos
5.2 Campos Específicos
a. Orden de Producción (Tipo B)
b. Nota Crédito (Tipo C) y Nota de Devolucion (Tipo J)
c. Nota de Entrada (Tipo E)
d. Factura de Venta (Tipo F)
e. Egreso (Tipo G)
f. Nota de Salida (Tipo H)
g. Otros (Tipo L) y Nota Interna (Tipo N)
h. Nota de Producción (Tipo O)
i. Compra (Tipo P)
j. Recibo de Caja (Tipo R)
k. Nota de Remisión (Tipo S)
l. Nota de Traslado (Tipo T)
m. Orden de Pedido (Tipo Z)
n. Orden de Compra de Activos Fijos (Tipo M)
6. Recomendaciones Generales al Definir Documentos
Presentación
Este documento explica de una manera sencilla los parámetros a diligenciar al
momento de definir los documentos, esta información se debe crear en cada una de
las empresas que se tengan instaladas de acuerdo a las necesidades del usuario.
DEFINICIÓN DE DOCUMENTOS
Los documentos contables son los soportes de contabilidad que sirven de base para
registrar las operaciones comerciales de una empresa; se pueden imprimir las
veces que se requieran dependiendo de las necesidades de la empresa.
Los documentos extracontables son los soportes que permiten registrar solicitudes,
no afectan la contabilidad y se pueden generar varios informes de estos
documentos.
Allí el sistema despliega una ventana con todos los documentos que maneja SIIGO,
cada uno de ellos identificado con una letra que indica el Tipo de documento y su
correspondiente nombre.
Importante:
Dentro de la definición de los documentos, en SIIGO se debe tener en
cuenta:
• Tipos de documento
• Numeración
• Formas de impresión
• Cruces de documentos
• Documentos Contables y Extracontables
• Clasificación tributaria
En todos los documentos existen campos genéricos que aplican de la misma forma
para todos los tipos de documentos, pero también existen otros campos que son
específicos para cada documento.
a. Campos Genéricos:
Estos son campos que aplican o tienen la misma funcionalidad en todos los Tipos de
Documentos, estos son:
Importante:
Esta funcionalidad aplica en la impresión de los documentos en
formato estándar o con generador de documentos.
b. Campos Específicos
Los siguientes campos que se habilitan solamente para uno o algunos documentos,
dependiendo de su objetivo o finalidad, los documentos que tienen campos
específicos son:
Importante:
La Nota de Devolucion (Tipo J) debe tener definidos los mismos
datos que la Factura de Venta, para poder realizar la correcta
contabilización
Los cruces que puede utilizar la Nota de Entrada pueden ser los siguientes:
DOCUMENTO DOCUMENTO
Orden de Compra Nota de Entrada
Nota de Entada (SIN CRUCE)
Importante:
En caso de tener marcado documento cruce sin ser obligatorio no tendrá
incidencia en los saldos de inventarios por que los documentos a utilizar
son extracontables; pero si se ve reflejado en los informes de estos
documentos.
Importante:
Se recomienda siempre que se use este cruce la Nota de Entrada debe
tener marcar esta opción, porque la entrada afecta cantidades en el
inventario y la compra valores en formas de pago, impuestos, entre otros.
Importante:
Si la Factura cruza con un documento contable en este caso la Nota de
Remisión (S) no se debe marcar esta casilla, de hacerlo el sistema
descarga el inventario dos veces, una con la Nota de Remisión y otra
con la Factura de Venta.
Importante:
Si en el registro de control de marco la opción Maneja Múltiples ret.x
Documento, en la definición de documentos no se habilita este campo
Importante:
Los documentos Orden de Pedido y Cotización son documentos
extracontables, la Nota de Remisión es un documento contable
Estos cruces pueden ser implementados según los procesos y necesidades de cada
compañía, como por ejemplo
• Permite utilizar Nit con diferente sucursal: Esta opción se habilita SOLO
SI se definió algún cruce y funciona para que al momento de cruzar la
factura con remisión se habilite la opción de cruzar remisiones con Nit que
maneja sucursal y facturarlas a otra sucursal
Importante:
Cuando la Factura de Venta cruza con la Nota de Remisión es
indispensable marcar la opción de Obliga Cruce, de lo contrario los
productos registrados en las Facturas de venta no descargaran el
inventario ni será posible asignarles un costo de ventas
Importante:
Si en el registro de control se marco la opción de IVA Diferencial el
sistema toma la cuenta de IVA definida en la apertura de las líneas y
gruposDATOS
OTROS de inventarios y no la de la definición del documento, pero de
DE LA FACTURA:
igual forma se deberá asociar.
• Imp. Stand/Dsc.x ítem/dsc.Unitario (S/D/U): Hace referencia a la
forma como muestra impreso los descuentos en el formato Estándar, solo si
está definido descuento en producto.
Importante:
En caso de manejar IVA diferencial esta opción no debe marcarse
• Cruza con Pedido/ No cruza (C/N): La nota de salida permite cruzar con
el pedido, crece que traerá la información y datos digitados en el pedido
Importante:
Los documentos Orden de Compra (Tipo Y) y Orden Compra (Tipo M)
son documentos extracontables, la Nota de Entrada es un documento
contable
TIPO DE
TIPO DE DOCUMENTO TIPO DE DOCUMENTO
DOCUMENTO
Orden de Compra (Y) Nota de Entrada Compra
Orden de Compra (Y) Compra
Nota de Entrada Compra
Orden de Compra (M) Compra
Compra
Importante:
Cuando la Compra cruza con la Nota de Entrada; es indispensable
marcar la opción de Obliga Cruce, de lo contrario los productos
contabilizados en las compras NO ingresaran al inventario ni será
posible asignar un costo de ventas.
Importante:
Si la compra cruza con un documento contable en este caso la Nota
de Entrada (E) no se debe marcar esta casilla, de hacerlo el sistema
cargara el inventario dos veces, una con la Nota de Entrada y otra
con la compra.
• Imp. Certif: Marcar la opción si se requiere que una vez realizada una
contabilización genere el certificado de retención de ese documento.
Importante:
Al seleccionar cada una de las cuentas contables en los anteriores
campos, el sistema genera el siguiente mensaje informativo:
• Cargos y Descuentos: Dentro de la estructura de los documentos se
pueden definir tres cargos y tres descuentos.
Importante:
Los documentos que se pueden elaborar con anterioridad a la remisión son
documentos extracontables.
Los cruces que puede utilizar la Nota de Remisión pueden ser los siguientes:
Importante:
En caso de tener marcado documento cruce sin ser obligatorio no tendrá
incidencia en los saldos de inventarios por que los documentos a utilizar
son extracontables; pero si se ve reflejado en los informes de estos
documentos.
Importante:
Se recomienda siempre que se use la nota de remisión marcar esta
opción, porque la remisión afecta cantidades en el inventario y la factura
valores en formas de pago, impuestos, entre otros.
Importante:
Los campos Cruza con Factura y Cruza Facturas por esta
Remisión son excluyentes, el primero permite cruzar una remisión
con una sola factura y el segundo permite cruzar una remisión en
varias facturas.
• Esta remisión será cruzada por una Factura Electrónica y Genera
Aviso de Despacho: Esta ventana se habilitara solo si en el registro de
control se marcó la opción de manejo de opciones EDI y permite definir si
remisión que se está parametrizando cruza con la Facturación Electrónica
Importante:
Si en el registro de control de marco la opción Maneja Múltiples ret.x
Documento, en la definición de documentos no se habilitara este
campo.
14. Orden de Compra de Activos Fijos (Tipo M):
Importante:
El documento que se puede elaborar con anterioridad a la orden de
compra (M) es un documento extracontable.
DOCUMENTO DOCUMENTO
Requisición Orden de Compra (M)
Orden de Compra (M) (SIN
CRUCE)
Importante:
Si en el registro de control de marco la opción Maneja Múltiples ret.x
Documento, en la definición de documentos no se habilitara este
campo.
Recomendaciones Generales al Definir Documentos