PROYECTO DE AULA

EJE 2

PLANEACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

MANUEL TORO GONZALEZ

DESARROLLO
 1. Escojan una empresa de su preferencia sobre la cual puedan obtener información
para cumplir con lo Indicado.

FUNDACION PLAN

2. Obtengan información relevante sobre los siguientes puntos , como mínimo:

Fundación Plan es una organización de la sociedad civil colombiana, sin ánimo de lucro,
miembro de Plan International. Trabaja hace más de 55 años en Colombia en la
promoción de los derechos de la niñez, con el objetivo de mejorar las condiciones de vida
de niñas y niños que viven en situación de extrema vulnerabilidad.
Al igual que la organización internacional de la que hace parte, Fundación
Plan es Independiente, sin filiación política o religiosa. Trabaja de manera integral con las
comunidades para que se organicen y participen activamente en la solución de sus
problemas. Además, fortalece las habilidades de liderazgo de las niñas y los niños para la
gestión de su propio desarrollo a largo plazo, con el fin de garantizar de manera real una
transformación en sus vidas.
Fundación Plan tiene presencia permanente en municipios ubicados en los departamentos
de Nariño, Cauca, Valle del Cauca, Chocó, Sucre, Bolívar y en la ciudad de Bogotá.

Plan International fue fundada en 1937 por el periodista Británico John Langdon-Davies y
por el voluntario Inglés Eric Muggeridge.
Originalmente se denominó 'Foster Parents Plan for Children in Spain' (Plan de Familias de
Acogida para Niños de España). Sus objetivos primordiales eran entregar alimentos,
alojamiento y educación a esos niñas y niños, cuyas vidas habían sido arruinadas por la
guerra civil española.
Este hecho sigue siendo uno de los pilares de nuestro trabajo. El pensar que los problemas
a los que se enfrenta un niño se pueden reflejar en su vida, ayuda a las personas a ver la
cara humana de la pobreza y, más importante aún, enseña a ayudar.
Desde entonces nuestro enfoque hacia la asistencia humanitaria ha evolucionado.
Realizamos actividades de ayuda en zonas de guerra, damos nuestro apoyo en zonas de
conflicto, damos asistencia en casos de emergencia y llevamos a cabo proyectos a largo
plazo para ayudar a los niñas, niños, jóvenes, adolescentes y a sus familias, en
comunidades de países donde existe desigualdad y pobreza.
Durante 70 años Plan ha trabajado con niños, familias y comunidades. Esto nos ha
otorgado una importante reputación como agencia para el desarrollo con fundamentos
éticos y eficaces.

PLAN EN COLOMBIA
En 1962 Plan International INC, firma un convenio con el gobierno colombiano para
instalar sus oficinas en el país. Inicialmente, los esfuerzos se concentraron hacia la ayuda
(en temas de salud y educación) de aquellas familias ubicadas en los municipios de Suba,
Bosa y los cerros orientales de la ciudad de Bogotá, pero, debido al desarrollo del conflicto
interno, pronto su presencia se extendería a otras zonas del país.
Para los años 70 y 80, Plan ya hacía presencia en las zonas más deprimidas del país,

Enfocando su trabajo, principalmente, en las ciudades de Buenaventura y Tumaco. Para la

década de los 90, su expansión se consolida en las ciudades de Barranquilla, Cali y el
departamento del Chocó, cubriendo, así, la mayor parte de las Costas Pacífíca y Atlántica
del país.
A partir de 2002, PLAN enfoca su trabajo en el Desarrollo Comunitario Centrado en la
Niñez, apoyando el desarrollo de las comunidades mediante la implementación de
programas enfocados en salud, educación, vivienda y sostenibilidad ambiental.
Hoy, bajo el nombre de PLAN, nuestra organización apoya a miles de niñas, niños,
adolescentes y adultos, además de beneficiar a más de 1 millón de personas en todo el
territorio nacional.

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

PLAN fue certificada en Calidad bajo la norma ISO 9001:2008 con No. De certificación
CO10/3241, reconociendo la conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad y cuyo
alcance es: "Formulación y ejecución de proyectos para promover la garantía de los
derechos de los niños, las niñas, los adolescentes y los jóvenes a nivel nacional".
Esta certificación fue otorgada por SGS en Colombia, organismo internacional de
certificación con sede principal en Ginebra (Suiza) que opera en más de 140 países
alrededor del mundo, y nos compromete en el cumplimiento de nuestra política de
calidad: El trabajo de PLAN está enfocado en el desarrollo comunitario centrado en la
niñez, gestionando proyectos y actividades encaminadas a causar impacto en la sociedad y
en las comunidades atendidas, cumpliendo con los requisitos de quienes contribuyen o
aportan a nuestra labor y obteniendo los mejores resultados a través del mejoramiento
continuo de nuestros procesos.

JUAN EMILIO POSADA

Presidente de la Junta Directiva

Ha sido presidente de varias compañías como ACES, Avianca, Alianza Suma y Synergy
Aerospace Inc. Miembro de la junta directiva de la Orquesta Juvenil de las Américas.
Se desempeñó como gerente de Metales Preciosos del Royal Dutch / Shell Group y
vicepresidente internacional del Banco Cafetero.
Es socio fundador de Stratis – Compañía que ha desarrollado negocios de logística,
transporte y energía con operaciones en América Latina y en China.Ha participado como
miembro activo en el consejo de administración de empresas del sector público y privado,
así como de organizaciones no gubernamentales internacionales con operaciones en
América Latina.
Actualmente pertenece al Grupo de Dialogo Inter-Americano, integrado por 50
presidentes de las más importantes compañías de América Latina y es miembro de la
organización mundial de Presidentes Jóvenes (YPO).
MARGARITA VARGAS
Vicepresidente de la Junta Directiva.

Comunicadora social de la Pontificia Universidad Javeriana de Bogotá. Cuenta con un

máster en Dirección y Gestión de Bienestar Social y Servicios Sociales de la Universidad de
Alcalá de Henares, Madrid, España.
Consultora de Operation Smile Inc. para Suramérica entre 2008-2014.
Directora Ejecutiva FundaciónOperación Sonrisa Colombia entre 1992-2008.
Miembro del Comité de la Red ONG por la Transparencia en Colombiaentre 2005-2010.
Miembro activo como representante de Latinoamérica en la Junta de Plan Internacional
Inc. entre noviembre de 2004 y diciembre de 2006, en la cual participó en los comités de
finanzas y de programas.
CLAUDIA SILVA

Ha trabajado por más de 25 años en publicidad donde se ha desempeñado como

vicepresidente y presidente de varias agencias en Colombia y hace 14 años fundó “Silva
Publicidad” .
Cuenta con experiencia en manejo de importantes cuentas nacionales y multinacionales
siendo responsable de las estrategias de comunicación y de marca. Ha sido coordinadora
regional para marcas como Varta, Samsung y Chrysler.
Fue asesora de programas y campañas de Bien Público como “Haz Paz” de la Oficina de la
Primera Dama de la Nación, "Lucha contra la corrupción” desarrollada por la
Vicepresidencia de la República y otras como “prevención del SIDA” del Ministerio de
Protección Social y Plan Mundial de Alimentos, entre otros.
Actualmente trabaja en proyectos de Responsabilidad Social y es miembro activo en el
Consejo de Administración en varias organizaciones sociales.
CARLOS APARICIO
Tesorero de la Junta Directiva de la Fundación Plan.

Carlos estuvo afiliado a Plan durante la década de los 70 y conoce de primera mano los
programas y proyectos que desarrolla la Fundación Plan.
Contador Público (Universidad Central), Diplomado en Gerencia Financiera y
Administrativa (Universidad Central), Altos estudios en Gestión y Liderazgo Estratégico
(Universidad de los Andes), Diplomado en Altos Estudios en Gerencia Política y
Gobernabilidad (George Washington University) Magíster en Administración (Universidad
de los Andes). Es especialista en las áreas administrativa y financiera de la Educación.
Ha sido conferencista de diversos encuentros nacionales e internacionales organizados
por ASCUN, ICFES, APICE, ASENOF y OEA. Par académico y asesor del Ministerio de
Educación Nacional. Igualmente ha sido profesor en Administración y Finanzas de varias
universidades.
Durante 18 años ocupó diversos cargos en la Universidad de los Andes como Jefe de
Apoyo Financiero, Director del Programa de Práctica Empresarial, Coordinador
Administrativo y Financiero, entre otros. También se desempeñó durante 5 años como
Coordinador de Asistencia y Cooperación Técnica de la Asociación Panamericana de
Instituciones de Crédito Educativo – APICE, un organismo internacional en el cual trabajó
con Ministerios y Secretarías de Educación de varios países. Recientemente fue Asesor
durante dos años y medio del Ministerio de Educación Nacional en Colombia en
Formación Profesional y Educación Superior.
Desde hace tres años es Profesor de Contaduría Pública en la Universidad Central y en la
Fundación Universitaria del Área Andina, actividades docentes que complementa como
Director Ejecutivo de una firma de Consultoría que trabaja con Instituciones de Educación
Superior y Formación Profesional.
.
PILAR MEJÍA

Amplia trayectoria en la dirección corporativa de la responsabilidad social en el sector

empresarial público del país, con intervención en los ámbitos estratégico, de gestión, de
cultura y de relacionamiento institucional. Con recorrido en la dirección de la
comunicación organizacional (interna y externa) con impacto en la estrategia, la
movilización de cultura y la construcción de reputación. Con amplia trayectoria en la
dirección y ejecución de proyectos de escala nacional en el ámbito de la cultura, del
desarrollo local y de la educación. Desde el año 2012 es directora asociada de la firma de
consultoría profesional colombiana en sustentabilidad de organizaciones, Próxima SAS, de
la cual es también su fundadora.
Directora de Comunicaciones y Responsabilidad Social UNE-EPM Bogotá. Dentro de su
trayectoria profesional ha trabajado con la Sociedad Colombiana Pedagogía y la Cámara
Colombiana del Libro. Se desempeñó como Coordinadora Nacional del Plan de Lectura en
la Presidencia de la República para generar procesos de desarrollo local a través de la
lectura.
Su experiencia en comunicaciones para la promoción de los derechos de la niñez la
desarrolló en organizaciones como Save the Children, UNICEF y la OIT (Organización
Internacional del Trabajo) en las cuales realizó publicaciones sobre la situación de la
infancia en Colombia y el trabajo infantil en Iberoamérica, entre otras.
MARIA PAULINA DÁVILA

Es licenciada en comunicación social. Especialista en planificación de la educación de

recursos humanos para el desarrollo. Tiene un master y un doctorado en políticas
educativas de la Universidad del Estado de Pensilvania
Trabajó como ministra consejera de la misión permanente de Colombia ante Naciones
Unidas en este rol participó en negociaciones multilaterales internacionales en temas de
derechos humanos, derecho internacional humanitario, derechos de niños y niñas,
empoderamiento y avance de la mujer, pueblos indígenas, desarrollo social, migraciones,
asuntos relacionados con discriminación racial. Como consultora independiente trabajó en
el diseño de políticas públicas en educación y estadísticas sociales. Se desempeñó como
miembro de Juntas Directivas de ONU Mujeres y UNICEF.
Funcionaria y consultora independiente en organismos del Estado como Ministerio de
Educación Nacional, Departamento Nacional de Planeación, DANE, Presidencia , Banco
Interamericano de Desarrollo, Comunidad Andina entre otros.
SANDRA VERANO

Abogada especializada en derecho comercial. Tiene un doctorado en derecho y

actualmente en instancia de investigación en post-doctorado en la misma área. Fue
asesora jurídica e investigadora en diversas entidades públicas, incluyendo ministerios,
alcaldías y empresas públicas.
En el sector privado asesoró a bancos como Davivienda, Colpatria, Leasing Bolívar, entre
otras entidades. Docente de la facultad de derecho de la universidad Externado de
Colombia.
LUIS FERNANDO ALARCÓN

Ingeniero Civil con posgrado en economía y maestría en Ingeniería civil. Fue gerente
general de ISA, presidente de Asofondos, representante de Colombia ante el Banco
Interamericano de Desarrollo, presidente de la Flota Mercante Gran Colombia.
Se desempeñó como Ministro de Hacienda entre mayo 1987 y agosto de 1990.
Actualmente es miembro de junta directiva del Grupo Éxito, Sura y Riopaila.

PRESIDENCIA EJECUTIVA

ALEJANDRO GAMBOA CASTILLA

Alejandro Gamboa Castilla es Economista de los Andes, con un Master en RRII de

Columbia University. Se ha desempeñado en varios cargos ascendentes en Banco Mundial,
el Banco Interamericano de Desarrollo, en varios Ministerios en Colombia y, más
recientemente, como Director General de la Agencia Presidencial de Cooperación
Internacional – APC, donde lideró la estrategia de recaudación de cooperación para el post
conflicto.

POLITICAS
POLÍTICA SALVAGUARDA DE LA NIÑEZ Y JUVENTUD

Todas las Entidades de Plan International, incluido PII, deberán dictar sus propios
procedimientos que deben estar en concordancia con los procedimientos, regulaciones u
otros documentos regulatorios globales que permitan el cumplimiento por parte de sus
empleados (y/o, cuando sea apropiado, por parte de sus contratistas y otros socios) de
esta Política Global. Cuando lo requieran la ley o las prácticas locales, las oficinas de PII y
las Organizaciones Nacionales pueden mejorar los estándares y los requisitos establecidos
en esta política.

POLÍTICA DE CALIDAD

El trabajo de Fundación Plan está enfocado en el desarrollo comunitario centrado en la

niñez, gestionando proyectos y actividades encaminadas a causar impacto en la sociedad y
en las comunidades atendidas, cumpliendo con los requisitos de quienes contribuyen o
aportan a nuestra labor y obteniendo los mejores resultados a través del mejoramiento
continuo de nuestros procesos.

OBJETIVOS DE LA CALIDAD
Como parte de la estrategia para desarrollar nuestra misión, nos comprometemos
a alcanzar los siguientes objetivos de la calidad:

 Participar en la promoción y protección de los derechos de la niñez y juventud

mediante la ejecución de proyectos de alto impacto.
 Potencializar los recursos, mediante una gestión oportuna, ágil, transparente,
eficiente y eficaz, buscando la sostenibilidad de nuestra operación.
 Gestionar un sistema de procesos eficiente, eficaz y seguro, capaz de mejorar
continuamente.
 Fortalecer la gestión del desempeño de nuestro equipo humano a través de
procesos de aprendizaje continuo.

POLITICA DE CALIDAD

Fundación Plan, en su calidad de responsable de la información, encuentra dentro de los

deberes legales asociados a la misma, la adopción de una Política que responda y
actualice con las recientes disposiciones sobre la materia, la protección de los derechos y
garantías constitucionales relacionados con el hábeas data, a fin de implementar un
procedimiento enmarcado en la ley y que regule en debida forma la recolección,
tratamiento y circulación de aquella información susceptible de ser protegida y que se
encuentre contenida en los archivos o bases de datos de la Fundación.

POLITICA DE GENERO

El propósito de esta política es establecer una clara visión, dirección, un lenguaje común y
mensaje coherente para poner en práctica y comunicar nuestro compromiso con la
promoción de la igualdad de género, los derechos de las niñas e inclusión para todo
nuestro personal, a todos los niveles. Para apoyar la implementación de esta política y
permitir la rendición de informes, hemos elaborado un conjunto estandarizado de pautas
aplicables a PII, enfocando en Oficinas y Personal, Programación e Incidencia, y Mercadeo
y Comunicaciones.

La desigualdad de género y la exclusión varían de un lugar a otro, pero en todos los países
donde trabajamos encontramos diferentes formas de discriminación de género,
estereotipos de género y una distribución desigual de poder entre mujeres, hombres,
niñas y niños, y otros géneros,2 además de la exclusión basada en múltiples factores.
Entre estos factores encontramos raza, clase, etnicidad, capacidad, idioma, orientación
sexual e identidad de género. Reconocemos que las personas tienen múltiples identidades
que dan forma a sus experiencias.

Consideramos que nuestro trabajo de abordar la desigualdad de género puede ser

fortalecido examinando la forma en que estas identidades se entrelazan, y aprovechando
estos conocimientos para informar los programas y la incidencia. La desigualdad de
género intensifica los efectos negativos de todas las demás formas de exclusión, y
por ende, la exclusión es distinta y, en muchos casos, peor para las niñas y las mujeres.
Entre los grupos excluidos las niñas suelen ser las que enfrentan los mayores obstáculos al
ejercicio de sus derechos y, por lo tanto, la igualdad de género y los derechos de las niñas
siguen siendo una prioridad clara para nuestro trabajo.

3. Preparen un documento de planeación, como mínimo, lo siguiente:

a. Términos de referencia:

Establecer la metodología de verificación del cumplimiento de los procedimientos que

integran el Sistema de Gestión de Fundación Plan, así como las herramientas que
permitan una mejora continua en el mismo. Se verificaran los siguientes aspectos

 Que existan manuales de procedimiento y de funciones que permitan el logro

eficiente de los objetivos y comprobar que se están utilizando de manera
adecuada los recursos humanos, tecnológicos y financieros
 Si la empresa cumple con la selección y contratación del personal en los
tiempos requeridos.

b. Conocimiento del cliente:

1. Actividad económica:

La actividad económica de Fundación Plan es 8532

 Actividades sociales, de asesoramiento, bienestar social, ayuda a los

refugiados, orientación y actividades similares prestadas a personas y a
familias en sus hogares y en otros lugares.

Esas actividades pueden ser realizadas por dependencias públicas y

organizaciones privadas, como entidades de bienestar social relacionadas
con iglesias, organizaciones de socorro en casos de desastre,
organizaciones nacionales y locales de autoayuda, especialistas que prestan
servicios de asesoramiento, etc.:
 - Las actividades de bienestar social y orientación para niños adolescentes.
- Las actividades relacionadas con la adopción, actividades de prevención
de malos tratos a niños y a otras personas.
- Las visitas a ancianos y enfermos.
- Asesoramientos sobre el presupuesto familiar y orientación acerca del
matrimonio y la familia.
- Actividades de fomento de la comunidad y el vecindario.
- Actividades de socorro a víctimas de desastres, refugiados, inmigrantes,
etc., incluso el suministro de albergue temporal y a largo plazo.
- Readiestramiento y asistencia a personas discapacitadas y desempleadas,
siempre que el componente de educación sea limitado.
-Determinación de las personas con derecho a recibir asistencia social,
fondos para el alquiler de vivienda y vales para obtener alimentos.
-Actividades de guarderías (casas cunas), incluso las actividades de atención
diurna a niños discapacitados.
-Actividades de atención diurna a adultos discapacitados.
-Servicios diurnos para personas sin hogar y otros grupos socialmente
desfavorecidos.
-Actividades de caridad como recaudación de fondos y otras actividades de
apoyo de los servicios sociales.
2. Órgano de dirección, administración y representación legal

Junta Directiva:
 Juan Emilio Posada
 Margarita Vargas
 Claudia Silva
 Carlos Aparicio
 Pilar Mejía
 María Paulina Dávila
 Sandra Verano
 Luis Fernando Alarcón

Presidente: Alejandro Gamboa

Comité Directivo:
 Dirección de Implementación programática: Janeth Osorio
 Dirección Jurídica: Olga Trujillo
 Dirección Financiera: James Martínez
 Dirección de Cooperación: Laura Criado
 Dirección de Talento Humano: Carmenza Barriga.
 Dirección de Tecnología: Olga Acosta

Revisoría Fiscal: PricewaterhouseCoopers.

 3. Composición del capital:

 El capital se compone por

 Donaciones internacionales
 Donaciones Nacionales
 Donantes individuales

4. Planta Física
Bogotá: Cra 15 N 87-86
Cartagena: calle manga 22 10
Tumaco: Cra 9 N 14 40
Jamundí: Cra 10 N 13-56

5. Comercialización: No aplica
6. Inventario: se maneja mediante el procedimiento de activos Fijos
7. Cartera: se maneja mediante el procedimiento Financiero

c. Procedimientos:
- Manual de gestión Humana
- Procedimiento de activos fijos
- Procedimiento financiero
- Política de gestión del desempeño
- Procedimiento de gestión estratégico
- Procedimiento de compensación

4. Prepare un programa de trabajo que contenga:

 Responsable, equipo a cargo de su implementación

Responsable: Manuel Toro

Equipo implementador: Geraldine Campuzano, Cristian Ospitia

 Áreas de Intervención:
Se auditara la oficina de Bogotá, El procedimiento de gestión de talentos y
el procedimiento de compensación
  Numero Progresivo de las actividades estimadas

CRONOGRAMA DE CONTROL INTERNO

Periodo: 2018
Proyecto/PU/Socio Fecha Alcance Ciudad Observaciones
AUDITORIA
INTERNAS

Talento Humano mar-18 Contratacion en el proyecto cero a siempre 2017 Bogotá

Implementación de
abr-18 Programa de capacitacion Bogotá
Proyectos

Gestión Humana may-18 Compensación Bogotá

Presidencia jun-18 Politicas de la Fundacion Plan Bogotá

 Actividades

- Reunión de inicio
- Solicitud de documentación soporte y procedimientos
- Revisión de la información
- Informe de Hallazgos
- Acciones de mejoramiento
- Seguimiento a acciones

Talento Humano
Se verificara que el proceso de contratación se encuentre en los tiempos y con la
documentación requerida en el procedimiento de compensación laboral

PROCEDIMIENTO GESTION DE TALENTOS V3.pdf

Etapa Fecha
Reunión de Apertura 09/03/2018
Recolección de información 13/03/2018
Análisis 16/03/2018
Informe de Hallazgos 23/03/2018
Acciones de mejoramiento 30/03/2018
Implementación de proyectos – programa de capacitación
Confirmar que las personas contratadas cuenten con un plan de capacitación de
acuerdo a lo planteado en el procedimiento

PROCEDIMIENTO GESTION DE TALENTOS V3.pdf

Etapa Fecha
Reunión de Apertura 02/04/2018
Recolección de información 05/04/2018
Análisis 10/04/2018
Informe de Hallazgos 17/04/2018
Acciones de mejoramiento 24/04/2018

Gestión Humana

PROCEDIMIENTO COMPENSACION V3.pdf

Etapa Fecha
Reunión de Apertura 01/05/2018
Recolección de información 04/05/2018
Análisis 08/05/2018
Informe de Hallazgos 15/05/2018
Acciones de mejoramiento 22/05/2018

Presidencia
Verificar que existan las políticas descritas en el manual de gestión humana de la
Fundación
Manual Gestion Humana 2016.pdf

Etapa Fecha
Reunión de Apertura 01/06/2018
Recolección de información 06/06/2018
Análisis 08/06/2018
Informe de Hallazgos 13/06/2018
Acciones de mejoramiento 20/06/2018
Flujograma