4.

Control

Control es la fase del proceso administrativo implica monitorear actividades para

garantizar que se estén realizando según lo planeado y corregir las desviaciones
importantes. En esencia, es un proceso de tomar decisiones que tienen como
finalidad mantener un sistema en la dirección de un objetivo, con base en
información continua sobre las actividades del propio sistema y sobre el objetivo.

Los gerentes no pueden saber si sus unidades están funcionando realmente como
es debido sino hasta que evalúan qué actividades se han realizado y comparan
el desempeño real con el estándar deseado. Un sistema de control eficaz asegura
que las actividades se realicen de tal forma que se logren las metas de la
organización. El proceso de control depende de información sobre el rumbo de
las actividades y su progreso hacia los objetivos. La producción de información,
llamada también proceso de monitoreo o seguimiento, es el corazón de cualquier
sistema de control.

En el sistema de información se debe definir qué información debe producirse,

cómo y en qué momento debe obtenerse.

La eficacia de un sistema de control depende de qué tanto éste facilite el logro

de las metas. Cuanto más ayude el sistema de control a los gerentes a lograr
sus metas organizacionales, mejor será ese sistema.

Si el control se conceptualiza como la última etapa del proceso administrativo,

esto no significa que en la práctica suceda de la misma manera; la planeación y
el control están relacionados a tal grado, que en muchas ocasiones el
administrador difícilmente puede delimitar si está planeando o controlando;
incluso para algunos autores el control forma parte de la planeación misma. La
información obtenida a través del control es básica para poder reiniciar el proceso
de planeación.
4.1 El control y su importancia

Íntimamente ligado con la planeación, el control es la fase del proceso

administrativo a través de la cual se evalúan los resultados obtenidos con
relación a lo planeado con el objeto de corregir desviaciones para reiniciar el
proceso.

Lo ideal es saber elegir y utilizar las formas, técnicas y tipos de control que
propicien la máxima satisfacción de los clientes, del personal, de la sociedad, del
entorno y de los accionistas para cumplir la misión de la organización.

El control es de vital importancia dado que:

• Sirve para comprobar la efectividad de la gestión.
• Promueve el aseguramiento de la calidad.
• Protección de los activos de la empresa.
• Garantiza el cumplimiento de los planes.
• Establece medidas para prevenir errores y reducir costos y tiempo.
• A través de éste, se detectan y analizan las causas que originan las
desviaciones, para evitar que se repitan.
• Es el fundamento para el proceso de planeación.

4.2 Elementos de la fase de control

4.2.1 Establecimiento de estándares e Indicadores

El control implica verificar que los resultados estén de acuerdo con lo planeado,
para lo cual se requiere establecer indicadores o unidades de medición de
resultados.

Un estándar o indicador puede ser definido como una unidad de medida que sirve
como patrón para efectuar el control. Esta es la principal razón por la cual los
objetivos construidos previamente en la fase planeación deben ser medibles. Si
se requiere establecer estándares e indicadores que ayuden a obtener una mayor
precisión en la medición y detección de desviaciones, este es el momento.

4.2.2 Medición y detección de desviaciones

Consiste en medir la ejecución y los resultados mediante la aplicación de

unidades de medida, definidas de acuerdo con los estándares establecidos, con
la finalidad de detectar desviaciones. Para llevar a cabo esta función se utilizan
primordialmente los sistemas de información, por tanto, la efectividad de la
medición dependerá directamente de la fiabilidad y exactitud de la información,
misma que debe ser oportuna (a tiempo), confiable (exacta), válida, que mida
realmente el fenómeno que intenta medir con unidades de medida apropiadas,
y fluida (que se canalice por los canales de comunicación adecuados).
4.2.3 Corrección (Acción correctiva)

La corrección es la acción y aplicación de medidas para eliminar las desviaciones

o no conformidades con relación a los estándares o indicadores.

La información sobre el desempeño real se compara con los objetivos o patrones.

Con base en esa comparación, se puede iniciar una acción para corregir o reforzar
la actividad o desempeño. La comparación puede indicar tres situaciones:

• Desempeño real igual al esperado. Cuando se realiza el objetivo, una acción de

refuerzo puede ser apropiada. Por ejemplo, un premio como incentivo para el
equipo que alcanzó sus metas.

• Desempeño real inferior al esperado. Una acción correctiva debe ponerse en

práctica para hacer que el desempeño llegue al nivel deseado. Por ejemplo, se
pueden aplicar más recursos. Esta información también podría revelar que se ha
sobreestimado el nivel del objetivo y que es necesario reducirlo.

• Desempeño real superior al esperado. La acción de refuerzo, en este caso, tiene

la finalidad de sustentar el desempeño que sobrepasó el objetivo, o un
desempeño superior al promedio. Por ejemplo, puede asignarse al departamento
de producción un número de funcionarios más grande para que atiendan un
volumen de ventas mayor a lo previsto; o puede premiarse al equipo por un
desempeño excepcionalmente elevado.

Antes de iniciar la acción correctiva, es de vital importancia reconocer si la

desviación es un síntoma o una causa, con la finalidad de que las medidas
establecidas resuelvan el problema.

Un ejemplo frecuente de esta situación sucede cuando existe una disminución en

las ventas que indica que no se han logrado los objetivos. Antes de implantar
una medida correctiva es conveniente analizar cual es el origen de esta
desviación, si esta disminución se debe a la escasa calidad en el producto o a
deficientes procesos mercadológicos, o a alguna problemática distinta. Esto debe
ser efectivamente delimitado, para que nuestras acciones correctivas realmente
generen un cambio positivo en nuestros resultados.

4.2.4 Retroalimentación

A través de la retroalimentación se informa de los resultados y las medidas

correctivas que se aplicaron.

De la calidad de la información dependerá el grado y rapidez con que se

retroalimente el sistema.
La retroalimentación proporciona elementos para efectuar mejoras en el sistema
administrativo y para prever la posible existencia de fallas y errores.

BIBLIOGRAFÍA.
Introducción a la teoría general de la administración. Idalberto Chiavenato
Administración, Gestión organizacional, enfoques y proceso administrativo.
Lourdes Munh.
Fundamentos de Administración, Teoría general y proceso administrativo.
Antonio Cesar Amaru Maximiano.
Fundamentos de Administración. Stephen P. Robbins, David A. Decenzo, Mary
Coulter.