La transformación

digital en
el ámbito
gubernamental
L a trasformación digital avanza cada vez con mayor aceleración. En el
pasado, en la industria tecnológica, las nuevas empresas solían ser
pioneras en herramientas de datos que desafiaban a los modelos tradicionales y les
ayudaban a mejorar constantemente la experiencia del usuario. Sin embargo,
nuevas herramientas como las aplicaciones web, el Internet de las cosas (IoT) y los
bots, han evolucionado de tal manera que se han hecho de fácil disposición para
todo tipo de empresas y organizaciones. El acceso a soluciones digitales seguras y
rentables permiten a las administraciones gubernamentales alcanzar mayores
niveles de interconectividad, que promueven la productividad de sus operaciones.
Además, a medida que estas organizaciones producen mayores cantidades de
datos, pueden acceder a ellos bajo demanda y en una gama cada vez mayor de
dispositivos. La transformación digital está ayudando a las agencias
gubernamentales a identificar conocimientos y tendencias viables de los vastos
océanos de datos.

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 A
La transformación digital
en el ámbito gubernamental
Los procesos de digitalización permiten a las agencias públicas optimizar la
eficiencia, con lo que se ofrece un mejor servicio a sus respectivos ciudadanos.
Aplicar las mejores operaciones a un proceso de la administración pública facilita
una transformación digital orgánica. Las administraciones públicas necesitan un kit
de herramientas moderno y adecuado para afrontar desafíos que a su vez están
interconectados con departamentos de infraestructuras, transportes, fuerzas del
orden y otros grupos que sirven al público. En este ecosistema, las administraciones
tienen la responsabilidad de utilizar la transformación digital como herramienta
para tomar decisiones que modelan la sociedad.
Retos en la transformación digital de las organizaciones
gubernamentales
Los sectores con un alto grado de regulación, como las administraciones públicas, el
sector sanitario y los servicios financieros, tienen necesidades exclusivas. Si bien las
organizaciones de todo tipo pueden beneficiarse de herramientas tecnológicas que
mejoran la productividad, estos sectores tienen requisitos especiales a la hora de
proteger la información privada y mantener el cumplimiento normativo en un
panorama en el que tanto la regulación como las amenazas evolucionan
constantemente. Las filtraciones de datos en organizaciones de uno de estos
sectores pueden ocasionar daños mucho mayores que el perjuicio a la marca y la
necesidad de ofrecer control del crédito a los clientes, como sanciones regulatorias
importantes y pérdida de ingresos.
Para aquellas organizaciones del sector público que busquen estrategias de
prestación de servicios más eficientes e inclusivas, la transformación tecnológica les
ayudará a ofrecer experiencias modernas que promuevan la participación
ciudadana y la transparencia, controlando al mismo tiempo todos los costes
administrativos, y todo ello dentro de un marco seguro y conforme a las normativas.
mensajes, archivos, llamadas de voz y video, y reuniones en un solo nódulo para el
trabajo en equipo, a la vez que también pueda otorgar acceso a la información del
paciente y a aplicaciones. En un solo lugar, su equipo puede fácilmente hacer
preguntas, tomar notas, buscar contenido relevante y mantener a todos
actualizados de una manera confiable, integrada y segura. Los equipos pueden
acceder información en tiempo real y administrar diversas operaciones del hospital,
como programación de turnos, procesos de seguridad, suministros, capacidad de
camas, duración de la hospitalización y otras operaciones críticas. También están
disponibles las características de mensajería avanzada, como notificaciones de
prioridad y delegación de mensajes, diseñadas principalmente para organizaciones
de atención de salud. Las notificaciones de prioridad son para los mensajes
urgentes; en ellas, los médicos reciben avisos de forma repetida acerca de
información crítica que debe tratarse de forma diferente a otros mensajes. Con la
delegación de mensajes, los médicos y el personal pueden asignar a otro
destinatario para que reciba sus mensajes cuando ellos no están disponibles.
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Una mejor solución para las organizaciones gubernamentales

Todas las organizaciones de la administración pública necesitan formas de recopilar

y acceder a volúmenes cada vez mayores de datos. Desde padrones electorales y
expedientes judiciales hasta la facturación de servicios públicos y el registro de
personal, cada bit de datos juega un papel importante para la eficacia de las
organizaciones del sector público. Ahí es donde entra en juego el cloud.

Comunicarse de forma segura y colaborar entre personas y

equipos y con los ciudadanos

Integrar sistemas de datos dispares de forma segura y

extraer grandes cantidades de datos almacenados para
obtener información valiosa

Mejorar la productividad mediante herramientas digitales

modernas

Los beneficios de M365

Microsoft 365 es una solución basada en el cloud completa e inteligente que incluye
Office 365, Windows 10 y Enterprise Mobility + Security y que permite a todos los
miembros de tu organización cooperar de forma más segura y eficaz. Dado que se
ofrece mediante el cloud, Microsoft se ocupa de gran parte de las operaciones
informáticas y el mantenimiento por ti, incluidas las actualizaciones continuas de
características y seguridad. Además, las funciones de seguridad, privacidad y
administración del cumplimiento están integradas.

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El uso de Microsoft Teams
para promover el trabajo
colaborativo

Desde las herramientas de chat, voz y redes sociales hasta las capacidades de
coautoría basadas en la nube, Microsoft 365 y Teams entregan una potente solución
de colaboración y comunicación diseñada para cumplir con los diversos estilos de
trabajo y satisfacer las necesidades de cada grupo. Es un conjunto de herramientas
integrado y todo en uno para el trabajo en equipo, y cuenta con el respaldo de la
seguridad y confiabilidad de nivel empresarial de Microsoft.
Con Microsoft Teams, los miembros del equipo tienen acceso a un centro
compartido donde pueden encontrar todo lo que necesitan para ser más
productivos en una sola ubicación segura. También pueden conectarse con los
compañeros de equipo dentro y fuera de la organización para trabajar en los
proyectos principales.
Microsoft Teams ofrece una solución de colaboración y comunicación para los
equipos de hoy. Pueden localizar archivos mediante capacidades de búsqueda
integrada inteligente, así como obtener acceso a aplicaciones integradas de Office
como SharePoint, Word, PowerPoint, Excel y Stream, desde cualquier ubicación o
dispositivo. Dado que cada documento compartido en Teams se guarda en la nube,
los miembros del equipo siempre trabajan sobre la última versión. Además, el
historial de chat conserva un registro de las decisiones del equipo, sin que sea
necesario realizar búsquedas.
Los chat de grupo o privados ayudan a los miembros del equipo a conectarse
rápidamente con los encargados de tomar decisiones y pueden fijar una reunión en
línea donde pueden actuar como coautores y compartir archivos para una
aprobación segura inmediata. Las notificaciones integradas en los documentos y el
chat en paralelo permiten la colaboración, edición y finalización de materiales en
tiempo real. Además, con las funciones de mensajería instantánea, llamadas de voz
y videollamadas, los miembros del equipo están solo a unos clics de distancia.

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Microsoft Teams: Chatear, reunirse virtualmente y realizar llamadas
entre dispositivos con VoIP y PSTN.
Reuniones en línea confiables con
pantalla compartida en cualquier
dispositivo
Reducir los traslados usando audio, video en HD
y conferencia web.
Microsoft Teams ofrece una solución de colaboración y comunicación
integrada, por lo que las experiencias de chat, llamada y reunión están más
conectadas y son más eficaces, ya sea que trabaje desde casa, en movimiento
o en una sala de reuniones. Con Teams en Microsoft 365, sus empleados
Interactuar con los clientes usando Teams en sus
pueden comunicarse a través de pantallas compartidas, mensajería, llamadas
páginas web y aplicaciones.
por voz y videollamadas. Son libres de trabajar en cualquier lugar, desde sus
equipos de escritorio o sus dispositivos móviles. Con todo lo que necesitan en
una plataforma, los trabajadores pueden preocuparse menos de las
complicaciones tecnológicas y enfocarse más en finalizar el trabajo. Las reuniones son más eficientes con Microsoft 365. Con Teams, los
empleados pueden realizar videollamadas enriquecidas, compartir
Con Microsoft Teams, los empleados pueden: contenido, colaborar en tiempo real en archivos y registrar reuniones.

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Caso de Éxito: Congreso del
Estado de Guanajuato
El Congreso del Estado de Guanajuato es una institución gubernamental
fundamentada en el Poder Legislativo del Estado, quienes en búsqueda de la
trasformación digital han decidido acoger tecnologías Microsoft basadas en la
nube, entre ellas Office 365 y específicamente Microsoft Teams, para así lograr
interconectar diversos procesos administrativos que no solo benefician al congreso
como institución, sino también a miles de ciudadanos.

Tras realizar un análisis interno de sus metodologías, y entendiendo que la

transformación digital y la democratización de las tecnologías es un asunto
necesario, el Congreso del Estado de Guanajuato eligió a Microsoft Office 365
como la herramienta más adecuada para optimizar los procedimientos que
envolvían a los 46 municipios del estado. De igual modo, por medio de talleres de
capacitación, el congreso recibió el soporte necesario por parte de socios de
Microsoft especialistas en la implementación de sus soluciones, esto con la
finalidad de que el aprovechamiento de los recursos fuese de la mejor manera
posible.

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Hacia el avance tecnológico
El Congreso del Estado de Guanajuato constantemente realiza procesos de diversa
índole, como analizar y aprobar las iniciativas de las leyes de ingresos
(presupuestos) de los municipios, que incluyen rubros en materia de salud,
educación, servicios públicos, entre otros, los cuales involucran no solo a su
personal, sino también a la ciudadanía, estas actividades requieren de un
seguimiento administrativo detallado, que en muchos casos demandan largos
periodos de tiempo, y cuyos resultados no son los más óptimos, estos
procedimientos anteriormente eran realizados de forma presencial e incluso
manual, el personal de los municipios debía trasladarse a otra localidad donde era
necesario realizar reuniones, recabar documentos, algunos de los municipios son
bastante retirados, lo que también se traducía en gastos relacionados con viajes del
personal.
Omar Mares Crespo, Director General de Administración explicó:
“El municipio cuenta con soporte técnico y actualizaciones en materia financiera todo
el año, además de mensajería instantánea para entrar en contacto con los
funcionarios de la unidad de finanzas o con los colaboradores de tecnologías de
información, así como un sitio central de documentación.”
En este sentido, con el propósito de brindar eficiencia en estos procesos, la
Dirección General de Administración y la Unidad de Finanzas Públicas dispusieron a
la Dirección de Tecnologías de Información la implementación de Microsoft Office
365 dentro de sus operaciones, logrando conectar a los 46 municipios a los sistemas
de oficina más modernos basados en la nube, entre ellos la herramienta Microsoft
Teams, que como principal canal de comunicación interna ha dinamizado la
interacción entre los recursos humanos, facilitando la comunicación entre personas
de una misma área o departamento, proporcionando un centro de trabajo
colaborativo, donde además es posible realizar reuniones grupales online y
videoconferencias.
Belén Espinosa, Titular de la Unidad de Estudios de las Finanzas explica:
“Anteriormente cuando necesitábamos realizar algún trámite u obtener alguna
documentación, era necesario trasladarnos hasta determinado municipio. Microsoft
Office 365 nos ha ayudado ampliamente en este sentido, sus herramientas favorecen
la comunicación entre los equipos, gracias a esto hemos reducido los gastos en viajes
por parte de nuestro personal”.
Beneficios en el sector público
La visión del congreso es consolidarse como un poder moderno que represente
efectivamente los intereses de los guanajuatenses, por eso, la implementación de
las soluciones Microsoft no solo benefician a sus trabajadores, sino que también
impactan a sus habitantes, gracias a la reducción de gastos administrativos y la
agilización de procesos de interés público que requieran de presupuestos. Con
Office 365, a través de herramientas como SharePoint, el personal del Congreso de
Guanajuato puede compartir documentos e información relacionada a su gestión.
Adicionalmente, Microsoft Office 365 ha facilitado el desarrollo de un sistema de
firma electrónica certificada, permitiendo a los usuarios, desde cualquier lugar,
consigan dar soporte legal a distintos documentos o procedimientos.
Patricia Díaz, Directora de Tecnologías de Información expresó:
“Desarrollamos un sistema que usa la firma electrónica certificada para dar validez
legal a diversos trámites, sumado a esto, un método de notificaciones, también una
plataforma para el apoyo de iniciativas de leyes de ingresos municipales, y el sistema
de fiscalización, todo esto basado en la Ley sobre el Uso de Medios Electrónicos y
Firma Electrónica para el Estado de Guanajuato y sus Municipios”.
La implementación de Office 365 dentro del Poder Legislativo de Guanajuato ha
tenido una rápida y amplia aceptación entre sus usuarios, los cuales se han
empoderado debido a su plataforma fácil y amigable con características y
aplicaciones emblemáticas como Word, Excel, o PowerPoint. La ventaja de realizar
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diferentes funciones sobre archivos y documentos, como crear, modificar,
organizar, en soluciones basadas en la nube ha librado al congreso de la
preocupación por la cantidad de almacenamiento, así como de la utilización de
algunos equipos de hardware, gracias a que el espacio en la nube puede llegar a
ser ilimitado, todo esto sumado a un acompañamiento constante y seguridad
blindada haciendo que la gestión del Congreso del Estado de Guanajuato sea más
dinámica y eficiente.

El empleo de estas herramientas tecnológicas y seguras permite a los oficiales estar

más disponibles para los ciudadanos, causando un impacto positivo en la
comunidad. El hecho de poder colaborar y automatizar los procesos
administrativos empodera a los empleados gubernamentales que requieren un
estilo de trabajo flexible. La productividad móvil a través de productos como
Microsoft Teams les permite realizar tareas prácticamente en cualquier lugar sin
sacrificar la seguridad, lo que da como resultado servicios de mayor calidad y más
rentables para el ciudadano.