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Fonte: ©2006 Archivio fotografico,

Senato della Repubblica

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Lo straordinario progetto di Quali sono le caratteristiche del patri- Il progetto di informatizzazione

informatizzazione di uno
dei rami del Parlamento: 7
immobili storici di grande
rilievo, 3.000 vani, 60mila
metri quadri messi in rete.
Uno dei suoi ideatori ci
spiega i segreti del sistema
informatico realizzato per
gestire gli spazi, le infor-
mazioni, i servizi e i forni-
tori di una delle principali
istituzioni del Paese
Gli spazi tradizionalmente in uso alle
istituzioni parlamentari presentano
caratteristiche di particolare comples-
sità gestionale e possono quindi trarre
monio immobiliare del Senato che è
stato toccato da questo progetto?
La parte più importante del patrimo-
nio di cui parliamo è costituita da
sette immobili di grande rilievo stori-
co situati nel cuore di Roma, con una
superficie complessiva di 60.000
metri quadri suddivisa in circa 3.000
vani adibiti ad uffici o a locali tecni-
ci. Il problema che più spesso si pre-
senta nella gestione di questi immobi-
li è che si tratta di edifici storici, dota-
ti anche di arredi antichi, particolari e
di grande valore.
Questo porta a dover affrontare quoti-
dianamente molte sfide, come ad
esempio riuscire a coniugare tutte le
norme relative alla sicurezza antin-
cendio e alla sicurezza sul luogo di
lavoro con le caratteristiche peculiari
di questi spazi.
Fonte: ©2008 Archivio fotografico, Senato della Repubblica
quali obiettivi ha avuto?
Diversi. Il primo, in ordine di tempo,
era quello di poter finalmente disporre
di un archivio elettronico unico e cen-
tralizzato di tutte le informazioni relati-
ve agli edifici del Senato; stiamo par-
lando di un’anagrafica completa che
include la classificazione di alcune
tipologie di beni presenti nei vari
ambienti e le planimetrie dettagliate
degli spazi. In molti casi questi dati
erano in formato cartaceo e per ogni
piano o per ogni edificio potevano
essere presenti diverse copie della pla-
nimetria, più o meno aggiornate.
C’era quindi un grave problema di ete-
rogeneità e di duplicazione dei dati
relativi allo spazio. L’implementazione
di questo sistema informatico ha inve-
ce permesso di avere un’unica banca
dati costantemente aggiornata.

rilevanti benefici dall’apporto di uno

strumento informatico che aiuti a fare
ordine e a consentire un rapido
accesso alla miriade di informazioni
necessarie alla buona gestione dei
servizi. Il Senato della Repubblica
Italiana ha perciò integrato da qual-
che anno un avanzato sistema infor-
matico all’interno della sua struttura;
a parlarcene è uno dei maggiori pro-
tagonisti di questo progetto,
l’Ingegner Ciro D’Urso, Responsabile
dell’Ufficio Sviluppo Sistemi
Informativi Automatizzati del Servizio
Informatica del Senato della Fonte: ©2008 Archivio fotografico, Senato della Repubblica
Repubblica.

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Nelle foto: in alto Aula Senato della Repubblica - in basso Sala Maccari, Palazzo Madama
pubblica amministrazione
Il secondo grande obiettivo era poter
disporre di un sistema elettronico con
il quale organizzare e gestire tutte le
informazioni relative alla sicurezza
sul lavoro e antincendio.
Questo consente di produrre i report
interni, e le documentazioni richieste
per legge, in brevissimo tempo e con
in più la certezza di pubblicare dati
corretti e aggiornati.
I dati, in definitiva, sono ora di un livel-
lo qualitativo ben superiore rispetto a
prima e consentono una maggiore
libertà e complessità di analisi. Questo
al contempo ha aumentato sensibil-
mente l’efficienza e l’efficacia di tutti i
servizi di Facility Management, incluse
operazioni di grande portata come ad
esempio ristrutturazioni e riorganizza-
zioni degli spazi.
La comodità immaginiamo sia anche
nel poter gestire e controllare com-
pletamente l’accesso a questo tipo di
informazioni da parte degli utenti.
Esatto. Abbiamo organizzato un siste-
ma di autenticazione degli accessi
capace di fornire ad ogni utente la pos-
sibilità di visionare e modificare solo e
unicamente i dati necessari all’esecu-
zione della sua attività. In pratica ogni
utente dispone di un profilo che gli
permette di agire su alcuni dati e di
accedere in sola lettura ad altri.
Sono stati anche stilati dei protocolli
molto precisi che forniscono indica-
zioni agli utenti del sistema su come
procedere per aggiornare i dati, così
da evitare di ritrovarsi ancora una
volta con dati duplicati o eterogenei.
In questo modo anche i fornitori, ad
esempio per ciò che riguarda il servi-
zio di manutenzione, possono pianifi-
care i loro interventi basandosi su
planimetrie precise e aggiornarle a
lavoro terminato in maniera semplice
e con una formazione minima:
basterà loro seguire passo per passo
le istruzioni fornite nella documenta-
zione di progetto.
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Chi sono in particolare gli utenti di
questo sistema?
Come già visto, gli addetti dei fornito-
ri esterni, compresi quelli che si
occupano ad esempio di consegnare
beni di consumo come la cancelleria
e che utilizzano il sistema per sapere
esattamente in quale stanza operare
le consegne.
L’implementazione di questo sistema
è stata però studiata in primo luogo
per soddisfare le esigenze del
Servizio Tecnico Immobiliare, ovvero
l’ufficio che svolge la maggior parte
delle attività di Facility Management.
Il cliente interno comunque è costi-
tuito in generale da tutte quelle unità
organizzative incaricate di gestire
attività inerenti agli immobili del
Senato, come ad esempio l'Ufficio
dell'Economato. Le applicazioni, e
quindi gli utenti potenziali, sono
comunque innumerevoli. Il sistema è
stato anche integrato con quello utiliz-
zato dall’Ufficio Risorse Umane che
contiene tutti i dati sui dipendenti, cosa
che rende ancora più semplice la
gestione dei servizi alle persone.
Un’altra delle attività che ora è molto
più semplice e veloce è un processo
peculiare del funzionamento del
Senato, ovvero l’assegnazione degli
spazi ai diversi gruppi parlamentari.
Il sistema elettronico ci consente in
questo caso di stilare rapidamente un
piano di distribuzione delle stanze
che tiene conto di diversi fattori quali
la consistenza percentuale dei singoli
Fonte: ©2009 Archivio fotografico, Senato della Repubblica
gruppi, l’estensione e la qualità degli
spazi e la loro prossimità ad alcune
strutture di particolare importanza.
In futuro prevedete di sviluppare ulte-
riormente questo sistema informatico
e la sua integrazione all’interno della
gestione delle strutture del Senato?
Sì. In primo luogo il processo di censi-
mento degli impianti è ancora in corso.
Si tratta di un’attività non semplice per-
ché richiede di ripartire da zero per
ogni impianto, aggiornando, comple-
Nella foto: Sala Zuccari, Palazzo Giustiniani, Senato della Repubblica
Ciro D'Urso.
Ingegnere informatico, Specia-
lista in ricerca operativa e stra-
tegie decisionali. Attualmente
è Consigliere Parlamentare
presso il Servizio Informatica
del Senato della Repubblica,
responsabile dell'ufficio svi-
luppo sistemi informativi.
E' stato responsabile di impor-
tanti progetti presso gli uffici
per i sistemi informativi di vari
istituti bancari e società di
intermediazione mobiliare,
dirigente di ruolo della pubbli-
ca amministrazione, nonché
docente a contratto in corsi
universitari di informatica.
tando e rendendo omogenei dati di
diverso tipo. In secondo luogo puntia-
mo a rendere sempre più semplice e
intuitiva l’interfaccia del sistema, in
modo che possa essere utilizzato in
maniera immediata da un numero sem-
pre maggiore di utenti.
Quali consigli si sente di dare ad un suo
collega che si appresta ad integrare un
software nella gestione dei servizi?
Il rapporto con gli utenti è fondamenta-
le, perché il successo di un sistema infor-
matico dipende in gran parte da quanto
e come sarà utilizzato. Può essere perfet-
to sulla carta, e questo lo è, ma se le per-
sone hanno difficoltà ad usarlo non
saranno nemmeno in grado di coglierne
i vantaggi e presto finirà con l’essere
accantonato. Per cui è importante non
solo adottare uno strumento efficace e di
semplice utilizzo, ma anche fornire agli
utenti tutti gli strumenti per comprender-
ne il funzionamento.
Come un corso di formazione.
Sì, ma non solo. La formazione prepa-
ratoria è sicuramente importantissima,
ma un corso intensivo di alcuni giorni
non è sufficiente. Una volta che la per-
sona si trova effettivamente ad agire sul
sistema, non deve essere lasciata sola a
se stessa, perché non si può pretendere
che ricordi tutto quanto spiegato nel
corso o che consulti il manuale per
risolvere ogni suo dubbio. È fondamen-
tale perciò creare, con la collaborazio-
ne del fornitore del sistema, un team
che segua gli utenti anche nelle prime
fasi di effettivo impiego del software e
lo aiuti a prendere reale confidenza
con lo strumento.