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pubblica amministrazione

Fonte: ©2006 Archivio fotografico,


Senato della Repubblica

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con un clic Fonte: ©2008 Archivio fotografico, Senato della Repubblica

Lo straordinario progetto di Quali sono le caratteristiche del patri- Il progetto di informatizzazione


monio immobiliare del Senato che è quali obiettivi ha avuto?
informatizzazione di uno stato toccato da questo progetto? Diversi. Il primo, in ordine di tempo,
dei rami del Parlamento: 7 La parte più importante del patrimo- era quello di poter finalmente disporre
nio di cui parliamo è costituita da di un archivio elettronico unico e cen-
immobili storici di grande sette immobili di grande rilievo stori- tralizzato di tutte le informazioni relati-
rilievo, 3.000 vani, 60mila co situati nel cuore di Roma, con una ve agli edifici del Senato; stiamo par-
metri quadri messi in rete. superficie complessiva di 60.000 lando di un’anagrafica completa che
metri quadri suddivisa in circa 3.000 include la classificazione di alcune
Uno dei suoi ideatori ci vani adibiti ad uffici o a locali tecni- tipologie di beni presenti nei vari
spiega i segreti del sistema ci. Il problema che più spesso si pre- ambienti e le planimetrie dettagliate
senta nella gestione di questi immobi- degli spazi. In molti casi questi dati
informatico realizzato per li è che si tratta di edifici storici, dota- erano in formato cartaceo e per ogni
gestire gli spazi, le infor- ti anche di arredi antichi, particolari e piano o per ogni edificio potevano
mazioni, i servizi e i forni- di grande valore. essere presenti diverse copie della pla-
Questo porta a dover affrontare quoti- nimetria, più o meno aggiornate.
tori di una delle principali dianamente molte sfide, come ad C’era quindi un grave problema di ete-
istituzioni del Paese esempio riuscire a coniugare tutte le rogeneità e di duplicazione dei dati
norme relative alla sicurezza antin- relativi allo spazio. L’implementazione
Gli spazi tradizionalmente in uso alle cendio e alla sicurezza sul luogo di di questo sistema informatico ha inve-
istituzioni parlamentari presentano lavoro con le caratteristiche peculiari ce permesso di avere un’unica banca
caratteristiche di particolare comples- di questi spazi. dati costantemente aggiornata.
sità gestionale e possono quindi trarre Fonte: ©2008 Archivio fotografico, Senato della Repubblica

rilevanti benefici dall’apporto di uno


strumento informatico che aiuti a fare
ordine e a consentire un rapido
accesso alla miriade di informazioni
necessarie alla buona gestione dei
servizi. Il Senato della Repubblica
Italiana ha perciò integrato da qual-
che anno un avanzato sistema infor-
matico all’interno della sua struttura;
a parlarcene è uno dei maggiori pro-
tagonisti di questo progetto,
l’Ingegner Ciro D’Urso, Responsabile
dell’Ufficio Sviluppo Sistemi
Informativi Automatizzati del Servizio
Informatica del Senato della Fonte: ©2008 Archivio fotografico, Senato della Repubblica
Repubblica.

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Nelle foto: in alto Aula Senato della Repubblica - in basso Sala Maccari, Palazzo Madama
pubblica amministrazione
Il secondo grande obiettivo era poter Chi sono in particolare gli utenti di
disporre di un sistema elettronico con questo sistema?
il quale organizzare e gestire tutte le Come già visto, gli addetti dei fornito-
informazioni relative alla sicurezza ri esterni, compresi quelli che si
sul lavoro e antincendio. occupano ad esempio di consegnare
Questo consente di produrre i report beni di consumo come la cancelleria
interni, e le documentazioni richieste e che utilizzano il sistema per sapere
per legge, in brevissimo tempo e con esattamente in quale stanza operare
in più la certezza di pubblicare dati le consegne. Ciro D'Urso.
corretti e aggiornati. L’implementazione di questo sistema Ingegnere informatico, Specia-
I dati, in definitiva, sono ora di un livel- è stata però studiata in primo luogo lista in ricerca operativa e stra-
lo qualitativo ben superiore rispetto a per soddisfare le esigenze del tegie decisionali. Attualmente
prima e consentono una maggiore Servizio Tecnico Immobiliare, ovvero è Consigliere Parlamentare
libertà e complessità di analisi. Questo l’ufficio che svolge la maggior parte presso il Servizio Informatica
al contempo ha aumentato sensibil- delle attività di Facility Management. del Senato della Repubblica,
mente l’efficienza e l’efficacia di tutti i Il cliente interno comunque è costi- responsabile dell'ufficio svi-
servizi di Facility Management, incluse tuito in generale da tutte quelle unità luppo sistemi informativi.
operazioni di grande portata come ad organizzative incaricate di gestire E' stato responsabile di impor-
esempio ristrutturazioni e riorganizza- attività inerenti agli immobili del tanti progetti presso gli uffici
zioni degli spazi. Senato, come ad esempio l'Ufficio per i sistemi informativi di vari
La comodità immaginiamo sia anche dell'Economato. Le applicazioni, e istituti bancari e società di
nel poter gestire e controllare com- quindi gli utenti potenziali, sono intermediazione mobiliare,
pletamente l’accesso a questo tipo di comunque innumerevoli. Il sistema è dirigente di ruolo della pubbli-
informazioni da parte degli utenti. stato anche integrato con quello utiliz- ca amministrazione, nonché
Esatto. Abbiamo organizzato un siste- zato dall’Ufficio Risorse Umane che docente a contratto in corsi
ma di autenticazione degli accessi contiene tutti i dati sui dipendenti, cosa universitari di informatica.
capace di fornire ad ogni utente la pos- che rende ancora più semplice la
sibilità di visionare e modificare solo e gestione dei servizi alle persone. tando e rendendo omogenei dati di
unicamente i dati necessari all’esecu- Un’altra delle attività che ora è molto diverso tipo. In secondo luogo puntia-
zione della sua attività. In pratica ogni più semplice e veloce è un processo mo a rendere sempre più semplice e
utente dispone di un profilo che gli peculiare del funzionamento del intuitiva l’interfaccia del sistema, in
permette di agire su alcuni dati e di Senato, ovvero l’assegnazione degli modo che possa essere utilizzato in
accedere in sola lettura ad altri. spazi ai diversi gruppi parlamentari. maniera immediata da un numero sem-
Il sistema elettronico ci consente in pre maggiore di utenti.
questo caso di stilare rapidamente un Quali consigli si sente di dare ad un suo
piano di distribuzione delle stanze collega che si appresta ad integrare un
che tiene conto di diversi fattori quali software nella gestione dei servizi?
la consistenza percentuale dei singoli Il rapporto con gli utenti è fondamenta-
le, perché il successo di un sistema infor-
matico dipende in gran parte da quanto
e come sarà utilizzato. Può essere perfet-
to sulla carta, e questo lo è, ma se le per-
sone hanno difficoltà ad usarlo non
saranno nemmeno in grado di coglierne
i vantaggi e presto finirà con l’essere
accantonato. Per cui è importante non
solo adottare uno strumento efficace e di
semplice utilizzo, ma anche fornire agli
utenti tutti gli strumenti per comprender-
ne il funzionamento.
Come un corso di formazione.
Sono stati anche stilati dei protocolli Sì, ma non solo. La formazione prepa-
molto precisi che forniscono indica- ratoria è sicuramente importantissima,
zioni agli utenti del sistema su come Fonte: ©2009 Archivio fotografico, Senato della Repubblica ma un corso intensivo di alcuni giorni
procedere per aggiornare i dati, così non è sufficiente. Una volta che la per-
da evitare di ritrovarsi ancora una gruppi, l’estensione e la qualità degli sona si trova effettivamente ad agire sul
volta con dati duplicati o eterogenei. spazi e la loro prossimità ad alcune sistema, non deve essere lasciata sola a
In questo modo anche i fornitori, ad strutture di particolare importanza. se stessa, perché non si può pretendere
esempio per ciò che riguarda il servi- In futuro prevedete di sviluppare ulte- che ricordi tutto quanto spiegato nel
zio di manutenzione, possono pianifi- riormente questo sistema informatico corso o che consulti il manuale per
care i loro interventi basandosi su e la sua integrazione all’interno della risolvere ogni suo dubbio. È fondamen-
planimetrie precise e aggiornarle a gestione delle strutture del Senato? tale perciò creare, con la collaborazio-
lavoro terminato in maniera semplice Sì. In primo luogo il processo di censi- ne del fornitore del sistema, un team
e con una formazione minima: mento degli impianti è ancora in corso. che segua gli utenti anche nelle prime
basterà loro seguire passo per passo Si tratta di un’attività non semplice per- fasi di effettivo impiego del software e
le istruzioni fornite nella documenta- ché richiede di ripartire da zero per lo aiuti a prendere reale confidenza
zione di progetto. ogni impianto, aggiornando, comple- con lo strumento.

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Nella foto: Sala Zuccari, Palazzo Giustiniani, Senato della Repubblica