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Table of Contents
0: Preface
The Difference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ii
The Target Market . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iii
Functionality Boundaries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iii
About this User’s Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iii
License. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . v
: Tab l e o f Co n te nts
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Common Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Active . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Default . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Description . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Name . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Organization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Summary Level . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Translated . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
3: Business Partners
Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
The Business Partner Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
The Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
The Business Partner Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Greeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Payment Terms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Invoice Schedule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Withholding. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Dunning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
: Ta bl e o f C on te nt s
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4: Taxes
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
The Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
Tax Category. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
Product . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
Charges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Tax Rate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Tax Hints and Tips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Reporting on Taxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Tax Examples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
Taxes applied to all Regions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
Multiple Taxes per Line . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
5: Products
What is a Product?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
What is an Asset? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
The Product Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
The Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
Warehouse & Locators . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
Unit of Measure. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Product Category. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
Tax Category. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Product . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Bill of Materials . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Substitute. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Replenish. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Purchasing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
: Tab l e o f Co n te nts
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6: Pricing
Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Price Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Discount Types. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
Price List Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
The Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
Discount Schema. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
Price List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
Business Partner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
Price List Examples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
List Minus Sales Price List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
Cost Plus Sales Price List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
Price List Hints and Tips. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
7: Purchasing
Requisition to Invoice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
Creating Purchase Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
Purchase Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
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8: Material Management
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223
The Warehouse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
Material Movements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226
Physical Inventory. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228
Production or Assembly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228
Inventory Valuation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228
Physical Inventory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229
Inventory Moves. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234
Production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236
Reporting on Material Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238
Material Management Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238
9: Sales
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241
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Quote-to-Invoice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241
The Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
The Business Partner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244
The User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244
The Sales Region. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246
Commission. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246
Commission Run . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250
The Sales Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253
Generate Shipments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255
Generate Invoices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255
Creating Sales Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255
Changing Sales Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
Quote Convert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
Generating Shipments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268
Generate Shipments (batch) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269
Generate Shipments (manual) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270
Generate Invoices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272
Generate Invoice (batch) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272
Create Invoices (manual). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279
Manual Invoices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280
Summary Invoices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281
RePrice Order/Invoice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282
Distribution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284
Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284
Distribution Run . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286
Distribution Examples. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291
Distribution Hints and Tips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295
Reporting on Sales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296
Order Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296
Invoice Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297
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14: Requests
Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413
What is a Request? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414
The Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415
Check Client Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416
Check Users. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417
Check Business Partners . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418
Request Processor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419
Request . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420
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15: Projects
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425
The Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427
Project Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 428
Project (Service) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432
Project (Order) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437
Creating Purchase Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 440
Issues to Projects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442
Project Cycle Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 446
Accounting Schema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 448
16: Service
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451
Expense Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451
Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 453
Resource Type. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 454
Resource . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455
Expense Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 462
Invoicing Expenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 465
Expenses to be Invoiced . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 465
Create Sales Order. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 466
Expense Reimbursement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 468
Expenses (not reimbursed) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 468
Create AP Expense Invoices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470
17: Utilities
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 473
Import. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 473
Import Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474
Import File Loader . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 476
Import Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 478
Import Hints and Tips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 481
Merge Entities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 482
Merge Hints and Tips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 484
Resubmit Posting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 484
Recurring Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 488
Charges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 491
Generate Charges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 491
Charge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 493
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18: Security
Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 507
Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 507
Role Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 509
Displaying Security Rules. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 515
Personal Lock. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517
Security Hints and Tips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517
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