INSTITUCION UNIVERSITARIA POLITECNICO GRAN COLOMBIANO

PROYECTO DE AULA PARTE I

HABILIDADES GERENCIALES

DOCENTE ALLYSON VENEGAS

ELABORADO POR:

BOGOTA, COLOMBIA

OCTUBRE 201
 Introducción

El mundo actual en el que nos encontramos está regido por un sinfín de factores
que influyen en el comportamiento de las organizaciones, uno de estos, si no el
principal, es el tiempo. El tiempo es uno de los recursos que más valor tiene, no solo
para las personas sino también para las organizaciones, ya que, de la buena
administración de este, se puede lograr o no la consecución de los objetivos.

Uno de los factores que genera mayor pérdida de tiempo son las reuniones, ya que
si bien son de gran importancia para la toma de decisiones, en muchas ocasiones
se convocan a estas sin tener los objetivos claros, sin dar los espacios de
participación suficientes

El objetivo de este documento es analizar el caso de “reunionitis aguda”, ya que si

bien estas son de gran importancia para la toma de decisiones en las empresas, el
uso excesivo genera pérdida de tiempo importante para los participantes afectando
directamente las tareas productivas que no pueden ser resueltas por asistir a estas.

“Como seres humanos, nuestra grandeza descansa no tanto en nuestra capacidad

para rehacer el mundo, sino en el poder de rehacernos nosotros”. W. Edwards
Deming
 Caso “reunionitis aguda”

En el día a día se presentan reuniones que son vitales para el conocimiento de los
directivos, de manera que puedan estar alineados e informados de los temas de la
compañía en la que laboran y el entorno que los afecta, sin embargo, este tiempo
que se emplea es cada vez mayor y hace que se disminuya de manera
directamente proporcional el tiempo que se emplea en las actividades regulares,
haciendo esto que se dificulte el cumplimiento de las responsabilidades innatas del
cargo. El caso que se va a trabajar, está basado en las reuniones diarias que se
hacen en la compañía hotelera en Colombia, en la cual la directora comercial
participa de reuniones de lunes a viernes, de las cuales se hace un comité primario
para retroalimentar todas las novedades diarias con todas las áreas; luego los días
martes en la tarde dichas reuniones son para adelantar gestión de capacitación; los
miércoles son los comités de gerencia de 8 a 12 y los viernes son las reuniones de
directores en donde se plantean estrategias para incrementar las ventas, disminuir
costos, aumentar la rentabilidad, entre otras; adicional a lo anterior, se realizan las
reuniones con los copropietarios, se realizan las reuniones mensuales, trimestrales,
semestrales y anuales de planeación estratégica, también se realizan varias
reuniones de otra naturaleza, las cuales van surgiendo en el día a día; por lo tanto,
la ejecución del acompañamiento de visitas con los comerciales, relaciones
públicas, desarrollo de tareas que surgen en las reuniones y demás actividades y
planes que se deben ejecutar se deben realizar en las noches o antes de inicio de
jornada laboral, es decir en periodos de tiempo que están por fuera del horario
habitual de trabajo.

Teniendo en cuenta lo anterior, ¿Qué opciones se pueden plantear con el fin de

atender las reuniones repercutiendo de manera mínima en las labores cotidianas?
¿Qué instrumentos de mediación se pueden considerar dando alcance a la
problemática que puede surgir en el caso de “reunionitis aguda”?
 Resolución del caso

Dando alcance a esta situación, a los cuestionamientos propios planteados y

teniendo en cuenta la importancia de la efectiva gestión del tiempo se propone como
parte de la solución al problema, realizar un cronograma planteando el escenario
real (omitiendo algunas reuniones que se hacen en horario extra laboral como el
“coctel del gerente” de todos los miércoles ó Jueves de 7 a 9pm, espacio en el que
se interactúa con los huéspedes para conocer su retroalimentación sobre todos los
aspectos cualitativos y cuantitativos durante su alojamiento y así plantear opciones
de mejora internas, el cual no se puede trasladar ni minimizar y las reuniones con
copropietarios que dado el poco tiempo con el que ellos cuentan, estas asambleas
tienen lugar entre semana en las noches de 7 a 9 pm aproximadamente de manera
periódica (mensual), entre otras; volviendo al cronograma 1 o actual, en él se
reflejan los aspectos de la cotidianidad, algunas veces como los son en feriados la
programación tiende a modificarse, sin embargo es una copia casi que fiel lo más
parecida a la realidad; luego pasamos a plantear un escenario 2 o “ideal” en el que
se disminuyen los tiempos en algunas reuniones y se logra optimizar un total de 8
horas con 30 minutos, estas modificaciones se realizaron con bastante seriedad en
donde se evidenció que en la realidad se pueden hacer cambios. Este ejercicio se
pasará a la dirección de la empresa en su momento para que sea revisado y pase a
aprobación, le agradecemos a la tutora por habernos dado esta idea y si se
realizara, optimizaría la ejecución de las labores y alivianaría la carga en horarios en
el tiempo personal; a continuación relacionamos los dos esquemas:
Ilustración 1. CRONOGRAMA ACTUAL.
Fuente: Raquel Carreño (2018)

Ilustración 2. CRONOGRAMA IDELA.

Fuente: Raquel Carreño (2018)
 Resolución preguntas

A. De los 10 principios claves para situarse en el cuadrante de la calidad.

¿Cuáles practican y cuáles no y por qué?

La calidad es un factor que afecta a todas las organizaciones y como tal, esta debe
estar orientada para que entre todos logren entenderla, asimilarla y conseguir que
esta sea la base para el desarrollo de todas las actividades.

Para definir cuáles de los 10 principios claves para situarse en el cuadro de calidad
practicamos y cuáles no, es necesario conocerlos todos, los principios son los
siguientes:

1. Definir de forma clara la visión empresarial o el propósito personal SI

2. Establecer objetivos medibles, ambiciosos, realistas, temporales y específicos.

3. Crear nuevos hábitos estos tienen una conexión directa con la excelencia.

4. Elegir primero lo eficaz para después hacer lo eficiente.

5. Cumplir con las leyes del tiempo (ver recuadro)

6. Eliminar la multitarea

7. Sistematizar los procesos críticos: planificar, organizar, gestionar, controlar y

mejorar.

8. Utilizar el error como un sistema de aprendizaje para que no se convierta en

defecto.

9. Medir lo que hacemos para poder mejorarlo.

10. Utilizar tecnología adecuada y optimizar las herramientas ofimáticas SI

 De los 10 Diez principios claves que nos permiten ubicarnos en el cuadrante

de la calidad concluimos que los que actualmente practicamos con mayor o
menor frecuencia son:
1. Definir de forma clara la visión empresarial o el propósito personal: en
cada una de nuestras empresas se tiene definida la visión empresarial ya que esta
es el objetivo de largo plazo que se plantea para tener claras las metas. En cuanto
al propósito personal cada una de nosotras lo tiene definido, prueba de esto es que
estamos buscando nuestro crecimiento profesional (a través de la Especialización)
con el fin de alcanzar una meta personal.

7.Sistematizar los procesos críticos: planificar, organizar, gestionar, controlar

y mejorar: en las empresas que laboramos contamos con certificación en calidad lo
que nos ha permitido en mayor o menor grado lograr estandarizar procesos
aplicando metodologías como planear, hacer, verificar y actuar. Uno de los
objetivos principales de los sistemas de calidad es la mejora continua y esto nos
lleva a establecer mecanismos de gestión y control para poder estar monitoreando
y realizando las mejoras que consideramos convenientes con el objetivo de cumplir
las metas establecidas.

8.Utilizar el error como un sistema de aprendizaje para que no se convierta en

defecto. Aplicamos el principio de la mejora continua y esto nos lleva a estar
revisando las fallas o errores que podamos tener para poder realizar un análisis
causa-raíz y por medio de este aprender de los errores

10. Utilizar tecnología adecuada y optimizar las herramientas ofimáticas.

utilizamos herramientas acordes a las necesidades de las empresas que nos
permiten obtener un mejor manejo de la información como los SAP, CRM, OFFICE
TRACK entre otros lo que facilita el registro, control y análisis de la información.

 Los siguientes principios claves son los que NO se practican o se practican

pero de una forma discontinua:

2. Establecer objetivos medibles, ambiciosos, realistas, temporales y

específicos. Aunque en el campo laboral se definen y establecen unos objetivos de
empresa, casi siempre las labores diarias se centran en cumplimiento de objetivos
visibles y se deja de lado otros objetivos igual de importantes pero que no son tan
tangibles y caemos en acciones de día a día que en el corto plazo pueden dar
resultados pero se descuida la sostenibilidad de las empresas. Consideramos que
para estar en el cuadrante de la calidad se deben establecer objetivos
complementarios a los objetivos visibles que nos permitan abarcar integralmente la
empresa.

3. Crear nuevos hábitos estos tienen una conexión directa con la excelencia.
Este es uno de los principios que menos se practica ya que estamos acostumbrados
a realizar las labores diarias de una forma, tenemos unos hábitos definidos y es
difícil cambiarlos ya que casi siempre caemos en el error que esa es la mejor
manera de hacer las cosas. Como seres humanos no acostumbramos a
autoevaluarnos y de esta forma poder analizar si como hacemos las cosas es la
forma más eficiente de hacerlas, creemos tener la razón y somos un poco reacios a
escuchar a los demás.

4. Elegir primero lo eficaz para después hacer lo eficiente. Otro de los principios
poco practicados. En ocasiones no se tiene claridad entre Eficacia (capacidad de
lograr un efecto deseado) y eficiencia (lograr ese efecto con el mínimos de recursos
posibles o en el menor tiempo) Y entramos a buscar la forma de hacer el trabajo de
forma eficiente tratando de usar menores recursos sin tener en cuenta si con esto se
va alcanzar la meta propuesta.

5. Cumplir con las leyes del tiempo: este es uno de los principios menos
practicado o no practicado. Somos conscientes que un adecuado y buen manejo
del tiempo nos garantiza el éxito y un buen balance entre lo laboral y lo personal,
pero lamentablemente caemos en casi todos los errores no definimos de nuestro día
cual es el 20% de las actividades que me generan el 80% de los resultados
(Pareto). Podemos en ocasiones establecer prioridades y clasificar las tareas en
ABC pero en la práctica no cumplimos desarrollando las actividades siguiendo esta
clasificación.

La mayoría de las veces tendemos a dilatar los trabajos y cuando pasa el tiempo
tenemos ya varias tareas acumuladas. (Ley de Parkinson).
No sabemos manejar las interrupciones, iniciamos una tarea y suena el teléfono,
nos llegan chats y hoy día más aun con el uso del WhatsApp. (Leyes de Carlson).

En conclusión revisando cada una de las leyes del tiempo podemos asegurar que
tenemos un inadecuado manejo del tiempo que hace que la mayoría de nuestras
tareas se conviertan en Urgentes y no importantes alejándonos del cuadrante de la
calidad. No delegamos, No invertimos tiempo en planificar un buen trabajo
estableciendo prioridades clasificando según la importancia y la urgencia y caemos
en reuniones no planificadas, en interrupciones desmedidas que hacen que las
tareas se conviertan todas en urgencias

6. Eliminar la multitarea Un principio poco aplicado, ya que la mayoría de las

personas creemos ser capaces de hacer varias tareas a la vez, es más,
consideramos que eso es una fortaleza y nos enorgullece decir que contamos con
ella. La realidad es otra ya que al realizar varias tareas a la vez podemos caer en el
error de hacerlas incompletas o no hacerlas adecuadamente. También es por falta
de delegar por creer que solo nosotros podemos realizar las cosas bien.

B. ¿En qué cuadrante del workmeter se encuentra el grupo y por qué? Traten
de llegar a un consenso general y den una sola respuesta.

R// Como grupo para ubicarnos en el cuadrante de la Workmeter partimos de los 10

principios claves.

Teniendo claro estos principios llegamos a un conceso en donde claramente

estamos encaminados hacia una misma meta, que es la de capacitarnos para que
cada una mejore en su proyecto de vida, tenemos clara la importancia del tiempo,
conocemos las leyes que lo gobiernan, por esta razón hemos utilizado las
herramientas tecnológicas, para lograr una excelente comunicación en el desarrollo
de las actividades del trabajo.

El primer paso que dimos fue la planificación de las tareas a desarrollar, estipulando
determinado tiempo para consolidar las tareas importantes y el resto de tiempo lo
adjudicamos a las actividades que menos tiempo necesitan para ser desarrolladas.
Tomamos como base los principios claves de la gestión del tiempo, ya que estos
son el punto de partida para organizar el cuadrante Workmeter, esto nos permitió
crear una sinergia para realizar las acciones de una forma ordenada y coherente, a
continuación, mencionamos los pasos que realizamos:

a. Definimos los objetivos a alcanzar como equipo de trabajo

b. Determinamos las tareas que se requieren para alcanzarlos.

c. Definimos un plan de trabajo.

d. Planificamos la realización de las tareas.

e. Priorizamos según los objetivos, de acuerdo a esto se clasificaron las tareas

determinando cuales eran las urgentes y cuales las importantes:

• Urgentes: todas las tareas que debíamos ejecutar para esta semana,

• Inmediato: Aquellas que se deben ejecutar al instante.

• Importantes: Tienen relación con nuestros objetivos y el resultado eficaz

de esto.

Ilustración 3. los 7 hábitos de la gente altamente efectiva.

Fuente: Stephen Covey (1997)

del cuadrante Workmeter nos ayuda a medir la productividad, la eficacia, y nos

ayuda a organizarnos como equipo, de tal manera concluimos que nos encontramos
situados en el Cuadrante II de la Gestión del tiempo, donde nos encontramos con
las actividades URGENTES E IMPORTANTES. Como grupo hemos planificado
cada una de las actividades a desarrollar, estableciendo unos tiempos para las
entregas sin dejar de lado nuestras obligaciones laborales y familiares, es de aclarar
que dentro de este cuadrante tenemos el desarrollo personal basado en visualizar el
futuro.

Para el grupo es importante delegar las tareas y estas se realizarán según su

prioridad. Ej. a. Situación. No se dispone en el momento de los recursos necesarios
para emprender una actividad prioritaria y esta debe postergarse. b. Tiempo
disponible. Si sólo se dispone de 5 minutos antes de una reunión, no se debe iniciar
una tarea que llevará 2 horas. c. Energía disponible. Si el trabajador está muy
cansado o desanimado, puede ser recomendable postergar las tareas importantes y
realizar una tarea sencilla. Cada persona tiene horas diferentes en las que resultan
ser más productivas. Se recomienda destinar esos períodos más productivos a las
tareas más arduas, o mejor dicho, aquellas que conlleven más concentración.

Es necesario asignar tiempos a cada tarea y tratar de ceñirnos a ellos, si no lo

hacemos nos encontraremos empleando demasiado tiempo por tarea. Además, toda
tarea se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible, por lo que si
no la acortamos, nos consumirá todo nuestro tiempo. La relación entre valor y
tiempo de una tarea tiene la forma siguiente:

Ilustración 4. Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva.

Fuente: Stephen Covey (1997)

C. ¿Que opinión tienen ustedes de las competencias que requieren los líderes
globales? ¿En cuáles de esos factores se sienten ustedes débiles y cómo
lograr?
Las organizaciones de hoy en día se encuentran en un gran problema, ya que si
bien estas compañías tienen una cabeza visible que es el gerente como jefe de todo
y responsable por las actividades y objetivos que se tienen, se dedican únicamente
a ser jefes en vez de LÍDERES. “Muchas empresas globales se encuentran con que
su estrategia ha evolucionado más rápido que el liderazgo de sus directivos, un
desfase que origina problemas de gestión”. (Canals,2014, p.7)

Tomando como base el caso que se desarrolló, los Líder debe tener muy claro los
objetivos trazados, y tratar de que estos se cumplan de manera satisfactoria, este
debe actuar acertadamente en todas las situaciones presentadas, debe tener un
gran Conocimiento, Capacidad de resolución y Habilidad en los temas que se van a
tratar durante el desarrollo de las reuniones.

Estamos débiles ya que las empresas programan reuniones improductivas y mal

planificadas, no tiene un enfoque directo, tampoco tienen una estructura que
garantiza que la reunión se llevara a cabo de manera exitosa, no es organizada por
priorización de temas a tratar, así mismo las Organizaciones están perdiendo dinero
con las reuniones, ya que estas generan costos por el tiempo perdido del trabajador,
es por esto que al momento de convocar a alguna reunión, se deben tener los
siguientes aspectos claros:

 Primero la reunión debe ser Organizada, preparada y planificada con

suficiente tiempo.

 Contar con un buen expositor, además que maneje muy buen conocimiento
del tema a tratar.

 La reunión debe ser socializada a los participantes con anticipación, esto con
el fin que todo el equipo de trabajo, este preparado en el tema.

 Tener definidos los Objetivos que se quieren alcanzar en la reunión.

 Asegurar que la reunión sea efectiva, dinámica, y muy rápida

 Iniciar de manera puntual

  Desarrollar un buen cronograma de actividades.

Por todas estas razones mencionadas la base de una reunión exitosa radica en el
grado de “asertividad” que se logre imprimir en la hoja de ruta del desarrollo de la
junta garantizando la eficiencia y la eficacia en cada una de las dinámicas con las
que se aborden los temas propuestos, tomando como pilar fundamental la dirección
del moderador, lo que en otras palabras reduce el éxito de una reunión a la
capacidad del moderador o líder de decir lo justo y necesario en el tiempo
establecido.

“No basta con que un líder tenga la intención de trabajar en equipo, si este no actúa
conforme a las variables que definen esta competencia. Él puede ser consciente de
la necesidad de crear equipos y conocer cómo hacerlo, pero si no implementa
acciones puntuales que definan este proceder, se queda solo en la intención y no
trasciende a la acción y al logro de resultados.” (Mejía, 2017, p.3)
 Referencias

Taboad Guillermo. (año). La gestión del tiempo como factor clave para conseguir
satisfacción en el trabajo. Ciudad: Capital Humano.

Covey Stephen. (1997). Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. Editorial

capital emocional.

Gutiérrez Martin. (2017). La mediación como instrumento para la solución de los

conflictos en las organizaciones.

Canals Jordi. (2014). Competencias y funciones del líder global. IESE Business
schools.

Mejía María. (2001). Las competencias que determinan a un buen líder. Universidad
del Rosario.