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Bogotá D.C., ##FechaActual

N° Radicado: ##Respuesta

Señor

Radicación: Respuesta a consulta # 4201912000004846

Temas: Subsanabilidad, subasta inversa, ficha técnica
Tipo de asunto Subsanar la ficha técnica en un proceso de subasta inversa
consultado:

Estimado señor,

La Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-, responde su

consulta del 18 de julio de 2019, en ejercicio de la competencia otorgada por el numeral 8
del artículo 11 y el numeral 5 del artículo 3 del Decreto Ley 4170 de 2011.

1. Problema planteado

“Al momento de la presentación de oferta un oferente presenta los documentos referente

(sic) al cumplimiento de la invitación, en los aspectos técnicos, el oferente presenta la ficha
técnica diferente a los solicitado (sic) por la entidad.

“En este sentido la entidad podrá rechazar la oferta por no cumplir con las condiciones
técnicas exigidas por la entidad o se podrá solicitar la subsanación de la ficha técnica.

“¿En el caso de solicitar la subsanación de la ficha técnica, se estaría mejorando la oferta

del proponente?”.

2. Consideraciones

La Ley 1150 de 2007 establece como causal de selección abreviada la adquisición o

suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común
utilización por parte de las entidades. Además, señaló que en esos casos las entidades
deben hacer uso de procedimientos de subasta inversa, entre otros1. En lo que se refiere a
la ficha técnica, ésta se circunscribe a procedimientos como la subasta inversa.

1
Artículo 2. De las modalidades de Selección.
(…)
“Numeral 2. (…)
“Serán causales de selección abreviada las siguientes:
El Decreto 1082 de 2015 definió el contenido de la ficha técnica de los bienes y servicios
de características técnicas uniformes a contratar: “a) la clasificación del bien o servicio de
acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicios; b) la identificación adicional requerida; c)
la unidad de medida; d) la calidad mínima, y e) los patrones de desempeño mínimos”2.

Conforme a lo anterior, la entidad estatal determina el contenido de la ficha, es decir ,las

condiciones mínimas del bien o servicio que necesita. Lo anterior, no se traduce en que los
oferentes no puedan presentar bienes o servicios que tengan mejores calidades de las que
han sido descritas en la ficha técnica, sino que no pueden presentar fichas con calidad o
patrones de desempeño que no cumplan con los mínimos establecidos por la entidad.

En el proceso de subasta inversa la presentación de ofertas está compuesta por dos

componentes: el primero es la acreditación de la capacidad para participar en el proceso y
el cumplimiento de la ficha técnica. El segundo es el precio inicial propuesto por el
oferente3. La entidad estatal publica un informe de habilitación de los oferentes, en el cual
debe indicar si los bienes o servicio ofrecidos cumplen con la ficha técnica y si el oferente
se encuentra habilitado. En los procesos de subasta inversa, la adjudicación del contrato
se hace al oferente que haya presentado el lance más bajo4.

En la normativa del sistema de compra pública, bajo los postulados del principio de
legalidad, el derecho a acceder a los contratos estatales, el derecho a participar en las
contrataciones públicas, los principios de economía, eficiencia y eficacia de la gestión

“a) La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común

utilización por parte de las entidades, que corresponden a aquellos que poseen las mismas especificaciones
técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de
desempeño y calidad objetivamente definidos.

“Para la adquisición de estos bienes y servicios las entidades deberán, siempre que el reglamento así lo
señale, hacer uso de procedimientos de subasta inversa o de instrumentos de compra por catálogo derivados
de la celebración de acuerdos marco de precios o de procedimientos de adquisición en bolsas de productos”.

2
“Artículo 2.2.1.2.1.2.1. Pliegos de condiciones. En los pliegos de condiciones para contratar Bienes y
Servicios de Características Técnicas Uniformes, la Entidad Estatal debe indicar:

“1. La ficha técnica del bien o servicio que debe incluir: a) la clasificación del bien o servicio de acuerdo con el
Clasificador de Bienes y Servicios; b) la identificación adicional requerida; c) la unidad de medida; d) la calidad
mínima, y e) los patrones de desempeño mínimos”.

3
Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.2.1.2.2, numeral 2: “La oferta debe contener dos partes, la
primera en la cual el interesado acredite su capacidad de participar en el Proceso de Contratación y acredite el
cumplimiento de la ficha técnica; y la segunda parte debe contener el precio inicial propuesto por el oferente”.

4
“Artículo 2.2.1.2.1.2.4. Terminación de la subasta y adjudicación. La subasta termina cuando los
oferentes no hagan Lances adicionales durante un período para la presentación de Lances. La Entidad Estatal
debe adjudicar el contrato al oferente que haya presentado el Lance más bajo. En el acto de adjudicación, la
Entidad Estatal indicará el nombre de los oferentes y el precio del último Lance presentado por cada uno de
ellos”.
administrativa sustentan el derecho que tiene el interesado que participa en el proceso de
selección a subsanar los documentos que no sean susceptibles de asignación de puntaje.

El texto original del parágrafo 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 20075, estableció que la
ausencia de requisitos o la falta de documentos que no son necesarios para la
comparación de las ofertas no servirán de título suficiente para el rechazo de los
ofrecimientos hechos. En este sentido, los proponentes podían subsanar los documentos
que no asignarán puntaje en cualquier momento, hasta la adjudicación.

El Consejo de Estado6 al pronunciarse sobre el parágrafo 1° de la Ley 1150 de 2007,

señaló que para determinar si un requisito es o no subsanable se debe hacer una
pregunta: ¿el defecto o la falta del documento afecta la asignación de puntaje? Concluyó
que cuando afecte la asignación de puntaje será insubsanable.

Por ello, en virtud del numeral 1, del artículo 5, de la Ley 1150 de 2007 se identificaron los
requisitos habilitantes, y frente a los cuales las entidades estatales no les otorgan puntaje,
tales como la capacidad jurídica, financiera y organizacional y las condiciones de
experiencia, salvo en los procesos de consultoría7, que a esta última es posible otorgarle
puntaje8.

5
“Ley 1150 de 2007, parágrafo 1, texto original: “La ausencia de requisitos o la falta de documentos
referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas no
servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos. En consecuencia, todos aquellos
requisitos de la propuesta que no afecten la asignación de puntaje, podrán ser solicitados por las entidades en
cualquier momento, hasta la adjudicación. No obstante lo anterior, en aquellos procesos de selección en los
que se utilice el mecanismo de subasta, deberán ser solicitados hasta el momento previo a su realización”.

6
Consejo de Estado. Sala de lo Contencioso Administrativo. Sección Tercera del Consejo de Estado.
Consejero Ponente: Enrique Gil Botero. 14 de abril de 2010. Radicación Numero: 11001-03-26-000-2008-
00101-00(36.054)B: “Esto significa que en adelante las entidades y los oferentes aplican directamente la regla
que contempla el art. 5, parágrafo, de la Ley 1150, de manera que lo subsanable o insubsanable se define a
partir de una pregunta, que se le formula a cada requisito omitido o cumplido imperfectamente: ¿el defecto
asigna puntaje al oferente? Si lo hace no es subsanable, si no lo hace es subsanable; en el último evento la
entidad le solicitará al oferente que satisfaga la deficiencia, para poner su oferta en condiciones de ser
evaluada, y no importa si se refiere a no a problemas de capacidad o a requisitos cumplidos antes o después
de presentadas las ofertas, con la condición de que cuando le pidan la acreditación la satisfaga
suficientemente.
(…)

“La ley señala principalmente como requisitos habilitantes la capacidad jurídica, la capacidad financiera, la
experiencia y las condiciones de organización. Estos factores no se pueden evaluar con puntos, sino con el
criterio admisión/rechazo. Estas exigencias, vienen a constituir así, mínimos que cualquier sujeto interesado en
ser proponente debe cumplir”.

7
Ley 1150 de 2007, artículo 5 “4. En los procesos para la selección de consultores se hará uso de
factores de calificación destinados a valorar los aspectos técnicos de la oferta o proyecto. De conformidad con
las condiciones que señale el reglamento, se podrán utilizar criterios de experiencia específica del oferente y
del equipo de trabajo, en el campo de que se trate.

“En ningún caso se podrá incluir el precio, como factor de escogencia para la selección de consultores”
Ahora, el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018 modificó el parágrafo 1 del artículo 5 de la Ley
1150 de 2007, sin embargo no cambió sustancialmente el sentido original de la Ley 1150
de 2007, porque mantuvo como criterio para determinar si la falta de un documento o la
ausencia de un requisito es o no subsanable, si afecta la asignación de puntaje del proceso
de contratación.

Adicionalmente, introdujo las siguientes modificaciones: i) cambió el término en el cual los

proponentes pueden subsanar; ya no será hasta el término de la adjudicación del proceso
sino hasta el traslado del informe de evaluación, salvo lo dispuesto para el proceso de
mínima cuantía9 y para el proceso de selección a través del sistema de subasta10; ii)
establece como causal de rechazo el hecho de que los proponentes no suministren la
información y la documentación solicitada por la entidad estatal hasta el plazo
anteriormente señalado; iii) los proponentes no podrán acreditar circunstancias ocurridas
con posterioridad al cierre del proceso, y finalmente, iv) la falta de entrega de la garantía de
seriedad, junto con la propuesta, no es subsanable y es causal de rechazo11.

Frente a la imposibilidad de acreditar situaciones ocurridas con posterioridad al cierre, la

Sala de Consulta y Servicio Civil determinó que el proponente debe cumplir, para la fecha
en que se cierra el proceso de contratación, con los requisitos que se requieren para
presentar la oferta12.

8
“Artículo 5o. De la selección objetiva. 1. La capacidad jurídica y las condiciones de experiencia,
capacidad financiera y de organización de los proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento como
requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y no otorgarán puntaje, con excepción de
lo previsto en el numeral 4 del presente artículo. La exigencia de tales condiciones debe ser adecuada y
proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor. La verificación documental de las condiciones
antes señaladas será efectuada por las Cámaras de Comercio de conformidad con lo establecido en el artículo
6o de la presente ley, de acuerdo con lo cual se expedirá la respectiva certificación”.

9
Agencia Nacional de Contratación Pública, Circular Externa Única, numeral 6.1 “Por otra parte, en los
procesos de mínima cuantía la Entidad debe establecer en la invitación un plazo para recibir los documentos
subsanables, so pena de verificar la oferta con el siguiente proponente que ofrezca el mejor precio. Si la
Entidad Estatal no estableció un plazo para subsanar los requisitos, los proponentes podrán hacerlo hasta
antes de la aceptación de la oferta. En el Proceso de subasta el oferente podrá subsanar los requisitos hasta
antes de la realización de la subasta”

10
Ley 1150 de 2007, artículo 5, parágrafo 4°: “En aquellos procesos de selección en los que se utilice
el mecanismo de subasta, los documentos referentes a la futura contratación o a proponente, no necesarios
para la comparación de las propuestas, deberán ser solicitados hasta el momento previo a su realización.”

11
Ley 1150 de 2007, artículo 5, parágrafo 3: “La no entrega de la garantía de seriedad junto con la
propuesta no será subsanable y será causal de rechazo de la misma”.

12
Consejo de Estado. Sala de Consulta y Servicio Civil. Consejero Ponente: William Zambrano Cetina.
Radicación número: 1001-0306-000-200800079-00(1.927).
A partir de lo anterior resulta posible concluir que toda vez que la ficha técnica es un
documento que contiene los aspectos técnicos mínimos de acreditación del bien o servicio
a ofertar, no es un factor susceptible de evaluación a través de la asignación de puntaje, en
consecuencia la entidad debe permitirle al oferente subsanar la ficha técnica, en concreto
para el caso de la subasta inversa. El término será hasta el momento previo de la
realización de la subasta.

3. Respuesta

Las entidades estatales, en el marco de los procesos de subasta inversa podrán solicitar al
oferente la subsanación de la ficha técnica, porque contiene las aspectos técnicos mínimos
del bien o servicio a contratar y no es objeto de puntaje, pues el factor determinante para la
adjudicación del contrato es el menor valor y no el contenido de la ficha técnica.

Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento

Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Atentamente,

Proyectó: Ana María Pérez Cárdenas