PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Técnico en Asistencia Administrativa

 Código del Programa de Formación: 122121 Versión 2
 Nombre del Proyecto: FORTALECIMIENTO EN SERVICIO AL CLIENTE PARA CUATRO
EMPRESAS DE DIFERENTES SECTORES ECONÓMICOS. Código del proyecto Sofia 811986
 Fase del Proyecto: Ejecución
 Actividad de Proyecto: PRESENTAR LA PROPUESTA DE MEJORA REALIZADA
 Competencia: 210601008 - ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN CUENTA LAS
NORMAS LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN.
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar: 226697 - DESPACHAR LOS DOCUMENTOS GENERADOS
EN LA UNIDAD ADMINISTRATIVA, TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS GRAMATICALES Y
DE SINTAXIS, LAS NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS PARA LA ELABORACIÓN Y
PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS, LAS NORMAS INTERNAS Y LA LEGISLACIÓN
VIGENTE.
 226698 - OPERAR LOS RECURSOS TECNOLÓGICOS REQUERIDOS PARA EL RECIBO, EL
DESPACHO Y LA ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS, DE ACUERDO CON LAS
POLÍTICAS INSTITUCIONALES.
 226699 - RECIBIR LOS DOCUMENTOS DE ACUERDO CON LAS POLÍTICAS
ORGANIZACIONALES Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.
 Duración de la Guía: 60

2. PRESENTACIÓN

El Archivo General de la Nación, Jorge Palacios Preciado, nos brinda las pautas para la centralización y
manejo de la correspondencia en las entidades públicas y privadas que presten servicios públicos,
mediante el acuerdo 060 de 2001, con el propósito de controlar la documentación que ingresa y se
despacha en las entidades.

La unidad de correspondencia dentro de las organizaciones, es la encargada de recibir, controlar, clasificar

y distribuir la documentación de carácter administrativo que ingresan, proveniente de diferentes fuentes
externas, así como la generada por todas las dependencias que conforman al organismo.

En esta guía, conoceremos el procedimiento manual para controlar el recibo y despacho de documentos de
una entidad.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial (antes de aprender):

Conformar grupos de máximo cinco personas según las instrucciones del instructor, y con base en su
vivencia personal, reflexionar sobre los siguientes conceptos y socializar en mesa redonda con sus
compañeros.

 Diferencia entre herramientas tecnológicas, manuales o automatizadas

 Documento de archivo
 Documento electrónico de archivo
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  Soportes documentales
 Comunicaciones oficiales
 Clasificación de las comunicaciones
 Correspondencia personal
 Unidad de Correspondencia y cuál es su función
 Recepción de documentos
 Radicación de documentos
 Registro de Documentos
 Distribución o reparto
 Control de correspondencia en trámite
De qué trata el acuerdo 060 de 2001, lo ha escuchado mencionar alguna vez?.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el

aprendizaje. (Antes de aprender)

Actividad 1.

Teniendo en cuenta el video encontrado en el siguiente https://www.youtube.com/watch?v=cyVGRbD-zt4 ,

sobre el acuerdo 060, realice un análisis del video y responda:

¿Es importante la correspondencia en una entidad? - ¿Por qué?

¿Qué aspectos considera relevantes en el recibo y despacho de correspondencia (documentos)? Enumere.

Con sus propias palabras describa que significa para usted el siguiente mapa conceptual

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Actividad 2:

El siguiente gráfico nos indique el procedimiento para el recibo de documentos en la

organización, describa cada una de las palabras que lo componen.

Actividad 3.

Estudio de casos.

En los diez días que lleva laborando en la oficina de Archivo y Correspondencia de la empresa comercial,
Marcela Ocampo Echeverry, ha entregado 12 documentos a distintos compañeros de trabajo y no recuerda
con certeza quien los prestó porque no conoce sus nombres ni las dependencias en las cuales trabajan.

Aunque pasa todos los días por todas las oficinas preguntando ¿a quién le presté documentos? no ha
logrado recuperar ni uno. Usted, ¿qué sugerencias le haría a Marcela y cuáles controles le recomendaría
implementar?

Elabore una breve redacción indicando el porque es importante para usted llevar un control y ser
ordenada (o), en su puesto de trabajo?

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización). (Mientras

aprendo)

Actividad 1.

Conformar grupos de trabajo de cinco personas a libre elección y con base en los documentos que le entrega el
Instructor,
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 3.1 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

Actividad 1:

Conformar grupos de trabajo y con base en los documentos que le entrega el Instructor, realizar la siguiente actividad
en el ambiente de aprendizaje.

Grupo 1 - Acuerdo 060 de 2000

Grupo 2- Documento Recibo y Despacho de Documentos
Grupo 3- Documento recibo, despacho y control de documentos
Grupo 4- Manual de Implementación de la Ventanilla Única Documental

Realizar mapa conceptual y socializarlo a sus compañeros.

Actividad 2:

Investigar los siguientes conceptos:

Grupo 1: Concepto de: Gestión Documental, Documento, Clases de Documento, Documento de Archivo,
Documento electrónico de Archivo, Soportes Documentales.

Grupo 2: Canales o medios de ingreso de los documentos: Mensajería, Fax o correo tradicional, correo electrónico,
página web, Unidades de Información.

Grupo 3: Equipos, herramientas y Muebles de oficina

Grupo 4: Técnicas de plegado y embalaje de documentos.

Grupo 5: Técnicas de Lectura,

Grupo 6. Pautas para resumir.

Forma de Presentación:

Cada uno de los aprendices deberá desarrollar toda la actividad 2 del numeral 3.3 de la guía en su
cuaderno. (Lo de los cinco grupos). Por grupos, según el número que les corresponda, deben preparar
exposiciones en presentación utilizando las herramientas ofirmáticas, carteleras o la técnica deseada por
grupo, todos los integrantes deben participar en la preparación de la exposición, puesto que la socialización
de la actividad se realizará mediante sorteo, motivo por el cual todos los integrantes deberán contar con el
conocimiento para la socialización.

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento. (Después de aprender)

Actividad 1:

Una vez entregado por parte del instructor el material de apoyo (Acuerdo 060 de 2001 y taller), se deberá
leer en grupos máximo de cinco personas, responder el taller y socializarlo con sus compañeros, cada grupo
contará con 15 minutos para socializar las respuestas que les corresponda, (varias respuestas por grupo), el
instructor dará las indicaciones de como se desarrollará la actividad.

Actividad 2:
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Dando alcance a la acividad del proyecto, “PRESENTAR LA PROPUESTA DE MEJORA REALIZADA”, cada
grupo deberá realizar un protocolo de servicio frene al recibo y despacho de correspondencia que se deba
seguir en cualquier organización.
La actividad podrá ser presentada por cada uno de los aprendices, utilizando medios tecnológicos,
herramientas didácticas, frisos, manuales, entre otros.
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
Evidencias de Aprendizaje
Evidencias de Conocimiento :
Evidencias de Conocimiento :
Evidencias de Conocimiento :
Verifica que los documentos
despachados y recibidos cumplan
con los requerimientos de
presentación, normas de ortografía y
política de la institución.
Reconoce y aplica los controles para
el ingreso de la correspondencia
recibida y despachada.
Apropia conceptos de ventanilla,
unidad de correspondencia.
Evidencias de Desempeño:
Exposición de actividades
Actividad de simulación de Unidad de
Correspondencia
Evidencias de Producto:
Por grupos de trabajo presentan un
Instructivo para la recepción,
despacho y distribución de la
correspondencia
Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de
Evaluación
Utiliza los útiles, papelería,
elementos, mobiliario y equipos
requeridos para la recepción y
despacho de documentos
teniendo en cuenta las políticas
de la organización.
Opera los equipos y aplicativos
para el recibo y despacho de
documentos internos y
externos, de acuerdo con el
manual de operación.
Controla la vigencia de los Técnica: Formulación de preguntas
documentos teniendo en cuenta
las tablas de retención
documental.
Recepciona los documentos
aplicando los procedimientos y Observación del desempeño en cada
una de las actividades.
la normatividad vigente.
Ingresa los documentos
aplicando el manual de gestión
documental, las normas de
gestión de la calidad y la
legislación vigente.
Valoración de producto
Clasifica la documentación
Instrumento: Lista de chequeo
recibida de acuerdo con las
políticas de la organización.
Direcciona los documentos de
acuerdo con el destinatario o
dependencia correspondiente.
Utiliza los elementos de
protección, de acuerdo con las
normas de seguridad industrial
y salud ocupacional durante el
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 desempeño de sus funciones.

Aplica el procedimiento para la

radicación de los documentos
por despachar, utilizando la
tecnología disponible.

Registra los documentos

internos y externos por
despachar, aplicando el manual
de gestión documental y la
tecnología disponible.

Distribuye las copias de los

documentos por enviar de
acuerdo con las normas
internas y la legislación vigente.

Conserva las copias de los

documentos enviados de
acuerdo con las normas de la
Organización y la legislación
vigente.

Aplica técnicas de plegado y

embalaje para el despacho de
los documentos, de acuerdo
con las normas técnicas y las
de correo y mensajería.

Realiza el descargue de los

documentos trasladados a las
dependencias responsables de
su trámite, de acuerdo con el
manual de gestión documental.

Comprueba el registro de los

documentos recibidos y
despachados, de acuerdo con
las normas y la legislación
vigente.

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios
y procesos archivísticos.
Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones
asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de
organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento
en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido
por el Archivo General de la Nación.
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Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la
información que contienen.
Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su
destinatario.
Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta
su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un
número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que
establezca la ley.
Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe
realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.
Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los
documentos requeridos.
Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus
sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas,
registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la
dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo
de respuesta (si lo amerita), entre otros.
Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden
cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales.
Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Testigo: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida
para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de
referencias cruzadas.

6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

Acuerdo 027 de 2006, Archivo General de la Nación

Acuerdo 060 de 2001, Archivo General de la Nación, 30 de octubre de 2001

Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA Regional Antioquia

Ley 527 de 1999

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Mi correo electónico es: anacgomezg@misena.edu.co

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Ana Cecilia Gómez Giraldo Instructora Centro de Comercio y Marzo 2020
Servicios

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8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio

Autor (es)

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