OBJETIVO ​Establecer pautas y requisitos mínimos necesarios que permitan garantizar las condiciones

adecuadas al cumplimiento de las Buenas Prácticas de Almacenamiento, y Garantizar las condiciones de

almacenamiento para conservar las propiedades y características fisicoquímicas de los productos
farmacéuticos.

ALCANCE ​Este procedimiento aplica en todos los Servicios Farmacéuticos de ámbito ambulatorio y
hospitalario, Aplica para todo el almacenamiento de medicamentos, insumos (dispositivos médicos y
reactivos de diagnóstico) y biológicos en la bodega. Tiene como fin establecer un procedimiento para el
adecuado almacenamiento de los medicamentos. Este procedimiento contempla tanto las características
físicas del lugar donde deben almacenarse así como también los modos de preservación de éstos,
optimizando la mejor utilización del recurso. Las exposiciones a condiciones ambientales desfavorables
pueden llegar a anular los efectos esperados del medicamento o producir algunas otras alteraciones.

POLÍTICAS
• Este procedimiento se realizará inmediatamente después de realizar el procedimiento -
RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS y cada vez que sea necesario almacenar productos farmacéuticos.
• Se deben tener en cuenta las recomendaciones del fabricante que requieren todos los
medicamentos, tales como proteger de la luz, refrigerar, entre otras.
• Los productos NO deben estar en contacto directo con el piso, se ubicarán en estibas plásticas o
estanterías de material sanitario, impermeable y fácil de limpiar.
• Los productos NO deberán tener contacto directo con la luz solar.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ​Identificar las estanterías, muebles, gavetas y/o nevera, donde
se almacenarán los medicamentos teniendo en cuenta la molécula, el laboratorio, y nombre comercial.

ÁREA DE ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS (PICKING) ​Ubicar los productos farmacéuticos en la

estantería o gaveta respectiva, teniendo en cuenta la siguiente metodología: ✓ Organizar en orden
alfabético de principio activo o descripción. ✓ Fechas de vencimiento (primero en vencer, primero en
salir): la ubicación debe realizarse dejando adelante los lotes de productos que estén más próximos a
vencer. ✓ Se recomienda el almacenamiento de productos en estantería de color blanco, ya que facilita
la
verificación de las condiciones de limpieza.

✓ ​ÁREA DE ALMACENAMIENTO Y BODEGAJE (PACKING) ​✓ Los productos que permanecen en el

embalaje original, se deben agrupar en estibas plásticas para su conservación
y control. ✓ Esta área deberá mantenerse despejada y libre de objetos que
obstaculicen el paso del Colaborador.
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 ALMACENAMIENTO

Cómo se relacionan el picking y el packing

El picking y packing son tareas de vital importancia, ya que un error durante estos procesos puede
ocasionar entregas incorrectas, daños en la mercancía o retrasos en la entrega. Por otra parte, las
4 fases básicas del picking son:

1) Preparación:

·Recolección de datos y entrega de órdenes clasificadas.

·Preparación de carretillas, carros, palets y otros.

2) Recorrido:

·Desde la zona de operaciones hasta el punto donde se ubica el producto.

·Desde el punto de ubicación al siguiente y así sucesivamente.
·Regreso a la zona de operaciones.

3) Extracción:

·Posicionamiento en altura, extracción, recuento, devolución sobrante.

·Ubicación sobre el elemento para su transporte (carro, roll, palet, etc.)

4) Verificación del acondicionado:

·Control, embalaje, acondicionado en cajas, precintado, pesaje y etiquetado.

·Traslado a zona de expedición y clasificación por transportistas en destino.
·Elaboración del packing list del transportista.

PERSONAL​:
Los almacenes deben contar con el número adecuado de personal calificado bajo la responsabilidad
de un profesional Bioquímico Farmacéutico, Químico Farmacéutico o Auxiliar de Farmacia, con la
autoridad suficiente para diseñar, implementar y mantener un sistema que garantice el cumplimiento de
las Buenas Prácticas de Almacenamiento (BPA). Las tareas específicas de cada persona deben definirse
por escrito. Cada tarea debe ser delegada a la persona idónea y no deben haber vacíos o
superposiciones en las responsabilidades relacionadas al cumplimiento de las BPA ​El personal ​de los
servicios farmacéuticos debe informar a su superior, acerca de las instalaciones, equipos o personal, que
considere pueda influir negativamente en la calidad de los productos. ​Debe ​proveerse a todo el personal
la capacitación y entrenamiento apropiado en BPA y documentos relacionados. La capacitación debe ser
inicial y continua; y su implementación debe ser evaluada periódicamente, llevando los registros
respectivos. ​Se deben ​establecer programas especiales de capacitación para el personal que trabaja en
áreas donde se manipulan materiales altamente activos, tóxicos y sensibilizan tés. Los programas de
capacitación deben estar al alcance de todo el personal involucrado y se debe llevar un registro de dichos
programas.
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ALMACENAMIENTO

Todo el personal ​debe recibir capacitación en las prácticas de higiene personal y someterse a exámenes
médicos regulares, los cuales deben registrarse con mayor frecuencia para los que manejan materiales o
productos peligrosos ​Cualquier persona ​con enfermedad transmisible o lesiones abiertas en superficies
descubiertas del cuerpo no debe trabajar en áreas de almacenamiento.

PARA UN ALMACENAMIENTO SEGURO DEBEMOS TENER PRESENTE

Frecuencia aseo.
• Limpieza almacén general de medicamentos y/o insumos y cuartos fríos
• Lista chequeo limpieza
almacén. Control residuos no
peligrosos.
• Indicadores de gestión de manejo de residuos peligrosos.
• Registro de entrega de residuos peligrosos en bodega
• Entrega de Insumos, Medicamentos o Biológicos a la Transportadora
• Control de Temperatura y Humedad Relativa de Zonas Secas Control de Temperatura en Cuartos
Fríos y de Congelación
• Hoja de vida del instrumento de medición
• Plan anual de calibración de los instrumentos de medición, y calificación operacional y de
desempeño de los cuartos fríos y de congelación de la bodega.

DEFINICIONES

• ​ALMACENAMIENTO: ​Es un proceso del sistema de suministros que tiene por objeto mantener y
garantizar la calidad, la conservación y el cuidado de los insumos, para que la prestación de los servicios
se brinde con calidad.

• ​BODEGA LABORATORIO FARMACIA SERVICIO FARMACEUTICO: ​Es un espacio destinado,

bajo ciertas condiciones, al almacenamiento de distintos bienes, ubicado en una localidad municipio, o
ciudad,
 • ​BIOLOGICO​: Son medicamentos obtenidos a partir de organismos vivos o sus tejidos cuyas
fuentes y métodos de producción incluyen cultivos de células o de microorganismos o la extracción a
partir de tejidos o de fluidos biológicos como la sangre.
• ​BIOSEGURIDAD: ​Es el conjunto de medidas preventivas dirigidas a mantener controlados los
factores de riesgo biológicos, físicos o químicos; previniendo que su desarrollo o producto final atente
contra la salud y seguridad de trabajadores, pacientes, visitantes y medio ambiente.
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• ​ESTABILIDAD: ​Aptitud de un principio activo o de un medicamento, de mantener en el tiempo sus

propiedades originales dentro de las especificaciones establecidas, en relación a su identidad,
concentración o potencia, calidad, pureza y apariencia física.

FECHA DE VENCIMIENTO: ​Fecha de expiración, vencimiento o caducidad, correspondiente a la

indicada por el mes y año calendario y en algunos casos, además por el día, conforme a lo aprobado en
el respectivo registro sanitario; más allá de la cual no pueda esperarse que el producto conserve su
estabilidad.

• ​INSPECCIÓN: ​Proceso a través del cual se supervisa para corroborar si el producto cumple con
los requisitos de calidad.

• ​MUESTREO: ​Método idóneo para investigar características en diferentes poblaciones que por su
tamaño se hace prácticamente imposible analizar uno a uno sus elementos. A través de él se llega a
conclusiones.

• ​MUESTRA: ​Conjunto de unidades escogidas, cuyas observaciones son representativas y pueden

inferirse a toda la población.

• ​DEFECTO: ​Cualquier desviación del producto a las especificaciones

previamente establecidas.

• ​DEFECTO CRÍTICO: ​Aquel que puede llegar a impedir la utilización del producto y
atenta contra la vida del paciente.

• ​DEFECTO MAYOR: ​Sin ser crítico, tiene la posibilidad de reducir

considerablemente el uso del producto.

• ​DEFECTO MENOR: ​Aquel que no reduce

materialmente el uso del producto.
 • ​DISPOSITIVO MEDICO: ​Son cualquier instrumento, aparato, máquina, software, equipo
biomédico u otro artículo similar o relacionado, utilizado solo o en combinación, incluyendo sus
componentes, partes, accesorios y programas informáticos que intervengan en su correcta aplicación,
destinado por el fabricante para el uso en seres humanos en los siguientes casos:
• Diagnóstico del embarazo y control de la concepción (Por ejemplo los preservativos).
• Productos para la desinfección y/o esterilización de dispositivos. Dispositivo es utilizado para
administrar productos farmacéuticos, por ejemplo una jeringa.

• ​EXCIPIENTE:
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Es aquel compuesto o mezcla de compuestos que en las concentraciones presentes en una forma
farmacéutica, el cual no presente actividad farmacológica significativa. El excipiente sirve para dar forma,
tamaño y volumen a un producto y para darle estabilidad, biodisponibilidad, aceptabilidad y facilidad de
administración.

• ​FÁRMACO: ​Es el principio activo de un

producto farmacéutico.

BUENAS PRÁCTICAS DE ALMACENAMIENTO:

Las Buenas Prácticas de Almacenamiento (BPA), son un conjunto de normas mínimas de

almacenamiento para los establecimientos de importación, distribución, dispensación y expendio de
productos farmacéuticos y afines, respecto a las instalaciones, equipamiento y procedimientos operativos,
destinados a garantizar el mantenimiento de las características y propiedades de los insumos,
medicamentos y biológicos. El presente Manual, está ligado con otras normas y procesos relacionados,
como son las normas de Buenas Prácticas de Almacenamiento, estudios de estabilidad de medicamentos
y biológicos, procesos de distribución y cadena de frío, especialmente para vacunas y productos
biológicos, contribuyendo de esta manera a establecer un sistema integral de garantía de calidad, que
permita la utilización de medicamentos e insumos afines en condiciones de oportunidad y calidad a fin de
cumplir esa noble función de proteger, sanar, diagnosticar o devolver la salud al paciente. La Buenas
Prácticas de Almacenamiento BPA, hacen parte del Sistema Integrado de Gestión de Calidad y su
objetivo es garantizar que los insumos (dispositivos médicos), medicamentos y biológicos se almacenen y
se distribuyan de conformidad con los estándares de calidad con los que fueron elaborados y liberados
por el proveedor

DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN DE LA BODEGA: ​Las instalaciones de la bodega de los productos

farmacéuticos y afines en donde se almacenan, distribuyan o dispensen medicamentos y biológicos e
insumos (dispositivos médicos) están localizados, protegidos, construidos, adaptados y mantenidos de
forma adecuada de acuerdo con las operaciones que se llevan a cabo, para minimizar el margen de error
cumplen con los protocolos de limpieza y desinfección como también con el mantenimiento
correspondiente, con el fin de evitar contaminación o cualquier factor que pueda afectar la calidad de los
medicamentos e insumos y biológicos. Por lo tanto se planeó el diseño y la localización del
establecimiento con los siguientes factores:
• La Localización o conveniencia geográfica
• Necesidad de estructuras especiales
• Disminución de Riesgo de inundación, incendio y otros peligros naturales
• Materiales de alto riesgo
• Clase de sistema de manejo mecánico seleccionado (estanterías de flujo,
• Aspectos relacionados con las condiciones climáticas predominantes.

Área: ​Con capacidad para el desarrollo adecuado de las actividades que evitan confusión y aumentan la
eficiencia y la seguridad. Es importante resaltar que cuenta con la condición para almacenar los
medicamentos e
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insumos (dispositivos médicos) y biológicos en los volúmenes requeridos, dentro de sus parámetros
garantizan la conservación de su calidad y la seguridad en su manejo. Su almacenamiento bajo
condiciones de refrigeración y/o congelamiento, cuenta con un área amplia en las instalaciones. Las
áreas identificadas y señalizadas son las siguientes:
• Área de Recepción
• Área de cuarentena
• Área de Rechazo
• Área de devoluciones
• Área de Almacenamiento
• Área de separación y aislamiento de pedidos refrigerados
• Área de Refrigeración y cuarto de congelación

Condiciones físicas​: Buena circulación del aire, que permite mantener la vida útil del medicamento y
dispositivos médicos.  Cuenta con un sistema que evita que los rayos solares puedan llegar hasta los
medicamentos.  Los cuartos fríos y congeladores de la bodega cuentan con una planta eléctrica de
suplencia que suministra electricidad por el tiempo necesario.  La bodega consta de un espacio Los
locales destinados a oficina de farmacia deben adaptarse a las regulaciones establecidas por las distintas
leyes y Reglamentos de las Comunidades Autónomas, con el objetivo fundamental de asegurar la
máxima calidad en el servicio sanitario prestado. Para ello deben contar con el espacio necesario,
distribución de las áreas de trabajo, equipamiento y condiciones higiénico- sanitarias adecuadas.

PLAN DE SANEAMIENTO BÁSICO: ​Las Instalaciones permanecen en condiciones adecuadas de

higiene, limpieza y orden, para las que se tienen en cuenta las siguientes disposiciones: Para asegurar
las condiciones adecuadas de higiene de las instalaciones se realizan actividades rutinarias y
permanentes de aseo en las que se remueven los residuos sólidos y la suciedad producto de la operación
y el transito del personal, así como del ambiente (lluvia y polvo). Las labores de limpieza se realizan de
manera ordinaria o básica diariamente y estricta cada 15 días y en zonas de difícil acceso según la
necesidad se programa. Los implementos de aseo utilizados para el desarrollo de la limpieza básica son
escobas, recogedores, traperos, mopas, toallas, baldes, carro exprimidor, esponjas, cepillos entre otros.
Cada vez que se ejecuta una labor de aseo se diligencian los registros o formatos correspondientes a las
actividades de limpieza para su seguimiento y control. Se cuenta con actividades realizadas que indican
el responsable de ejecutarlas así como quien las verifica.

Programa de control de plagas. ​Las plagas que podrían ingresar a las instalaciones, alojándose o
causando daño a los insumos, (dispositivos médicos), medicamentos y biológicos almacenados pueden
ser:
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Insectos rastreros, y otras plagas estructurales: para su control las instalaciones se mantienen limpias,
evitando la acumulación de residuos y el ingreso de elementos deteriorados por estas plagas, tales como
estibas de madera y cajas de cartón en mal estado. ​Elaborar el plan anual ​de desinfección de tanques y
control de plagas, que se realizará como mínimo dos veces al año.

Clasificación por forma farmacéutica: ​Los medicamentos se presentan en distintas formas

farmacéuticas, entre ellos: comprimidos, jarabes e inyectables; y los productos de uso externo se
presentan como ungüentos y cremas. En este sistema, los medicamentos se clasifican según su forma
farmacéutica.

Codificación de productos:
Cada artículo tiene su propio código, lo que permite llevar el sistema computarizado de control de
inventarios. El inventario se realiza por el personal encargado y mensualmente se hace prueba selectiva
un mínimo del 5% del inventario para compararlo con el sistema de inventarios y realizar los respectivos
ajustes cuando se requiera.

Según el nivel del sistema: ​Los productos destinados a cada nivel del sistema de atención de salud se
mantienen juntos. Para facilitar la aplicación del procedimiento ​FEFO, ​se colocan los productos que
caducan primero delante de los productos cuya fecha de vencimiento es posterior.

Definición: ​Cadena de frio: Se define la cadena de frío como el sistema usado para mantener y distribuir
en buenas condiciones las vacunas, desde su fabricación hasta el momento de su aplicación a la
población objeto, en óptimas condiciones de conservación, con el fin de cumplir con la eficacia y la
eficiencia, Incluye una serie de eslabones de almacenamiento y transporte, de los productos biológicos
dentro de los rangos de temperatura adecuados la temperatura entre +2 °C y +8 oC, y -10oC y - 15oC El
lugar debe tener una temperatura homogénea menor a 30oC ya que, por encima de estas temperaturas,
a muchos medicamentos se les puede modificar el efecto esperado. para garantizar la entrega de un
biológico en las mejores condiciones, a la población susceptible, representa un aspecto vital para el éxito
y control de las enfermedades de interés en salud pública.

El adecuado almacenamiento va a permitir:

• Encontrar y entregar los medicamentos con mayor rapidez.
• Conservarlos en buen estado.
• Facilitar el trabajo en el centro de salud y hospital.
• Evitar que se entreguen medicamentos en mal estado. El responsable de almacenar de forma
adecuada los medicamentos será también el responsable de gestionar el espacio para éstos y para su
correcta conservación. Por ello es muy importante que todos los hospitales y centros de dispensa
cuenten con un lugar destinado al almacenamiento de los medicamentos.
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ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL: ​Para el almacenamiento de

estos medicamentos se tienes en cuenta todas las condiciones físicas, locativas, sanitarias y ambientales
(temperatura, humedad y cadena de frió como todo los demás medicamentos. Almacenados en farmacia.
La norma específica que estos medicamentos de control especial deben ir almacenados en un lugar que
tenga seguridad (llave). Esta llave de seguridad solo la realizara el regente de farmacia. Características
físicas del lugar destinado al almacenamiento Para que un medicamento conserve sus propiedades, debe
ser almacenado en condiciones ambientales controladas.
Es importante: Proteger a los medicamentos de la exposición directa del sol. Si el depósito cuenta
con ventanas, éstas deben tener algún sistema de protección (cortinas, vidrios pintados o forrados con
papel) para evitar que el calor incida directamente sobre los medicamentos.
• El lugar debe tener una temperatura homogénea menor a 30oC ya que, por encima de estas
temperaturas, a muchos medicamentos se les puede modificar el efecto esperado.

Es importante observar que el lugar destinado al almacenamiento no sea húmedo:

La humedad puede afectar las características de los medicamentos, alterando el efecto esperado de
los mismos.
 • Que el lugar no tenga filtraciones o goteras, que las rejillas que se encuentren en el piso estén
tapadas, Guía para el almacenamiento de medicamentos que las ventanas se encuentren bien selladas.
• Los pisos y estantes deben ser limpiados con trapos húmedos a fin de evitar levantar polvo.
• No se debe usar ni aerosoles ni espray para desinfectar o aromatizar.
• Se debe combatir la presencia de plagas como insectos o roedores. Nunca se deben usar
aerosoles, se deben usar productos en gel y cebos debidamente identificados.
• Se debe evitar la presencia de animales domésticos (perros, gatos, aves), ya que los mismos son
una fuente potencial de transmisión de plagas (pulgas, garrapatas, piojos). Los medicamentos deben
estar ordenados en estantes y nunca en forma directa sobre el piso.
• Debe dejarse un espacio entre la última caja y la pared posterior del estante para asegurar la
correcta ventilación.
• El depósito debe contar con un espacio absolutamente separado (puede ser una caja clara donde
se guardaran los medicamentos que NO se encuentren aptos para su uso. No se puede comer dentro del
depósito porque los restos de comida pueden atraer a insectos (cucarachas y hormigas) y roedores (ratas
y ratones). Características físicas del lugar destinado al almacenamiento.

AREA DE CUARENTENA:
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En esta área se almacenan los medicamentos en los cuales, durante la Recepción Técnica, existe duda
de si el producto cumple o no alguna característica técnica o administrativa, mientras se toma una
decisión acerca de si se aprueba o se rechaza. También se almacenan provisionalmente los productos
farmacéuticos que están con fecha de vencimiento inferior a nueva (9) meses o el 50% de su vida útil,
para su trámite administrativo, conforme al procedimiento - CONTROL DE FECHAS DE VENCIMIENTO,
o aquellos que tengan condiciones técnicas a verificar. Otros productos que se almacenan en esta área,
son aquellos que por error pudieron haber llegado en una marca diferente a la contratada, caso en el cual
se deberá realizar el trámite administrativo con el área encargada, para su devolución.

ÁREA DE AVERÍAS Y VENCIMIENTOS (NO CONFORMES) ​En esta área se almacenan los
medicamentos que fueron rechazados después de la Recepción Técnica o todos aquellos productos
averiados, vencidos, devueltos o retirados del mercado. Estos medicamentos deben estar registrados en
el formato REGISTRO DE INVENTARIO SELECTIVO Y FECHAS DE VENCIMIENTOS y se debe solicitar
las instrucciones a seguir para cada medicamento, las cuales pueden ir desde la devolución hasta la
destrucción o desnaturalización. La calidad de los medicamentos hasta su utilización.
ANEXO 1 ​El siguiente texto fue adoptado de OMS Comité de Expertos de Especificaciones de
Preparaciones farmacéuticas: Almacenamiento y condiciones de etiquetado Condiciones normales de
almacenamiento: Almacenamiento en un local seco, bien ventilado a temperatura entre 2oC y 25oC o
dependiendo de las condiciones climáticas, hasta 30oC. Indicios de contaminación y luz intensa tienen
que ser excluidos.

Instrucciones definidas de almacenamiento: Los productos terminados deben ser almacenados bajo
condiciones definidas, a menos que se especifique de otra manera, por ejemplo mantenimiento continuo
de almacenamiento en frío, podría tolerarse una desviación únicamente durante interrupciones a corto
plazo, por ejemplo, durante el transporte local.

Se recomienda las siguientes instrucciones:

Sobre la etiqueta Significará ​No almacenar a más de 30oC
Desde 2oC a 30oC No almacenar a más de 25oC Desde 2oC a 25oC No almacenar a
más de 15oC Desde 2oC a 15oC No almacenar a más de 8oC Desde 2oC a 8oC No
almacenar a menos de 8oC Desde 8oC a 25oC

No más de 65% de humedad relativa en condiciones normales de almacenamiento; proveer al material un

recipiente resistente a la humedad.

PREGUNTAS A RESOLVER DEL SIGUIENTE TALLER.

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1- Cuál es el objetivo de su servicio farmacéutico 2- El alcance que debe tener este proceso en
su servicio farmacéutico. 3- Describa una política para su servicio farmacéutico según la que
hay en el taller. 4- Realice una descripción del procedimiento de almacenamiento. 5- Describa
el proceso (PICKING) y (PACKING) 6- Cómo se relacionan el picking y el packing​. ​7- Los
servicios f deben contar con el personal idóneo teniendo en cuenta lo siguiente. 8- Para un
almacenamiento seguro debemos tener presente los siguientes pasos. 9- Describa las
siguientes definiciones. 10- Cuáles deben ser las buenas prácticas de almacenamiento: 11-
Como debe ser el diseño y construcción de la bodega: 12- Aspectos a tener en cuenta cuando
hablamos de las áreas que delimitan el servicio. 13- Como deben ser las Condiciones físicas
del servicio farmacéutico: 14- Cuáles son las incidencias del plan de saneamiento básico en su
servicio farmacéutico: 15- Realice un cronograma de control de plagas para su servicio según
indicaciones en taller. 16- Como seria nuestro almacenamiento y cuál sería el más práctico. 17-
Describa el proceso de cadena frio y cuáles deben ser sus temperaturas 18- Las garantías que
tengo cuando tengo un adecuado almacenamiento y nos permití: 19- Condiciones que debo
tener cuando realizamos almacenamiento de MX de control especial. 20- Como deben ser las
condiciones de este almacenamiento área de cuarentena: 21- Anexos.
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