Macarena Moreno Tirado

Actividades del Archivo

1. ¿Qué entiendes por archivo?

Puede tener dos significados. Uno es el sitio donde se guardan documentos tanto
particulares como públicos. El otro significado es el conjunto de estos documentos.

2. ¿Qué es archivar?

Archivar es guardar documentos en un archivo.

3. ¿Crees qué es lo mismo archivar que ordenar?

No, ya que los documentos pueden estar guardados en el archivo pero no de forma
ordenada.

4. ¿Qué finalidad crees que tiene un archivo?

La finalidad de un archivo es proporcionar los mejores servicios al menor coste posible,

constituir un centro activo de información, ser un instrumento de control funcional en
relación con la actuación de los restantes departamentos y asignar una perfecta
conservación de los documentos confiados a él.

5. ¿Cuándo es justificable un archivo?

Un archivo es justificable por su rentabilidad. Cuando un archivo es rentable, entonces

es justificable.

6. ¿Cuándo es justificable económicamente un archivo?

Cuando su precio, es inferior a los gastos que se producirían si no existiese dicho

documento.

7. ¿Qué entiendes por archivo eficaz?

Se dice que un archivo es eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca y se

consulta con frecuencia.
Macarena Moreno Tirado

8. Indicar las formas de organización de un archivo de oficina

Los archivos de oficina presentan dos formas principales de organización: centralización

y descentralización.
Centralización: los documentos están concentrados en un lugar, llamado archivo, desde
donde se sirven a los distintos departamentos.
Descentralización: los documentos se conservan en distintas secciones de la oficina y
sólo después de un periodo de tiempo, cuando perdieron su vigencia, pasan al archivo
depósito.

9. ¿Qué diferencias hay entre un archivo centralizado y un archivo descentralizado?

Los archivos centralizados se guardan todos en un mismo sitio mientras que los archivos
descentralizados se guardan en sitios distintos y cuando el archivo deja de tener
vigencia, pasa al depósito.

10. ¿Quién tiene acceso al archivo centralizado y quién tiene acceso al archivo
descentralizado?

Los responsables de las distintas secciones de una oficina tienen acceso directo a los
documentos de archivos descentralizados mientras que en los archivos centralizados los
responsables de la oficina de que se trate serán los que decidan qué personas pueden
tener acceso a la documentación y a qué tipo de documentación, así como la forma de
llevar a cabo el préstamo de los documentos.

11. ¿Qué entiendes por archivo activo?

Se denomina así los archivos en los que se conservan los documentos de consulta
frecuente.

12. Diferencias entre archivo semiactivo e inactivo

Los archivos semiactivos conservan documentos que presentan una menor vigencia y
una consulta menos frecuente, y periódicamente habrá que determinar los
documentos que han de pasar a los archivos inactivos, así como los documentos que
haya que destruir porque non se consideren de ninguna utilidad mientras que los
archivos inactivos conservan de forma definitiva los documentos que, aunque han
perdido su valor operativo, conservan su valor histórico o documental.

13. ¿Cuál crees tú que es la base del concepto moderno de archivo?

En la antigüedad, la palabra archivo hacía referencia al conjunto de documentos

guardaros en un mismo lugar, pero hoy día este concepto está más enfocado a los
archivos electrónicos, en los que muchos documentos son guardados en un mismo
archivo electrónico.
Macarena Moreno Tirado

14. ¿Crees tú qué los documentos deben conservarse permanentemente?

Depende del tipo de documento y de su importancia. Hay documentos que deben

guardarse permanentemente ya que su importancia para la historia es crucial.

15. Desarrolla tú un apartado sobre la destrucción de los documentos en la empresa.

Hoy en día la cantidad de información en forma de papel que almacenan instituciones o

empresas puede ser bastante elevada y no todas las empresas cuentan con unos
almacenes lo suficientemente amplios, con unas mínimas medidas de seguridad que
garanticen la inviolabilidad de los datos que pueden contener sus documentos o con el
tiempo o recursos suficientes para realizar una destrucción de documentos certificada
y eficaz.
Organizaciones, empresas o particulares pueden tener diferentes motivos para destruir
documentación. Los más comunes son:

 Por cumplir la Ley: con la entrada en vigor del nuevo Reglamento General de
Protección de Datos, todas aquellas empresas u organizaciones que manejen
datos confidenciales de personas, deben poder demostrar que han obtenido
esos datos de manera totalmente legal.

 Por seguridad: dentro de los documentos que se acumulan día a día puede
haber alguno que contenga información que sea de carácter sensible,
confidencial y que no deseamos que un tercero pueda acceder a ella.

 Por motivos económicos: acumular documentos en formato papel supone un

gasto en espacio, un gasto en gestión de tiempo que repercute en directa o
indirectamente en las cuentas de una empresa.

 Por cuidar el medioambiente: la transformación digital que vivimos

actualmente hace que cada día se sumen más empresas y organizaciones el
concepto de Oficina Sin Papel (OSP). Digitalizan sus facturas, contratos,
documentos internos, para deshacerse del formato papel, contribuyendo así al
cuidado del medioambiente.

Los distintos métodos para la destrucción de documentos son los siguientes:

- Si los documentos están en papel, los métodos más utilizados son 3:

1. Trituradora de papel: En el mercado existen multitud de máquinas de trituradoras de

papel que cumplen con la ley y ofrecen la seguridad de realizar una destrucción
certificada. Son fáciles de adquirir, cumplen la función y son válidas para cumplir
con la ley de protección de datos.
Macarena Moreno Tirado

2. Quemar el papel: Quemar documentos hasta su calcinación también es un método

de destrucción documental que cumple con la Ley de protección de datos. Es un
método válido pero poco recomendable por todo lo que supone: disponer de un
lugar para efectuar la destrucción, el peligro que puede ocasionar, cerciorarse que
no se escapa ningún papel y la contaminación que genera.

3. Empresas de destrucción de documentos: externalizar la destrucción certificada

puede ser una buena solución para la destrucción documental, sobre todo para
empresas u organizaciones con un número elevado de documentos o de empleados.

16. ¿Destruirías tú la documentación de tu empresa? ¿Qué métodos utilizarías tú para la

destrucción de documentos confidenciales?

Lo haría en el caso que el responsable de los documentos así me lo indicara o si yo fuese

la responsable de los mismos y estos tuvieran que ser destruidos.
La forma de destruirlos más segura es la contratación de una empresa de destrucción
de documentos.