MODELO DE LA SISTEMATIZACION DE LA INFORMACION.

Deisy Johana García Usme

Ficha: 1181728

Tutor:
David Ramírez

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

TECNOLOGIA EN GESTION LOGISTICA MODALIDAD VIRTUAL
2017

1
 INTRODUCCIÓN
Se considera que la información es un recurso que se encuentra al mismo nivel que los
recursos financieros, materiales y humanos, que hasta el momento habían constituido los ejes
sobre los que había girado la gestión empresarial. Si la Teoría económica tradicional mantenía
el capital, la tierra y el trabajo como elementos primarios de estudio, la información se ha
convertido, ahora, en el cuarto recurso a gestionar. Por lo cual “Una empresa que reduce
costos y satisface las necesidades de los clientes, depende de una cadena de suministro
bien gestionada, integrada y flexible que se maneja en tiempo real y fluye información de
manera eficiente”. Por lo tanto, “Una efectiva gestión de la cadena de suministro
implica el intercambio de información y bienes, entre proveedores y clientes, incluyendo
fabricantes, distribuidores, y otras empresas que participan en el funcionamiento de la
cadena de suministro”. Lo cual hace pensar que este objetivo se está logrando gracias
a la mejor administración y facilidad en el intercambio de información en la cadena de
suministro, debido a la diversidad, aplicación y avances de las TIC logísticas.

La cadena de suministro se ha convertido en un concepto fundamental para que las empresas

mejoren las relaciones con los clientes y proveedores, y alcancen una ventaja competitiva.
Ballou, define cadena de suministro como “un conjunto de actividades funcionales que
se repiten a lo largo del canal de flujo del producto, mediante los cuales la materia prima se
convierte en productos terminados y se añade valor al consumidor”

2
 La información y los procesos logísticos

La información es una necesidad real en cualquier organización; en esa medida, lo

que se haga con ella puede representar el éxito o el fracaso de los proyectos que
se emprendan. Es necesario aclarar que el éxito de una empresa no solo depende
exclusivamente de los recursos materiales, del talento humano y de la maquinaria,
sino también de cómo se empleen los conocimientos reflejados por los procesos,
las fluctuaciones del mercado, las opiniones de los clientes, la imagen de la
empresa, entre otros. Identificar adecuadamente las necesidades de información
dentro de los procesos logísticos de la organización para la toma de decisiones.

Por consiguiente, en este trabajo centraremos nuestro interés en estudiar y

analizar con detenimiento, la importancia de la información dentro de los procesos
de la cadena de gestión logística y sus subprocesos en la Planta Farmacéutica de
Corpaul, una empresa que pertenece al grupo San Vicente Fundación, ubicada en
el km 33 autopista Medellín – Bogotá. La planta farmacéutica de Corpaul está
dedicada a la fabricación y comercialización de medicamentos inyectables y
soluciones estériles para uso humano y veterinario, mediante diversas tecnologías
como Blow Fill Seal (BFS) y sistemas para envasar en tecnología abierta.

Cadena de gestión Logística Corpaul Planta Farmacéutica:

Aprovisionamiento Producción Distribución

3
 Gestión de la logística de aprovisionamiento de la Planta Farmacéutica
Corpaul.

Entradas
Proceso Aplicación de las TIC
 Programación de En el proceso de
operaciones programación de operaciones
se utiliza las herramientas TIC
del e-mail para informar el
número de la solicitud de
compra y el sistema SAP para
la creación del pedido.
Recomendación
Al tener el sistema SAP es
muy conveniente utilizar las
herramientas que este
programa nos ofrece como el
EDI para no salir de la
plataforma de trabajo.

 Selección de La selección de proveedores Mantener actualizada la base

proveedores se hace por medio del sistema de proveedores en el sistema
SAP de acuerdo a la con sus respectivas
puntuación de cada uno, y la calificaciones de desempeño.
oportunidad de las entregas
realizadas.

 Compra de Bienes y Este proceso se hace por La solicitud del pedido al

Servicios medio de la TIC del sistema proveedor se hace vía e-mail,
SAP para la creación de la es pertinente que cada
orden de pedido, luego se proveedor reciba el correo con
envía un e-mail al proveedor el adjunto de la orden de
para solicitar la cotización o la pedido o la implementación de
confirmación del pedido. información EDI con el
proveedor.

 Recepción de insumos y Durante la recepción de Para evitar errores sería muy

materiales insumos y materiales se usa la pertinente que durante el
TIC del sistema SAP para la proceso de recepción de
verificación de la orden, insumos y materiales en la
pedido, cantidad y precio, así Planta Farmacéutica de
como también se usa el Corpaul se realice por medio
Microsoft Word para la de la identificación de la
impresión del rotulo de mercancía con Códigos de
“Cuarentena”. barras y Radio Frecuencia,
para su ingreso en el sistema y
Las facturas se comparten almacenamiento en las
mediante EDI con los bodegas
interesados en el proceso

4
 interno, tal como contabilidad.
El proceso se hace por medio
 Insumos y materiales
de la TIC de Microsoft Excel y
comprados SAP, para su control de
consumo, entrega y eficacia en la información del
devoluciones.
 Liberación de materiales Para el proceso de liberación
de los materiales que ingresan
a la bodega de Corpaul se
hace por medio del sistema
SAP, a través del ingreso de la
información, cantidades y de
los respectivos controles. Los
certificados de los materiales
se envían físicamente al
laboratorio para culminar el
proceso de liberación
Salidas
Proceso Aplicación de las TIC
 Recibir órdenes de La recepción de las ordenes
producción y de producción y requerimiento
requerimientos de de materiales se hacen
materiales físicamente y vía e-mail
 Alistar Materiales Este proceso de alistar los
liberados para materiales no tiene
producción implementación de TIC, se
hace físicamente.
 Recibir órdenes de La recepción de las ordenes
pesado de Producción de producción se hace por vía
e-mail y SAP.
 Entregar materiales Este proceso de entregar los
materiales no tiene
Implementar la identificación
por Códigos de Barras y Radio
frecuencia para una mejor
inventario y ubicación.
Implementar intercambio de la
información por medio EDI y
un mensajero digital para los
registros con los que llegan los
productos, con el fin de tener
una nube que los conserve en
el tiempo y agilizar los
procesos de liberación, los
cuales se retienen a veces por
la falta de la documentación
Recomendación
Al tener el sistema SAP es
muy conveniente utilizar las
herramientas que este
programa nos ofrece como el
EDI para no salir de la
plataforma de trabajo y estar
seguro de los requerimientos
necesarios para los procesos.
Adquisición de un equipo
portátil o Tablet que permita la
interface con SAP para el
descargue en línea de los
productos que se preparan
para el proceso, así se evitan
errores de transcripción.
Tener actualizado el proceso
de envió de las ordenes de
producción para que la
recepción se haga en tiempo
real y se eficiente para los
procesos mismos de
producción de las soluciones.
Adquisición de un equipo
portátil o Tablet que permita la
5
 requeridos. implementación de TIC, se
hace físicamente.
 Recibir materiales Este proceso de recibir los
después del proceso materiales no tiene
productivo implementación de TIC, se
hace físicamente.
 Materiales para Durante el proceso de entrega
destrucción se envían a de materiales para su
Gestión Ambiental destrucción se hace por medio
de un “Acta de Destrucción” en
Microsoft Word y también se
entregan físicamente.
TIC que se usan en la gestión de la logística de aprovisionamiento de la Planta
Farmacéutica – Corpaul
 Microsoft
 SAP
 Alphasing (medición de indicadores)
Gestión de la logística de Producción de la Planta Farmacéutica
Entradas
Proceso Aplicación de las TIC
 Logística recepción de Este proceso de recibir los
materiales liberados materiales no tiene
implementación de TIC, se
hace físicamente.
interface con SAP para el
descargue en línea de los
productos que se preparan
para el proceso, así se evitan
errores de transcripción.
Adquisición de un equipo
portátil o Tablet que permita la
interface con SAP para la
devolución en línea de los
productos que reciben y de
esta manera se evitan errores
de transcripción. Igualmente es
muy importante implementar la
TIC de Radio Frecuencia para
garantizar la información de
inventarios y ubicaciones.
Es recomendable que para el
proceso de entrega de
materiales para destrucción se
implemente el proceso de
radio frecuencia para
identificar los productos de
manera automática y confiable.
Recomendación
Adquisición de un equipo
portátil o Tablet que permita la
interface con SAP para la
recepción y verificación en
línea de los productos que
reciben y de esta manera se
6
 evitan errores de transcripción.
Igualmente es muy importante
implementar la TIC de Radio
Frecuencia para identificar los
productos de manera
automática y confiable.

 Estado de calidad de En el proceso de calidad del Al tener el sistema SAP es

producto en proceso producto en proceso se utiliza muy conveniente utilizar las
el sistema SAP para el ingreso herramientas que este
en línea de los registros que programa nos ofrece y
se obtienen físicamente. mantener el proceso
actualizado.

 Informe de producto no Este proceso de informe de Implementar un contador

conforme producto no conforme no tiene
implementación de TIC, se
hace físicamente.
automático de los diferentes
rechazos que se presenten en
el proceso de envasado de las
soluciones, que permita
identificar los rechazos por los
diferentes criterios que se
tienen identificados, de esta
manera evita errores y
alteración de los datos.

 Información de los En el proceso de controles y Al tener el sistema SAP es

controles y resultados de resultados de la elaboración se muy conveniente utilizar las
la elaboración del utiliza el sistema SAP para el herramientas que este
producto ingreso en línea de los programa nos ofrece y
registros que se obtienen mantener el proceso
físicamente. actualizado.

 Infraestructura –estado La verificación del estado de Mantener actualizadas las

de instalaciones. las instalaciones se mantiene
actualizada por medio de la
TIC de SAP en la creación de
órdenes de Mantenimiento
correctivo.
ordenes de infraestructura
para las reparaciones de las
instalaciones, esto dependen
mucho del compromiso de los
supervisores y jefes para crear
los avisos en SAP y hacer su
correcta aceptación o rechazo
de la prestación del servicio

 Infraestructura – estado, El proceso de mantenimiento, Al contar con el sistema SAP

mantenimiento y estado y calibración de
calibración de equipos equipos se controla con las
TIC de Microsoft Word en un
cronograma de mantenimiento
preventivo.
Igualmente se usa el SAP para
la creación de órdenes de
mantenimiento correctivo.
es muy conveniente que la
programación de los
mantenimientos preventivos
estén creadas en el sistema,
de modo que se pueda
consultar el cronograma de
ejecución.
Mantener actualizadas las
ordenes de mantenimiento

7

 Pesar materias primas
 Preparación de
soluciones
 Requisición de material
de empaque
 Costos proyectados y
reales (De contabilidad
Este proceso de pesar las
materias primas no tiene
implementación de TIC, se
hace físicamente y su
información se transcribe a
unos sticker de pesado.
Para el proceso de
preparación de soluciones es
muy importante la correcta
calibración de los tanques de
preparación y el estado óptimo
de los mismos.
Los requerimientos de
materiales de empaque se
hacen físicamente y vía e-mail
por medio de la creación de
las órdenes de producción.
El proceso de costos
proyectados de los productos
se hace por medio de la TIC
del sistema SAP, de acuerdo a
la producción y el consumo de
materiales
correctivo de los equipos, esto
depende mucho del
compromiso de los
supervisores y jefes para crear
los avisos en SAP y hacer su
correcta aceptación o rechazo
de la prestación del servicio
Adquisición de un equipo que
permita generación de rótulos
autoadhesivos que contengan
la información de la cantidad,
lote y materia prima que se
pesa por medio del sistema
SAP y de esta manera se
evitan errores de transcripción.
Mantener actualizadas las
ordenes de mantenimiento
correctivo de los equipos, esto
depende mucho del
compromiso de los
supervisores y jefes para crear
los avisos en SAP y hacer su
correcta aceptación o rechazo
de la prestación del servicio
Al tener el sistema SAP es
muy conveniente utilizar las
herramientas que este
programa nos ofrece como el
EDI para no salir de la
plataforma de trabajo y estar
seguro de los requerimientos
necesarios para los procesos.
Para garantizar que el proceso
de costeo de los productos sea
correcto se debe garantizar el
correcto ingreso en el sistema
SAP de las unidades
fabricadas, así como el
consumo real de los materiales
consumidos.
8
Salidas
Proceso
 Preparar Producto para
soluciones
 Envasar soluciones
 Ensamblar tapas
 Termosellar tapas
 Encarrar y autoclavar el
producto
Aplicación de las TIC
Este proceso de preparar las
soluciones inyectables u orales
no tiene implementación de
TIC, se hace físicamente y su
información se transcribe a
una planilla de preparacion.
Para el proceso de envasado
de las soluciones, las
maquinas BP utilizan un
software especial que permite
la correcta dosificación del
producto y formación del
envase de manera estéril.
El proceso de ensamblado se
hace de manera manual y
automática en la maquina
ensambladora.
El proceso de termsolledo no
tiene ninguna aplicación de
herramientas TIC.
Durante el proceso de
encarrado y autoclavado, se
cuenta con el software
requerido y especializado para
garantizar la temperatura
requerida para esterilizar los
envases que contienen las
soluciones según las normas
Recomendación
Adquisición de software que
permita la generación de los
registros de forma virtual, con
los datos requeridos, como
calibración de tanques, litros
preparados, hora, fecha, etc y
de esta manera se evitan
errores de transcripción.
Mantener actualizadas las
órdenes de mantenimiento
preventivo de las envasadoras,
esto depende mucho del
compromiso de los
supervisores y jefes para crear
los avisos en SAP y hacer su
correcta aceptación o rechazo
de la prestación del servicio.
Tener un cronograma de
actualización y revisión del
software de la maquina
envasadora.
Garantizar que el proceso de
ensamble mecánico este
dentro del cronograma de
mantenimiento preventivo.
Para el ensamble manual se
recomienda la implementación
de radio frecuencia para
garantizar que las cantidades
sean exactas y la este
ubicación correcta.
Hasta el momento no se ha
encontrado una mejor manera
de realizarlo que no sea
manual. La sistematización del
proceso no se refleja en los
estudios de costo vs beneficio.
Mantener actualizadas las
órdenes de mantenimiento
preventivo de las autoclaves,
esto depende mucho del
compromiso de los
supervisores y jefes para crear
los avisos en SAP y hacer su
correcta aceptación o rechazo
9
 ISO
Para el proceso de cabina de
 Revisión en cabina de
revisión en cabina de contraste
contraste
no se implementa ninguna TIC
 Rotular y codificar el Para el proceso de rotulación y
producto codificación se tienen con
máquinas que hacen el
proceso de manera automática
y utilizan un software especial
que permite la correcta
rotulación y codificación de los
productos.
 Empacar y estibar el Para el proceso de empaque
producto no se implementa ninguna TIC
de la prestación del servicio.
Tener un cronograma de
actualización y revisión del
software de los autoclaves.
Implementar un contador
automático de los diferentes
rechazos que se pueden
generar después de la revisión
en cabina de contraste, que
permita identificarlos y
clasificarlos por los diferentes
criterios que se tienen
establecidos, de esta manera
evita errores y alteración de los
datos.
Implementar además el
sistema de radio frecuencia o
intercambio de información
EDI para que los datos estén
en línea.
Mantener actualizadas las
órdenes de mantenimiento
preventivo de las maquinas
rotuladoras y codificadoras,
esto depende mucho del
compromiso de los
supervisores y jefes para crear
los avisos en SAP y hacer su
correcta aceptación o rechazo
de la prestación del servicio.
Tener un cronograma de
actualización y revisión del
software de las máquinas.
Es de considerar que un punto
crítico para la empresa, porque
durante el proceso de
empaque se está finalizando el
proceso de producción y se
debe tener especial control de
seguir los procedimientos de
empaque establecidos, asi
como de las cuentas de las
unidades totales que se están
procesando.
Es muy conveniente que para
esta proceso la Planta
10

 Movimiento de mercancías Para el proceso de entrega del
entrega al almacén producto al almacén no se
implementa ninguna TIC
 Transacciones de El proceso de ingreso de
inventarios de Productos inventarios, consumo de
intermedios materiales, y reporte de
rechazos o productos
intermedios se hace a través
de las TIC Base de Datos en
Acces y el sistema SAP.
 Informe de producción y En el proceso de generación
novedades [Para costos) de los informes de novedades
para costos se utiliza las
Farmacéutica de Corpaul
implemente la identificación de
las cajas y las estibas donde
se empaca el producto a
través de etiquetas de códigos
de barras y la adquisición de la
radio frecuencia para evitar
errores y hacer una correcta
entrega de las unidades y de la
información al área de bodega,
de esta manera se conserva la
trazabilidad del proceso.
Es muy pertinente e importante
que la Planta Farmaceutica de
Corpaul presupueste la
inversión de un sistema de
clasificación automática
centralizado de cintas
transportadoras, donde las
cajas que contienen el
producto se etiqueten con un
código de barras o símbolos
de lectura óptica y un emisor
de radiofrecuencia, para que
cuando pase por el punto de
referencia en la banda
transportadora, este decida
en que dirección debe
separarse, ya que en la planta
Farmacéutica se trabajan
alrededor de siete líneas con
diferentes productos y
presentaciones y el índice de
confusión, mezcla y error de
estibado es constante.
Actualización y mantenimiento
preventivo de los servidores
web que procesan la
información.
Entrenamiento y capacitación
al personal que manejara los
sistemas de procesamiento de
la informacion, de manera que
se realice lo más eficiente y
exacta posible.
El informe con las novedades
de producción al área de
costos se hace vía e-mail, es

11
 herramientas TIC del e-mail, el pertinente que el personal
sistema SAP y Microsoft Excel implicado reciba el correo con
reportar las primicias que el adjunto de las órdenes de
ocurrieron en los diferentes proceso que sufrieron
procesos. novedades o la
implementación de información
EDI en la red.

TIC que se usan en la gestión de la logística de producción de la Planta

Farmacéutica – Corpaul
 Microsoft
 SAP
 Base de datos de Acces
 Alphasing (medición de indicadores)
 Impresoras a chorro
 Envasadoras
 Autoclave
 Rotuladora

Gestión de la logística de Distribución de la Planta Farmacéutica

Entradas
Proceso Aplicación de las TIC Recomendación
 Recepción de producto Para el proceso de recepción Es muy pertinente e importante
terminado de producto terminado no se que la Planta Farmaceutica de
implementa ninguna TIC Corpaul presupueste la
inversión de un sistema de
clasificación automática
centralizado de cintas
transportadoras, donde las
cajas que contienen el
producto se etiqueten con un
código de barras o símbolos
de lectura óptica y un emisor

12
 de radiofrecuencia, para que
cuando pase por el punto de
referencia en la banda
transportadora, este decida
en que dirección debe
separarse, ya que en la planta
Farmacéutica se trabajan
alrededor de siete líneas con
diferentes productos y
presentaciones y el índice de
confusión, mezcla y error de
estibado y recepción es
constante.

 Ubicación y almacenaje Para el proceso de ubicación y Implementar la TIC de Radio

de producto terminado almacenaje de producto Frecuencia para garantizar la
terminado no se implementa información de inventarios y
ninguna TIC ubicaciones de manera segura
y sin posibilidad de
confusiones.

 Liberación del producto
El producto se libera por medio Es recomendable que los
de la TIC del sistema SAP. formatos que garantizan el
proceso de la liberación se
manejen por medio de
intercambio electrónico o EDI
para que las áreas interesadas
estén enteradas que el
producto esta libre y que la
actualización en SAP se
actualice a tiempo.

 Recepción de facturas y El proceso de recepción de Garantizar que los e-mail

guías para despachos facturas y guías para contenga adjunto las facturas y
despachos se recibe tanto las guías de despacho para
físicamente como por medio poder intercambiar esta
electrónico. información (EDI) con los
clientes.

Salidas
Proceso Aplicación de las TIC Recomendación
 Producto entregado al El proceso de despachos se Se recomienda la
cliente Nacional e hace mediante la TIC del implementación de radio
Internacional sistema SAP y los e-mail tanto frecuencia para preparar
para los clientes nacionales

13
 como internacionales.
 Producto para consumo Para los consumos internos de
interno producto se hace por medio de
la TIC del sistema SAP en el
cual se descarga la cantidad
requerida al centro de costo
solicitante y posteriormente se
entrega físicamente por medio
de un memo con el número del
documento que identifica el
proceso.
 Producto para Durante el proceso de entrega
destrucción gestión de productos para su
ambiental destrucción se hace por medio
de un “Acta de Destrucción” en
Microsoft Word y también se
entregan físicamente.
 Elaboración de guías El proceso de elaboración
para distribución guías para la distribución se
hace tanto físicamente como
por medio electrónico.
TIC que se usan en la gestión de la logística de distribución de la Planta
Farmacéutica – Corpaul
 Microsoft
 SAP
 Alphasing (medición de indicadores)
eficientemente los despachos.
Implementar también la
tecnología del GPS para
garantizar en tiempo real la
ubicación, trazabilidad de los
productos y movimientos de
estos en el proceso de
entrega.
Actualización y mantenimiento
preventivo de los servidores
web que procesan la
información.
Entrenamiento y capacitación
al personal que manejara los
sistemas de procesamiento de
la información, de manera que
se realice lo más eficiente y
exacta posible.
Es recomendable que para el
proceso de entrega de
materiales para destrucción se
implemente el proceso de
radio frecuencia para
identificar los productos de
manera automática, confiable y
que su trazabilidad no se
pierda.
Garantizar que los e-mail que
se envían a los clientes
contengan adjunto las guías de
despacho para poder
intercambiar esta información
(EDI) con los consumidores.
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 CONCLUSION.
Aunque la Planta Farmacéutica de Corpaul tiene sistemas de información – TIC-
avanzados y eficientes, como SAP, Acces, Alphasing (medición de indicadores)
aún se puede trabajar mucho para implementar más tecnologías que hagan la
diferencia frente a la competencia, al igual que garanticen la trazabilidad de los
productos por los diferentes puntos de la cadena logística.
Las directivas deben ser conscientes que este tipo de tecnologías requieren de
una inversión grande en cuanto al tema de costos, pero que traerán muchos
beneficios que evitaran tantos errores que en ocasiones cuestan conservar un
cliente satisfecho. Lo más recomendable para la Planta Farmacéutica de Corpaul
es que se presupueste la implementación de la Identificación por Radio
Frecuencia para identificar los productos de una manera automática y confiable,
así como también implementar la localización de vehículos con GPS para mejorar
la determinación de rutas, ubicación y la disponibilidad de los productos en
movimiento.

Si al menos la planta Farmacéutica de Corpaul le apuesta por la inversión en los

dos puntos anteriores los beneficios no se verán a largo plazo sino de inmediato,
no solo en la reducción de costos por reprocesos en errores de codificación,
rotulación, estibado, almacenaje, etc, sino también por la satisfacción de los
clientes que saben dónde y en qué lugar están sus pedidos.

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